10 dicas indispensáveis ​​para o Outlook

Você está tirando o máximo proveito do programa quandovocê está usando o Outlook? O cliente de desktop do Outlook é um paraíso para usuários avançados, com mais recursos do que um canivete suíço, e a verdade lamentável é que muitas pessoas acabam sobrecarregadas com isso. Isso não precisa ser você! Embora existam centenas de sugestões e truques para usar esse aplicativo pesado de email, nós o mantivemos curtos e compilamos uma lista dos 10 principais itens mais úteis e frequentemente ignorados. Com essas dicas, você pode ficar mais confiante, eficiente e menos constrangido, esteja no trabalho ou gerenciando e-mails no seu computador pessoal.

1. Visualização rápida de cada seção do Outlook
Você precisa de uma visão rápida do calendário? Talvez você precise ver rapidamente o que resta na sua lista de tarefas e encontrar alguém do seu livro de contatos. No Office 2013, foi introduzido o recurso "pré-visualização", que permite ver um resumo rápido da guia Calendário, Pessoas e Tarefas, passando o mouse sobre eles na parte inferior do Outlook.

2. Etapas rápidas
Muito do seu tempo no Outlook é gasto emtarefas repetitivas? Facilite seu fluxo de trabalho adicionando algumas etapas rápidas que podem fazer seu trabalho por você. Cada botão pode ser configurado para responder automaticamente com texto em lata, encaminhar e-mails, copiar e-mails para pastas, criar compromissos e muito mais. As etapas rápidas podem parecer complicadas de configurar no início, mas não se preocupe, nós o abordamos com um tutorial fácil de seguir sobre o assunto. Vale muito a pena aprender a usá-los se você usar o Outlook todos os dias.

3. Ative a visualização de conversa
Odeie ou ame, desde que o Gmail fez oAs pessoas comuns da idéia estão ligadas à leitura de e-mails em listas de conversas. O que é ainda melhor, essa visualização permite que você ignore facilmente fluxos inteiros de e-mails se se encontrar em uma conversa em grupo que preferiria não ter. Mudá-lo é tão simples quanto clicar em uma caixa de seleção na guia Exibir da faixa de opções.

4. Adicionar um novo contato ao ler email
Escrever manualmente em endereços de e-mail de contato é tão2003. Nas versões mais recentes do Outlook (2007-2013), você pode adicionar pessoas à sua lista de contatos ao ler um email, se clicar no endereço deles no cabeçalho.

5. Tornar o email não lido em destaque
As cores e fontes padrão no Microsoft Officepode deixar você desejando muito mais. Embora eu não possa sugerir um conjunto de cores específico com o qual todos possam concordar, posso dizer que a personalização da sua está ao seu alcance. Visite a faixa de opções Exibir> Configurações da tela> Outras configurações e formatação condicional. Dentro de cada janela, você pode alterar não apenas a cor, mas também a fonte, tamanho e estilo de cada seção do texto no Outlook. Mais detalhes no link laranja acima.

6. Adiar entrega
Você já enviou um e-mail apenas para ter uma"OH DROGA! Por que enviei esse momento logo depois? Uso esse recurso há anos e não posso dizer quantas vezes ele salvou meu bacon e impediu que emails ruins saíssem. Embora isso possa ser importante em um escritório corporativo, é especialmente importante quando você lida com clientes para que os emails sejam precisos e evitem falhas de comunicação acidentais. É fácil adiar uma única mensagem da faixa de opções Opções na janela de composição, mas adiar todos os emails por padrão requer uma regra do Outlook um pouco mais complicada, descrita melhor neste guia vinculado.

7. Desativar o Painel de Pessoas
É feio, é volumoso e consome valiosostela imóveis. Embora a Microsoft tenha melhorado bastante o painel de pessoas no Office 2013, ainda é uma dor para a maioria dos usuários. Felizmente, eles fizeram o desligamento super fácil. No modo de correio, visite a faixa de opções Exibir e clique emPainel Pessoas> Desativado para desligar a bagunça na parte inferior da sua janela de leitura. Se você precisar de volta, agora também sabe onde encontrar o botão liga-lo, já que está no mesmo local.

8. Desativar visualizações de mensagens no painel de pastas
Para a maioria dos emails, o assunto e o remetente são suficientespara saber se você deseja abrir ou não ler. Desativar as visualizações de mensagens oferece até 50% mais espaço para ver os e-mails listados na sua Caixa de entrada, e isso significa que você pode examiná-los mais rapidamente e voltar a fazer algo mais produtivo. Para desativá-los, vá para a faixa de opções Exibir e clique em Visualização de mensagem> Desativado.

9. Férias (lembrete de ausência temporária)
Se você estiver usando o Outlook para trabalho, então este é umacéfalo. Informar os clientes e colegas que você está fora da cidade é a melhor maneira de evitar o que de outra forma poderia se transformar em uma multidão enfurecida, imaginando por que você nunca enviou esses relatórios do TPS na sexta-feira. Há algumas maneiras de fazer isto. Um envolve a organização de uma reunião como lembrete. Outra é configurar uma regra semelhante à da imagem abaixo. Mas o que a maioria das pessoas usa é chamado de "Assistente de Ausência Temporária" e exige que seu email seja hospedado em um servidor de troca.

10. Salve-se dos horrores por e-mail de resposta acidental a todos
Mesmo sendo ridicularizado por diarréia sônica éCom a menor das suas preocupações, ainda há muitas coisas que provavelmente só restam nas caixas de entrada de algumas poucas selecionadas. Esta dica envolve a instalação de um plug-in do Outlook que irá impedir ou pelo menos avisar se você estiver prestes a enviar um email para todos em uma lista de respostas, em vez de apenas enviá-lo para um indivíduo. Você pode baixar o plugin aqui no site Microsoft.com. Basta executar o arquivo .msi e a instalação é fácil.