Wszystko, co musisz wiedzieć o rozpoczynaniu pracy z Dokumentami Google

Dokumenty Google to bezpłatna usługa online, która pozwalamożesz tworzyć, edytować i współpracować na dokumentach bezpośrednio z poziomu przeglądarki. Przyjrzyjmy się bliżej funkcjom i sprawdźmy, dlaczego uwielbiamy tę aplikację od Google.

Dawno, dawno temu byłem fanem Microsoft Word. Ale w końcu zmęczyło mnie płacenie za coś, co miało darmowe alternatywy online. Wypróbowałem więc darmowy LibreOffice, ale kiedy mój komputer sam się nuknął, straciłem całą pracę. Wtedy postanowiłem wypróbować oparte na chmurze Dokumenty Google i od tamtej pory nie oglądam się za siebie.

Dokumenty Google to jedna z podstawOferty Google pakietu Office i pomimo uporczywej niechęci Google'a do przypadkowego zamykania swoich usług, do tej pory była jedną z tych, które pozostały, odkąd została kupiona przez Google w 2006 roku. Oprócz arkuszy kalkulacyjnych, slajdów, formularzy i rysunków Google ma zbudował ogromny i potężny pakiet produktywny rywala dla Microsoftu, który rządził tym zakątkiem branży IT, a konkurencja była bardzo niewielka.

Moim zdaniem Dokumenty Google mają dwie główne zalety. Po pierwsze, jest to ogromny monolit firmy o powszechnej rozpoznawalności marki, która prawdopodobnie nie zbankrutuje w następnym stuleciu. Dlatego ludzie czują się pewnie, przenosząc swoją ważną pracę do serwisu i pozostawiając ją tam. Nie obudzą się pewnego ranka, gdy nagle usługa zostanie zamknięta.

Po drugie, Dokumenty Google są obsługiwane przez inne usługi Google (tłumaczenie, wyszukiwanie, czcionki, obrazy itp.). Wszystko jest bezproblemowo zintegrowane i może być używane razem - wszystko z jednego konta.

Ale ty naprawdę wiesz wszystko, co trzeba wiedzieć o Dokumentach Google? Wkrótce się dowiemy.

Co to jest Dokumenty Google w pigułce

Gdy używasz czegoś takiego jak Microsoft Word lubLibreOffice, zapisane pliki są zapisywane tylko na komputerze, na którym pracujesz (chyba że zapiszesz je w rozwiązaniu do przechowywania w chmurze, takim jak Dropbox). Plus wszelkie wprowadzone zmiany zostaną utracone, gdy tylko coś zmienisz, a następnie klikniesz „zapisać”.

Porównaj to teraz z Dokumentami Google. Dokumenty Google to podobna, zmniejszona wersja programu Microsoft Word, z wyjątkiem tego, że znajduje się online. To znaczy:

Wszystkie twoje dokumenty są dostępne online wszędzie tam, gdzie jest połączenie z Internetem. Jeśli komputer się usmaży, możesz po prostu przejść do innego komputera, aby pobrać pliki. Nic nie jest stracone.
Nigdy nie musisz pamiętać, aby coś zapisać, ponieważ za każdym razem zmieniasz byle co w dokumencie - nawet jeśli właśnie naciśniesz spację - Dokumenty Google automatycznie zapisują go w nowej wersji.
Nowa wersja oznacza, że jeśli chcesz przywrócić dokument do poprzedniej wersji, wystarczy kilka kliknięć.
Możesz zainstalować rozszerzenia i widżety, aby ułatwić sobie pracę. Wiele z nich jest powiązanych z innymi usługami Google.
Możesz zapraszać osoby z kontem Google dodołącz do dokumentu, a każdy będzie mógł zobaczyć każdego odwiedzającego dokument, w tym wszelkie zmiany / zmiany wprowadzane w czasie rzeczywistym. Możesz edytować zmiany innych osób, zostawiać komentarze i rozmawiać na czacie. Dzięki temu współpraca nie wymaga wysiłku.

Oczywiście istnieją inne produkty, które to robiącała współpraca, taka jak Dropbox Paper. Microsoft Word i LibreOffice pozwalają również dodawać komentarze w dokumentach. Word Online robi również postępy w dziedzinie współautorstwa i współpracy. Ale to według mnie Google udało się stworzyć lepszy produkt. Po prostu działa naprawdę bardzo dobrze.

Rzućmy okiem na każdą funkcję po kolei.

Online, gdziekolwiek jest połączenie z Internetem

Bardzo modne jest chronienie przed złem przetwarzania w chmurze, ale spójrzmy prawdzie w oczy, istnieje bardzo dobry powód, dla którego przetwarzanie w chmurze jest popularne. Mianowicie to jest wygodna. Ludzie miłość wygoda. Dzięki przetwarzaniu w chmurze nie musisz się martwić o instalowanie oprogramowania na wszystkich swoich urządzeniach lub tworzenie kopii zapasowych plików.

Wszystko, czego potrzebujesz, to silne hasło do ochrony konta w chmurze oraz uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

Przechodząc przez drzwi wejściowe

Istnieją dwa sposoby uzyskania dostępu do Dokumentów Google. Albo poprzez bezpośredni link - docs.google.com - który zaprowadzi cię tutaj:

Lub za pomocą linku Dysk Google - drive.google.com - a następnie kliknij niebieski Przejdź na Dysk Google przycisk.

Na następnym ekranie kliknij Nowe> Dokumenty Google.

Bez względu na to, którą trasę wybierzesz, otrzymasz dwie opcje - zacznij od pustego dokumentu lub wybierz szablon.

Pusty dokument

Pusty dokument jest bardzo prosty. Po prostu wybierz, nadaj dokumentowi tytuł, a następnie zacznij pisać.

Jak powiedziałem na początku, Dokumenty Google są bardzopozbawiona wersji Microsoft Word. Jest więc bardzo płytka krzywa uczenia się i praktycznie nie ma miejsca na żadne katastrofy. Dlatego jest tak popularny.

Zapamiętaj powiedzenie „… Tak proste, że nawet moja babcia mogła to zrobić”? Dotyczy to Dokumentów Google. Po prostu zacznij pisać. Jak powiedziałem wcześniej, to po prostu działa.

Zmiana ustawień strony

Dostępne są różne opcje zmiany ustawień strony tak, jak chcesz.

Po pierwsze, jeśli idziesz do Plik> Ustawienia strony, możesz przynieść to pudełko. Po wprowadzeniu zmian możesz zapisać je jako wartości domyślne dla wszystkich przyszłych dokumentów.

Są one również na górnym pasku menu.

Ten po lewej to wyrównanie tekstu / obrazu, a ten po prawej to odstępy między wierszami.

Aby zobaczyć, jakie są pozostałe ustawienia, wystarczy najechać myszką na nich, a pojawi się podpowiedź z nazwą funkcji wraz ze skrótem klawiaturowym.

Czcionki i jak uzyskać więcej

Dzięki czcionkom otrzymujesz typowe, takie jakArial, Times New Roman, Verdana i tak dalej. Ale jeśli chcesz trochę zaszaleć ze swoimi czcionkami, możesz pobrać i zainstalować więcej, za pomocą czcionek Google. Po prostu kliknij „Więcej czcionek”U góry menu czcionek.

To okno pojawi się za pośrednictwem czcionek Google. Wybierz żądane czcionki, klikając je, a następnie kliknij dobrze.

Teraz zobaczysz je w menu czcionek.

Szablony

Czasami potrzebujesz określonego typu dokumentu i zamiast samodzielnie go sformatować, możesz po prostu wybrać jeden ze wstępnie sformatowanych szablonów dostarczonych przez Google.

Jeśli tak chcesz, wybierz „Z szablonu”, Gdy zdecydujesz się utworzyć nowy dokument. Następnie pojawią się darmowe szablony.

Istnieje wiele do wyboru, takich jak CV,papier firmowy, raporty, broszury, notatki klasowe, plany lekcji, podręczniki, kontrakty i wiele innych. Po prostu wybierz jeden i zacznij dostosowywać go do swoich potrzeb.

Chociaż jestem zaskoczony, dlaczego pies potrzebuje CV. Może ubiegać się o stanowisko psa stróżującego?

Automatyczne zapisywanie każdej pojedynczej zmiany

Pamiętasz, jak powiedziałem Ci, że Dokumenty Google automatycznie zapisują wszystko? Kiedy zaczniesz pisać pusty dokument, spójrz na górny pasek menu obok opcji „Pomoc”. Zobaczysz to:

A potem to:

Kiedy zobaczysz słowa „Wszystkie zmiany zapisane w napędzie”, Nigdy nie musisz się martwić utratą wszystkiego, co kiedykolwiek wpisałeś w tym dokumencie. Chyba że usuniesz dokument oczywiście.

Cofanie do poprzednich wersji

Kliknięcie „Wszystkie zmiany zapisane w napędzie”Link pokaże poprzednie wersje. Więc jeśli coś zmieniłeś, całkowicie nienawidziłeś i chcesz wrócić do starszej wersji, jest to całkowicie łatwe.

Po kliknięciu na "Wszystkie zmiany zapisane w napędzie" link, zobaczysz to:

Ten u góry to aktualna wersja. Te poniżej to starsze wersje ze znacznikami czasu. Wybierz wersję, do której chcesz przywrócić, klikając ją po prawej stronie. Następnie u góry strony kliknij „Przywróć tę wersję”.

Zobacz teraz, jak stara wersja magicznie powraca!

Dodatki dla bardziej wzbogaconego doświadczenia użytkownika

Dokumenty Google zawierają wiele dodatków, które można zainstalować, aby ułatwić sobie korzystanie z nich. Ponadto programiści mogą tworzyć własne i przesyłać je do rozważenia przez Google.

Aby zobaczyć dodatki, przejdź do menu Dodatki u góry ekranu i wybierz „Uzyskaj dodatki”. Pojawi się pole, w którym zobaczysz niektóre podświetlone dodatki, a także pole wyszukiwania, aby znaleźć inne.

Oto moje ulubione, których używam cały czas. Gdy je otworzysz i użyjesz za pomocą menu Dodatki, otworzą się w panelu bocznym po prawej stronie. Możesz używać tylko jednego dodatku na raz.

Lepsza liczba słów

Znalezienie liczby słów jest łatwe. Musisz po prostu iść do Narzędzia> Liczba słów. Ale jeśli jesteś w ruchu, zatrzymanie się, aby stale klikać opcje menu, może być naprawdę irytujące. To gdzie Lepsza liczba słów przoduje

Po otwarciu znajduje się po prawej stronie ekranu. Gdy tylko zaczniesz pisać, liczba słów zmieni się w czasie rzeczywistym. Nie wymaga kliknięcia.

OneLook Thesaurus

Kiedy jesteś zajęty pisaniem na klawiaturze, czasem znajdowaniemwłaściwe słowo jest trudne do wymyślenia. Właśnie tam przydatny jest tezaurus OneLook. Oprócz synonimów można również uzyskać rymy, przymiotniki, rzeczowniki i wiele innych.

Openclipart

Clipart jest postrzegany przez niektórych jako tandetny, ale podobna jest liczba osób, które go lubią. Dlatego, jeśli chcesz dołączyć clipart do dokumentu Dokumentów Google, Openclipart jest niezbędnym dodatkiem.

Po jego otwarciu otworzy się prawy pasek boczny z polem wyszukiwania. Wyszukaj to, czego szukasz, a następnie kliknij. Zostanie automatycznie wstawiony do dokumentu.

Tłumaczyć

Dokumenty Google mają funkcję tłumaczenia całego dokumentu (więcej na ten temat później). Ale możesz także tłumaczyć małe fragmenty dokumentu za pomocą „Tłumaczyć" dodatek.

Zaznacz tekst, który chcesz przetłumaczyć, otwórz dodatek „Tłumacz”, wybierz język docelowy, a następnie kliknij „Tłumaczyć”.

Zaproś ludzi do swojego dokumentu, komentarza i czatu

Jeden z najlepsze funkcje w Dokumentach Google są funkcjami współpracy w czasie rzeczywistym. Bez względu na to, gdzie ty i twoi koledzy jesteście na świecie, wszyscy możecie spotkać się przy tym samym dokumencie, zostawić komentarze, edytować swoje pisma i rozmawiać na czacie.

Przed Dokumentami Google ludzie wysyłali najnowsze wiadomości e-mailwersja dokumentu tekstowego do znajomego lub kolegi. Im więcej wersji zostanie wysłanych pocztą e-mail, tym większe ryzyko, że pojawią się wątpliwości co do tego, która wersja jest najnowsza.

Ale Dokumenty Google usuwają ten ból głowy. Teraz musisz zostać zaproszony do jednego zaszyfrowanego linku i zobaczyć najnowszą wersję tuż przed twoimi oczami.

Zapraszanie ludzi

Każdy, kto musi zostać zaproszony do dokumentu Google, potrzebuje konta Google. Może to być standardowe bezpłatne konto Gmail lub płatne konto Google Apps.

Teraz kliknij niebieski przycisk „UDOSTĘPNIJ” w prawym górnym rogu ekranu Dokumentów, a pole podskoczy.

Jeśli klikniesz „Uzyskaj link do udostępnienia”, Możesz utworzyć link gdziekażdy może uzyskać dostęp do dokumentu, pod warunkiem, że ma link. Możesz także edytować ich uprawnienia do przeglądania, takie jak możliwość edycji dzieła lub po prostu czytanie.

Jeśli wolisz zaprosić konkretną osobę, możesz skopiować jej wiadomość e-mail do „Ludzie" sekcja wraz z tym, co wolno im robić w dokumencie. Dołącz także notatkę, jeśli chcesz im coś powiedzieć.

Jeśli w książce kontaktów znajdują się osoby dla tego adresu e-mail, a jedną z nich jest osoba, którą chcesz zaprosić, pole e-mail zostanie automatycznie wypełnione automatycznie, oszczędzając ci trochę czasu.

Gdy osoba zaakceptuje twoje zaproszenie, zobaczysz je u góry ekranu, obok przycisku UDOSTĘPNIJ.

Podczas poruszania się po dokumencie zobaczysz także ich kursor.

Należy zaznaczyć, że jako dokumenttwórcy, cały czas panuje nad tym. Nikt nie może usunąć cię z dokumentu. Możesz jednak usunąć zaproszone osoby (po prostu nie pozwól, by moc poszła Ci do głowy!).

Na czacie

Podczas pisania, współpracy i tak dalej możesz także rozmawiać ze sobą. Pole czatu znajduje się obok niebieskiego przycisku UDOSTĘPNIJ u góry ekranu. Kliknięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okna czatu.

Komentowanie

Komentowanie dowolnej części dokumentu jest bardzo łatwe. Musisz po prostu zaznaczyć fragment tekstu, który chcesz skomentować. Mały dymek pojawi się po prawej stronie strony.

Kliknij na to i pojawi się odpowiednie pole komentowania. Możesz teraz napisać swoją wiadomość. Po zakończeniu podświetlony tekst zmieni kolor na żółty, a komentarz zostanie umieszczony na stronie.

Właściciel dokumentu otrzymuje teraz powiadomienie e-mail z komentarzem i może odpowiedzieć lub oznaczyć problem jako „rozwiązany”, co spowoduje zniknięcie komentarza.

Eksportowanie z Dokumentów Google

Po zakończeniu tworzenia dokumentu prawdopodobnie będziesz musiał go wyeksportować z Dokumentów Google w określonym formacie.

Jeśli pójdziesz do Plik> Pobierz jako…., zobaczysz różne dostępne opcje.

Wybierz truciznę i obserwuj, jak plik jest pobierany.

Inne fajne porady i wskazówki

Czy chcesz jeszcze więcej porad i wskazówek dotyczących Dokumentów Google? Cieszę się, że powiedziałeś tak, ponieważ mam dużo więcej.

Prześlij zeskanowane dokumenty i inne pliki

Google chce, abyś korzystał z Dokumentów Google jako repozytorium wszystkich swoich plików. Dlatego chcą, abyś przesłał inne pliki (PDF, DOC X itp.) I zapisał je w Dokumentach / Dysku.

Jeśli jednak przechowujesz je w tych formatach plików,Google karze Cię, pobierając rozmiar plików z limitu miejsca na koncie Google. Ale jeśli przekonwertujesz plik na „plik Google” (zgodny z programem Google Docs), nagłe przechowywanie pliku w Dokumentach / Dysku jest bezpłatne. Ponadto zajmuje mniej miejsca do przechowywania.

Oto plik PDF, który niedawno przesłałem. Aby przekształcić go w dokument Google, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz „Otwierać z" i wtedy "Dokumenty Google”.

Konwersja będzie szybka, a następnie będziesz mógł otworzyć nowy plik. Możesz również usunąć stary plik, jeśli chcesz, ponieważ będzie on zajmował niepotrzebne miejsce.

Jeśli plik jest kserokopią dokumentu, Googlemoże konwertować ten dokument na tekst edytowalny za pomocą technologii o nazwie OCR (Optical Character Recognition). Jest to ta sama technologia, której używają Project Gutenberg i The Internet Archive do indeksowania książek należących do domeny publicznej.

Znajdź i zamień tekst

Oczywiście nie jest to funkcja dostępna wyłącznie w Dokumentach Google (Microsoft Word ma ją od wieków), ale możesz znaleźć określone słowo lub tekst i automatycznie zastąpić je innym słowem lub tekstem.

Jako autor fikcji jest to dla mnie bezcenneZawsze zmieniam nazwy postaci. Mogę cofnąć się, wpisać imię postaci, a następnie podać imię, na które osoba musi zostać zmieniona. Dokumenty Google zajmują się resztą.

Najpierw przejdź do Edycja> Znajdź i zamień.

Kiedy pojawi się okno, wpisz słowo, które chcesz nuke. Po prawej stronie podana zostanie liczba wystąpień tego słowa w dokumencie. Następnie pod spodem podaj nowe słowo.

Możesz albo wymienić je pojedynczo, używając "Zastąpić”Lub wszystkie jednocześnie, używając„Zamień wszystko”.

Wstaw numery stron

Jeśli potrzebujesz dokumentu, który ma numery stron, to też jest łatwe.

Iść do Wstaw> Nagłówek i numer strony> Numer strony.

Wybierz odpowiedni styl numeracji. Po kliknięciu każda strona będzie ponumerowana w sposób określony przez użytkownika.

Zbuduj słownik osobisty, aby zapomnieć o tych literówkach

W zależności od tego, gdzie jesteś na świecie, GoogleDokumenty mogą uznać, że to, co wpisujesz, jest błędne. Na przykład jestem zarejestrowany na moim koncie Google jako angielski w Wielkiej Brytanii, ale jeśli napiszę artykuł dla klienta z USA w języku angielskim, nagle co drugie lub trzecie słowo jest oznaczane jako błędnie napisane.

Lub jeśli napiszę powieść fantasy o nazwach takich jakGenerał Zuugg, a następnie Google mówi mi, że Zuugg nie jest słowem (oczywiście). Możesz więc skorzystać z funkcji słownika osobistego Dokumentów Google, aby stać się Samuelem Johnsonem i uczynić to słowem!

Po prostu zaznacz słowo podkreślone na czerwono, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Dodaj do osobistego słownika”.

Czerwona linia błędu zniknie i nie powinieneś ponownie otrzymywać komunikatu o błędzie dla tego słowa.

Natychmiast przetłumacz swój dokument za pomocą Tłumacza Google

Możesz przetłumaczyć cały dokument za pomocą wbudowanej funkcji Tłumacza Google. Jest to bardzo pomocne, jeśli masz przyjaciół, kolegów lub klientów mówiących w innym języku.

Po prostu przejdź do Narzędzia> Przetłumacz dokument.

Spowoduje to wyświetlenie okna z prośbą o nazwanie przetłumaczonego dokumentu (zostanie utworzona kopia) oraz język, na który ma zostać przetłumaczony.

Będąc w Niemczech wybrałem niemiecki i w magiczny sposób pojawiła się nowo przetłumaczona niemiecka wersja tego dokumentu. Jednak formatowanie pozostawia wiele do życzenia, a wiele słów jest w jednym miejscu.

Wstaw linki za pomocą wbudowanej wyszukiwarki Google

Wyszukiwarka Google jest wbudowana bezpośrednio w Dokumenty Google. Jeśli chcesz utworzyć link do czegoś, po prostu zaznacz to, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Połączyć”.

Możesz też zaznaczyć tekst, do którego chcesz utworzyć łącze, i kliknąć ikonę łącza na górnym pasku menu.

Otwiera to menu, w którym wyświetlane są najlepsze wyniki wyszukiwania. Jeśli zobaczysz łącze, którego szukasz, kliknij je, aby zostało ono automatycznie wstawione do dokumentu.

Jeśli nie widzisz żądanego linku, pojawi się „więcej”W dalszej części listy. Kliknięcie spowoduje otwarcie strony wyników wyszukiwarki Google na prawym pasku bocznym, na której wyszukiwane hasło jest już wstępnie wypełnione.

Korzystaj z Dokumentów Google w podróży dzięki aplikacji mobilnej

Wreszcie, możesz tworzyć, wyświetlać i edytować Dokumenty Google za pomocą wspaniałych bezpłatnych aplikacji na smartfony. Oto wersja na Androida, a także wersja na iOS.

Wniosek

3000 słów później i mam ledwo zarysował, co potrafią Dokumenty Googlezrobić. Jest tak wiele rzeczy, które zmuszono mnie do opuszczenia, że czuję, że nadchodzi kolejny artykuł. Co chciałbyś zobaczyć w części drugiej? Tabele? Przypisy? Spisy treści? Bardzo chciałbym usłyszeć od Ciebie w komentarzach poniżej.