10 porad Microsoft Excel, które powinien znać każdy użytkownik

Uczenie się lin Microsoft Excel jest równie ważnerównie ważne jak poznanie podstaw programów Word i Outlook. Te podstawowe wskazówki pozwolą Ci szybko wykorzystać potencjał Excela w zakresie kruszenia danych.

Microsoft Outlook, Microsoft Word i MicrosoftExcel to trzy wagi ciężkie w pakiecie Microsoft Office. Niedawno pokazaliśmy Ci jedne z najlepszych funkcji, które powinien znać każdy użytkownik programu Microsoft Word, oraz wskazówki, jak zwiększyć wydajność programu Outlook. W tym samym duchu omówimy teraz najważniejsze wskazówki Microsoft Excel, które powinien znać każdy użytkownik.

Microsoft Excel jest standardem branżowymaplikacja do arkuszy kalkulacyjnych. Microsoft Excel 2016 to bogata wachlarz narzędzi, które pozwalają manipulować, organizować, analizować i formatować dane w arkuszu kalkulacyjnym. Chociaż Excel jest siłą napędową wielu biur korporacyjnych, firm badawczych i organizacji finansowych, Excel może być równie przydatny i potężny dla codziennych użytkowników. Bez względu na to, czy jesteś użytkownikiem domowym zarządzającym budżetem domowym, właścicielem małej firmy zarządzającym zasobami, czy nauczycielem uczącym się codziennie, Excel ułatwi ci życie, jeśli nauczysz się go używać. Sprawdźmy te wskazówki.

Najważniejsze wskazówki dotyczące programu Microsoft Excel 2016

1. Zmień rozmiar kolumn i wierszy

Domyślna wysokość i szerokość komórki Excela jest trudnajeden rozmiar dla wszystkich. Możliwe, że musisz dostosować szerokość kolumny i wysokość wiersza, aby dostosować je do swoich danych. Aby to zrobić, kliknij kolumnę lub wiersz, wybierz Dom kartę, a następnie kliknij przycisk Format przycisk w Komórki Grupa. Wybierz, czy chcesz dostosować wysokość czy szerokość.

Wprowadź kwotę, a następnie kliknij OK. Kolumna lub wiersz powinny być dostosowane do dokładnego pomiaru.

Możesz także ręcznie zmienić rozmiar kolumn i wierszyza pomocą myszy. Umieść wskaźnik myszy między kolumną lub rzędem, kliknij lewym przyciskiem myszy, obserwuj pływający balon, a następnie przeciągnij i rozwijaj, aż do uzyskania pożądanego rozmiaru.

A oto przydatna wskazówka: wystarczy dwukrotnie kliknąć prawą ramkę kolumny, aby automatycznie dopasować szerokość do danych.

2. Dodaj lub usuń kolumny, wiersze lub komórki

Jeśli potrzebujesz dodatkowej kolumny, wiersza lub komórki, możesz łatwo wstawić ją za pomocą poleceń Wstaw i Usuń komórki. Kliknij Wstawić przycisk w Komórki grupę, a następnie wybierz odpowiednią opcję.

Możesz także usunąć kolumnę z tej samej grupy; kliknij menu Usuń, a następnie wybierz odpowiednią akcję.

To samo działanie można wykonać, klikając prawym przyciskiem myszy wiersz kolumny lub komórki.

Dowiedz się więcej o usuwaniu pustych komórek w programie Microsoft Excel.

3. Zatrzymaj panele

Jeśli chcesz przewijać arkusz kalkulacyjnybez utraty koncentracji na określonej części arkusza lub danych funkcja Zamrożenie okien jest idealnym sposobem na zrobienie tego. Wybierz wiersz lub kolumnę, w której dane zaczynają się w arkuszu.

Wybierz Widok kliknij kartę Zamrozić szyby menu, a następnie kliknij Zamrozić szyby.

Podczas przewijania nagłówki lub kolumny pozostaną widoczne.

4. Zmień wyrównanie tekstu w komórkach

Jeśli musisz utworzyć rejestr lub etykiety, musiszmoże użyć okna dialogowego Formatuj komórki, aby dostosować wyrównanie tekstu w komórkach. Wybierz komórki, w których chcesz zastosować formatowanie, kliknij zaznaczenie prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij Formatuj komórki….

Kliknij Wyrównanie , a następnie za pomocą myszy zmień orientację tekstu lub wprowadź wartość. Po zakończeniu kliknij OK.

Tekst w komórkach będzie teraz wyświetlany ukośnie.

5. Użyj Ochrony komórek, aby zapobiec edycji obszaru arkusza kalkulacyjnego

Jeśli udostępniasz skoroszyt innym użytkownikom, jest toważne, aby zapobiec przypadkowym edycjom. Istnieje wiele sposobów ochrony arkusza, ale jeśli chcesz po prostu chronić grupę komórek, oto jak to zrobić. Najpierw musisz włączyć Chroń arkusz. Kliknij menu Format, a następnie kliknij Chroń arkusz. Wybierz rodzaj modyfikacji, które chcesz uniemożliwić innym użytkownikom. Wprowadź hasło, kliknij OK, a następnie kliknij dobrze potwierdzać.

Wybierz wiersze lub kolumny, które mają uniemożliwić edytowanie innym użytkownikom.

Kliknij Format menu, a następnie kliknij Zablokuj komórkę.

Za każdym razem, gdy użytkownik próbuje wprowadzić zmiany; otrzymają następujący komunikat o błędzie.

Aby chronić cały arkusz kalkulacyjny, zapoznaj się z naszym artykułem, aby uzyskać instrukcje dotyczące stosowania szyfrowania i haseł do arkuszy kalkulacyjnych Excel i plików Office.

6. Zastosuj specjalne formatowanie do liczb i waluty w komórkach

Jeśli chcesz zastosować określoną wartość waluty lub określić miejsce dziesiętne dla liczb w arkuszu kalkulacyjnym, możesz użyć Liczby zakładka w Formalne komórki okno dialogowe, aby to zrobić. Wybierz liczby, które chcesz sformatować, kliknij zaznaczenie prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz kartę Liczby. Wybierz walutę z listy kategorii, a następnie liczbę miejsc dziesiętnych i format waluty.

7. Pięć podstawowych funkcji programu Excel, które powinieneś znać - suma, średnia, maks., Min., Liczba

Ogromna prawdziwa moc Excela polega na jego funkcjach iformuły. Podstawowe funkcje pozwalają wykonywać szybkie operacje matematyczne, podczas gdy zaawansowane funkcje pozwalają rozbić kilka poważnych liczb i przeprowadzić złożoną analizę. Tak jak wszyscy powinni znać liny formatujące w programie Word, powinieneś także znać najpopularniejsze funkcje w programie Excel.

Suma - oblicza sumę zakresu komórek.

Średni - oblicza średnią z zakresu komórek.

Max - oblicza maksymalną wartość w zakresie komórek.

Min - oblicza minimalną wartość zakresu komórek.

Liczyć - oblicza liczbę wartości w zakresie komórek, unikając pustych lub komórek bez danych liczbowych.

Oto jak korzystasz z funkcji. Wpisz etykiety liczb, dla których chcesz wygenerować obliczenia. Wybierz Funkcjonować kartę, a następnie wybierz kategorię funkcji, którą chcesz zastosować. Kliknij Wstaw funkcję przycisk w Biblioteka funkcji grupa lub naciśnij Shift + F3 na twojej klawiaturze. Wybierz potrzebną funkcję lub użyj funkcji Wyszukaj funkcję, a następnie kliknij OK.

Po znalezieniu funkcji wybierz ją, a następnie kliknij dobrze.

Wprowadź odpowiednie zmiany w obliczanym zakresie, a następnie kliknij przycisk OK, aby zastosować funkcję.

8. Twórz i manipuluj wykresami

Cechą charakterystyczną Microsoft Excel, tworzeniewykresy pozwalają wizualnie prezentować dobrze uformowane dane. Excel sprawia, że ​​proces jest bardzo łatwy; zaznacz zakres danych w arkuszu, wybierz kartę Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zobacz wszystkie wykresy przycisk.

Kliknij Wszystkie wykresy kartę, a następnie przejrzyj listę stylów wykresów.

Możesz również najechać kursorem na próbkę, aby zobaczyć podgląd tego, jak będzie wyglądał wykres. Po zakończeniu kliknij dobrze aby wstawić wykres do arkusza kalkulacyjnego. Jeśli wolisz zachować go w osobnym arkuszu, wybierz wykres, kliknij Przenieś wykres, wybierz opcję Nowy arkusz, a następnie kliknij przycisk dobrze.

9. Ujawnij formuły

Jeśli chcesz sprawdzić poprawność obliczeń w skoroszycie, najlepszym sposobem jest ujawnienie formuł.

Wybierz Formuły kartę, a następnie kliknij Pokaż formuły zlokalizowany w Audyt formuły Grupa.

Teraz możesz łatwo sprawdzić formuły użyte w arkuszu, a także je wydrukować. To świetny sposób na znalezienie błędów lub po prostu zrozumienie, skąd pochodzą liczby.

10. Maksymalizuj opcje drukowania podczas drukowania dużych skoroszytów

Arkusze kalkulacyjne działają świetnie na dużym ekranie panoramicznymmonitoruje, ale czasami może być konieczne wydrukowanie skoroszytu. Jeśli nie będziesz ostrożny, możesz skończyć marnowaniem dużej ilości papieru na coś w większości nieczytelnego. Excel zajmuje się tym za pomocą opcji drukowania Backstage, które pozwalają dostosować rozmiar i orientację strony. Arkusze kalkulacyjne najlepiej drukować na papierze o rozmiarze Legal z orientacją poziomą.

Jeśli musisz dostosować marginesy, aby dopasować dodatkowe informacje na jednym arkuszu podczas drukowania, kliknij przycisk Pokaż marginesy w prawym rogu karty drukowania za kulisami.

Następnie możesz użyć marginesów, aby dostosować kolumny, aby pasowały do ​​danych, które mogą zostać przeniesione na inną stronę.

Jeśli nie możesz uzyskać wszystkich danych na jednej stronie, użyjokno dialogowe Ustawienia strony, aby wprowadzić dalsze zmiany. Menu skalowania może pomóc zmniejszyć rozmiar tekstu, aby lepiej pasował. Staraj się nie skalować zbyt mocno, ponieważ chcesz zachować czytelność tekstu.

Możesz także użyć tego samego okna dialogowego, aby w razie potrzeby ubrać arkusz kalkulacyjny z nagłówkiem i stopką.

Oto podstawowe informacje o każdym użytkowniku programu Excelpowinien wiedzieć. Jeśli chcesz przejść do niektórych zaawansowanych tematów, zapoznaj się z naszymi poprzednimi artykułami na temat korzystania z funkcji takich jak funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO, tabel przestawnych, dodawania znaku wodnego do skoroszytów lub korzystania z wbudowanego kalkulatora. Masz ulubioną funkcję lub oszczędność czasu w programie Excel? Powiedz nam w komentarzach.