Chrometa-gjennomgang: Tidsporing og analyse med fakturering per time

Det er absolutt ingen mangel på applikasjoner for tidsstyring og aktivitetsovervåking, men så langt har jeg ikke funnet en som passer sømløst inn i arbeidsflyten min. Chrometahar imidlertid fungert ganske bra for meglangt. Som lignende produktivitets- og tidsporingsapper, som RescueTime og ManicTime, tar Chrometa sikte på å frigjøre deg fra tediet for å sette, starte, pause og gjenoppta tidtakere ved å holde øye med aktivitetene dine. Deretter laster den opp aktiviteten din til det nettbaserte dashbordet, der du kan kategorisere aktiviteten og tilordne den til forskjellige klienter og prosjekter for å produsere nyttige rapporter som hjelper deg å fakturere nøyaktig og holde deg ansvarlig gjennom arbeidshverdagen.

I løpet av de siste dagene har jeg brukt den private betaen til Chrometa gratis, og så langt liker jeg den. Sjekk gjennomgangen og skjermdump-turen nedenfor for å se hvordan det fungerer.

Introduksjon til Chrometa fra JP Ren på Vimeo.

Loggeaktivitet

Slik logger du aktiviteten din ved hjelp av Chrometa:

Steg en

Installer Chrometa.

Det er det. Etter det sitter Chrometa beskjedent i systemstatusfeltet, logger aktiviteten din og laster den opp på dashbordet. Du kan sette den på pause hvis du trenger å ta pause eller bli avbrutt av noe som ikke er arbeidsrelatert (det vil si et pick up-spill uten regler octopus rock tag).

Du kan også legge inn tid manuelt, men vær oppmerksom på at den vises under "Manuelle oppføringer”(så ikke prøv å kopiere klienten med en rekke falske oppføringer).

Chrometa laster opp og synkroniserer dataene dine automatisk en gang i timen, men du kan også sende dem manuelt. Når den kommer på serveren, kan du se aktivitetene gruppert etter applikasjon og vindusnavn ...

... eller se de faktiske tidsstemplene fra da du startet / stoppet aktiviteten.

Kategorisering av aktivitet

Dette kan være den mest kjedelige delen av å brukeChrometa, men det er helt nødvendig for å få mest mulig kilometer ut av denne programvaren for tidsstyring. Heldigvis er det en rekke funksjoner som hjelper deg med å sortere den innspilte aktiviteten din raskt.

Klienter og prosjekter

Det første trinnet er å lage prosjekter. Du får to bøtter: Personlig og Klient og prosjekter. For begge kan du legge til prosjekter som fungerer somkategorier. Men for klienter og prosjekter, må du knytte hvert prosjekt til en klient. For eksempel har jeg satt opp groovyPost som klient og valgt "blogging" som prosjekt. Eventuelt kan du også angi en timepris for prosjektet. For egen administrativ rengjøring har jeg opprettet en klient som heter "Selv".

Når du nå blar gjennom aktivitetene dine, kan du begynne å velge elementer og deretter sende dem til riktig kategori. Heldigvis kan du velge flere aktiviteter om gangen.

Innstilling av varighetsterskler

Likevel, gå gjennom hver og en av dineaktiviteter en etter en kunne ta hele ettermiddagen. For å kutte gjennom støyen, kan du starte med å filtrere aktivitetene dine etter tid. Nedtrekksmenyen øverst til høyre lar deg skjule rader basert på varighet. For eksempel har du sannsynligvis ikke lyst til å bry deg om å oppsummere alle de 15 sekunders besøkene på fivesecondfilms.com og raske titt på oppgavelisten din. Så kan du stille terskelen til "skjul rader <1 minutt ” eller mer, for eksempel, hvis du ser på en hel måneds aktivitet. Dette tynner de ubetydelige aktivitetene ganske effektivt.

Direkte søk

Du kan også sortere oppføringene dine ved hjelp av live-søkefunksjonen. Det fungerer akkurat som iTunes-søkefeltet, og reduserer de viste resultatene umiddelbart til de som samsvarer med strengen din.

Direktesøket er en annen åpenbar måte å effektivisere kategoriseringen av.

regler

Selvfølgelig er den raskeste måten å sortere gjennom aktiviteten din å automatisere den. Chrometa inkluderer søkeordbaserte regler som lar deg gjøre akkurat det.

Reglene er ganske fleksible. Du kan sette opp regler basert på applikasjonsnavnet, vinduets navn eller URL eller filstien. Selv om det ikke vises i dialogboksen, trenger du ikke å oppgi det eksakte applikasjonsnavnet eller vinduens navn. Hvis du for eksempel vil sette opp en regel for Google Chrome, kan du bare skrive inn "Chrome" i applikasjonsnavnet, og det vil fungere.

Du kan deretter be Chrometa om å tilordne kampene til et prosjekt eller slette det.

Til slutt kan du angi en tidsramme for regelen. Dette hjelper deg videre med å automatisere kategoriseringen av aktivitetene dine. Hvis jeg for eksempel vet at jeg skal jobbe med ett prosjekt hele måneden, kan jeg ganske enkelt stille all aktivitet i Microsoft Word til den ene klienten til fristen. Etterpå kan regelen utløpe automatisk.

I praksis fungerer nøkkelordbaserte regler veldigvi vil. Jeg satte opp en for å holde oversikt over all tiden jeg bruker på å blogge groovyPost som ganske enkelt ser etter ordet “groovyPost” hvor som helst i vindustittelen. Chrometa legger automatisk denne aktiviteten inn i mitt groovyPost-bloggprosjekt.

Huske: Du bør alltid lagre dokumentene dine - helst ved å bruke et nøkkelord tilknyttet din klient og / eller prosjekt. Ikke sitte der og jobbet på et ikke-lagret Word-dokument på en time - ikke bare er det utrygt (du kan miste dataene dine!), men verken du eller Chrometa vil vite hva pokker du jobbet med i ettertid.

Tips: For vane å lagre filene dine medklientnavn eller hvilket søkeord du har satt opp i Chrometa-reglene. I stedet for å kalle det WebsiteCopyDraftOne.docx, kan du for eksempel kalle det websitecopy_draftone_clientinc.docx. Eller, hvis du heller ikke vil klemme klientens navn inn i hver enkelt, kan du tilordne dem en unik klient-ID og lage en Chrometa-regel basert på den IDen.

Generelt sett er reglene utmerkede. Det ville imidlertid være fint hvis du kan lage en regel basert på en eksisterende aktivitet, på samme måte som du kan lage filtre basert på "meldinger som disse”I Gmail.

Tomgangstid og ikke-PC-tidsporing

En annen groovy funksjon som jeg ikke har sett andre steder, er automatisk sporing av hviletid. Hvis du forlater datamaskinen og kommer tilbake, vil Chrometa spørre deg hva du gjorde mens du var borte (slags som en pushy, mikroadministrerende veileder).

Du kan velge noen hyppige forhåndsinnstillinger eller gå innen tilpasset beskrivelse. På den måten kan du sømløst logge tiden din, si, hvis du måtte forlate et møte eller ble dratt bort av en telefonsamtale i 30 minutter.

Hvis denne funksjonen er feil, kan du deaktivere den eller stille dens terskel slik at dialogboksen dukker opp i lengre perioder med lediggang (Jeg tror standard er fem minutter med AFK).

Sporing av flere enheter

Chrometa holder også oversikt over hvilken datamaskindu bruker. Når du installerer Chrometa, kan du navngi enheten. All din aktivitet blir holdt sentralt på nettappen, noe som betyr at du kan få tilgang til den fra hvilken som helst datamaskin. Chrometa holder faner på hvilken datamaskin du brukte i aktivitetsmonitoren under "På et øyeblikk" -fanen, og du kan sortere aktivitetene dine etter datamaskin i delen Rapporter. Dette kan være nyttig hvis du vil følge med på hvor mye tid du brukte på arbeidsdatamaskinen din kontra datamaskinen din hjemme.

Status og fremtid for Chrometa

Chrometa er for tiden i sin tredje iterasjon. Chrometa lanserte i fjor til liten fanfare, delvis på grunn av et noe mettet marked. Opprinnelig ble Chrometa tilbudt til $ 99 per lisens og var for det meste skrivebordsbasert. Chrometa 2.0 fikk mer interesse og en mye utvidet brukerbase, men det ser ut som den siste versjonen av Chrometa er en enda mer dramatisk omstart. Chrometa lever nå stort sett på nettet, og det er for øyeblikket i privat beta - så det er ikke noe ord om priser ennå. Bret Owens, administrerende direktør og medstifter av Chrometa la meg få vite det i en e-post, selv om det er prisChrometa-programvaren som en tjeneste vil trolig bli tilbudt som et månedlig abonnement, med gratis lisenser tilgjengelig for studenter, professorer og andre involvert i utdanning.

Totalt sett virker Chrometa veldig lovende. Som tidligere bruker av RescueTime synes jeg Chrometas grensesnitt er mye vennligere og enklere. RescueTimes rapportering er litt vanskeligere, spesielt med forsøk på å automatisk kategorisere og analysere aktiviteten din, men jeg tror jeg foretrekker Chrometas "frills" -tilnærming som lar deg konfigurere sammendrag og logger på en måte som er meningsfull for deg.

Chrometa posisjonerte seg opprinnelig som et verktøyfor advokater og andre fagpersoner med timefakturering, men som frilanser synes jeg det er nyttig også. Personlig tror jeg at jeg vil holde meg til en grunnleggende Notepad.exe .LOG-fil for faktisk å fakturere tiden min, bare fordi arten av arbeidet mitt har fått meg til å hoppe over alt mellom applikasjoner og websider, men jeg tror Chrometa kan være på noe med timeprisene de har innebygd. Jeg tror et samarbeid med FreshBooks (som har sin egen noe klumpete tidsstyringsfunksjon) eller en lignende populær faktureringsplattformfå Chrometa til å synge. Eller kanskje hvis Chrometa bare hadde en enkel fakturagenerasjonsveiviser som lar deg opprette e-post- eller PDF-fakturaer basert på tidstemplene og aktivitetsloggene dine, ville det også være bra.

Windows-brukere: Du kan sjekke ut Chrometa ved å be om en beta-invitasjon på http://app.chrometa.com/.

Mac-brukere: Beklager, du må vente. Det er ingen OS X-klient for Chrometa, per tidspunktet for dette innlegget, selv om Brett fortalte meg at Mac-versjonen er deres topp nummer 1 nå, og de forventer å ha den klar i løpet av neste måned eller to.