Hva er Outlook-PST-filer, og hvorfor bruke dem ... eller ikke?

Omtrent ALLE jeg snakker med på jobbklager over størrelsen på bedriftens e-postkonto. Normalt er det ikke et problem (men folk klager fortsatt) fordi når en postkasse nærmer seg grensen, vil de fleste e-postservere (som Microsoft Exchange) advare brukeren slik at de kan rydde opp i postkassen før serveren håndhever størrelsesgrensene ved å begrense sending / mottak fra serveren.

Dette er alt i orden, og Dandy TIL ... du drar på ferie i noen dager, disse advarslene om e-poststørrelse kommer og går, og deretter KABOOM !!! Postkassen din er FULL, og du kan ikke lengersende / motta e-posten fra mobilen din eller til og med OWA (Outlook Web Access) for den saks skyld. Jeg har mottatt samtalen en million ganger. IPhone-enheten min kan ikke sende e-postmeldinger, hjelp!

Så, hva gjør vi?
Finnes det en løsning på disse postkassene i utilstrekkelig størrelse?
Hva skal jeg gjøre før jeg drar på ferie?

Nå introduserer jeg deg den beryktede (ifølge IT) Outlook PST-filen.

Hva er Outlook. PST-filer?

Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook.PST-filer (som de er mer kjent) kan opprettes ved hjelp av Microsoft Outlook for å flytte eller kopiere e-post og vedlegg fra Server Mailbox-kontoen til din lokale PC. I hovedsak er det en lokal arkiv- eller lagringsfil du oppretter for å lagre e-post og vedlegg på datamaskinens harddisk, USB-stasjon eller serverandel (avhengig av hvor du oppretter og lagrer den).

Hvor mye kan du lagre i Outlook-PST-filer?

Før Outlook 2003/2007,.PST-filer kunne bare lagre 2 Gigabyte e-post og vedlegg. Med Outlook 2003 og Outlook 2007 endret formatet slik at PST-filene kan vokse etter behov til over 20 Gigabyte med mindre standardkonfigurasjonen er endret.
Ærlig talt, ikke la dem få 20 spillejobber. Det er en mye bedre ide å beholde PST-filene dine ikke større enn noen få spillejobber. Hvis du trenger mer lagringsplass, kan du opprette en ny .PST-fil i stedet for å opprette enorm .PST arkiver. Jo større.PST-filer får større sjanse for korrupsjon og tap av data (pluss vanskeligere vil det være å ta sikkerhetskopi av de dårlige guttene.) Du kan knytte så mange PST-filer til Outlook-klienten du trenger, så bare skille e-posten din logisk på flere .PST filer hvis du trenger å lagre mer enn noen få GIGs gammel e-post.
TIPS - Hvis du bruker PST-filer til å arkivere gammel e-post, komprimerer dem etter at du har kopiert alle de gamle dataene til dem. E-post er vanligvis bare tekst, så den komprimerer VELDIG pent.

Hvordan kan jeg opprette Outlook .PST-filer?

Det er LETT, her er noen guider for Outlook 2007, 2013 og 2016.

Hvorfor bruke / opprette .PST-filer? Fordeler?

Postkassestørrelse

Husker du første ledd i denne artikkelen? De fleste e-postadministratorer begrenser størrelsen på bedriftens postbokser. Jo større postkasse, jo mer diskplass de trenger, jo mer trenger de å ta sikkerhetskopi, og jo mer tid trenger de for å utføre sikkerhetskopiene.
Hvis du er en e-post pakker (som meg), 200Megabyte postkasse klarte bare ikke å kutte den. Det er her PST-filer kommer inn. Bare lag en .PST-fil og dra og slipp e-posten din inn i den. De fungerer akkurat som en vanlig postboksmappe i Outlook. Dra og slipp. Det er enkelt! <Gi meg beskjed hvis du trenger mer hjelp. Bare legg inn spørsmålene i forumet>.
De siste versjonene av Windows Search indekserpostkassen din OG alle lokale PST-filer (konfigurerbare) som gir nesten øyeblikkelig tilgang til alle e-postmeldinger via søkefunksjonene som er innebygd i Microsoft Outlook.

Sikkerhetskopiering og katastrofegjenoppretting

Hvis du ikke har (eller stoler på) en e-postadministrator som jevnlig utfører sikkerhetskopier av e-postserveren, og deretter kopierer e-posten din (ja, du trenger ikke å flytte e-post til. PST-filer, du kan kopiere den også) til en lokal. PST-fil er en rask og enkel metode for å sikre e-postadressen din kan gjenvinnes i et DR-scenario.

portabilitet

.PST-filer gjør e-post bærbar. La oss for eksempel si at du vil flytte e-post fra en postkasse til en annen. For eksempel, kanskje du skifter jobb og ønsker å ta med deg gammel e-post. Eller kanskje du endrer vertsleverandører. ELLER, kanskje du vil kopiere din personlige og arbeidsmessige e-post til en .PST-fil, oppbevare den på en liten USB-stasjon og ha den med deg til enhver tid. Som sagt, PST-filer holder posten veldig bærbar. Og ja, så er en GMAIL-konto, men denne artikkelen handler ikke om GMAIL :)

Sikkerhet

Visste du at det er nesten umulig å gjøre det?spore / tilsyn om IT-fyren / avdelingen din leser e-posten din? Hvis du flytter "sensitiv" eller "konfidensiell" e-post fra e-post / utvekslingsserveren til en lokal .PST-fil, legger du til et lag med sikkerhet.
Merk: De fleste IT-avdelinger har muligheten til å ta tak i dine.PST-filer uten at du vet om det fra harddisken din på jobb. På grunn av dette er det viktig å bruke ekstra sikkerhet på datamaskinens harddisk. Jeg skal skrive en artikkel om dette emnet om kort tid, men foreløpig, se på denne artikkelen. Det er litt "GEEKY", så jeg følger det opp snart med en artikkel som forklarer noen få alternativer for å sikre .PST-filer.

Hva er ulempene med å bruke PST-filer?

Fjerntilgang

Når mail er det flyttet inn i en .PST-fil, vil den ikke lenger være tilgjengelig på serveren ved bruk av fjerntilgangsprogrammer som OWA eller mobiltelefoner som SYNC med postkassen din. For å få tilgang til e-posten i. PST-filene, må du bruke en full Microsoft Outlook Client. En liten USB-stasjon kan hjelpe i disse situasjonene. Det er imidlertid fortsatt ikke så praktisk som å legge igjen e-post på serveren.

Folk vil ikke like deg, og det er mulig du kan miste jobben

.PST-filer over tid (avhengig av hvor mye e-postdu mottar / beholder) kan ta mye plass på din lokale datamaskin eller en serverandel, avhengig av hvor du lagrer dem. IT-gutta hater noe som får dem til å jobbe med noe med mindre det bygger deres CV, så å plassere mye data et sted som vil kreve at de kjøper mer diskplass opprører dem.
Corporate Legal og de fleste avdelinger for administrasjonsadministrasjon liker ikke. PST-filer, ettersom de lar deg sluttbrukeren enkelt ignorere eller omgå retningslinjer for lagring / ødeleggelse av bedriftens dokumenter.
Corporate Information Security-team gjør det heller ikkesom .PST-filer fordi hvis Legal noensinne ber dem om å gjenopprette data for et søksmål eller stevning, kan.

System og hjerneytelse

Jo mer e-post du har, desto mer e-post trenger både du og datamaskinen din å holde rede på og behandle.
Fordi flere e-postmeldinger og vedlegg indekseres av Windows Search (eller annen e-post / systemindekser), vil indeksen bli større, og søkene dine vil ta lengre tid.

Så forhåpentligvis svarte jeg på alle spørsmålene dineom Microsoft Outlook. PST-filer og dekket noen fordeler og ulemper på høyt nivå. Men i tilfelle jeg savnet noe, kan du gjerne legge inn en kommentar eller legge inn spørsmål i forumet mitt.