Hvordan spore endringer i Microsoft Word-dokumenter

Hvis du samarbeider med teammedlemmer om prosjekter, er sporendring-funksjonen i Word 2016 viktig, og nå kraftigere. Slik fungerer det.

Hvis du samarbeider med teammedlemmer om prosjektereller merke opp kontrakter med overskrifter, sporing av endringer i Microsoft Word kan være en livredder! Sporendringer er en innebygd funksjon i Microsoft Word som virkelig gir fornuft til prosessen. Selv om du ikke jobber med komplekse prosjekter som anskaffelser, fusjoner, kontrakter eller forfatter av en bestselger - Sporendringer kan være like nyttige for små gruppeprosjekter, for eksempel skoleoppgaver.

Siden vi sist dekket denne funksjonen i MicrosoftWord 2010 har det vært betydelige forbedringer som gjør sporendringer enda kraftigere. Med tilgjengeligheten av Office Online, kan brukere utføre samarbeid i sanntid om et dokument, og det er en av de spennende nye funksjonene vi ser på i denne artikkelen.

Aktiver og bruk sporendringer i Word 2016

Trinn 1: Starte innhold

Du må starte med noe innhold i dokumentet du samarbeider om. Denne delen av dokumentet blir skrevet av en annen bruker. Første ledd ble skrevet av meg.

Trinn 2: Aktiver sporendringer
Hvis du vil begynne å spore endringer, går du til Anmeldelse fane og klikk Spor endringer i sporing gruppe (du kan også trykke på CTRL + SKIFT + E.)

Når sporendringer er aktivert, vil du se en ballong for hver forfatter på høyre side av skjermen.

Trinn 3: Redigering

Spor endringer i Word bruker fargekoordinering for å unngå forvirring. Den første forfatteren er blå og den andre er rød. Når flere forfattere gjør endringer, vil de også få en unik farge.

Når det gjøres endringer i dokumentet, vises en vertikal linje ved siden av avsnittet for å indikere endringene som er gjort i dokumentet. Legg merke til at første ledd ikke har dette fordi Spor endringer ble ikke aktivert før lenger inn i dokumentet. Når du klikker på Vis sporendringer bar, aktiverer den umiddelbart et høydepunkt av alleredigeringene som er gjort i dokumentet sammen med deres kommentarer. Hvis du holder det aktivert og gjør endringer, vil du se endringene i sanntid mens du skriver og sletter.

Trinn 4: Kommentarer, ballonger og tilleggsredigeringsverktøy

Hvis du vil legge til en kommentar til et ord eller et avsnitt, merker du det og velger deretter Anmeldelse fane og klikk Ny kommentar i kommentarer gruppe. Kommentarene dine vil da vises på høyre side av dokumentet når dokumentet er ferdigbehandlet; du kan slå dem av.

Noe av det du vil legge merke til når du bruker spesielle formateringer som Fet, Kursiv eller Understrek, legges en kommentar automatisk til sporendringene som heter Formatert.

Du kan også tilpasse hvordan du vil at ballonger skal vises på dokumentet. Hvis du for eksempel vil se alle revisjonene som er lagt til i dokumentet av hver forfatter, klikker du på Anmeldelse fane> Vis markering meny> ballonger > Vis revisjoner i ballonger.

revisjoner

Gjennomgangsruten (Anmeldelse > Gjennomgår ruten) lar deg gjennomgå alle redigeringer fra hver forfatterdu kan se loddrett eller horisontalt på skjermen. Du kan klikke på et ord eller et avsnitt i versjonen-ruten, og det vil automatisk navigere til den delen av dokumentet.

Trinn 5: Godta eller avvis endringer som er gjort i dokumentet

Hvis du er enig i endringene som er gjort i dokumentet, kan du godta eller avvise dem. Klikk på Vis sporendringslinje for å markere endringene som er gjort av den andre forfatteren, og gå deretter til Anmeldelse , klikk på Aksepterer for å bekrefte.

Du vil nå merke at endringene blir brukt umiddelbart.

Trinn 6: Sammenlign eller kombiner dokumenter

En annen hendig funksjonsforfattere kan dra fordelav er muligheten til å versjonere et dokument. Hvis for eksempel to forfattere samler de samme dokumentene i to eksemplarer og fortsetter å jobbe med dem hver for seg, kan de senere sammenligne de to versjonene og kombinere dem. Så lenge de har samme struktur, kan du kombinere de to til å lage et endelig dokument.

For å sammenligne og kombinere endringer, velg Anmeldelse fane, klikk Sammenligne Velg deretter originaldokumentet i feltboksen, velg deretter den reviderte versjonen, og klikk deretter OK.

Microsoft Word vil deretter presentere en tre-rutevisning av dokumentet som viser hovedskjermbildet som det endelige dokumentet med kombinert innhold, og originalen og alternative kopier i en mini-vindusrute. Når du blar gjennom, kan du sammenligne endringene. Dette gjøres helst på en skjerm med nok skjermoppløsning.

Når du er klar til å kombinere dokumentene i en endelig kopi, gå tilbake til Anmeldelse faneklikk Sammenligne klikk deretter Kombinere Velg originaldokumentet i feltboksen, velg deretter den reviderte versjonen og klikk deretter OK.

Du vil da se det kombinerte dokumentet sammen med endringene gjort av andre forfattere i en annen farge.

Integrasjon med Office Online

En av morderfunksjonene i Google Apps harvært dets sanntids samarbeidsverktøy. Microsoft har endelig fått tak takket være sin Office Online-pakke som har en nettbasert versjon av Word. En ny funksjon i Word 2016 er muligheten til å dele og se hvem som jobber med dokumentet ditt. For å gjøre det, klikk på Dele -knappen og lagre dokumentet i OneDrive-mappen.

Delingsruten vil deretter avsløre ytterligerealternativer, med muligheten til å invitere personer til å redigere dokumentet med forskjellige begrensninger. Du vil også legge merke til at alternativene Blokker forfattere og begrensning nå er aktivert i Beskytte gruppe. Hvis du bruker Office 365 i en bedriftsinnstilling, kan du invitere forfattere til å samarbeide.

For denne artikkelen vil jeg bruke Få en delingslenke som jeg vil sende e-post til flere forfattere jeg ønsker å samarbeide med på dokumentet.

Når du eller den andre forfatteren laster Word Online og gjør endringer, vil andre personer som samarbeider om dokumentet bli varslet i sanntid.

Her kan du se lagrede redigeringer som er gjort av den andre forfatteren, er fargekodet i et blått høydepunkt.

Når en forfatter ikke lenger redigerer dokumentet, vil du bli varslet innen Word 2016.

Som du kan se, er sporingsendringer enda merkraftig med sine sanntids samarbeidsfunksjoner. Uansett om du jobber med store eller små prosjekter, kan Word 2016 gjøre det enkelt å holde alle på samme side. Fargekoordinering, deling, sanntidsredigering og skyintegrering med OneDrive gir deg en spennende opplevelse.