Hvordan lage og bruke AutoText-oppføringer i Microsoft Word

Er du lei av å skrive de samme tekstblokkene gjentatte ganger i Word? Spar deg tid med AutoText-oppføringer i Word. Lagre vanlige tekstblokker du skriver gjentatte ganger.

Er du lei av å skrive de samme tekstblokkenegjentatte ganger i Word? Hvis du skriver ting som firmaets navn og adresse eller avsnitt tekst som er felles for mange typer dokumenter du oppretter, er AutoText i Word din venn.

Du kan lagre tekstblokker i AutoText-oppføringerog sett dem inn i ethvert Word-dokument på flere enkle måter. I dag viser vi deg hvordan du oppretter, redigerer og sletter AutoText-oppføringer og flere måter å enkelt sette dem inn i ethvert Word-dokument.

Vis avsnittsmerker i dokumentet

Hvis du vil ha formateringen for alle avsnitt,inkludert den siste, lagret med teksten i AutoText-oppføringen, velg det siste avsnittmerket. Paragrafmerket på slutten av hvert ledd lagrer formateringen for det avsnittet. Hvis du brukte en karakterformatering, som fet eller kursiv, lagres den automatisk i AutoText-oppføringen.

Hvis du ikke ser avsnittsmerkene i dokumentet, klikker du på Hjem fane. I Avsnitt delen, klikk på avsnittssymbolet. Nå kan du se det siste avsnittmerket og velge det.

Opprett en ny AutoText-oppføring

Hvis du vil opprette en ny AutoText-oppføring, velger du teksten du vil legge til i samlingen din med AutoText-oppføringer. Eller hvis du ikke har teksten tilgjengelig, skriver du inn teksten i et dokument og velger den.

På Sett inn fane, klikk Raske deler i Tekst seksjon. Flytt deretter musen over AutoText og velg Lagre valget i AutoText Gallery fra undermenyen.

Du kan se andre elementer i AutoText-galleriet, for eksempel elementer du kopierte til Spike.

Fordi AutoText-oppføringer er byggesteiner, er Lag ny byggestein dialogboksen vises.

Skriv inn en unik Navn for AutoText-oppføringen. Senere i denne artikkelen viser vi deg hvordan du oppgir en AutoText-oppføring i dokumentet ditt bare ved å skrive noen få tegn. For å kunne gjøre dette, må du gjøre begynnelsen på AutoText-oppføringsnavnet annerledes enn andre AutoText-oppføringer. Hvis det er som navnene på andre oppføringer, må du skrive inn flere tegn, så Word vet hvilken oppføring du vil sette inn.

Forsikre deg om at AutoText er valgt i rullegardinlisten Galleri. Det skal være som standard.

Generell er valgt som standard i Kategori nedtrekksliste. Til å begynne med er det det eneste valget, og vi kommer til å velge Generell kategori for vårt eksempel. Men du kan opprette en tilpasset kategori ved å velge Lag ny kategori fra Kategori nedtrekksliste. Skriv inn et navn for den tilpassede kategorien på Lag ny kategori dialogboksen og klikk OK. Den nye kategorien blir lagt til og valgt automatisk i Kategori nedtrekksliste.

Du kan oppgi en Beskrivelse for AutoText-oppføringen hvis det hjelper å avklare hva oppføringen er til. Hvis oppføringen er selvforklarende, trenger du ikke legge inn en beskrivelse.

AutoText-oppføringer lagres i maler, ikke i dokumenter. På den måten er de tilgjengelige i alle dokumenter basert på malen de er lagret i Vanlig malen er standardvalget i Lagre i rullegardinlisten. Du kan lagre AutoText-oppføringer i egendefinerte maler, men vi vil godta standard for å lagre den nye oppføringen i "Normal.dotm" -malen.

Endelig er det noen få alternativer å velge fra:

• Hvis du vil sette inn AutoText-oppføringen på sin egen side i et dokument, velger du Sett inn innhold på sin egen side. Dette vil sette teksten fra AutoText-oppføringen fra resten av dokumentet med sideskift.
• Hvis du vil sette inn AutoText-oppføringen i sitt eget avsnitt, selv om markøren er midt i et avsnitt, velger du Sett inn innhold i sitt eget avsnitt.
• Velg for alt annet innhold Sett inn bare innhold.

Klikk OK.

Når du lukker det siste åpne Word-dokumentet, kan det hende at følgende dokument vises, hvis du har muligheten til å be deg om å lagre Normal-malen.

Klikk Lagre for å lagre “Normal.dotm” -malen med den ekstra AutoText-oppføringen.

Hvis du ikke får dialogboksen ovenfor, og du vil bli bedt om å lagre Normal-malen når du endrer den, går du til Fil> Valg> Avansert. I Lagre delen til høyre, sjekk Spør før du lagrer normal mal eske. Klikk OK.

Sett inn en AutoText-oppføring fra kategorien Sett inn

Det er flere enkle måter å sette inn en AutoText-oppføring i et Word-dokument. En måte er å bruke Raske deler knapp.

I Tekst delen om Sett inn fane, klikk Raske deler.

Flytt musen over AutoText på menyen og klikk på AutoText-oppføringen du vil sette inn fra undermenyen.

Sett inn en AutoText-oppføring ved hjelp av AutoComplete

En annen måte å sette inn en AutoText-oppføring er å begynne å skrive navnet på AutoText-oppføringen. Det vises en liten popup som viser deler av den matchende AutoText-oppføringen og instruerer deg om å trykke Tast inn å sette inn. trykk Tast inn for å sette inn oppføringen i dokumentet ved markøren. Du kan også trykke på F3 for å sette inn samsvarende oppføring.

Innholdet i AutoText-oppføringen settes inn i dokumentet, inkludert originalformatering og linjeskift.

Hvis du ikke ser forslaget om AutoComplete Fullstendig når du begynner å skrive navnet på AutoText-oppføringen, er alternativet Vis AutoComplete-forslag ikke aktivert.

Gå til for å aktivere alternativet Fil> Valg> Avansert.

I Redigeringsalternativer , sjekk Vis autofullfør forslag eske.

Klikk OK.

Nå, bør du se AutoText-oppføringen dukke opp når du begynner å skrive navnet. trykk Tast inn å sette den inn.

Legg til AutoText i hurtigtilgangsverktøylinjen

Du kan gjøre det raskere og enklere å sette inn AutoText-oppføringer ved å legge til AutoText-knappen i hurtigtilgangsverktøylinjen.

Klikk på pil ned på hurtigtilgangsverktøylinjen og velg Flere kommandoer.

De Rask tilgangsverktøylinje skjermen vises på Ordalternativer dialogboks.

Å velge Alle kommandoer fra Velg kommandoer fra nedtrekksliste.

Velg deretter AutoText i listen til venstre og klikk Legge til for å legge til AutoText-knappen i listen til høyre.

Klikk OK.

Hvis du vil sette inn en AutoText-oppføring, klikker du AutoText-knappen på hurtigtilgangsverktøylinjen og klikker en oppføring på menyen.

Lag en snarvei for en AutoText-oppføring

Hvis du foretrekker å bruke tastaturet, kan du legge til en snarvei for AutoText-oppføringen du opprettet.

Høyreklikk på båndet og velg Tilpass båndet.

De Tilpass bånd skjerm på Ordalternativer dialogboksen vises.

Klikk ned for nederst i listen over kommandoer til venstre Tilpass ved siden av Tastatursnarveier.

I kategorier boksen på Tilpass tastatur dialogboks, velg Byggeklosser.

Velg deretter AutoText-oppføringen i Byggeklosser boksen til høyre. For eksempel velger vi vår AutoText-oppføring Min adresse.

Sett markøren i Trykk på den nye hurtigtasten og trykk på snarveien du vil bruke.

Klikk Tildele.

Snarveien er lagt til Nåværende nøkler eske.

Klikk Lukk.

Klikk OK på Ordalternativer dialogboksen for å lukke den.

Nå kan du bruke den nye snarveien til å sette inn AutoText-oppføringen.

Endre innholdet i en AutoText-oppføring

Hva om du trenger å endre en AutoText-oppføring du opprettet? Kanskje du flyttet, og du må endre adressen AutoText-oppføringen.

Først skriver du hele den endrede oppføringen i et nytt eller eksisterende Word-dokument. Velg deretter det med det siste avsnittmerket, hvis du vil beholde formateringen.

På Sett inn fane, klikk Raske deler i Tekst seksjon. Flytt deretter musen over AutoText og velg Lagre valget i AutoText Gallery fra bunnen av undermenyen.

På Lag ny byggestein skriver du samme navn i dialogboksen Navn boksen som den eksisterende AutoText du vil endre.

Klikk OK.

Klikk Ja når du blir spurt om du vil omdefinere byggesteinoppføringen.

Nå kan du sette inn den oppdaterte AutoText-oppføringen i ethvert nytt eller eksisterende Word-dokument.

Rediger egenskapene til en eksisterende AutoText-oppføring

I tillegg til å endre innholdet i en AutoText-oppføring, kan du også endre egenskaper for en AutoText-oppføring, som kategori og beskrivelse og hvilken mal den er lagret i.

Klikk på for å redigere egenskapene til en AutoText-oppføring Raske deler i Tekst delen i kategorien Sett inn og velg Building Blocks Organizer.

På Building Blocks Organizer dialogboksen, ser du hele listen over alle tilgjengelige byggesteiner med Navn av hver, og hvilken Galleri, Kategori, og Mal hver er i. De er oppført i alfabetisk rekkefølge etter Galleri, som definerer typen for hver byggestein.

Øverst på listen finner du AutoText-oppføringene. Velg den du vil endre egenskapene til, og klikk deretter Rediger egenskaper.

De Endre byggestein dialogboksen vises, med de samme alternativene som Lag ny byggestein dialogboksen du brukte for å opprette AutoText-oppføringen.

Gjør eventuelle endringer du ønsker Galleri, Kategori, Beskrivelse, Lagre i, og alternativer Enger. Se delen Opprett en ny oppføring for automatisk tekst i begynnelsen av denne artikkelen for mer informasjon om disse feltene.

Klikk OK.

Klikk Ja i bekreftelsesdialogboksen vises for å lagre endringene dine og omdefinere AutoText-oppføringen.

Slett en AutoText-oppføring

Hvis du bestemmer deg for at du ikke trenger eller vil ha en AutoText-oppføring lenger, kan du slette den.

Hvis du vil slette en AutoText-oppføring fra listen over byggesteiner, klikker du Raske deler i Tekst delen om Sett inn kategorien og velg deretter Building Blocks Organizer.

Velg AutoText-oppføringen du vil slette i Byggeklosser liste.

Klikk deretter Slett.

Klikk Ja i bekreftelsesdialogboksen for å slette oppføringen og fjerne den fra listen over Byggeklosser.

Klikk Lukk på Building Blocks Organizer dialogboks for å gå tilbake til dokumentet.

Spar tid og reduser feil med AutoText

AutoText-oppføringer er en fin måte å spare deg tid og redusere feil når du skriver i Word. Du kan også automatisere oppgaver i Word ved hjelp av makroer for å spare tid og øke produktiviteten.