Wat Trello is en waarom u het moet gebruiken voor projectbeheer

Projectmanagement-apps zijn een ware rage, maar degene die koning lijkt te zijn is Trello. Wat is Trello en hoe begin je het volledig te gebruiken? Lees verder om erachter te komen.

Als u betrokken bent bij veel werkprojecten ofals u zelfstandige bent, is effectief projectbeheer veel. Als je je tijd en moeite niet plant, zul je het uiteindelijk op Facebook verspillen en daardoor deadlines missen (ik spreek uit ervaring). De industrie voor online projectmanagementtools is zeer competitief, maar degene die boven alle anderen lijkt te winnen is Trello.

Trello is geliefd bij mensen die geobsedeerd zijn door managenhun tijd en projecten en het is gemakkelijk om te zien waarom. Trello is niet alleen goedkoop en betaalbaar, maar ook uiterst eenvoudig te gebruiken. Met een zeer visuele benadering van tijd- en projectbeheer, kunt u kaarten verplaatsen, zodat u in één oogopslag ziet wat er moet gebeuren en wanneer.

Een nadere blik op Trello

Trello is door sommigen omschreven als 'Post-itopmerkingen over steroïden. 'Op het scherm maak je' lijsten 'als een groot whiteboard aan de muur. Vervolgens staan op elke lijst 'kaarten', zoals Post-it-notities. Op elke kaart staat een afzonderlijk taakitem.

Naarmate u verdergaat met het taak-item, kunt u uw muis gebruiken om de kaart te slepen van "in uitvoering" naar "voltooid" (of welke formulering u ook prefereert).

De vier belangrijkste kenmerken van Trello

We zullen elke functie in een ogenblik wat gedetailleerder bekijken. Maar hier zijn de vier belangrijkste dingen om op te focussen, als je naar de screenshot hierboven kijkt.

Elke kaart kan een kleurcode hebben met een balk. Elke kleur kan bijvoorbeeld verwijzen naar een andere klant.
Het pictogram dat de gravatar / foto van de gebruiker toontlaat zien wie aan die kaart meedoet. Je kunt mensen uitnodigen voor een kaart zodat ze feedback en updates kunnen achterlaten. Of als u ze die taak wilt toewijzen. Als een taak is toegewezen, kan een vervaldatum worden toegevoegd en een herinnering worden verzonden wanneer de vervaldatum nadert. Wanneer de kaart wordt bijgewerkt, wordt iedereen op die kaart op de hoogte gebracht.
De achtergrond van elk Trello-bord kan zijnaangepast. Trello geeft je achtergronden of je kunt je eigen uploaden. Als Lego-fanaat heb ik deze Lego-fan geüpload. Maar als u een bedrijf bent, kunt u uw Trello-bord aanpassen met bijvoorbeeld het bedrijfslogo.
Kaarten kunnen naar andere kaarten worden verplaatst, naar andere kaarten worden gekopieerd of worden gearchiveerd als ze klaar zijn.

Een nieuw bord starten

De eerste stap is het toevoegen van een nieuw bord. Druk in de rechterbovenhoek van het scherm (nadat u bent aangemeld) op de knop +. Kies dan “Maak een bord“ uit de vervolgkeuzelijst.

U wordt vervolgens gevraagd om het bord een naam, een privacyniveau en een achtergrond te geven. Als je al een team hebt gemaakt, kun je ervoor kiezen om het bord aan dat team toe te wijzen.

Een kort woord over privacyniveaus: Als het bord openbaar wordt gelaten, dan is het zogeïndexeerd door zoekmachines en toegankelijk voor iedereen die het op Google vindt. Onlangs werd onthuld dat werknemers bij Uber Trello gebruikten om gevoelige bedrijfswachtwoorden te vermelden, die vervolgens door Google werden opgepikt.

Dus wees voorzichtig en als u MOET gebruiken voor wachtwoorden, stelt u het privacyniveau in op Privaat. Hoewel je voor wachtwoorden echt een wachtwoordbeheerder moet gebruiken.

Een nieuwe lijst toevoegen

Zodra je je nieuwe bord hebt, is het tijd om een nieuwe lijst te beginnen. Je kunt het maken zoals je wilt, maar normaal gesproken maak ik mijn boards met lijsten in verschillende fasen van een proces. Zo “in afwachting," “bezig“ enzovoorts. Of u kunt lijsten hebben voor projecten die meerdere taken hebben, zoals “het huis versieren, ""het bereiken van wereldvrede, 'en “de ruimte veroveren.”

Klik op om een nieuwe lijst toe te voegen Voeg een lijst toe.

Typ vervolgens de titel van die lijst en sla deze op.

Spoel en herhaal voor alle andere lijsten die bord nodig heeft (indien aanwezig).

Een nieuwe kaart toevoegen

Nu is het tijd om een nieuwe kaart toe te voegen, en er zijn verschillende elementen aan een kaart die hem krachtig maken.

Een nieuwe kaart maken

Klik in de juiste lijst op Een kaart toevoegen.

Typ nu de taak die u wilt toevoegen. Sla het op door op het groen te klikken Toevoegen knop.

Herhaal zoals eerder voor andere taken die u moet toevoegen (indien aanwezig).

Maar dat is slechts het begin van wat u aan een kaart kunt toevoegen, wat u kunt zien als u erop klikt om deze te openen.

Andere gebruikers toewijzen

Ten eerste, als je een team hebt gemaakt, en anderenzijn uitgenodigd om toegang te krijgen tot het bord, kunt u iemand aan een bepaalde taak toewijzen. Of tag ze gewoon zodat ze in het gesprek op die kaart worden opgenomen.

Klik op om iemand aan de kaart toe te voegen leden en klik op de gravatar van de persoon die je wilt toevoegen. Op dezelfde manier kunnen ze van een kaart worden verwijderd door nogmaals op de gravatar te klikken.

Notities en bijlagen toevoegen

Of het nu voor uw eigen geheugen is of om anderen te adviseren, het achterlaten van aantekeningen kan noodzakelijk worden. U kunt dit boven aan de notitie doen en ook klikbare links daar achterlaten.

Onder het gedeelte met notities bevindt zich een gebied voor het uploaden van bijlagen. Dit kan alles zijn, van een document tot een zipbestand tot een afbeelding. Als een afbeelding wordt weergegeven, wordt deze op de kaart weergegeven

Een vervaldatum toevoegen

Als een taak een deadline heeft, kunt u er een vervaldatum aan toewijzen. Vervolgens krijgt u herinneringen wanneer de datum dichterbij komt en wanneer de datum is verstreken.

Gekleurde etiketten toevoegen

Ik voeg gekleurde labels toe aan mijn werklijst om te laten zien welk werk bij welke klanten hoort. Dus rood is bijvoorbeeld voor GroovyPost.

Je kunt de labels bewerken om alles te zeggen wat je wilt en je kunt zoveel kaarten toevoegen als je wilt.

Opmerkingen toevoegen

Als andere mensen toegang hebben tot uw kaarten, zullen ze uiteindelijk commentaar achterlaten. Je kunt de @ gebruiken om mensen in specifieke reacties te taggen en zij krijgen een melding van Trello.

Kaarten verplaatsen, kopiëren, bekijken en archiveren

Er zijn ook vier andere acties die u op een kaart kunt uitvoeren.

verhuizing

Als je meerdere kaarten hebt, kun je kaarten verplaatsentussen het ene bord en het andere. Dus als ik een kaart van het groovyPost-bord naar een van mijn eigen persoonlijke borden wilde verplaatsen, zou deze optie de kaart verplaatsen. Samen met alle opmerkingen, bijlagen, etc.

Kopiëren

Dit is hetzelfde als de verhuizing optie, behalve dat de kaart niet volledig wordt verplaatst. Net gekopieerd. Ik gebruik dit altijd voor het kopiëren van mijn groovyPost-opdrachten naar mijn eigen privé-werkbord.

Kijk maar

Als iemand anders een kaart op een bord heeft, kunt u ervoor kiezen deze te bekijken en op de hoogte te worden gesteld van nieuwe opmerkingen, zonder zelf deel te nemen. Ook bekend als "lurker-modus" (nou ja, ik noem het zo).

Archief

Er bestaat niet zoiets als 'verwijderen' in Trello. In plaats daarvan 'archiveert' u een kaart, een lijst of een bord. Het zal dan verdwijnen, maar het kan gemakkelijk worden teruggebracht als je het later weer nodig hebt.

Andere toepassingen voor Trello

Trello heeft zoveel toepassingen als je erover nadenkt en lateraal denkt. Daartoe heeft Trello een pagina genaamd "Trello Inspiration". Het geeft u sjablonen en talloze gebruiksideeën.

Trello integreren met andere apps met IFTTT.

Ik ben een grote fan van IFTTT (If This Then That) en ze hebben een enorm aantal geautomatiseerde scripts voor Trello. Bekijk ze eens.

Gevolgtrekking

Dit heeft zojuist het oppervlak van wat Trello kan doen om je leven meer georganiseerd te maken, bekrast. Gebruik je Trello? Zo ja, waarvoor gebruik je het?