De beginnershandleiding voor Google Spreadsheets, de online rivaal van Excel

De vorige keer hebben we gekeken naar Google Documenten en hoe u hiermee aan de slag kunt, als u een beginner bent. Vandaag gaan we kijken naar het andere grote deel van de cloudgebaseerde productiviteitsapps van Google: Google Sheets.

Spreadsheets is het antwoord van Google op Excel van Microsoft. Er zijn twee grote dingen die Spreadsheets van Excel onderscheiden: Spreadsheets is volledig gebaseerd op webbrowsers en het is absoluut gratis te gebruiken. Het deelt ook veel van de samenwerkings- en deelfuncties die Documenten heeft.

Ervan uitgaande dat u al niets weet over Spreadsheets, laten we onder de motorkap eens kijken hoe het allemaal werkt.

Google Spreadsheets - Het gratis alternatief voor Microsoft Excel

Als u al een goed begrip hebt van hoe Microsoft Excel werkt, zult u absoluut geen probleem hebben met Google Spreadsheets. Maar laten we aannemen dat u ook niets weet over hoe Excel werkt.

Net als Documenten heeft Sheets de volgende dingen:

• Alles is volledig online, dus uw spreadsheets zijn toegankelijk vanaf elke computer met internet of mobiel apparaat.
• Alles wordt automatisch opgeslagen, zodat u zich nooit zorgen hoeft te maken dat u vitaal werk verliest.
• U kunt medewerkers uitnodigen voor uw spreadsheets en ze bekijken hoe ze de documenten in realtime bewerken.
• U kunt in realtime chatten met uw medewerkers in de spreadsheet.
• U kunt de revisiegeschiedenis bekijken en een spreadsheet terugdraaien naar een vorige versie.

Naar Google Spreadsheets gaan

Naar Google Spreadsheets gaan is eenvoudig. U kunt uw browser rechtstreeks op https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ richten, waarmee u hier terecht kunt:

Of u kunt de site openen via Google Drive.

Een nieuw spreadsheet starten

Nadat u op de blauwe knop hebt geklikt en naar de volgende pagina bent gebracht, klikt u op de blauwe NIEUWE knop dan Google Spreadsheets. U kunt nu een lege spreadsheet kiezen of beginnen met een sjabloon.

Een leeg werkblad starten

Als u een lege spreadsheet kiest, geeft u deze gewoon een titel en vult u de cellen met gegevens in.

</ Noscript>

Een sjabloonspreadsheet starten

Als u de sjabloonoptie selecteert, ziet u een mooie selectie om uit te kiezen.

Alle gebruikelijke verdachten zijn aanwezig - schema's, takenlijsten, budgetten, kalenders, onkostendeclaraties, facturen en veel verschillende trackers.

Excel-spreadsheets uploaden en converteren naar Google Spreadsheets

De derde optie voor het starten van een spreadsheet is om een ​​reeds bestaande Microsoft Excel-spreadsheet te nemen en deze te uploaden naar Google Spreadsheets-indeling. U moet dit echter via de Drive-URL doen als de Bestand upload optie staat niet op de Spreadsheets-pagina.

Hier is een Excel-spreadsheet met verkoopgegevens die ikheb op mijn laptop. Ik heb het geüpload naar Google Spreadsheets voor eenvoudiger toegang en bewerken. Ervan uitgaande dat het bestand niet te groot is, duurt het uploaden normaal gesproken seconden. Een klein meldingsvak rechtsonder in het scherm geeft aan wanneer het is geüpload.

Maar het is nog niet geconverteerd naar Google Spreadsheets. Het heeft tot nu toe alleen het Excel-blad geüpload. Om het te converteren, klikt u met de rechtermuisknop op het document en kiest u Openen met–> Google Spreadsheets.

Dat maakt dan een nieuwe kopie van het document in Spreadsheets-indeling. U kunt vervolgens de Excel-versie van het document verwijderen.

Werken met Google Spreadsheets - De basis

Nu je een blad open hebt en klaar bent om te gaan, laten we een paar basisfuncties bekijken.

Rijen en kolommen invoegen

Nu we ons document vol met gegevens hebben, laten we zeggen dat we die gegevens naar boven, naar beneden of opzij willen verplaatsen om ruimte te maken voor nieuwe gegevens.

Dit is heel eenvoudig. Laten we beginnen met het maken van een nieuwe kolom. Markeer eerst wat er moet worden verplaatst. Als u slechts één nieuwe kolom wilt, markeert u de kolom ernaast. Als u drie nieuwe kolommen wilt, markeert u de drie ernaast.

Met dit document heb ik maar één kolom. Dus ik heb het gemarkeerd omdat ik deze kolom naar de B-kolom wil verplaatsen en de A-kolom leeg wil hebben voor andere gegevens.

Ga met de kolom A gemarkeerd naar Invoegen–> Kolom links.

De kolom A staat nu in de kolom B en de kolom A is nu leeg, klaar voor nieuwe gegevens.

Vergeet niet dat elke wijziging die u maakt, ongedaan kan worden gemaakt. Hetzij via het bijhouden van versies of via Bewerken-> Ongedaan maken.

Rijen invoegen is nog eenvoudiger. Markeer de rij die u wilt verplaatsen om de nieuwe rij aan toe te voegen. Ga dan naar Invoegen–> Rij hierboven of Invoegen–> Rij hieronder.

En het zal gebeuren. Oh ja.

Rijen en kolommen verwijderen

Het verwijderen van rijen en kolommen is ook eenvoudig. Markeer de rij of kolom en ga vervolgens naar de Bewerk menu. U ziet een optie om de rij te verwijderen en wanneer deze is geselecteerd, verdwijnt de rij en gaat alles omhoog om de ruimte te vullen.

Er is ook een optie in de Bewerk menu om de kolom te verwijderen.

Nullen toevoegen of verwijderen uit uw totalen

Soms met getallen, als u nullen achter de komma toevoegt, worden ze automatisch verwijderd als u uit de cel klikt. Gelukkig is het heel gemakkelijk om de nullen terug te plaatsen.

Markeer de cel en klik op de nullen erboven.

Lijn de gegevens goed uit

Als je een beetje een nette freak of OCS bent, dan wil je dat alles goed op een rij staat. Soms worden sommige cellen naar links en sommige naar rechts uitgelijnd.

Om ze allemaal als soldaten op een rij te zetten, markeert u gewoon de kolom (in dit geval kolom A), klikt u op de uitlijnknop en kiest u welke u wilt.

Kijk nu hoe die baby's in een rechte lijn schuifelen.

Getallen opmaken als valuta, percentage en meer

Getallen typen is één ding, maar als u dat benteigenlijk financiële transacties opnemen, dan is het logisch om een ​​valuta, decimalen en komma's te hebben. Op die manier kun je de cijfers gemakkelijk lezen. Of er zijn andere manieren waarop de getallen kunnen worden opgemaakt.

Dus hier zijn de cijfers zoals ze zijn ingevoerd.

</ Noscript>

Maar als u een of meer van de cellen markeert, klik dan op de 123 knop (naast het lettertypemenu), dan krijg je opties.

kiezen Valuta verandert het cijfer in een correct opgemaakte valuta. Of u kunt een percentage, datums, tijd en meer hebben. Naast elke optie staat hoe het nummer eruit zou zien als het geselecteerd is.

Als u een andere valuta wilt, klikt u op Meer formaten aan de onderkant. Vervolgens Meer valuta's ...

Kies vervolgens gewoon uw valuta.

Maak een tafel

Een tafel maken is absoluut eenvoudig. Markeer eenvoudig het gebied waarvoor u een tafel wilt maken. Klik vervolgens op de knop in de menubalk die eruit ziet als vier vierkanten op elkaar gestapeld.

Kies degene die je zou willen. Voor een tabel zou dit de eerste op de bovenste rij zijn. Als u hierop klikt, krijgen de cellen zwarte lijnen eromheen, zodat u uw tabel krijgt.

Kleur de cellen en gegevens

Als u bijvoorbeeld rijen met verschillende kleuren wilt, hoeft u alleen maar de betreffende rij te markeren. Klik vervolgens op de vulkleurknop (naast de knop voor de lettertypekleur).

Kies een kleur en de cellen zullen die kleur veranderen. Onthoud echter dat als je een donkere kleur hebt, je een lichter lettertype nodig hebt om het te laten verschijnen.

Klikbare links en opmerkingen toevoegen

Typ een geldige URL in de cel om een ​​klikbare hyperlink te maken. Zodra u op de Return-toets drukt of uit de cel klikt, wordt de link onmiddellijk actief en klikbaar.

Het achterlaten van reacties (als iemand u een Google-spreadsheet heeft gestuurd) is iets anders dan Google Documenten. Wanneer je in Google Documenten de reactie achterlaat, staat deze openlijk.

Maar als u in Google Spreadsheets een reactie achterlaat, wordt dit aangegeven door een kleine gele driehoek in de hoek van het vak. Om de opmerking te zien, moet je eroverheen bewegen.

Gegevens sorteren op kolommen

Als u een spreadsheet hebt met bijvoorbeeld een lijst met namen, wilt u deze wellicht in alfabetische volgorde hebben. Of omgekeerde alfabetische volgorde.

Om dit te doen, markeer de kolommen en ga dan naar de Gegevens menu. Daar kunt u de hele kolom sorteren of alleen de gemarkeerde cellen in die kolom.

Medewerkers uitnodigen

Medewerkers uitnodigen is hetzelfde als inGoogle documenten. Iedereen die moet worden uitgenodigd voor een Google-document heeft een Google-account nodig. Dit kan een standaard gratis Gmail-account zijn of een betaald Google Apps-account.

Klik nu op het blauw DELEN in de rechterbovenhoek van het scherm Documenten en een vak springt omhoog.

Als u op klikt Downloadbare link, heeft u de mogelijkheid om een ​​link te maken waariedereen heeft toegang tot het document, op voorwaarde dat ze de link hebben. U kunt ook hun weergavemachtigingen bewerken, zoals hun mogelijkheid om uw werk te bewerken of alleen te lezen.

Of als u liever een specifieke persoon uitnodigt, kunt u hun e-mail kopiëren naar de Mensen sectie, samen met wat ze mogen doen in het document. Voeg ook een notitie toe als u iets wilt vertellen.

Als er mensen in uw contactenboek staan ​​voor dat e-mailadres, en een van hen is de persoon die u wilt uitnodigen, wordt het e-mailveld automatisch ingevuld, waardoor u een beetje tijd bespaart.

Wanneer de persoon uw uitnodiging accepteert, ziet u deze boven aan het scherm, naast de knop DELEN.

Downloaden van de spreadsheet in een ander bestandsformaat

Wanneer uw spreadsheet eindelijk klaar is, wilt u deze misschien als een ander bestandsformaat exporteren.

De opties zijn iets anders dan die voor Google Documenten. Jij tenslotte zijn hier een spreadsheet behandelen die een iets ander beest is dan een gewoon document.

Add-ons van derden

Net als bij Google Documenten heeft Sheets ook add-ons van derden die zijn ontworpen om uw werk eenvoudiger te maken. Ga naar om het menu te openen Add-ons–> Add-ons downloaden in de bovenste menubalk.

Hier zijn enkele van de beste.

Google Analytics

Koppel uw Google Analytics-account aan uw Google Spreadsheets en laat analytische rapporten regelmatig genereren in Spreadsheets.

Sjabloongalerij

Breid uw keuze aan sjablonen nog verder uit met Template Gallery.

Meer lettertypen

Zoals de titel al aangeeft, krijg je meer lettertypen voor je spreadsheets.

Gevolgtrekking

Er zijn veel mensen (inclusief ikzelf) diehaat Microsoft Excel met een passie. Het is opgeblazen en daarom moeilijk te gebruiken. Maar Google heeft vereenvoudigde spreadsheets door u alleen de dingen te geven die u nodig hebt en niet meer. Het is een geweldige service om te gebruiken en werkt uitstekend wanneer samenwerking nodig is.