Wat zijn Outlook PST-bestanden en waarom gebruiken ze ... of niet?
Dit is allemaal Fijn en Dandy TOT ... je een paar dagen op vakantie gaat, die waarschuwingen voor e-mailgrootte komen en gaan, en dan KABOOM !!! Je mailbox is VOL en dat kun je niet meerstuur / ontvang de e-mail van uw mobiele telefoon of zelfs OWA (Outlook Web Access) wat dat betreft. Ik heb de oproep een miljoen keer ontvangen. Mijn iPhone kan geen e-mails verzenden, help!
- Dus wat te doen?
- Is er een oplossing voor deze postbussen van onvoldoende grootte?
- Wat moet ik doen voordat ik op vakantie ga?
Nu stel ik u voor aan het beruchte (volgens IT) Outlook PST-bestand.
Wat zijn Outlook .PST-bestanden?
- Outlook-gegevensbestanden of Microsoft Outlook.PST-bestanden (zoals ze bekender zijn) kunnen worden gemaakt met behulp van Microsoft Outlook om e-mail en bijlagen van uw Server Mailbox-account naar uw lokale pc te verplaatsen of te kopiëren. In essentie is het een lokaal archief- of opslagbestand dat u maakt om e-mail en bijlagen op te slaan op de harde schijf, USB-schijf of Server Share van uw computer (afhankelijk van waar u het maakt en opslaat).
Hoeveel kunt u opslaan in Outlook .PST-bestanden?
- Voor Outlook 2003/2007,.PST-bestanden konden slechts 2 gigabytes aan e-mail en bijlagen opslaan. Met Outlook 2003 en Outlook 2007 is de indeling gewijzigd, waardoor de .PST-bestanden naar behoefte kunnen groeien tot meer dan 20 gigabytes, tenzij de standaardconfiguratie is gewijzigd.
- Eerlijk gezegd, laat ze geen 20 optredens krijgen. Het is een veel beter idee om uw .PST-bestanden niet groter te houden dan een paar optredens. Als u meer opslagruimte nodig hebt, maakt u een nieuw .PST-bestand in plaats van te maken reusachtig .PST-archieven. Hoe groter de.PST-bestanden krijgen een grotere kans op corruptie en gegevensverlies (plus hoe moeilijker het is om een back-up van de bad boys te maken.) U kunt zoveel .PST-bestanden aan uw Outlook-client toevoegen als u nodig hebt, dus scheid uw e-mail logisch over meerdere .PST bestanden als u meer dan een paar GIG's oude e-mail moet opslaan.
- TIP - Als je .PST-bestanden gebruikt om oude e-mail te archiveren, comprimeer ze dan nadat je alle oude gegevens erin hebt gekopieerd. E-mail is meestal alleen tekst, dus het comprimeert ZEER mooi.
Hoe kan ik Outlook .PST-bestanden maken?
- Het is GEMAKKELIJK, hier zijn enkele handleidingen voor Outlook 2007, 2013 en 2016.
Waarom PST-bestanden gebruiken / maken? Voordelen?
Postvakgrootte
- Onthoud de eerste alinea van dit artikel? De meeste e-mailbeheerders beperken de grootte van zakelijke postvakken. Hoe groter de mailbox, hoe meer schijfruimte ze nodig hebben, hoe meer ze nodig hebben om een back-up te maken EN hoe meer tijd ze nodig hebben om die back-ups te maken.
- Als je een e-mailpakket hebt (zoals ik), een 200Megabyte mailbox haalt het gewoon niet. Dat is waar .PST-bestanden binnenkomen. Maak gewoon een .PST-bestand en sleep je e-mail erin. Ze werken net als een gewone postvakmap in Outlook. Slepen en neerzetten. Het is makkelijk! <Laat het me weten als je meer hulp nodig hebt. Plaats uw vragen op ons Forum>.
- De nieuwste versies van Windows Search-indexenuw mailbox EN alle lokale .PST-bestanden (configureerbaar) die bijna onmiddellijke toegang tot alle e-mails mogelijk maken via de zoekfuncties ingebouwd in Microsoft Outlook.
Back-up en noodherstel
- Als u geen e-mail heeft (of vertrouwt)beheerder die regelmatig back-ups van uw e-mailserver uitvoert en vervolgens uw e-mail kopieert (ja, u hoeft e-mail niet te verplaatsen naar .PST-bestanden, u kunt het ook kopiëren) naar een lokaal .PST-bestand is een snelle en gemakkelijke methode om ervoor te zorgen uw e-mail kan worden hersteld in een DR-scenario van een server.
Draagbaarheid
- .PST-bestanden maken e-mail draagbaar. Stel dat u e-mail van de ene naar de andere mailbox wilt verplaatsen. Misschien wilt u bijvoorbeeld van baan veranderen en wat oude e-mail meenemen. Of misschien verander je van hostprovider. OF, misschien wilt u uw persoonlijke en zakelijke e-mail naar een .PST-bestand kopiëren, op een kleine USB-stick bewaren en te allen tijde bij u houden. Zoals ik al zei, PST-bestanden houden mail erg draagbaar. En ja, dat geldt ook voor een GMAIL-account, maar dit artikel gaat niet over GMAIL :)
Veiligheid
- Wist je dat het bijna onmogelijk is ombijhouden / controleren of uw IT-man / afdeling uw e-mail leest? Het verplaatsen van "gevoelige" of "vertrouwelijke" e-mail van de e-mail / Exchange-server naar een lokaal .PST-bestand voegt een beveiligingslaag toe.
- Opmerking: De meeste IT-afdelingen hebben de mogelijkheid om uw te pakken.PST-bestanden zonder dat u het weet vanaf uw harde schijf op het werk. Daarom is het van essentieel belang om extra beveiliging toe te passen op de harde schijf van uw computer. Ik zal binnenkort een artikel over dit onderwerp schrijven, maar bekijk nu dit artikel. Het is een beetje "GEEKY", dus ik zal het binnenkort opvolgen met een artikel waarin een paar opties voor het beveiligen van .PST-bestanden worden uitgelegd.
Wat zijn de nadelen van het gebruik van .PST-bestanden?
Toegang op afstand
- E-mail is verhuisd in een .PST-bestand, het zal niet langer beschikbaar zijn op de server met behulp van RAS-toepassingen zoals OWA of mobiele telefoons die SYNC met uw mailbox. Om toegang te krijgen tot de e-mail in de .PST-bestanden, moet u een volledige Microsoft Outlook-client gebruiken. Een kleine USB-stick kan in deze situaties helpen. Het is echter nog steeds niet zo handig als e-mail op de server achterlaten.
Mensen zullen je niet leuk vinden, en het is mogelijk dat je je baan kunt verliezen
- .PST-bestanden na verloop van tijd (afhankelijk van hoeveel e-mailu ontvangt / houdt) kan VEEL ruimte innemen op uw lokale computer of een server-share, afhankelijk van waar u ze opslaat. IT-jongens hebben een hekel aan alles waardoor ze ergens aan werken, tenzij het bezig is met het opbouwen van hun cv, dus veel gegevens ergens plaatsen waarvoor ze meer schijfruimte moeten kopen, maakt ze overstuur.
- Corporate Legal en de meeste afdelingen voor archiefbeheer houden niet van .PST-bestanden omdat u hiermee de eindgebruiker gemakkelijk het beleid voor het bewaren / vernietigen van bedrijfsdocumenten kunt negeren of omzeilen.
- Teams voor bedrijfsinformatiebeveiliging doen dat ook nietzoals .PST-bestanden, want als Legal ze ooit vraagt om gegevens te herstellen voor een rechtszaak of dagvaarding, kunnen .PST-bestanden de kosten en moeite van het gegevensherstel verergeren.
Systeem- en hersenprestaties
- Hoe meer e-mail u hebt, hoe meer e-mail zowel u als uw computer nodig hebben om bij te houden en te verwerken.
- Omdat meer e-mails en bijlagen worden geïndexeerd door Windows Search (of een andere e-mail / systeemindexer), zal uw index groter zijn EN zullen uw zoekopdrachten langer duren.
Dus hopelijk heb ik al je vragen beantwoordover Microsoft Outlook .PST-bestanden en enkele voors en tegens op hoog niveau. Maar als ik iets heb gemist, aarzel dan niet om een reactie te plaatsen of uw vraag op mijn forum te plaatsen.
laat een reactie achter