Hoe zoekmappen maken en gebruiken in Outlook 2010

In Outlook 2010, Zoekmappen hiermee kunt u vergelijkbare e-mails ophalen via één ofal uw accounts met een enkele klik. Zoekmappen zijn vergelijkbaar met slimme afspeellijsten in iTunes en Windows Media Player en opgeslagen zoekopdrachten in andere productiviteitstoepassingen. Een zoekmap kan bijvoorbeeld dynamisch alle ongelezen e-mail weergeven, alle e-mail die is gemarkeerd voor opvolging of alle e-mail van een bepaalde mailinglijst of afzender, enz. Zoekmappen zijn ongelooflijk eenvoudig in te stellen en aan te passen. Lees verder om te leren hoe het te doen.

Stap een

Start Outlook en vouw een account of uw Outlook-gegevensbestand uit. Onder aan elke accountstructuur ziet u een pictogram met de tekst Zoekmappen.

Stap twee

Klik met de rechtermuisknop Zoekmappen in het account waarop u de zoekopdracht wilt toepassen en Klik Nieuwe zoekmap .... Als u wilt dat de zoekmap wordt gegenereerd vanuit al uw accounts, Klik met de rechtermuisknop Zoekmappen onder Outlook-gegevensbestand.

Stap drie

Kies de criteria voor uw zoekmap en Klik OK.

Outlook 2010 heeft al een aantal handige voorinstellingen voor de zoekmap. Degenen die u misschien wilt toevoegen, zijn onder meer:

• Ongelezen post
• Mail gemarkeerd voor follow-up
• Belangrijke email
• Mail met bijlagen

Sommige zoekmappen vereisen criteria, zoals 'Mail met specifieke woorden. ”Dit is eigenlijk een van mijn favoriete typen zoekmappen. kiezen het en Klik Kiezen… om de zoekreeksen en woorden in te voeren om terug te keren met uw zoekmap.

U kunt meerdere trefwoorden invoeren. Outlook voegt 'of" tussen elke e-mail, dus er verschijnt een e-mail in uw zoekmap als deze een van de woorden of strings bevat die u hier kiest.

Helemaal onderaan is een optie voor een aangepaste zoekmap met een oneindig aantal aanpasbare criteria die u kunt toevoegen - een geweldige optie voor ervaren gebruikers.

Stap vier

Klik OK wanneer u klaar bent met het instellen van uw zoekmap en de bijbehorende criteria. Opmerking: U kunt wijzigen in welke postbussen en agenda's u zoekt met behulp van het vervolgkeuzemenu onderaan.

Stap vijf

Klik op je nieuwe Zoekmap om de inhoud te bekijken.

Opmerking: Zoekmappen worden niet live bijgewerkt, u moet welvernieuw of klik opnieuw om ze opnieuw in te vullen. Als u bijvoorbeeld een ongelezen e-mailmap hebt, verdwijnen de berichten niet uit de map terwijl u ze leest. U moet de map vernieuwen om gelezen items te kunnen verwijderen. Dat gezegd hebbende, kunnen zoekmappen een enorme tijdsbesparing zijn en, naar mijn mening, een betere manier om uw e-mails te organiseren dan ze aan statische mappen toe te wijzen.