Hoe Office 2016-documenten met een wachtwoord te beveiligen en te coderen

Als u Microsoft Office 2016-producten zoalsWord, Excel en PowerPoint om gevoelige informatie voor te bereiden; wist u dat Office een ingebouwde coderingsfunctie heeft? Laten we de details bekijken en hoe u uw documenten kunt beschermen.

Als u Microsoft Office-producten zoals Word gebruikt2016, Excel 2016 en PowerPoint 2016 om gevoelige informatie voor te bereiden; wist u dat het eenvoudig is om een ​​coderingslaag toe te voegen aan uw documenten, spreadsheets en presentaties? De functie is ingebouwd in de Microsoft Office-suite en is snel en gemakkelijk te gebruiken, zoals ik u hieronder zal laten zien. Voor degenen onder u die nog niet hebben geïnvesteerd in de nieuwste Office-suite, hebben we deze informatie behandeld voor eerdere versies van Office, dus bekijk ons ​​eerdere artikel voor die instructies.

Houd bij het beveiligen met een wachtwoord enkele essentiële tips in gedachten:

• Maak een sterk wachtwoord of wachtwoord bij het beschermen van uw documenten. Een wachtwoordzin is leuk omdat het hopelijk voorkomt dat u uw wachtwoord vergeet.
• Gebruik een uniek wachtwoord, niet hetzelfdewachtwoord dat u gebruikt om u aan te melden bij uw Windows-pc of een andere service. Dit is belangrijk voor het geval dat uw gebruikersaccount wordt gehackt, uw bestanden hebben op zijn minst een hoop op bescherming.
• Als je veel kantoordocumenten gaat versleutelen, overweeg dan om een ​​wachtwoordbeheerder te gebruiken. Onze favoriet hier bij groovyPost is 1Password.
• Standaard gebruikt Office 2016 / O365 AES 256 bitencryptie die voor 99% van ons goed genoeg is. Als u de standaard op wat voor manier dan ook wilt wijzigen, raad ik u aan dit TechNet-artikel te lezen waarin de opties voor cryptografie in detail worden besproken.

Bescherm Office 365- of Office 2016-bestanden met Encrypt with Password

De procedure is standaard voor de meeste Officetoepassingen, dus voor dit artikel gebruiken we Microsoft Word 2016 om te starten. Open eerst het Office-document dat u wilt beschermen. Klik op het menu Bestand, selecteer het tabblad Info en selecteer vervolgens Document beveiligen knop. Klik Versleutel met wachtwoord.

Voer uw wachtwoord in en klik vervolgens op OK.

Voer het wachtwoord nogmaals in om het te bevestigen en klik op OK.

Microsoft Word geeft nu aan dat het document is beveiligd. Elke keer dat u het document opent, wordt u gevraagd uw wachtwoord in te voeren om toegang te krijgen tot de inhoud.

Het beschermen van een PowerPoint-presentatie werkt op dezelfde manier.

Wachtwoord dat andere soorten Microsoft Office-bestanden beschermt

Bij het werken met andere soorten Microsoft Officebestanden zoals een Microsoft Access-database, zijn er enkele kleine vereisten. Voor toegang tot 2016 moet u eerst de database openen voordat u deze met een wachtwoord kunt beveiligen. Klik hiervoor op Bestand> Openen, selecteer uw databasebestand en klik vervolgens op de pijl naast de Open en klik vervolgens op Exclusief openen.

Voer uw wachtwoord in, bevestig het en klik op OK.

Bescherm een ​​of een deel van een Excel-werkmap

Voor Microsoft Excel-werkmappen kunt u een werkmap of een deel ervan beschermen. Gebruik hiervoor de volgende instructies. Klik op Bestand, selecteer de info tabblad, klik op Bescherm werkmap knop. Klik Versleutel met wachtwoord volg dan dezelfde instructies die worden gebruikt bij het beschermen van een Word-document.

Bescherm een ​​laken

Als u een gedeelde werkmap heeft, kunt u een bepaald blad beschermen zonder de hele werkmap te vergrendelen. Klik met de rechtermuisknop op het blad en klik vervolgens op Bescherm blad.

Als er een deel van een blad is dat u wilt beschermen tegen wijziging, kunt u dat ook doen. Markeer eerst het bereik en klik vervolgens op Beoordeling tab. Klik Sta gebruikers toe om bereiken te bewerken

Klik op Blad beveiligen.

Voer een wachtwoord in en bevestig het.

Wanneer u probeert wijzigingen aan te brengen in dat bereik, ontvangt u het volgende bericht:

Als u wijzigingen in het bereik of een bepaalde cel wilt aanbrengen, selecteert u deze en gaat u naar de Beoordeling klik vervolgens op Beveiliging opheffen. Voer uw wachtwoord in en klik vervolgens op OK

Dat is het, en uw Microsoft Office-bestanden zijnnu alleen voor uw ogen. Bekijk onze andere artikelen zoals het inschakelen van BitLocker-stationsversleuteling en het versleutelen van draagbare schijven met BitLocker to Go voor extra beveiliging.