Hoe gepersonaliseerde massa-e-mails te maken met behulp van Afdruk samenvoegen voor Gmail

Afdruk samenvoegen is niet ingebouwd in Gmail, maar er is een manier om dat te omzeilen. Leer hoe u dezelfde e-mail naar meerdere mensen kunt sturen en elke e-mail kunt aanpassen.

Moet u dezelfde e-mail naar veel mensen sturenmet gepersonaliseerde inhoud voor elk? Misschien wilt u elke ontvanger met zijn naam begroeten, zijn postadres gebruiken of zijn lidmaatschapsnummer vermelden.

Afdruk samenvoegen is een functie waarmee u kunt makenmeerdere kopieën van brieven en e-mails om naar uw contacten te verzenden. Elke brief of e-mail kan zowel standaard als aangepaste gepersonaliseerde inhoud bevatten. De informatie die u gebruikt om elke brief of e-mail aan te passen, is afkomstig uit uw gegevensbron zoals een contactenlijst.

Als u Gmail als uw belangrijkste e-mailclient gebruikt, daaris geen ingebouwde functie voor samenvoegen. Er is echter een invoegtoepassing voor samenvoegen beschikbaar voor Google Spreadsheets die is gekoppeld aan uw Gmail-account. We laten u zien hoe u de kunt gebruiken Afdruk samenvoegen voor Gmail met bijlagen add-on om een ​​reeks van dezelfde e-mails te personaliseren en te verzenden.

Installeer de Afdruk samenvoegen voor Gmail met bijlagen add-on

Voordat u de add-on Mail Merge installeert en gebruikt, meldt u zich aan bij het Gmail-account dat u wilt gebruiken.

Installeer vervolgens de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen voor Google Spreadsheets.

Klik Doorgaan met op de Laten we beginnen dialoogvenster om de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen te geven.

De verschillende machtigingen die vereist zijn voor de add-on worden weergegeven. Klik Toestaan om de invoegtoepassing Afdruk samenvoegen toegang te geven tot uw Gmail-account.

De Afdruk samenvoegen - Handleiding Aan de slag displays. Klik op de X om het dialoogvenster te sluiten.

Maak de samenvoegsjabloon

De invoegtoepassing Afdruk samenvoegen opent een nieuwe Naamloze spreadsheet in Google Spreadsheets op een nieuw tabblad.

Ga naar Add-ons> Afdruk samenvoegen met bijlagen> Samenvoegingssjabloon maken.

Er wordt een lege sjabloon voor samenvoegen gemaakt in de Naamloze spreadsheet, met de verplichte kolommen, zoals Voornaam, Achternaamen E-mailadres.

Importeer of voer uw contacten in

Nu moet u de contacten die u wilt gebruiken aan deze spreadsheet toevoegen. Om dat te doen, ga naar Add-ons> Afdruk samenvoegen met bijlagen> Google-contactpersonen importeren.

Uw contacten importeren is de snelste manier om ze toe te voegen. Maar u kunt ook handmatig de informatie voor de ontvangers in de spreadsheet invoeren.

Als u bepaalde groepen ontvangers heeft waarnaar u batch-e-mails verzendt, wilt u misschien groepen maken in uw Google-contactpersonen.

Selecteer de groep met de e-mailadressen die u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst en klik op Contacten importeren. Het dialoogvenster wordt niet automatisch gesloten, dus klik op X in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster.

Voeg een bijlage toe voor een contactpersoon

Een van de items die u in elke e-mail kunt aanpassen, is de bijlage. U kunt een ander bestand aan elke e-mail toevoegen via een link naar het bestand in uw Google Drive-account.

Open hiervoor een nieuw tabblad en log in bij Google Drive. Upload vervolgens het bestand dat u wilt toevoegen aan de e-mail. U kunt het bestand naar het browservenster slepen om het te uploaden.

Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het geüploade bestand en klik Downloadbare link.

Zorg ervoor dat in het pop-upvenster de Link delen op schuifregelaar is aan (groen).

Als het delen van links al is ingeschakeld, wordt de URL automatisch gekopieerd wanneer u selecteert Downloadbare link. Als u geen bericht ziet dat de koppeling naar het klembord is gekopieerd, selecteert u de URL in het dialoogvenster en kopieert u deze.

Ga terug naar de spreadsheet Afdruk samenvoegen en plak de URL in de Bestandsbijlagen kolom voor de persoon naar wie u dit bestand wilt verzenden. U kunt een ander bestand verzenden naar elk contact in uw lijst.

U kunt ook meerdere URL's van bestandsbijlagen opnemen, gescheiden door komma's.

Plan de datum en tijd om de e-mail te verzenden

In de kolom Geplande gegevens kunt u een datum en tijd opgeven voor het verzenden van de e-mail, die voor elke persoon kan verschillen.

Om een ​​e-mail te plannen, voert u de gewenste datum en tijd in, met behulp van het formaat dd / mm / jjj uu: mm, in de kolom Geplande datum voor het gewenste contact.

Laat de cellen in de kolom Geplande datum leeg om de e-mails onmiddellijk te verzenden nadat ze zijn ingesteld.

Voeg aangepaste inhoud toe

Naast de standaardvelden die zijn opgenomen inde samenvoegsjabloon, kunt u andere aangepaste velden toevoegen. Misschien wilt u informatie toevoegen, zoals het e-mailadres en het lidmaatschapsnummer van elke ontvanger. U kunt kolommen toevoegen aan de spreadsheet om die informatie op te slaan.

In ons voorbeeld voegen we iets eenvoudigs toe. In elke e-mail willen we de achternaam van de ontvanger gebruiken, voorafgegaan door hun titel (de heer, mevrouw of mevrouw). Dus we gaan een toevoegen Titel kolom.

Beweeg uw muis over de kolomkop van de laatst ingevulde kolom om een ​​kolom toe te voegen aan de spreadsheet voor samenvoegen. Klik op de pijl-omlaag die verschijnt en klik vervolgens op 1 rechts invoegen.

Klik in de blauwe kopcel en wijzig de naam van de kolom in een geschikte naam. U gebruikt deze naam in uw e-mailconcept in Gmail om de waarde later in elke e-mail in te voegen.

Voer vervolgens de juiste waarde voor elk contact in de cellen onder de kolomnaam in.

Maak het e-mailconcept in Gmail

Het is nu tijd om het e-mailconcept te maken dat u naar de contactpersonen in uw samenvoegspreadsheet wilt verzenden en variabele velden te gebruiken om elke e-mail aan te passen.

Open een nieuw tabblad en log in op dezelfde Gmailadres dat u hebt gebruikt voor de spreadsheet voor samenvoegen. Maak een nieuwe e-mail en typ het onderwerp en de hoofdtekst van het e-mailbericht. U kunt ook rich text-opmaak en inline afbeeldingen toevoegen aan uw e-mailconcept.

Om variabele velden in de e-mail op te nemen, zoals Titel en Achternaam, voer de veldnamen in met behulp van de {{veldnaam}} notatie. We hebben bijvoorbeeld toegevoegd {{Title}} {{Achternaam}} naar onze e-mail. U kunt ook variabele velden toevoegen aan de onderwerpregel. Als u URL's voor bestandsbijlagen hebt toegevoegd aan de spreadsheet voor samenvoegen, hoeft u dat variabele veld niet aan de e-mail toe te voegen. Ze worden automatisch opgenomen in de e-mails.

Niet klikken Sturen.

Configureer de Afdruk samenvoegen

Keer terug naar de spreadsheet voor samenvoegen en ga naar Add-ons> Afdruk samenvoegen met bijlagen> Afdruk samenvoegen.

Voer de informatie voor het e-mailbericht in, bijvoorbeeld Volledige naam afzender, CC-adresen BCC-adres. Als de E-mailadres van de afzender verschilt van het Gmail-adres waarop u bent ingelogd, selecteert u het e-mailadres in de vervolgkeuzelijst. Het ingelogde e-mailadres wordt ook gebruikt als de Antwoordadres, maar dat kun je veranderen.

Klik Doorgaan met.

Stuur een testmail

kiezen Gebruik een bestaand Gmail-conceptbericht als sjabloon uit de eerste vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens het concept dat u wilt gebruiken uit de Selecteer Gmail-concept keuzelijst.

Het is een goed idee om uw mail merge te testen, dus klik Stuur een testmail.

U ontvangt de test-e-mail in het account dat u gebruiktaangemeld als op de spreadsheet voor samenvoegen. De variabele veldwaarden van het eerste contact in uw geïmporteerde lijst worden gebruikt. URL's van bestandsbijlagen die u hebt toegevoegd, worden onderaan het bericht toegevoegd. U kunt het bestand downloaden van de link of het bestand opslaan in uw Google Drive-account.

Voer Afdruk samenvoegen uit

Ga terug naar de spreadsheet voor samenvoegen en klik Voer Afdruk samenvoegen uit om de e-mails te verzenden. Als u datums en tijden hebt toegevoegd aan de Geplande datum kolom voor een of alle contacten, de e-mails worden dan verzonden. E-mails naar contactpersonen zonder geplande datum en tijd worden onmiddellijk verzonden.

Nadat het samenvoegen is voltooid, klikt u op Gedaan.

Wijzig de naam van de spreadsheet Afdruk samenvoegen

De spreadsheet voor samenvoegen wordt automatisch opgeslagen als de standaardnaam Naamloze spreadsheet. Als u deze spreadsheet opnieuw wilt gebruiken, wilt u deze misschien een betere naam geven.

Om de naam van de spreadsheet voor samenvoegen te wijzigen, klikt u op de naam in de linkerbovenhoek van de spreadsheet.

Typ een nieuwe naam. Deze nieuwe naam wordt weergegeven in de spreadsheet.

De nieuwe naam die u heeft ingevoerd, wordt ook gebruikt als de naam van het bestand in uw Google Drive-account. Nu kunt u deze mail merge opnieuw gebruiken en indien nodig wijzigen.

Afdruk samenvoegen is ook beschikbaar als een ingebouwde functie in Word voor Windows, Word voor Mac en Outlook 2013 of 2016 op Windows.

Gebruik je mail merge? Heb je andere manieren gevonden om dat te doen? mail samenvoegen in Gmail, of manieren om dat te doen mail samenvoegen met andere e-maildiensten? Laat ons je ervaringen weten in de reacties.