Vergroot uw Outlook-productiviteitsworkflow met deze tips

Voor de beginner of pro bevat Microsoft Outlookveel functies die u kunt gebruiken om uw productiviteit te verhogen. Hier zijn enkele essentiële tips om uw workflow en productiviteit te verbeteren met Outlook voor Mac, Office 365 of webversies.

Setup regels

Regels kunnen u helpen het beheer van uw te automatiserenberichten, of het nu ongewenste e-mail blokkeert of specifieke berichten naar een map verplaatst. U kunt bijvoorbeeld alle berichten van uw baas naar een bepaalde map verplaatsen, zodat u ze nooit mist. Met de volledige versie van Outlook kunt u een aantal behoorlijk complexe regels maken.

Hier is een eenvoudige regel waarbij ik berichten van de map met ontvangers verplaats. Selecteer een bericht van de ontvanger en klik vervolgens op Huis klik vervolgens op Regels> Regel maken.

Vink het vakje aan Van ontvanger dan controleren Verplaats het item naar de map. ' Kies een bestaande map of maak een nieuwe. Selecteer het en klik op OK. U kunt de regel meteen of op een later tijdstip uitvoeren. Er zijn regels die u kunt instellen om een ​​melding te ontvangen wanneer u een e-mail ontvangt van een bepaalde ontvanger of berichten met bepaalde woorden. Bekijk hoe u nieuwe berichten naar een specifieke map kunt verplaatsen.

Ook zijn enkele jaren geleden geavanceerde regels toegevoegd aan Outlook.com.

Gebruik kleurcategorieën en vlaggen

Gebruik de functie Kleur en categorieën om te helpenprioriteiten stellen en focussen op wat belangrijk is. Selecteer een bericht en klik op het menu Indelen en kies vervolgens de juiste kleur. U kunt deze kleuren aanpassen aan een bepaalde betekenis. Klik Categorieën> Alle categorieën > selecteer een kleur en vervolgens Hernoemen. Toetsenbordopdrachten kunnen ook worden toegewezen, zodat u snel een bericht kunt markeren.

De vervolgvlag kan u ook helpen herinnerenberichten waar je naar moet kijken als je de tijd hebt. Wanneer u een e-mailbericht markeert, wordt dit weergegeven in uw takenlijst en takenlijsten, zodat u eraan kunt denken om eraan deel te nemen.

Schema met vertraagde levering

Met Outlook kunt u de bezorging van een e-mail uitstellennaar een bepaald tijdstip van de dag. Deze functie is handig als u weet dat een ontvanger uw bericht pas op een bepaald tijdstip ontvangt. Als u weet dat een gebruiker e-mail rond 3 uur 's ochtends controleert, maakt u een nieuw bericht en klikt u op Vertraging levering knop onder opties. Breng de juiste wijzigingen aan in Bezorgopties zoals Niet eerder bezorgen datum en tijd.

Maak een zoekmap

Een zoekmap is een krachtige manier om je te triageberichten en breng wat gezond verstand in je inbox. U kunt bijvoorbeeld een zoekmap maken voor e-mail die u wilt volgen, of berichten van specifieke personen, groepen of lijsten markeren.

Klik op de Map klik vervolgens op Nieuwe zoekmap kies vervolgens het type zoekmap dat u wiltmaak vanuit een van de groepen. Selecteer de e-mailmap en klik op OK. Er wordt een zoekmap gemaakt in het navigatiedeelvenster. Alle berichten die ik kies om op te volgen, zijn daar beschikbaar wanneer ik ze nodig heb.

Stel het filterniveau voor ongewenste e-mail in

Ongewenste e-mail kan vertragen hoeveel productiefe-mails die u de hele dag door kunt ontvangen. Met het filter voor ongewenste e-mail van Outlook kunt u de impact ervan minimaliseren. Klik op het tabblad Start en vervolgens op het menu Ongewenst in de groep Verwijderen en klik vervolgens op Opties voor ongewenste e-mail.

Ik raad aan om eerst met de instelling Laag te beginnenen kijk hoe het voor u werkt. Als ongewenste berichten te agressief zijn, kunt u naar een hogere optie gaan. In het geval dat het filter per ongeluk een belangrijk bericht markeert, zou ik de optie Permanent verwijderen niet aanvinken.

Maak back-ups van het PST-bestand

Outlook is een systeem en het kan ook mislukken. Het onderhouden van een gezonde back-up van uw persoonlijke map kan zorgen voor een soepel herstel in geval van corruptie, systeemstoringen of andere onvoorziene problemen.

Outlook-gegevensbestanden (.pst) die met Outlook 2013 of Outlook 2016 zijn gemaakt, worden op uw computer opgeslagen in de DocumentsOutlook Files-map. Als u een upgrade naar Outlook hebt uitgevoerd op een pc of Mac die al gegevensbestanden had die werden gemaakt in Outlook 2007 of eerder, worden deze bestanden opgeslagen op een andere locatie in een verborgen map op C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

Het offline Outlook-gegevensbestand (.ost) wordt ook opgeslagen op C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. De meeste gegevens blijven op de server; echtervan items die lokaal worden opgeslagen, moet een back-up worden gemaakt. Bijvoorbeeld Agenda, Contacten, Taken en mappen die alleen Lokaal zijn gemarkeerd. Lees de volgende artikelen voor meer informatie over het maken en back-uppen van PST-mappen:

• Een PST-map maken in Outlook 2016
• Maak een PST-map in Outlook 2013
• Wat zijn Outlook PST-mappen en hoe deze te gebruiken
• Herstel corrupte PST-map in Outlook

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in hoe u de tijdelijke OLK-map van Outlook kunt vinden.

Antwoorden op kantoor instellen

Of u het grootste deel van het kantoor afwezig bentde dag of op vakantie voor een maand, kan het instellen van een afwezigheidsbericht uw contacten laten weten dat u niet beschikbaar bent. Het gebruik van de Afwezigheidsassistent vermindert veel ruis in uw inbox wanneer ze u proberen te bereiken zonder onmiddellijk antwoord. Het vermindert ook het werk om uw inbox op te ruimen wanneer u terugkeert. Klik Bestand> Info> Automatische antwoorden.

Selecteer vervolgens het keuzerondje Automatische antwoorden verzendendefinieer de periode waarin u dit specifieke bericht wilt ontvangen. U kunt dit bericht ook verzenden naar collega's binnen of buiten de organisatie.

Als u Outlook voor iOS gebruikt, tikt u op Instellingen, vervolgens op uw Exchange Server en vervolgens op Automatische antwoorden. Schakel Automatische antwoorden in en typ een gepersonaliseerd bericht.

Meldingen beheren

Outlook-bureaubladmeldingen kunnen overweldigend zijnen je afleiden. Een optie die je hebt is om ze uit te schakelen. Om ze te dempen, klikt u met de rechtermuisknop op het Outlook-pictogram in het systeemvak van de taakbalk en klikt u vervolgens op Nieuwe e-mail Desktop Alert weergeven. Lees voor oudere versies van Outlook ons ​​artikel over het uitschakelen van Outlook-bureaubladmeldingen.

Tips voor Outlook Mobile

Als u de mobiele versie van Outlook gebruikt, volgen hier enkele tips die u kunt gebruiken om onderweg productief te blijven.

Schakelen tussen persoonlijke en zakelijke agenda's.

Tik op het tabblad Agenda en vervolgens op het hamburgermenu en vervolgens op uw werk- of persoonlijke agenda.

Plan een Skype-oproep met Outlook voor iOS

Tik op Agenda, maak een nieuwe aan en voer vervolgens een naam in voor de gebeurtenis. Tik op Mensen en voeg vervolgens de mensen toe die je wilt uitnodigen. Veeg omlaag en schakel in Skype-oproep tik vervolgens op de koppeling Skype-oproep, voer een beschrijving in en tik op Gedaan. Tik op Opslaan om te voltooien.

Stuur een beschikbaarheid

Maak een nieuw bericht en tik op Agenda-afspraak.

Tik op Beschikbaarheid verzenden, kies een geschikte tijd en vervolgens op Gereed.

Stuur je bericht

Recente updates voor Outlook 2016 voor Mac hebben enkele toegevoegdnieuwe functies. Bekijk ons ​​artikel voor meer informatie over hoe u die nieuwe functies kunt gebruiken. Bekijk ook ons ​​artikel met een lijst met Outlook-toetsenbordopdrachten voor Mac-gebruikers.