Viss, kas jums jāzina par darba sākšanu ar Google dokumentiem

Google dokumenti ir bezmaksas tiešsaistes pakalpojums, kas to atļaujjums izveidot, rediģēt un sadarboties ar dokumentiem tieši no pārlūka. Sīkāk apskatīsim funkcijas un pārskatīsim, kāpēc mums patīk šī Google lietotne.

Reiz es biju Microsoft Word ventilators. Bet galu galā man apnika maksāt par kaut ko tādu, kam tiešsaistē bija bezmaksas alternatīvas. Tāpēc es izmēģināju bezmaksas LibreOffice, bet, kad mans dators pats iekāpa, es pazaudēju visu savu darbu. Toreiz es nolēmu izmēģināt uz mākoņiem balstītus Google dokumentus, un kopš tā laika vairs neatskatos.

Google dokumenti ir viens no vietnes stūrakmeņiemGoogle biroja piedāvājumi, un, neraugoties uz Google vēlmi nejauši pārtraukt viņu pakalpojumus, tas līdz šim ir bijis viens no tiem, kas joprojām ir stāvējis, kopš Google to nopirka 2006. gadā. Kopā ar izklājlapām, slaidiem, veidlapām un zīmējumiem, Google ir uzbūvēja milzīgu un milzīgu produktivitātes komplektu sāncensi Microsoft, kurš mēdza valdīt šajā IT nozares stūrī, runājot par ļoti nelielu konkurenci.

Manuprāt, Google Docs ir divas galvenās stiprās puses. Pirmkārt, tas ir milzīgs monolīts uzņēmumam ar vispāratzītu zīmola atpazīstamību, kurš, iespējams, nākamajā gadsimtā nekad nebankrotēs. Tāpēc cilvēki jūtas pārliecināti par sava svarīgā darba nodošanu dienestam un tā atstāšanu tur. Viņi vienā rītā nemodīsies, lai atrastu pēkšņi aizvērtu pakalpojumu.

Otrkārt, Google Docs nodrošina citi Google pakalpojumi (tulkošana, meklēšana, fonti, attēli utt.). Viss ir nemanāmi integrēts un izmantojams kopā - visi ar vienu kontu.

Bet vai tu tiešām Vai zināt visu, kas ir jāzina par Google dokumentiem? Mēs drīz to uzzināsim.

Kas ir Google dokumenti īsumā

Kad jūs izmantojat kaut ko līdzīgu Microsoft Word vaiLibreOffice, saglabātie faili tiek saglabāti tikai tajā datorā, kurā strādājat (ja vien tos nesaglabājat mākoņa krātuves risinājumā, piemēram, Dropbox). Turklāt visas jūsu veiktās izmaiņas tiek zaudētas, tiklīdz kaut ko maināt un pēc tam nospiežat “ietaupīt”Pogu.

Tagad salīdziniet to ar Google dokumentiem. Google dokumenti ir līdzīga, samazināta Microsoft Word versija, izņemot to, ka tas atrodas tiešsaistē. Tas nozīmē:

• Visi jūsu dokumenti ir pieejami tiešsaistē visur, kur ir interneta savienojums. Ja jūsu dators tiek apcepts, varat vienkārši doties uz citu datoru, lai iegūtu failus. Nekas nav zaudēts.
• Jums nekad nav jāatceras kaut ko saglabāt, jo jūs to maināt jebkurā laikā kaut dokumentā - pat ja jūs vienkārši nokratāt atstarpes taustiņu - Google Docs automātiski to saglabā jūsu vietā jaunā versijā.
• Jauna versija nozīmē, ka, ja vēlaties atjaunot dokumentu uz iepriekšējo versiju, tas burtiski atrodas pāris klikšķu attālumā.
• Lai padarītu darbu vieglāku, varat instalēt paplašinājumus un logrīkus. Daudzi no tiem ir saistīti ar citiem Google pakalpojumiem.
• Jūs varat uzaicināt personas, kurām ir Google kontspievienojieties dokumentam, un ikviens var redzēt katru citu dokumenta apmeklētāju, ieskaitot visus ierakstus / izmaiņas, ko viņi veic reālajā laikā. Jūs varat rediģēt citu cilvēku labojumus, atstāt komentārus un tērzēt tērzēšanas lodziņā. Tas padara sadarbību bez piepūles.

Acīmredzot ir arī citi produkti, kas to daravisa sadarbības lieta, piemēram, Dropbox Paper. Microsoft Word un LibreOffice ļauj arī komentārus atstāt dokumentos. Word Online arī gūst panākumus līdzautoru un sadarbības jomā. Bet, manuprāt, tas ir Google, kam ir izdevies radīt vēl labāku produktu. Tas vienkārši darbojas patiešām ļoti labi.

Apskatīsim katru funkciju pēc kārtas.

Tiešsaistē visur, kur ir interneta savienojums

Ļoti moderns ir slīdēt pret mākoņdatošanas ļaunumiem, bet pieņemsim vērā, ka ir ļoti labs iemesls, kāpēc mākoņdatošana ir populāra. Proti, tā ir ērti. Cilvēki mīlestība ērtības. Izmantojot mākoņdatošanu, jums nav jāuztraucas par programmatūras instalēšanu visās ierīcēs vai failu dublēšanu.

Viss, kas jums nepieciešams, ir spēcīga parole mākoņa konta aizsardzībai, kā arī divu faktoru autentifikācija.

Caur priekšējām durvīm

Ir divi veidi, kā piekļūt Google dokumentiem. Vai nu izmantojot tiešo saiti - docs.google.com -, kas jūs atradīs šeit:

Vai arī izmantojot saiti Google Drive - drive.google.com - pēc tam noklikšķiniet uz zilās krāsas Dodieties uz Google disku pogu.

Nākamajā ekrānā noklikšķiniet uz Jauns> Google dokumenti.

Neatkarīgi no tā, kuru maršrutu izvēlaties iet, jums tiks piedāvātas divas iespējas - sāciet ar tukšu dokumentu vai izvēlieties veidni.

Tukšais dokuments

Tukšais dokuments ir ļoti vienkāršs. Vienkārši izvēlieties to, piešķiriet dokumentam nosaukumu, pēc tam sāciet rakstīt.

Kā es teicu sākumā, Google Docs ir ļoti labsnoņemtā Microsoft Word versija. Tātad ir ļoti sekla mācīšanās līkne un praktiski nav vietas katastrofām. Tāpēc tas ir tik populārs.

Atcerieties teicienu “... tik vienkārši pat mana vecmāmiņa to varēja izdarīt”? Tas attiecas uz Google dokumentiem. Vienkārši sāciet rakstīt. Kā es teicu iepriekš, tas vienkārši darbojas.

Lapas iestatījumu mainīšana

Ir dažādas iespējas, kā mainīt lapas iestatījumus sev vēlamā veidā.

Pirmkārt, ja jūs dodaties uz Fails> Lapas iestatīšana, jūs varat šo lodziņu pacelt uz augšu. Kad esat veicis izmaiņas, varat tās saglabāt kā visu nākamo dokumentu noklusējuma vērtības.

Augšējā izvēlnes joslā ir arī šie.

Kreisajā pusē teksts / attēls ir izlīdzināts, bet labajā pusē - rindstarpas.

Lai redzētu pārējos iestatījumus, vienkārši novietojiet peles kursoru virs tiem, un tiks parādīts rīka padoms ar funkcijas nosaukumu kopā ar īsinājumtaustiņu.

Fonti un kā iegūt vairāk

Izmantojot fontus, jūs iegūstat tādus izplatītus kāArial, Times New Roman, Verdana utt. Bet, ja vēlaties ar fontiem kļūt mazliet mežonīgākiem, tad vietnē Google Fonts varat lejupielādēt un instalēt vairāk. Vienkārši noklikšķiniet uz “Vairāk fontu”Fontu izvēlnes augšpusē.

Šis lodziņš tiks parādīts, izmantojot Google Fonts. Izvēlieties vajadzīgos fontus, noklikšķinot uz tiem, pēc tam noklikšķiniet uz labi.

Tagad jūs tos redzēsit savā fontu izvēlnē.

Veidnes

Dažreiz jums ir nepieciešams noteikts dokumenta tips, nevis tas pats jāformatē, bet jūs varat izvēlēties kādu no iepriekš formatētajām veidnēm, kuras nodrošina Google.

Ja jūs vēlaties iet šo ceļu, izvēlieties “No veidnes”Izvēloties jauna dokumenta izveidi. Tad parādīsies bezmaksas veidnes.

Ir ļoti daudz, no kuriem izvēlēties, piemēram, atsākšana,vēstuļu veidlapas, atskaites, brošūras, klases pieraksti, nodarbību plāni, rokasgrāmatas, līgumi un vēl daudz vairāk. Vienkārši izvēlieties vienu un sāciet to pielāgot savām vajadzībām.

Lai gan mani satrauc jautājums, kāpēc sunim nepieciešams atsākt darbu. Varbūt pieteikties uz sargsuņa amatu?

Automātiski saglabājot visas izmaiņas

Atcerieties, kad es jums teicu, ka Google dokumenti automātiski saglabā visu? Kad sākat rakstīt tukšajā dokumentā, apskatiet augšējo izvēlnes joslu blakus opcijai “Palīdzība”. Jūs redzēsit šo:

Un tad tas:

Kad redzat vārdus “Visas izmaiņas saglabātas Diskā”, Jums nekad nav jāuztraucas par pazaudēšanu, ko esat ierakstījis šajā dokumentā. Ja vien jūs, protams, neizdzēsīsit dokumentu.

Atgriešanās pie iepriekšējām versijām

Noklikšķinot uz “Visas diskā saglabātās izmaiņas”Saite parādīs iepriekšējās versijas. Tātad, ja jūs kaut ko mainījāt, to pilnīgi ienījāt un vēlaties atgriezties pie vecākas versijas, tas ir pilnīgi bez piepūles.

Pēc noklikšķināšanas uz “Visas diskā saglabātās izmaiņas” saite, jūs redzēsit šo:

Augšdaļā esošā ir pašreizējā versija. Zemāk redzamās ir vecākas versijas ar laika zīmogiem. Izvēlieties, kuru versiju vēlaties atjaunot, noklikšķinot uz tās labajā pusē. Pēc tam lapas augšdaļā noklikšķiniet uz “Atjaunot šo versiju”.

Tagad skatieties, kā maģiski atgriežas vecā versija!

Papildinājumi bagātinātākai lietotāju pieredzei

Google dokumentos ir daudz papildinājumu, kurus varat instalēt, lai padarītu jūsu pieredzi daudz vieglāku. Turklāt izstrādātāji var izveidot paši un iesniegt tos Google apsvēršanai.

Lai skatītu papildinājumus, dodieties uz izvēlni Papildinājumi ekrāna augšdaļā un izvēlieties “Iegūstiet papildinājumus”. Tagad parādīsies lodziņš, kurā redzēsit dažus izceltus papildinājumus, kā arī meklēšanas lodziņu citu atrašanai.

Šīs ir manas izlases, kuras es izmantoju visu laiku. Atverot tos un izmantojot izvēlni Papildinājumi, tie tiek atvērti labās puses sānjoslas rūtī. Vienlaicīgi var izmantot tikai vienu papildinājumu.

Labāks vārdu skaits

Savu vārdu skaitu ir viegli atrast. Jums vienkārši jādodas uz Rīki> Vārdu skaits. Bet, ja jūs atrodaties plūsmā, pārtraukšana pastāvīgi noklikšķināt uz izvēlnes opcijām var būt patiešām kairinoša. Šajā vietā Labāks vārdu skaits izceļas.

Pēc tā atvēršanas tas atrodas ekrāna labajā pusē. Tad, tiklīdz sākat rakstīt, jūsu vārdu skaits reālajā laikā mainīsies. Nekāda noklikšķināšana nav nepieciešama.

OneLook tēzaurs

Kad esat aizņemts, rakstot, dažreiz atrodotpareizais vārds ir grūti iedomājams. Tas ir noderīgs OneLook tēzaurs. Papildus sinonīmiem var iegūt arī atskaņu, īpašības vārdus, lietvārdus un daudz ko citu.

Openclipart

Klipkopu daži uzskata par lipīgu, taču ir vienāds skaits cilvēku, kam tas patīk. Tāpēc, ja jums ir nepieciešams klipkops, lai to iekļautu Google dokumentu dokumentā, Openclipart ir būtisks papildinājums.

Pēc tā atvēršanas labā sānu josla tiks atvērta ar meklēšanas lodziņu. Meklējiet to, ko meklējat, pēc tam noklikšķiniet uz tā. Tas automātiski tiks ievietots dokumentā.

Tulkot

Google dokumentiem ir funkcija visa dokumenta tulkošanai (vairāk par to vēlāk). Bet jūs varat arī iztulkot mazus dokumenta gabalus ar “TulkotPapildinājums.

Iezīmējiet tekstu, kuru vēlaties tulkot, atveriet pievienojumprogrammu “Tulkot”, izvēlieties mērķa valodu un pēc tam noklikšķiniet uz “Tulkot”Pogu.

Uzaiciniet cilvēkus uz savu dokumentu, komentāriem un tērzēšanu

Viens no Google dokumentu labākās iespējas ir reāllaika sadarbības funkcijas. Neatkarīgi no tā, kur jūs un jūsu kolēģi atrodaties, jūs visi varat apvienoties vienā dokumentā, komentēt, rediģēt viens otra rakstīto un tērzēt.

Pirms Google Docs cilvēki sūtīt jaunāko e-pastuteksta apstrādes dokumenta versija draugam vai kolēģim. Jo vairāk versiju tika nosūtītas pa e-pastu, jo lielāks bija risks, ka radīsies neskaidrības par to, kura bija jaunākā versija.

Bet Google Docs noņem šīs galvassāpes. Tagad jums vienkārši jāaicina uz vienu šifrētu saiti un tieši jūsu acu priekšā jāredz jaunākā versija.

Aicinot cilvēkus

Ikvienam, kurš jāaicina uz Google dokumentu, ir nepieciešams Google konts. Tas var būt vai nu parasts bezmaksas Gmail konts, vai arī apmaksāts Google Apps konts.

Tagad noklikšķiniet uz zilās pogas “SHARE” dokumentu ekrāna augšējā labajā stūrī, un lodziņš uzlec.

Ja jūs noklikšķiniet uz “Iegūstiet koplietojamu saiti”, Jums ir iespēja izveidot saiti, kurikviens var piekļūt dokumentam, ja vien tam ir saite. Varat arī rediģēt viņu skatīšanās atļaujas, piemēram, viņu spēju rediģēt jūsu darbu vai vienkārši to izlasīt.

Vai arī, ja vēlaties uzaicināt kādu konkrētu personu, varat kopēt viņas e-pastu uz sadaļu “Cilvēki ” sadaļu, kā arī to, ko viņiem atļauts darīt dokumentā. Pievienojiet arī piezīmi, ja ir kaut kas, ko vēlaties viņiem pateikt.

Ja jūsu kontaktinformācijas grāmatā ir cilvēki, kuri izmanto šo e-pasta adresi, un viens no viņiem ir persona, kuru vēlaties uzaicināt, e-pasta lauks automātiski tiek aizpildīts, ietaupot mazliet laika.

Kad persona pieņems jūsu ielūgumu, jūs viņu redzēsit ekrāna augšdaļā blakus pogai KOPĪGOT.

Un jūs redzēsit arī to, kā kursors pārvietojas, pārvietojoties pa dokumentu.

Jāatzīmē, ka tas ir dokumentsradītājs, jūs visu laiku to kontrolējat. Neviens nevar jūs noņemt no dokumenta. Bet jūs varat noņemt ielūgtos cilvēkus (vienkārši neļaujiet spēkam iet uz galvas!).

Tērzēšana

Rakstot, sadarbojoties un tā tālāk, jūs varat arī tērzēt savā starpā. Tērzēšanas lodziņš atrodas blakus zilajai pogai SHARE ekrāna augšdaļā. Noklikšķinot uz tā, tiks parādīts tērzēšanas lodziņš.

Komentējot

Komentēt jebkuru dokumenta daļu ir ļoti viegli. Jums vienkārši jāizceļ tā teksta daļa, par kuru vēlaties komentēt. Pēc tam lapas labajā pusē parādīsies mazs runas burbulis.

Noklikšķiniet uz tā un parādīsies atbilstošs komentēšanas lodziņš. Tagad varat uzrakstīt savu missive. Kad esat pabeidzis, iezīmētais teksts kļūst dzeltens un jūsu komentārs tiek parādīts lapā.

Tagad dokumenta īpašnieks saņem e-pasta paziņojumu ar jūsu komentāru, un viņš var atbildēt vai atzīmēt problēmu kā “atrisināta”, kas jūsu komentāru izzūd.

Eksportēšana no Google dokumentiem

Kad esat beidzot pabeidzis dokumentu, jums, iespējams, tas būs jāeksportē no Google dokumentiem noteiktā formātā.

Ja jūs dodaties uz Fails> Lejupielādēt kā…, redzēsit dažādas pieejamās iespējas.

Izvēlieties savu indi un vērojiet, kā jūsu fails tiek lejupielādēts.

Citi lieliski padomi un ieteikumi

Vai vēlaties vēl vairāk padomu un triku saistībā ar Google dokumentiem? Prieks, ka jūs teicāt jā, jo man ir vairāk kravu.

Augšupielādējiet skenētos dokumentus un citus failus

Google vēlas, lai jūs izmantotu Google dokumentus kā visu savu failu krātuvi. Tāpēc viņi vēlas, lai jūs augšupielādētu citus failus (PDF, DOC X utt.) Un saglabātu tos dokumentos / diskā.

Tomēr, ja glabājat tos šajos failu formātos,Google soda jūs, ņemot vērā failu lielumu no jūsu Google konta krātuves ierobežojuma. Bet, ja konvertējat failu uz “Google failu” (tādu, kas ir saderīgs ar darbību pakalpojumā Google dokumenti), pēkšņi faila glabāšana dokumentos / diskā ir bezmaksas. Turklāt tas aizņem mazāk vietas.

Šeit ir PDF fails, kuru nesen augšupielādēju. Lai to pārvērstu par Google dokumentu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tā un izvēlieties “Atvērt ar" un tad "Google dokumenti”.

Konversija notiks ātri, un tad varēsit atvērt jauno failu. Varat arī izdzēst veco failu, ja vēlaties, jo tas aizņems nevajadzīgu vietu.

Ja fails ir dokumenta fotokopija, Googlevar pārveidot šo dokumentu rediģējamā tekstā, izmantojot tehnoloģiju OCR (Optical Character Recognition). Šī ir tā pati tehnoloģija, kuru Project Gutenberg un The Internet Archive izmanto publiskā domēna grāmatu indeksēšanai.

Atrast un aizstāt tekstu

Acīmredzot šī nav funkcija, kas ekskluzīva tikai Google dokumentiem (Microsoft Word tas jau ir bijis visu vecumu), taču jūs varat atrast noteiktu vārdu vai tekstu un automātiski to aizstāt ar citu vārdu vai tekstu.

Man kā fantastikas autoram tas ir nenovērtējamsEs vienmēr mainu rakstzīmju vārdus. Es varu atgriezties, ievadīt rakstzīmes vārdu un pēc tam norādīt, kāds vārds personai jāmaina. Pārējo veiks Google dokumenti.

Pirmkārt, dodieties uz Rediģēt> atrast un aizstāt.

Kad tiek parādīts lodziņš, ierakstiet vārdu, kuru vēlaties izcelt. Pa labi tas jums pateiks, cik daudz šī vārda ir dokumentā. Tad zem tā norādiet jauno vārdu.

Varat tos nomainīt pa vienam, izmantojot "AizvietotVai visus tos uzreiz, izmantojot “Aizstāt visu”.

Ievietot lappušu numurus

Ja jums ir nepieciešams, lai jūsu dokumentā būtu lappušu numuri, arī tas ir viegli.

Iet uz Ievietot> galvenes un lappuses numuru> lappuses numuru.

Izvēlieties, kuru numerācijas stilu vēlaties. Pēc noklikšķināšanas uz tās katra lapa tiks numurēta, kā jūs norādījāt.

Izveidojiet personīgo vārdnīcu, lai izjauktu šos Typos

Atkarībā no tā, kur atrodaties pasaulē, GoogleDokumenti var nolemt, ka viss, ko jūs rakstāt, ir nepareizs. Piemēram, es savā Google kontā esmu reģistrēts kā angļu angļu valoda, bet, ja es rakstu ASV klientam rakstu angļu valodā, pēkšņi katrs otrais vai trešais vārds tiek atzīmēts kā kļūdaini uzrakstīts.

Vai arī, ja es rakstu fantastisku romānu ar tādiem nosaukumiem kāĢenerālis Zuugg, tad Google man saka, ka Zuugg nav vārds (acīmredzami). Tātad jūs varat izmantot Google Doc personiskās vārdnīcas funkciju, lai kļūtu par Semjuelu Džonsonu un padarītu to par vārdu!

Vienkārši izceliet sarkanā pasvītrojuma vārdu, noklikšķiniet ar peles labo taustiņu un izvēlieties “Pievienot personīgajai vārdnīcai”.

Pēc tam sarkanā kļūdas līnija pazudīs, un jums nevajadzētu vēlreiz saņemt kļūdas ziņojumu par šo vārdu.

Tūlīt tulkojiet savu dokumentu, izmantojot Google Translate

Visu dokumentu var tulkot, izmantojot iebūvēto Google Translate funkciju. Tas ir ļoti noderīgi, ja jums ir draugi, kolēģi vai klienti, kas runā citā valodā.

Vienkārši dodieties uz Rīki> Tulkot dokumentu.

Tiek parādīta šī aile, kurā tiek lūgts nosaukt tulkoto dokumentu (tiks izgatavota kopija), kā arī valodu, kurā vēlaties to tulkot.

Atrodoties Vācijā, es izvēlējos vācu valodu un maģiski parādījās šī dokumenta nesen tulkotā vācu valodas versija. Formatēšana tomēr atstāj daudz vēlama, daudz vārdu sakopojot kopā.

Ievietojiet saites, izmantojot iebūvēto Google meklēšanu

Google meklētājprogramma ir iebūvēta tieši pakalpojumā Google dokumenti. Ja vēlaties saistīt ar kaut ko, vienkārši iezīmējiet to, noklikšķiniet ar peles labo pogu un izvēlieties “Saite”.

Alternatīvi iezīmējiet tekstu, kuru vēlaties saistīt, un augšējā izvēlnes joslā noklikšķiniet uz saites ikonas.

Tiek atvērta izvēlne, kurā tiek parādīti labākie meklēšanas rezultāti. Ja redzat meklēto saiti, noklikšķiniet uz tās, lai saite tiktu automātiski ievietota dokumentā.

Ja neredzat vēlamo saiti, ir redzams “vairāk”Opcija tālāk sarakstā. Noklikšķinot uz, tiks atvērta Google meklētājprogrammas rezultātu lapa labajā sānjoslā ar jūsu meklēšanas vienumu, kas jau ir aizpildīts.

Izmantojiet Google dokumentus, atrodoties ceļā, izmantojot mobilo lietotni

Visbeidzot, izmantojot lieliskās bezmaksas viedtālruņu lietotnes, jūs varat izveidot, apskatīt un rediģēt Google dokumentus. Šeit ir Android versija, kā arī iOS versija.

Secinājums

3000 vārdu vēlāk, un man ir tik tikko saskrāpēja virsmu tam, ko var izmantot Google dokumentidarīt. Tur ir tikai tik daudz, ka es biju spiests izstāties, lai varētu sajust nākamo rakstu. Ko jūs gribētu redzēt otrajā daļā? Galdi? Zemsvītras piezīmes? Satura tabulas? Es labprāt dzirdētu no jums komentārus zemāk.