כל מה שאתה צריך לדעת על תחילת העבודה עם Google Docs

Google Docs הוא שירות מקוון חינם המאפשרלך ליצור, לערוך ולשתף פעולה על מסמכים, ישירות מהדפדפן שלך. בואו נסקור מקרוב את התכונות ונבדוק מדוע אנו אוהבים את האפליקציה הזו מגוגל.

פעם הייתי אוהד של מיקרוסופט וורד. אבל בסופו של דבר, נמאס לי לשלם על משהו שיש בו אלטרנטיבות חינמיות ברשת. אז ניסיתי את LibreOffice החינמי אבל כשהמחשב שלי התמודד עם עצמו, איבדתי את כל העבודה שלי. זה היה הרגע בו החלטתי לנסות את Google Docs מבוסס הענן, ומאז לא הסתכלתי לאחור.

Google Docs הוא אחת מאבני היסוד שלהצעות אופיס של גוגל, ולמרות הנטייה של גוגל מפני כיבוי מוחלט של שירותיהן, עד כה הייתה זו אחת שנותרה עומדת, מאז נרכשה על ידי גוגל בשנת 2006. לצד גיליונות אלקטרוניים, שקופיות, טפסים וציורים, גוגל בנתה חבילת פרודוקטיביות אדירה וענקית למיקרוסופט שנהגה לשלוט בפינה זו של ענף ה- IT עם מעט מאוד תחרות לדבר.

בעיניי, ל- Google Docs שני נקודות חוזק עיקריות. ראשית, מדובר במונוליט ענק של חברה עם הכרת מותג אוניברסלי שלא צפויה לפשוט רגל בכל עת במאה הבאה. כך שאנשים חשים ביטחון בנוגע להעברת העבודה החשובה שלהם לשירות ולהשאירם שם. בוקר אחד הם לא יתעוררו לגלות שהשירות נסגר פתאום.

שנית, Google Docs מופעל על ידי שירותי Google האחרים (תרגם, חיפוש, גופנים, תמונות וכו '). הכל משולב בצורה חלקה וניתן להשתמש בו יחד - והכל באמצעות חשבון יחיד.

אבל האם אתה באמת לדעת כל מה שיש לדעת על Google Docs? עוד מעט נגלה.

מה זה Google Docs על קצה המזלג

כשאתה משתמש במשהו כמו Microsoft Word אוLibreOffice, הקבצים שאתה שומר נשמרים רק במחשב שאתה עובד עליו (אלא אם כן אתה שומר אותם בפתרון אחסון בענן כמו Dropbox). בנוסף כל השינויים שתבצע אבדו ברגע שתשנה משהו ואז לחץ על "לשמורכפתור.

עכשיו השווה את זה למסמכי Google. Google Docs הוא גרסה דומה ומדורגת של Microsoft Word, אלא שהוא שוכן באינטרנט. זה אומר:

• כל המסמכים שלך זמינים באופן מקוון בכל מקום שיש חיבור לאינטרנט. אם המחשב שלך מטוגן, אתה יכול פשוט ללכת למחשב אחר כדי להשיג את הקבצים שלך. שום דבר לא הולך לאיבוד.
• אתה לעולם לא צריך לזכור לחסוך כלום כי בכל עת שאתה משנה כל דבר במסמך - אפילו אם אתה פשוט פוגע בסרגל החלל - Google Docs שומר אותו עבורך באופן אוטומטי בגירסה חדשה.
• גרסה חדשה פירושה שאם ברצונך להחזיר את המסמך לגירסה קודמת, זה ממש כמה קליקים משם.
• אתה יכול להתקין תוספים ווידג'טים כדי להקל על העבודה שלך. רבים מהם קשורים לשירותי גוגל אחרים.
• אתה יכול להזמין אנשים עם חשבון גוגלהצטרף למסמך וכל אחד יכול לראות כל מבקר אחר במסמך כולל כל הקלדה / שינוי שהם מבצעים בזמן אמת. אתה יכול לערוך עריכות של אנשים אחרים, להשאיר תגובות ולשוח בצ'אט בתיבת צ'אט. זה הופך את שיתוף הפעולה ללא מאמץ.

ברור שיש מוצרים אחרים שעושים זאתדבר שלם בשיתוף פעולה כמו נייר Dropbox. Microsoft Word ו- LibreOffice מאפשרים גם להשאיר הערות במסמכים. Word Online עושה צעדים גם בתחום הכותבים ושיתוף הפעולה. אבל זה גוגל שלדעתי הם שהצליחו ליצור את המוצר המעולה יותר. זה פשוט עובד ממש ממש טוב.

בואו נסתכל על כל תכונה בתורם.

מקוון בכל מקום שיש חיבור לאינטרנט

זה מאוד אופנתי להתאמץ נגד הרעות של מחשוב ענן, אבל בואו נודה בזה, יש סיבה טובה מאוד מדוע מחשוב ענן פופולרי. כלומר, זהו נוח. בני אנוש אהבה נוחות. עם מחשוב ענן, אינך צריך לדאוג להתקנת תוכנה בכל המכשירים שלך או לגבות את הקבצים שלך.

כל מה שאתה צריך זה סיסמא חזקה להגנה על חשבון הענן שלך, יחד עם אימות דו-גורמי.

עוברת דרך דלת הכניסה

יש שתי דרכים לגישה אל Google Docs. או דרך הקישור הישיר שלו - docs.google.com - שיביא אותך לכאן:

או דרך קישור Google Drive - drive.google.com - לחץ על הכחול עבור אל Google Drive כפתור.

במסך הבא, לחץ על חדש> Google Docs.

לא משנה לאיזה מסלול תבחרו, תוצגו בפניכם שתי אפשרויות - התחילו עם מסמך ריק או בחרו תבנית.

המסמך הריק

המסמך הריק מאוד פשוט. פשוט בחר בו, תן למסמך כותרת ואז התחל להקליד.

כמו שאמרתי בהתחלה, Google Docs הוא מאודגרסת הפשט של מיקרוסופט וורד. אז יש עקומת למידה רדודה וכמעט אין מקום לשום אסון. לכן זה כל כך פופולרי.

זכור את האמרה "... פשוט כל כך אפילו סבתא שלי יכולה לעשות את זה"? ובכן, זה חל על Google Docs. פשוט התחל להקליד. כמו שאמרתי קודם, זה פשוט עובד.

שינוי הגדרות העמוד

קיימות אפשרויות שונות לשינוי הגדרות העמוד לאופן הרצוי להן.

ראשית, אם אתה הולך קובץ> הגדרת עמוד, אתה יכול להעלות את התיבה הזו. לאחר ביצוע שינויים, תוכלו לשמור אותם כערכי ברירת המחדל עבור כל המסמכים העתידיים.

יש גם אלה בשורת התפריטים העליונה.

זה משמאל הוא יישור הטקסט / תמונה וזה שמימין הוא מרווח השורות.

כדי לראות מה שאר ההגדרות, פשוט העכבר עליהן והקלת כלים תופיע עם שם הפונקציה, יחד עם קיצור המקשים שלה.

גופנים וכיצד ניתן להשיג יותר

עם הגופנים, אתה מקבל את הנפוצים כגוןאריאל, טיימס ניו רומן, ורדנה וכדומה. אבל אם אתה רוצה להתפרע עם הגופנים שלך, אתה יכול להוריד ולהתקין יותר, באמצעות גופנים של גוגל. פשוט לחץ על "גופנים נוספים”בראש תפריט הגופנים.

תיבה זו תופיע באמצעות גופנים של גוגל. בחר את הגופנים הרצויים על ידי לחיצה עליהם, ואז לחץ בסדר.

כעת תראה אותם בתפריט הגופנים שלך.

התבניות

לפעמים אתה זקוק לסוג מסמך ספציפי ולא לעצב אותו בעצמך, אתה יכול פשוט לבחור אחת מהתבניות המעוצבות מראש המסופקות על ידי גוגל.

אם זו הדרך שאתה רוצה ללכת, בחר "מתבנית"בבחירתך ליצור מסמך חדש. ואז יופיעו התבניות החינמיות.

יש המון מה לבחירה, כגון קורות חיים,מכתבים, דוחות, עלונים, הערות כיתה, מערכי שיעורים, מדריכים, חוזים ועוד ועוד. פשוט בחר אחד והתחל להתאים אותו כך שיתאים לצרכים שלך.

למרות שאני מבולבל מדוע כלב זקוק לקורות חיים. אולי להגיש מועמדות לתפקיד כלב שמירה?

שמירת כל שינוי באופן אוטומטי

זוכר שאמרתי לך ש- Google Docs שומר אוטומטית הכל? כשאתה מתחיל להקליד את המסמך הריק שלך, התבונן בשורת התפריטים העליונה לצד האפשרות "עזרה". תראה זאת:

ואז זה:

כשאתה רואה את המילים, "כל השינויים שנשמרו בכונן", לעולם אינך צריך לדאוג לאובדן דבר שהקלדת אי פעם במסמך זה. אלא אם כן אתה מוחק את המסמך כמובן.

חזרה על גרסאות קודמות

לחיצה על זה "כל השינויים שנשמרו בכונן"הקישור יראה לך את הגרסאות הקודמות. אז אם שיניתם משהו, שנאתם אותו לחלוטין ואתם רוצים לחזור לגרסה ישנה יותר, זה ללא מאמץ לחלוטין.

לאחר לחיצה על "כל השינויים שנשמרו בכונן" קישור, תראה זאת:

זה בראש הוא הגרסה הנוכחית. אלה שלמטה הם הגרסאות הישנות עם חותמות הזמן. בחר לאיזה גרסה תרצה לחזור על ידי לחיצה עליה מימין. ואז בראש הדף, לחץ על "שחזר גרסה זו”.

עכשיו צפו בגרסה הישנה לחזור קסם!

תוספות לחוויית משתמש מועשרת יותר

ל- Google Docs יש המון תוספות שאתה יכול להתקין כדי להקל על החוויה שלך. בנוסף, מפתחים יכולים להכין בעצמם ולהגיש אותם לשיקול גוגל.

כדי לראות את התוספות, עבור לתפריט התוספות שבראש המסך ובחר "קבל תוספות”. כעת תופיע תיבה בה תראו כמה תוספות מודגשות, כמו גם תיבת חיפוש למציאת אחרים.

להלן המועדפים שאני משתמש בהם כל הזמן. כשאתה פותח אותם ומשתמש בהם באמצעות תפריט התוספות, הם נפתחים בחלונית הצד הימנית. אתה יכול להשתמש רק בתוסף אחד בכל פעם.

ספירת מילים טובה יותר

קל למצוא את ספירת המילים שלך. אתה פשוט צריך ללכת אליו כלים> ספירת מילים. אבל אם אתה נמצא בזרימה, עצירה בלחיצה מתמדת על אפשרויות התפריט יכולה להיות ממש מעצבנת. זה איפה ספירת מילים טובה יותר מצטיין.

לאחר פתיחתו הוא יושב מימין למסך. ואז ברגע שתתחיל להקליד, ספירת המילים שלך תשתנה בזמן אמת. אין צורך בלחיצה משם.

תזארוס של OneLook

כשאתה עסוק בהקלדה, לפעמים למצואקשה לחשוב על המילה הנכונה. זה המקום בו OneLook מזל טוב הוא שימושי. כמו גם מילים נרדפות, תוכלו לקבל גם חרוזים, שמות תואר, שמות עצם ועוד.

Openclipart

קליפארט נתפס בעיני חלקים כמדביקים אך ישנם מספר שווה של אנשים שאוהבים את זה. זו הסיבה, אם אתה זקוק לקליפ אוסף לכלול במסמך Google Docs שלך, Openclipart הוא תוסף חיוני.

לאחר פתיחתה, סרגל הצד הימני ייפתח עם תיבת חיפוש. חפש את מה שאתה מחפש ולחץ עליו. זה יוכנס אוטומטית למסמך.

לתרגם

ל- Google Docs יש פונקציה לתרגום המסמך כולו (עוד על כך בהמשך). אבל אתה יכול גם לתרגם נתחים קטנים של המסמך עם הכיתוב "לתרגם" תוסיף.

הדגש את הטקסט שברצונך לתרגם, פתח את התוסף "תרגם", בחר את שפת היעד ולחץ על "לתרגםכפתור.

הזמן אנשים למסמך שלך, תגובה וצ'אט

אחד מ התכונות הטובות ביותר ב- Google Docs הן פונקציות שיתוף הפעולה בזמן אמת. לא משנה היכן אתה ועמיתיך נמצאים בעולם, כולכם יכולים להתכנס על אותו מסמך, להשאיר תגובות, לערוך אחד את השני בכתיבה ולשוחח בצ'אט.

לפני מסמכי Google, אנשים ישלחו בדוא"ל את האחרוןגרסה של מסמך לעיבוד תמלילים לחבר או לעמית. ככל שיצאו יותר גרסאות בדוא"ל, היה הסיכון גדול יותר שיהיה בלבול לגבי הגרסא האחרונה.

אבל Google Docs מסיר את כאב הראש הזה. עכשיו אתה רק צריך להיות מוזמן לקישור המוצפן אחד ולראות את הגרסה האחרונה ממש מול העיניים שלך.

מזמינים אנשים

מי שצריך להיות מוזמן למסמך של גוגל צריך חשבון גוגל. זה יכול להיות חשבון Gmail רגיל בחינם או חשבון Google Apps בתשלום.

כעת לחץ על כפתור ה- "SHARE" הכחול בפינה השמאלית העליונה של מסך Docs ותיבה תקפוץ למעלה.

אם תלחץ על "קבל קישור לשיתוף", יש לך אפשרות ליצור קישור איפהכל אחד יכול לגשת למסמך, בתנאי שיש לו את הקישור. אתה יכול גם לערוך את הרשאות הצפייה שלהם, כגון היכולת לערוך את העבודה שלך או לקרוא אותה בלבד.

או אם אתה מעדיף להזמין אדם ספציפי, תוכל להעתיק את הדוא"ל שלו אל הכיתוב "אנשים " בסעיף, יחד עם מה שמותר להם לעשות במסמך. צרף פתק גם אם יש משהו שאתה רוצה לומר להם.

אם יש לך אנשים שנמצאים בספר אנשי הקשר שלך עבור כתובת דוא"ל זו, ואחד מהם הוא האדם שאתה רוצה להזמין, שדה הדוא"ל יאוכלס אוטומטית באופן אוטומטי ויחסוך לך קצת זמן.

כאשר האדם מקבל את ההזמנה שלך, אתה תראה אותם בראש המסך, ליד כפתור השיתוף.

ותראה גם את הסמן שלהם זז כאשר הם עוברים במסמך.

יש לציין כי כמסמךיוצר, אתה נשאר בשליטה על זה בכל עת. אף אחד לא יכול להסיר אותך מהמסמך. אבל אתה יכול להסיר את האנשים שאתה מזמין (פשוט אל תיתן לכוח לעבור לראש שלך!).

מפטפטים

כשאתם מקלידים, משתפים פעולה וכדומה, תוכלו גם לשוחח זה עם זה. תיבת הצ'ט יושבת ליד כפתור ה- SHARE הכחול בראש המסך. לחיצה עליו תגלה את תיבת הצ'אט.

מגיב

תגובה קלה על כל חלק מהמסמך היא קלה מאוד. אתה פשוט צריך להדגיש את החלק של הטקסט שאתה רוצה להעיר עליו. לאחר מכן תופיע בועת דיבור קטנה מימין לדף.

לחץ עליו ותופיע תיבת הערות ראויה. עכשיו אתה יכול לכתוב את המסיבי שלך. בסיום, הטקסט המודגש הופך לצהוב וההערה שלך יושבת בדף.

בעל המסמך מקבל כעת הודעת דוא"ל עם התגובה שלך והם יכולים לענות או לסמן את הבעיה כ"פתורה "מה שגורם להערתך להיעלם.

ייצוא מ- Google Docs

לאחר שתסיים סוף סוף את המסמך, כנראה שתצטרך לייצא אותו מ- Google Docs בפורמט מסוים.

אם אתה הולך ל קובץ> הורד כ ...., תראה את האפשרויות השונות הזמינות.

בחר את הרעל שלך וצפה בהורדת הקובץ שלך.

טיפים וטריקים מגניבים אחרים

האם אתה רוצה עוד טיפים וטריקים בנוגע ל- Google Docs? שמח שאמרת שכן כי יש לי המון יותר.

העלה מסמכים סרוקים וקבצים אחרים

גוגל רוצה שתשתמש ב- Google Docs כמאגר עבור כל הקבצים שלך. אז הם רוצים שתעלה את הקבצים האחרים שלך (PDF, DOC X וכו ') ותאחסן אותם בתוך Docs / Drive.

עם זאת, אם אתה שומר אותם בפורמטים של קבצים אלה,Google מענישה אותך על ידי הוצאת גודל הקבצים ממגבלת האחסון בחשבון Google שלך. אבל אם אתה ממיר את הקובץ ל"קובץ Google "(שקובץ תואם להפעלה ב- Google Docs), פתאום אחסון הקובץ ב- Docs / Drive הוא בחינם. בנוסף זה תופס פחות שטח אחסון.

להלן קובץ PDF שהעלתי לאחרונה. כדי להפוך אותו למסמך של גוגל, לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "לפתוח עם" ואז "גוגל מסמכים”.

ההמרה תהיה מהירה ואז תוכלו לפתוח את הקובץ החדש. אתה יכול גם למחוק את הקובץ הישן אם תרצה כי הוא יתפוס מקום מיותר.

אם הקובץ הוא צילום של מסמך, גוגליכול להמיר את המסמך לטקסט הניתן לעריכה באמצעות טכנולוגיה הנקראת OCR (זיהוי תווים אופטיים). זוהי אותה טכנולוגיה בה משתמשים פרויקט גוטנברג וארכיון האינטרנט לצורך אינדקס ספרי רשות הרבים.

מצא והחלף טקסט

ברור שזו לא תכונה בלעדית ל- Google Docs (ל- Microsoft Word יש את זה כבר עידנים) אבל אתה יכול למצוא מילה או טקסט מסוימים ולהחליף אותה אוטומטית במילה או טקסט אחר.

ככותב בדיוני, זה לא יסולא בפז מבחינתיאני תמיד משנה שמות של תווים. אני יכול לחזור, להקליד את שם הדמות ואז לציין לאיזה שם צריך לשנות את האדם. Google Docs עושה את השאר.

ראשית, עבור אל ערוך> מצא והחלף.

כאשר התיבה מופיעה, הקלד את המילה שברצונך להזין. מימין, זה יגיד לך כמה מקרים של המילה הזו יש במסמך. ואז מתחת, ציין את המילה החדשה.

אתה יכול להחליף אותם בזה אחר זה באמצעות "החלף"או כולם בבת אחת באמצעות"החלף הכל”.

הכנס מספרי עמודים

אם אתה זקוק למספרי עמודים למסמך שלך, גם זה קל.

לך ל הכנס> כותרת ומספר עמוד> מספר עמוד.

בחר איזה סגנון מספור אתה רוצה. לאחר לחיצה עליו, כל עמוד ימוספר באופן שציינת.

בנה מילון אישי כדי לטפל בדפוסים ההם

תלוי היכן אתה נמצא בעולם, גוגלמסמכים עשויים להחליט שמה שאתה מקליד הכל לא בסדר. לדוגמה, אני רשום בחשבון Google שלי כאנגלית בבריטניה, אך אם אני מקליד מאמר עבור לקוח אמריקני באנגלית אמריקאית, פתאום כל מילה שנייה או שלישית מסומנת ככתיב שגוי.

או אם אני כותב רומן פנטזיה עם שמות כמוהגנרל זוגג אז גוגל אומרת לי שזוג אינה מילה (ברור). כך שתוכלו לנצל את תכונת המילון האישי של גוגל דוק כדי להפוך לסמואל ג'ונסון ולהפוך אותה למילה!

פשוט סמן את המילה שהודגשה באדום, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "הוסף למילון אישי”.

קו השגיאה האדום ייעלם ואז לא אמור לקבל שוב את הודעת השגיאה עבור אותה מילה.

תרגם את המסמך באופן מיידי באמצעות Google Translate

אתה יכול לתרגם את כל המסמך שלך באמצעות הפונקציה המובנית של Google Translate. זה מועיל באמת אם יש לך חברים, עמיתים או לקוחות הדוברים שפה אחרת.

פשוט גש ל כלים> תרגם מסמך.

זה מעלה תיבה זו שמבקשת ממך לקרוא למסמך המתורגם (ייעשה עותק) כמו גם את השפה שאליה תרצה לתרגם.

בהיותי בגרמניה בחרתי בגרמנית והופיעה בקסם גרסה גרמנית חדשה שתורגמה למסמך זה. העיצוב משאיר הרבה מאוד רצוי, עם הרבה מילים דחוסות זו בזו.

הוסף קישורים באמצעות חיפוש מובנה של גוגל

מנוע החיפוש של גוגל מובנה היישר בתוך Google Docs. אם אתה רוצה לקשר למשהו, פשוט סמן אותו, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "קישור”.

לחלופין, הדגש את הטקסט שברצונך לקשר ולחץ על סמל הקישור בשורת התפריטים העליונה.

זה פותח תפריט בו מוצגות תוצאות החיפוש המובילות. אם אתה רואה את הקישור שאתה מחפש, לחץ עליו כדי להוסיף את הקישור למסמך שלך באופן אוטומטי.

אם אינך רואה את הקישור הרצוי לך, יש "יותראפשרות נוספת בהמשך הרשימה. לחיצה שתפתח דף תוצאות של מנוע חיפוש בגוגל בסרגל הצד הימני כאשר מונח החיפוש שלך כבר מאוכלס מראש.

השתמש במסמכי Google בדרכים עם האפליקציה לנייד

לבסוף, תוכלו ליצור, להציג ולערוך את Google Docs באמצעות אפליקציות הסמארטפון החינמיות הנהדרות. להלן גרסת אנדרואיד וגם גרסת iOS.

סיכום

3000 מילים אחר כך ויש לי בקושי גירד את פני השטח מה יכול Google Docsלַעֲשׂוֹת. יש רק כל כך הרבה שנאלצתי לעזוב שאני יכול להרגיש מאמר המשך. מה תרצה לראות בחלק השני? שולחנות? הערות שוליים? תוכן עניינים? אשמח לשמוע מכם בתגובות למטה.