מדריך למתחילים ל- Google Sheets, המתחרה המקוון ל- Excel

בפעם האחרונה בדקנו ב- Google Docs וכיצד מתחילים עם זה, אם אתם מתחילים. היום אנו נבחן את החלק העיקרי האחר באפליקציות הפרודוקטיביות מבוססות הענן של גוגל - Google Sheets.

Sheets היא התשובה של גוגל לאקסל של מיקרוסופט. ישנם שני דברים גדולים המבדילים בין גיליונות לאקסל: גיליונות מבוססים לחלוטין על דפדפן אינטרנט וזה לגמרי בחינם לשימוש. זה גם משתף הרבה בפונקציות השיתוף והשיתוף שיש ל- Docs.

בהנחה שלא ידעתם כלום על גיליונות, בואו נסתכל מתחת למכסה המנוע כיצד כל זה עובד.

גיליונות גוגל - החלופה החינמית ל- Microsoft Excel

אם כבר יש לך הבנה טובה כיצד פועל Microsoft Excel, לא תהיה לך שום בעיה ב- Google Sheets. אבל נניח שאתה גם לא יודע כלום על אופן ההפעלה של Excel.

בדומה למסמכים, ל- Sheets הדברים הבאים הולכים על זה:

• הכל מקוון לחלוטין, כך שהגיליונות האלקטרוניים שלך נגישים מכל מחשב או מכשיר נייד המחובר לאינטרנט.
• הכל נשמר אוטומטית כך שלעולם לא תצטרך לדאוג לאובדן עבודה חיונית כלשהי.
• אתה יכול להזמין משתפי פעולה לגיליונות האלקטרוניים שלך ולראות אותם עורכים את המסמכים בזמן אמת.
• אתה יכול לשוחח בצ'אט עם משתפי הפעולה שלך בגיליון האלקטרוני בזמן אמת.
• ניתן להציג את היסטוריית הגרסאות ולהחזיר גיליון אלקטרוני לגירסה קודמת.

הגעה ל- Google Sheets

ההגעה ל- Google Sheets היא פשוטה. אתה יכול לכוון את הדפדפן שלך ישירות בכתובת https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, שתביא אותך לכאן:

או שתוכלו לגשת לאתר דרך Google Drive.

הפעלת גיליון אלקטרוני חדש

לאחר לחיצה על הכפתור הכחול והועבר לדף הבא, לחץ על הכחול חדש כפתור, אם כן גיליונות גוגל. כעת תוכל לבחור גיליון אלקטרוני ריק או להתחיל מתבנית.

הפעלת גיליון אלקטרוני ריק

אם תבחר בגיליון אלקטרוני ריק, פשוט תן לו כותרת ואז התחל למלא את התאים בנתונים.

</noscript>

הפעלת גיליון אלקטרוני של תבנית

אם תבחר באפשרות התבנית, תראה מבחר די נחמד לבחירה.

כל החשודים הרגילים נמצאים שם - לוחות זמנים, רשימות מטלות, תקציבים, לוחות שנה, דוחות הוצאות, חשבוניות, והמון גששים שונים.

העלאה והמרת גיליונות אלקטרוניים של Excel לגליונות גוגל

האפשרות השלישית להפעלת גיליון אלקטרוני היא לקחת גיליון אלקטרוני של Microsoft Excel שכבר קיים ולהעלות אותו לפורמט Google Sheets. יהיה עליכם לעשות זאת דרך כתובת האתר של הכונן, למרות זאת העלאת קובץ האפשרות אינה מופיעה בדף הגיליונות האלקטרוניים.

להלן גיליון אלקטרוני של נתוני מכירות של Excel שאנייש במחשב הנייד שלי. העליתי אותו ל- Google Sheets כדי לקבל גישה ועריכה קלה יותר. בהנחה שהקובץ אינו גדול מדי, העלאה בדרך כלל אורכת שניות. תיבת התראה קטנה בפינה השמאלית התחתונה של המסך תגלה לך מתי הועלה.

אך עדיין לא הוסב ל- Google Sheets. עד כה רק העלה את גיליון האקסל. כדי להמיר אותו, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המסמך ובחר פתח עם -> גיליונות גוגל.

לאחר מכן ייעשה עותק חדש של המסמך בפורמט Sheets. לאחר מכן תוכל למחוק את גרסת ה- Excel של המסמך.

עבודה עם גיליונות גוגל - היסודות

כעת כשיש גיליון פתוח ומוכן לשימוש, בואו נסתכל על כמה תכונות בסיסיות.

הוספת שורות ועמודות

כעת, כאשר המסמך שלנו מלא בנתונים, נניח שאנחנו רוצים להעביר נתונים אלה כלפי מעלה, כלפי מטה או לצדדים, כדי לפנות מקום לנתונים חדשים.

זה קל מאוד. נתחיל ביצירת טור חדש. ראשית, פשוט הדגיש את מה שצריך כדי להתרגש. אם אתה רוצה רק עמודה אחת חדשה, הדגש את העמודה שלצידה. אם אתה רוצה שלוש עמודות חדשות, סמן את השלוש שלצידו.

במסמך זה יש לי רק טור אחד. אז הדגשתי את זה מכיוון שאני רוצה להעביר את העמודה הזו לעמודה B ושיהיה עמודה A ריקה לנתונים אחרים.

כאשר העמודה A מסומנת, עבור אל הכנס -> עמודה שמאלה.

העמודה A תהיה כעת בעמודה B והעמודה A תהיה ריקה כעת, מוכנה לנתונים חדשים.

זכור, כל שינוי שאתה מבצע הוא הפיך. או דרך מעקב הגרסאות או דרך ערוך–> בטל.

הכנסת שורות קלה עוד יותר. הדגש את השורה שאליה ברצונך להזיז כדי להוסיף את השורה החדשה. אז לך ל הכנס -> שורה למעלה או הכנס -> שורה למטה.

וזה ייעשה. אה כן.

מחיקת שורות ועמודות

מחיקת שורות ועמודות גם היא קלה. סמן את השורה או העמודה ואז עבור אל ערוך תפריט. תראה אפשרות למחוק את השורה וכשתבחר, השורה תיעלם והכל ינוע למעלה כדי למלא את החלל.

יש גם אפשרות בסעיף ערוך תפריט למחיקת העמודה.

הוסף או מחק אפסים מהסיכום שלך

לפעמים עם מספרים, אם אתה מוסיף אפסים אחרי הנקודה העשרונית, הם מוחלשים אוטומטית כשאתה לוחץ מהתא. למרבה המזל, קל מאוד להכניס מחדש את האפסים.

סמן את התא ולחץ על כפתור האפסים שמעליו.

יישר את הנתונים כראוי

אם אתה קצת פריק מסודר או OCD, אתה תרצה שהכל יתיישר כמו שצריך. לפעמים תאים מסוימים מיישרים שמאלה וחלקם ימינה, וכך.

כדי לגרום לכולם להיות מסודרים כחיילים, פשוט סמן את העמודה (במקרה זה, עמודה A), לחץ על כפתור היישור ובחר איזה מהם אתה רוצה.

עכשיו צפו בתינוקות האלה מדשדשים לקו ישר.

פרמט מספרים כמטבע, אחוז ועוד

הקלדת מספרים היא דבר אחד, אבל אם כןלמעשה רישום עסקאות פיננסיות, אז זה הגיוני שיהיה מטבע, נקודות עשרוניות ופסיקים. ככה תוכלו לקרוא בקלות את הדמויות. או שישנן דרכים אחרות שניתן לעצב את המספרים.

אז הנה המספרים כפי שהוקלדו.

</noscript>

אבל אם אתה מדגיש אחד או יותר מהתאים, לחץ על 123 כפתור (לצד תפריט הגופנים) ואז תקבלו אפשרויות.

בחירה מטבע הופך את הדמות למטבע מעוצב כראוי. או שתוכלו לקבל אחוזים, תאריכים, זמן ועוד. לכל אחת מהאפשרויות יש לצידה כיצד ייראה המספר אם תיבחר.

אם אתה רוצה מטבע אחר, לחץ על פורמטים נוספים בתחתית. לאחר מכן עוד מטבעות ...

ואז פשוט בחר את המטבע שלך.

הכינו טבלה

הכנת שולחן היא קלה לחלוטין. פשוט הדגיש את האזור אליו תרצה להכין שולחן. לחץ על הכפתור בשורת התפריט שנראה כמו 4 ריבועים מוערמים זה על גבי זה.

בחר את אחד שתרצה. עבור שולחן זה יהיה הראשון בשורה העליונה. לחיצה שתגרום לתאים יש קווים שחורים מסביב ותעניק לך את הטבלה שלך.

צבע את התאים והנתונים

אם אתה רוצה שורות צבעוניות שונות למשל, זה רק מקרה של הדגשת השורה המדוברת. לאחר מכן לחץ על כפתור צבע המילוי (לצד לחצן צבע הגופן).

בחר צבע והתאים יהפכו את הצבע הזה. זכור כי אם יש לך צבע כהה, תזדקק לגופן בהיר יותר כדי שיופיע.

הוסף קישורים והערות שניתן ללחוץ עליהם

כדי ליצור היפר-קישור שניתן ללחוץ עליו, פשוט הקלידו תא URL חוקי בתא. ברגע שאתה לוחץ על מקש החזרה או לוחץ מהתא, הקישור הופך מייד לפעיל וניתן ללחיצה עליו.

השארת תגובות (אם מישהו שלח לך גיליון אלקטרוני של גוגל) שונה במקצת מ- Google Docs. ב- Google Docs, כשאתה משאיר את התגובה, הוא יושב שם בגלוי.

אבל ב- Google Sheets, כשאתה משאיר תגובה, זה מצוין על ידי משולש צהוב קטן בפינת התיבה. כדי לראות את ההערה, עליך לעבור עליה בעכבר.

מיון נתונים לפי עמודות

אם יש לך גיליון אלקטרוני עם, למשל, רשימת שמות, ייתכן שתרצה לקבל אותה בסדר אלפביתי. או סדר אלפביתי הפוך.

לשם כך, סמן את העמודות ואז עבור אל נתונים תפריט. שם תוכלו למיין את העמודה כולה או רק את התאים המודגשים בעמודה ההיא.

משתפי פעולה מזמינים

הזמנת משתפי פעולה זהה לזה שב-גוגל מסמכים. מי שצריך להיות מוזמן למסמך של גוגל צריך חשבון גוגל. זה יכול להיות חשבון Gmail רגיל בחינם או חשבון Google Apps בתשלום.

כעת לחץ על הכחול שתף כפתור בפינה השמאלית העליונה של מסך Docs ותיבה תקפוץ.

אם תלחץ על קבל קישור לשיתוף, יש לך אפשרות ליצור קישור איפהכל אחד יכול לגשת למסמך, בתנאי שיש לו את הקישור. אתה יכול גם לערוך את הרשאות הצפייה שלהם, כגון היכולת לערוך את העבודה שלך או לקרוא אותה בלבד.

או אם תעדיפו להזמין אדם ספציפי, תוכלו להעתיק את הדוא"ל שלו אל הדואר האלקטרוני אנשים בסעיף, יחד עם מה שמותר להם לעשות במסמך. צרף פתק גם אם יש משהו שאתה רוצה לומר להם.

אם יש לך אנשים שנמצאים בספר אנשי הקשר שלך עבור כתובת דוא"ל זו, ואחד מהם הוא האדם שאתה רוצה להזמין, שדה הדוא"ל יאוכלס אוטומטית באופן אוטומטי ויחסוך לך קצת זמן.

כאשר האדם מקבל את ההזמנה שלך, אתה תראה אותם בראש המסך, ליד כפתור השיתוף.

הורדת הגיליון האלקטרוני בפורמט קובץ אחר

לאחר סיום הגיליון האלקטרוני, מומלץ לייצא אותו כפורמט קובץ אחר.

האפשרויות שונות במקצת מאלו של Google Docs. אחרי הכל, אתה הם התמודדות עם גיליון אלקטרוני כאן שהוא חיה שונה במקצת ממסמך רגיל.

תוספות של צד שלישי

בדומה ל- Google Docs, ל- Sheets יש גם תוספות של צד שלישי אשר נועדו להקל על העבודה שלך. כדי לגשת לתפריט, עבור אל תוספות-> קבל תוספות בשורת התפריטים העליונה.

להלן כמה מהטובים ביותר.

גוגל ניתוח נתונים

צרף את חשבון Google Analytics שלך ל- Google Sheets וקבע דוחות אנליטיים באופן קבוע בגיליונות.

גלריית תבניות

הרחב את בחירת התבניות שלך ביתר שאת בעזרת גלריית התבניות.

גופנים נוספים

כפי שמרמז הכותרת, קבל גופנים רבים יותר לגיליונות האלקטרוניים שלך.

סיכום

יש המון אנשים (אני כולל אותי) אשרשונאת את Microsoft Excel בתשוקה. הוא נפוח, ולכן קשה לשימוש. אבל גוגל פשטה את הגיליונות האלקטרוניים בכך שהיא נותנת לך רק את הדברים שאתה צריך ולא יותר. זהו שירות נהדר לשימוש ועובד בצורה מבריקה בעת הצורך בשיתוף פעולה.