10 טיפים חיוניים של Outlook

האם אתה מפיק את המרב מהתוכנית מתיאתה משתמש ב- Outlook? לקוח שולחן העבודה של Outlook הוא גן עדן למשתמש-כוח עם יותר תכונות מאשר סכין צבא שוויצרי, והאמת המצערת היא שהרבה אנשים פשוט מוצפים אותו. זה לא חייב להיות אתה! אמנם יש מאות הצעות וטריקים לשימוש במשקל כבד זה של יישום דוא"ל, אך שמרנו על זה וקצרנו רשימה של עשרת המובילים שהכי שימושיים ולעיתים קרובות מתעלמים מהם. בעזרת טיפים אלה אתה יכול להיות בטוח יותר, יעיל ופחות נבוך בין אם אתה בעבודה או מנהל דוא"ל מהמחשב האישי שלך.

1. תצוגה מקדימה מהירה של כל קטע ב- Outlook
האם אתה זקוק לתצוגה מהירה של לוח השנה? אולי אתה צריך לראות במהירות את מה שנשאר ברשימת המשימות שלך ולמצוא מישהו מתוך ספר אנשי הקשר שלך. ב- Office 2013 הוצגה תכונה "תצוגה מקדימה של הצצה" המאפשרת לך לראות סיכום מהיר של הכרטיסייה לוח שנה, אנשים ומשימות על ידי ריחוף מעליהם בתחתית Outlook.

2. צעדים מהירים
האם הרבה מזמנך ב- Outlook ביליתי בעשייהמשימות שחוזרות על עצמן? הרם את זרימת העבודה שלך על ידי הוספת מספר שלבים מהירים שיכולים לעשות את עבודתך עבורך. ניתן להגדיר כל כפתור לתגובה אוטומטית באמצעות טקסט משומר, העברת דוא"ל, העתקת דוא"ל לתיקיות, יצירת פגישות ועוד. צעדים מהירים עשויים להיראות מסובכים בהגדרה בהתחלה, אך אל דאגה שחיפשנו במדריך קל לעקוב בנושא. כדאי להקדיש זמן ללמוד כיצד להשתמש בהם אם אתה משתמש ב- Outlook כל יום.

3. אפשר תצוגת שיחה
שנא את זה או אהב אותו, מאז שג'ימייל יצרה את ה-אנשים המיינסטרים של הרעיון נקשרו לקריאת מיילים ברשימות שיחות. מה עוד יותר טוב, תצוגה זו מאפשרת לך להתעלם בקלות מזרמי דוא"ל שלמים אם אתה מוצא את עצמך בשיחה קבוצתית שאתה מעדיף לא לנהל. שינוי זה פשוט כמו לחיצה על תיבת סימון בכרטיסייה תצוגה של סרט הדואר.

4. הוסף איש קשר חדש בעת קריאת דוא"ל
כתיבה ידנית בכתובות דוא"ל ליצירת קשר זה כך2003. בגירסאות עדכניות יותר של Outlook (2007-2013) אתה יכול להוסיף אנשים לרשימת אנשי הקשר שלך בעת קריאת דוא"ל אם תלחץ על הכתובת שלהם בכותרת.

5. בצע אימות דוא"ל שלא נקראו
ברירת המחדל לצבעים וגופנים ב- Microsoft Officeיכול להשאיר אותך רצון הרבה יותר. אמנם אינני יכול להציע מערך צבע מסוים שכל אחד שם בחוץ יכול להסכים עליו, אבל אני יכול לומר לך כי ההתאמה האישית שלך נמצאת בהישג יד. בקר בסרט התצוגה> הגדרות תצוגה> הגדרות אחרות ועיצוב מותנה. בתוך כל חלון אתה יכול לשנות לא רק את הצבע, אלא גם את הגופן, הגודל והסגנון של כל קטע טקסט בתוך Outlook. פרטים נוספים בקישור הכתום למעלה.

6. משלוח דחייה
האם שלחת אי פעם דוא"ל רק כדי לקבל הודעה"באסה! מדוע שלחתי את הרגע הזה בדיוק אחר כך? אני משתמש בתכונה זו כבר שנים ואני לא יכול לומר לך כמה פעמים זה הציל את הבייקון שלי והמנע מיילים רעים לצאת. אמנם זה עשוי להיות חשוב במשרד של חברות, אך חשוב במיוחד כאשר אתה מתמודד עם לקוחות כדי שהמיילים יהיו מדויקים וימנעו בתקשורת שגויה בטעות. זה די קל לעכב הודעה יחידה מסרט האפשרויות בחלון ההרכב, אך כדי לעכב את כל הדואר כברירת מחדל דורש כלל Outlook קצת יותר מסובך שמתואר טוב יותר במדריך המקושר הזה.

7. כבה את חלונית האנשים
זה מכוער, זה מגושם, והוא מצטיין בעל ערךמסך נדל"ן. למרות שמיקרוסופט שיפרה מאוד את חלונית האנשים ב- Office 2013, זה עדיין כאב לרוב המשתמשים. למרבה המזל הם הפכו את הכיבוי לסופר קל. במצב דואר, בקר בסרט התצוגה ולחץחלונית אנשים> כבוי כדי לכבות את העומק בתחתית חלון הקריאה שלך. אם אי פעם תזדקק לו בחזרה, עכשיו אתה יודע היכן למצוא את הכפתור המקוון עבורו מכיוון שהוא נמצא באותה נקודה.

8. כבה תצוגה מקדימה של הודעות בחלונית התיקיה
ברוב הדוא"ל מספיק הנושא והשולחלדעת אם אתה רוצה לפתוח אותו ולקרוא אותו. השבתת תצוגה מקדימה של הודעות מעניקה לך יותר מ- 50% יותר מקום לראות את האימיילים המופיעים בתיבת הדואר הנכנס שלך, וזה אומר שתוכל לעבור אותם מהר יותר ולחזור לעשות משהו פרודוקטיבי יותר. כדי להשבית את אלה, עבור לסרט התצוגה ולחץ על תצוגה מקדימה של הודעה> כבוי.

9. חופשה (תזכורת מחוץ למשרד)
אם אתה משתמש ב- Outlook לעבודה, זהוההחלטה הקלה. יידע לקוחות ועמיתים לדעת שאתה מחוץ לעיר זו הדרך הטובה ביותר להימנע ממה שאחרת עלול להפוך לאספסוף זועם שתוהה מדוע מעולם לא שלחת את אותם דוחות TPS ביום שישי. יש כמה דרכים לעשות זאת. האחת כוללת קביעת פגישה כתזכורת. דבר נוסף הוא הגדרת כלל דומה לזה שבמסך המסך שלמטה. אבל זה שרוב האנשים משתמשים בו נקרא "עוזר מחוץ למשרד" ומחייב שהדואר שלך יתארח בשרת חילופי.

10. שמור את עצמך מהשוואה מקרית לכל אימה בדוא"ל
גם אם מצחיקים אותך בשלשול קולילפחות מהדאגות שלך, עדיין נותרו הרבה דברים שנשארו רק בתיבות הדואר הנכנס של כמה בודדים. טיפ זה כולל התקנת תוסף Outlook שימנע או לפחות יזהיר אותך אם אתה עומד לשלוח דוא"ל לכולם ברשימת תשובות לעומת פשוט לשלוח אותו לאדם. תוכלו להוריד את התוסף כאן מ- Microsoft.com. פשוט הפעל את קובץ ה- .msi וההתקנה היא משב רוח.