כיצד ליצור מערכת עזרה בחינם עם IssueBurner ו- Gmail

ניהול משימות מבוסס אימיילים היה מושג בו התעניינתי מזה זמן מה, ועם הצגת שירות חדש שנקרא IssueBurner, זה יכול להיות זמן מצוין ברצינותשקול לנהל משימות באמצעות דואר אלקטרוני. לפני ש- IssueBurner הגיע, השתעשעתי ברעיון לקבל עוזר וירטואלי (VA) שאותו אוכל לספירה על כל הודעות הדוא"ל שלי המכילות משימה, תזכורת או פגישה, ולגרום לו / היא להוסיף אותו ליומן המטלות, רשימת המטלות שלי. או מה יש לך זה בהחלט יהיה שימוש שימושי ב- VA, אם כי יקר יותר מכפי ששווה. עם זאת, IssueBurner ממכן פונקציונליות זו בחינם (לפחות בינתיים). אני חושב שאני אוהב את זה.

על קצה המזלג, כך עובד IssueBurner. אתה יכול ליצור משימות או בעיות על ידי שליחת דוא"ל לכתובת issues@issueburner.com. כשתעשה זאת, IssueBurner יוצר באופן אוטומטי בעיה המשויכת לכתובת הדוא"ל שלך וכתובות הדואר האלקטרוני הרשומות כנמענים ב ל: או CC: שדה. אתה יכול להתחיל ליצור בעיות בלי לחתוםלמעלה, אך כאשר אתה יוצר חשבון, אתה יכול להציג את הבעיות הפתוחות שלך ולהעיר על סוגיות. ישנם כמה יתרונות עיקריים למערכת זו, שלדעתי באמת יסתדרו עבור צוותי שיתוף פעולה ושולחנות לתמיכה בלקוחות:

• הכל מבוסס דוא"ל. ניתן ליצור בעיות ולעקוב אחרי הכל באמצעות CC פשוט:.
• אינך זקוק לחשבון IssueBurner כדי להשתתף. זה אומר שכל הלקוחות והלקוחות שלך יכולים לעלות על הסיפון, מבלי להעביר אותם בתהליך ההרשמה (שזה ממילא פשוט).
• זה ידידותי לנייד. אם אתה יכול לשלוח דוא"ל, אתה יכול לשרוף בעיה.
• זה עוזר להפריד בין פריטי מעקב להודעות דוא"ל רגילות.
• זה עובד עם פלטפורמת דוא"ל כלשהי. Outlook, Gmail ולקוחות דוא"ל אחרים מאפשרים לך להמיר דוא"ל למשימות, אך IssueBurner מאפשר לך לשתף בעיות בין כל פלטפורמות הדוא"ל.

כדי להפיק את מירב הקילומטרים מ- IssueBurner,תצטרך ליישם קצת יצירתיות. אבל יישום ברור אחד העולה על דעתי הוא יצירת דלפק עזרה. באמצעות IssueBurner, אתה יכול להפוך הודעות דוא"ל נכנסות ל"כרטיסים "ולעקוב אחר הסטטוס והתכתבויות עם הלקוח. אני הולך להרוג שתי ציפורים באבן אחת על ידי מראה לך כיצד IssueBurner עובד בזמן הקמת GroovyPost "קו חםדלפק העזרה. על צרכן צד (או במקרה שלנו, קוראים, מכיוון שאין לנו לקוחות), זה יהיה פשוט כמו לשלוח דוא"ל לדלפק העזרה, שהקמתי לכתובת jack+help@groovypost.com. אבל על משיב בצד, יש קצת הגדרה מעורבת.

צעד ראשון

הירשם ל- IssueBurner. כל שעליכם לעשות הוא לבקר IssueBurner.com ו לחץ הירשם. תן להם את שמך וכתובת הדוא"ל שלך וסיימת.

שים לב שאתה לא בהכרח צריך להשתמש בכתובת הדוא"ל בה אתה משתמש כדי לשדות בקשות דלפק עזרה נכנסות.

שלב שני

צור קבוצה ב- IssueBurner. למעשה תוכל לדלג על שלב זה אם אתה מתכוון להקדיש חשבון זה למטרה אחת, אך אם אתה רוצה להשתמש ב- IssueBurner לארגונים וחובות אחרות, קבוצה היא רעיון טוב. לחץ על קבוצות בצד ימין למעלה ו לחץ צור קבוצה.

הזן שם קבוצה וארגון. הנה בחרתי "עזרה"ו-"groovyPost. "

שים לב שכתובת זו לא תהיה גלויה לכתובתציבורי. במקום זאת, הם ישלחו בדוא"ל את הכתובת שציינתי לעיל, וזו תהיה הכתובת היחידה שיכולה להתמודד עם בעיות. זה מוסיף שכבה של הגנה מפני דואר זבל, אך גם נותן מראה מקצועי יותר על ידי הכללת שם הדומיין שלך בדוא"ל. עכשיו שימו לב שהגדרתי את זה כדי שאפשר יהיה לדווח עליהם על בעיות כל אחד. זה הכרחי לעת עתה, כך שנוכל לאמת את כלל ההעברה של Gmail. אולי תרצה לחזור ולשנות אותו ל חברי הקבוצה בלבד מאוחר יותר.

לחץ על צור כשאתה מסיים.

בשלב הבא, הוסף את החברים שיכולים להוסיף בעיות. לענייננו, אני הולך להוסיף jack+help@groovypost.com. אתה יכול להוסיף אחרים, אם תרצה. נניח, הייתי יכול להוסיף גם jerry+help@groovypost.com או tammy+help@groovypost.com, אם אני רוצה שאחרים יוכלו גם לבקש בקשות עזרה בשדה (ואם האנשים האלה היו קיימים). זכור: עם Google Apps for Domains וחשבונות Gmail, כל דבר שאתה מוסיף לאחר סימן + מתעלם, אך עדיין ניתן להשתמש בו למטרות סינון. לקרוא למידע הקודם שלנו כתובות Gmail בהתאמה אישית.

דבר אחרון שעליך לעשות הוא לשנות את כתובת התשובה לכתובת. לשם כך, לחץ קבוצות ו לחץ לנהל לצד שם הקבוצה. תחת הגדרות קבוצתיות, לחץ שינוי ליד "ברירת מחדל מהדוא"ל ותשובה אליו”. פעולה זו תשאיר את כתובת הדוא"ל של IssueBurner.com לפרטית.

אוקיי, עכשיו כולנו מוגדרים ב- IssueBurner. בוא נלך ל- Gmail.

שלב שלוש

הגדר העברה ב- Gmail. המטרה כאן היא להעביר את כל הדוא"ל שנשלח אל jack+help@groovypost.com אל help.groovypost@issueburner.com. לשם כך עלינו לוודא תחילה שאנו מורשים להעביר לכתובת האחרונה. ב- Gmailלחץ על הגדרות ובחר העברה ו- POP / IMAP. לחץ על הוסף כתובת העברה והזן Help.groovypost@issueburner.com, או כל מה שתגדיר את חשבון IssueBurner לקבוצה שלך.

לאחר שתעשה זאת, Gmail ישלח דוא"ל לכתובתחשבון IssueBurner עם קישור אישור. IssueBurner יחזיר לך את זה כגיליון חדש, כך שהוא אמור להופיע בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail. אתה יכול לראות את זה גם בחשבון IssueBurner שלך. לחץ על זה כדי לאשר.

שלב רביעי

סנן הודעות שנשלחו לכתובת Gmail המותאמת אישית שלך. לחץ על הגדרות ובחר מסננים ו לחץ צור פילטר חדש. בשדה אל: הזן את כתובת הדוא"ל המותאמת אישית שלך לחץ השלב הבא.

באפשרותך להגדיר כללים אלה באופן שאתה רוצה, אך מכיוון ש- IssueBurner בכל מקרה תודיע לך על בעיות חדשות, אני רוצה לבחור סמן כנקרא ו דלג על תיבת הדואר הנכנס. האפשרות החשובה ביותר לבחור היא לבחור העבירו אותו ל: ובחר help.groovypost@issueburner.com. לחץ על צור פילטר כשאתה מסיים.

עכשיו, סיימת. בואו לנסות את זה.

יצירת משימות עם IssueBurner

עכשיו, עם מסנן Gmail שהקמנו ואת ה-יש לנו קבוצת IssueBurner, כל דוא"ל שנשלח אל jack+help@groovypost.com יהפוך אוטומטית לגיליון IssueBurner. שם הגיליון יהיה נושא הדוא"ל, והתיאור יהיה גוף ההודעה. לדוגמה, נניח שמישהו שלח לי אימייל בשאלה כיצד למחוק לצמיתות את חשבון הפייסבוק שלך.

לאחר שליחת האימייל לעיל, קורים שני דברים:

1. נוצרת בעיה בקבוצה help.groovypost IssueBurner
2. אני מקבל דוא"ל המודיע לי ככזה.

שים לב, ייתכן שיחלוף מספר דקות עד שהנושא יופיע.

והנה זה בג'ימייל ...

מענה למשימות

אם למשתמש אין חשבון IssueBurner, הוא יקבל תגובה משומרת המודיעה לו שהבעיה התקבלה. הם גם יוזמנו להירשם.

אז נניח בתגובה לקורא זה, אני רוצה להפנות אותם לפוסט שלנו על מחיקת חשבון הפייסבוק שלך. יכולתי לענות לדוא"ל שקיבלתי מ- IssueBurner להוסיף א תגובה. ללא קשר אם הקורא נרשם, הם יקבלו הודעה על כך שהנושא עודכן בתגובה.

אם הם נרשמים, הם יכולים לעקוב אחר כל התגובות והסטטוס של הגיליון מחשבון IssueBurner שלהם.

הקורא או הלקוח יכולים להגיב להודעת הדוא"לעם התגובה שלהם, ליידע אותך אם הפיתרון שלך תיקן אותה או לא. זה מתווסף למשימה כהערה, שתוכל להציג ממרכז השליטה של ​​IssueBurner משלך.

ניהול וסגירת סוגיות

אתה יכול למיין בעיות לפי קבוצה או סטטוס ב- IssueBurner.com.

ל- IssueBurner.com יש גם אתר סלולרי נחמד מאוד.

לאחר פיתרון של בעיה, אתה יכול פשוט לסגור אותה ממרכז השליטה של ​​IssueBurner. כל המשתמשים המשויכים יקבלו הודעה ככאלה. לחילופין, אתה יכול לסמן אותו כ"יותר מאוחר"שעשוי להיות שימושי אם פיתרון ממתין וברצונך לבצע מעקב כאשר הוא זמין.

כמו כן, יתכן ששמת לב לכך שהוספתי פנימי תגובה. חברי הקבוצה והמנהלים יכולים לראות אותם רק. כך, למשל, אם אתה רוצה לקרוא ללקוח סמים או לומר לכולם להתעלם מהבקשות שלו, אתה יכול לעשות זאת באמצעות הערה פנימית והם לא יהיו חכמים יותר.

סיכום

כפי שציינתי, זהו יישום אחד בלבדIssueBurner. אתה יכול להשתמש בו כדי לשתף פעולה עם קבוצות, או כדי לעקוב אחר המשימות עבור עצמך. לדוגמה, אם אתה רוצה להזכיר לעצמך לעקוב אחר איש קשר אם הוא לא עונה, אך לא בהכרח רוצה שהם יראו את הבעיות שלך ב- IssueBurner, תוכל BCC issue@issueburner.com. לחלופין, תוכל להשתמש בזה כדי לעקוב אחר חשבוניות וחשבונות על ידי CC'ing issues@issueburner.com בכל פעם שתשלח בדוא"ל למחלקת החשבונאות שלך. אם אתה פיקח ומאורגן, IssueBurner יכול להעניק תועלת לפרודוקטיביות שלך.

שים לב ש- IssueBurner הוא כרגע חינם, ויישאר בחינם בזמן שהוא בבטא. ווביוג, החברה שיצרה את IssueBurner ו- CloudMagic, מבטיחה שהם יתנו לך 60 יום הודעה לפני שתציג מבני תמחור. הם לא יודעים איך זה ייראה בעתיד, אך סביר להניח שתהיה גרסה חינמית ומשלמת.

P.S. באמת יצרתי את המערכת הזו, כך שאם יש לכם שאלות בוערות, שלחו לי דוא"ל בכתובת jack+help@groovypost.com או לבדוק את שלנו פורום.