Come utilizzare Stampa unione in Microsoft Word per creare documenti batch

La stampa in serie è una delle caratteristiche classiche di Microsoft Word utilizzata per produrre documenti di massa contenenti informazioni uniche. Ecco come usarlo.

La stampa in serie è una delle caratteristiche classiche diMicrosoft Word utilizzato per produrre documenti di massa contenenti informazioni uniche. Alcuni esempi in cui può essere utile includono opuscoli, newsletter o materiali utilizzati negli invii di massa. In questo articolo, ti mostriamo come utilizzare la stampa unione in Microsoft Word.

Utilizzo della funzionalità di stampa unione in Microsoft Word

Per questo esempio, creerò un documentoinvitare gli amici a un evento. Ci sono due componenti in una lettera di stampa unione; il documento principale e la fonte dei dati come i nomi e gli indirizzi delle persone invitate all'evento. Dopo aver raccolto le informazioni per l'origine dati, Word gestirà la combinazione dei documenti per ogni ospite invitato.

Il primo passo è avere tutto l'unicitàinformazioni per ogni destinatario chiamato un nome campo, come il nome, l'indirizzo e il saluto. Un'altra parte importante della creazione di un documento di stampa unione è il modulo, che contiene le informazioni consegnate al destinatario. La lettera di esempio di seguito contiene cinque campi che dovrò includere in ogni documento.

Avvia la procedura guidata per la stampa in serie

Crea un nuovo documento vuoto in Microsoft Word e seleziona il file Scheda Lettere> Avvia Stampa unione> Procedura guidata per la stampa unione dettagliata.

Quando viene visualizzata la procedura guidata Stampa unione, scegli il file Lettere casella radio e quindi fare clic su Avanti: documento iniziale.

Selezionare Usa il documento corrente e quindi continuare con il passaggio successivo per selezionaredestinatari. La procedura guidata Stampa unione ti offre la possibilità di utilizzare un documento esistente. Se avessi già preparato una lettera, potrei semplicemente modificare i nomi dei campi come base per l'origine dati.

La procedura guidata di stampa unione è potente. È possibile utilizzare più origini per l'elenco dei destinatari, che includono un database di Microsoft Access o un foglio di calcolo Excel. Per questo articolo, creerò la mia origine dati da zero selezionando, Digita un nuovo elenco e quindi fare clic su Creare.

Crea e salva l'origine dati

Verrà visualizzato un modulo con campi precompilatipresentata. Questo potrebbe non essere l'ideale poiché potremmo non volere alcune di queste aree e potrebbe confonderci. Quindi elimineremo e modificheremo alcuni dei nomi dei campi; clicca il Personalizza colonne pulsante per farlo.

Se torni al nostro documento di esempio, lo farainotare che avevamo solo cinque campi, mentre i campi precompilati forniti da Word totalizzano 13. Alcuni di essi sono importanti, quindi manterremo solo quelli desiderati. Per eliminare un campo, selezionalo e fai clic su Elimina.

Fare clic su Sì per confermare l'eliminazione. Ripeti questo passaggio per tutte le sezioni che non desideri.

Poiché non abbiamo alcuni dei campi specifici necessari, dovremo rinominare i campi esistenti e aggiungerne di nuovi.

Una volta completato, l'elenco dei nomi dei campi dovrebbe corrispondere e corrispondere a quanto descritto nel nostro documento di esempio. Clic ok per confermare le modifiche.

Procedi a compilare i campi con i nomi e gli indirizzi di ogni destinatario, al termine clicca su OK.

Salva la tua origine dati, che si fonderà nel tuo documento finale.

Sarà un'anteprima dei tuoi destinatari di stampa unionepresentata. Se desideri apportare modifiche come modificare o aggiungere un campo, seleziona l'origine dati, quindi fai clic su Modifica. Procedi a scrivere la tua lettera, quindi inserisci i campi di unione dove necessario.

Inserisci campi unione

Per inserire un campo unione, seleziona il file Mailing scheda, quindi fai clic su Inserisci campo unione, quindi scegli il campo unione. Ripetere i passaggi per popolare il documento con i campi unione appropriati.

Al termine, salva la tua lettera, questa saràchiamato la lettera formale. Se lo sai, potresti utilizzare il documento con una struttura simile e puoi scegliere di riutilizzarlo in un documento esistente durante la procedura guidata Stampa unione.

Unisci documento finale

Ecco la parte divertente, unire il tuo documento. Seleziona il Mailing scheda, quindi fare clic su Termina e unisci pulsante quindi fare clic Modifica singoli documenti.

Selezionare Tutti quindi fare clic su OK.

Questo è tutto. Ora tutti i tuoi documenti sono pronti per la stampa o la revisione.

Queste istruzioni funzionano anche in Microsoft Word2013, 2010 e 2007. Se si producono documenti come certificati, le funzioni Stampa unione funzionano anche in applicazioni Office come Microsoft Publisher.

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