10 nélkülözhetetlen Outlook-tipp

Mikor használja ki a legtöbbet a programból?az Outlookot használja? Az Outlook asztali kliens energiafelhasználói paradicsom, több funkcióval rendelkezik, mint a svájci kések, és a szerencsétlen igazság az, hogy sok ember csak elárasztja. Nem feltétlenül te vagy az! Noha több száz javaslat és trükk kínál e-mail alkalmazás e súlyos alkalmazásának használatát, rövidnek tartottuk, és összeállítottuk a 10 legjobban hasznos és gyakran figyelmen kívül hagyott listát. Ezekkel a tippekkel magabiztosabb, hatékonyabb és kevésbé zavaró lehet, ha munkát végez, vagy személyi számítógépről kezeli az e-maileket.

1. Az Outlook minden szakaszának gyors áttekintése
Szüksége van egy gyors áttekintésre a naptárról? Talán gyorsan meg kell tudnia, mi marad a feladatlistán, és meg kell találnia valakit a névjegyzékében. Az Office 2013-ban bevezették a „peek preview” funkciót, amely lehetővé teszi a Naptár, az Emberek és a Feladatok fül gyors összefoglalásának megtekintését azáltal, hogy az egérrel rájuk mutat az Outlook alján.

2. Gyors lépések
Az Outlookban töltött ideje sok időt tölt, amit csinálszismétlődő feladatok? Könnyítse meg a munkafolyamatot néhány gyors lépés hozzáadásával, amelyek elvégzik az Ön munkáját. Mindegyik gombot beállíthatja úgy, hogy automatikusan válaszoljon szöveges formában, továbbítsa e-maileket, másolja az e-maileket mappákba, találkozókat hozzon létre és így tovább. A Gyors lépések kezdetben bonyolultnak tűnhetnek, ám nem kell aggódnia, hogy a témáról egy könnyen követhető bemutatóval rendelkezik. Nagyon érdemes időt szánni arra, hogy megtanulja, hogyan kell használni őket, ha mindennaposan használja az Outlookot.

3. Engedélyezze a Beszélgetés nézetet
Utáld vagy tetszik, a Gmail ótaAz ötlet mainstream embereit arra késztették, hogy e-maileket olvassanak a beszélgetési listákban. Még ennél is jobb, ha ez a nézet lehetővé teszi, hogy figyelmen kívül hagyja a teljes e-maileket, ha olyan csoportos beszélgetésben találja magát, amelyben nem szeretne. Megváltoztatása olyan egyszerű, mintha egy jelölőnégyzetre kattintna a levélszalag Nézet lapon.

4. Új névjegy hozzáadása e-mail olvasásakor
A kapcsolattartó e-mail címek kézi írása így van2003. Az Outlook (2007-2013) újabb verzióiban e-mailek olvasása közben felveheti az embereket a névjegyzékbe, ha a fejlécben a címükre kattint.

5. Olvassa el az olvasatlan e-maileket
Az alapértelmezett színek és betűtípusok a Microsoft Office-banhagyhatja, hogy sokkal többet vágyjon. Bár nem tudok javaslatot tenni egy bizonyos színkészletre, amelyben mindenki egyet tud érteni, elmondhatom, hogy a testreszabás elérhető. Látogassa meg a Nézet szalagot> Nézet beállításai> Egyéb beállítások és feltételes formázás elemet. Minden ablakon belül nemcsak a színt, hanem az Outlook egyes szövegrészeinek betűkészletét, méretét és stílusát is megváltoztathatja. További részletek a fenti narancssárga linkben.

6. Késleltetés
Kiadtál már e-mailt, csak hogy van"Ó BASSZUS! Miért küldtem azonnal ezt a pillanatot? Évek óta használom ezt a funkciót, és nem tudom megmondani, hányszor mentette meg a szalonnámat, és megakadályozta a rossz e-maileket. Noha ez fontos lehet egy vállalati irodában, különösen akkor fontos, ha ügyfelekkel foglalkozik, hogy az e-mailek pontosak legyenek és elkerüljék a véletlenszerű kommunikációt. Elég könnyű egyetlen üzenetet késleltetni a kompozíciós ablak Beállítások szalagjáról, de az összes levél alapértelmezés szerinti késleltetéséhez egy kissé bonyolultabb Outlook-szabályra van szükség, amelyet a csatolt útmutató ismertet.

7. Kapcsolja ki az Emberek ablakot
Csúnya, terjedelmes és értékes isképernyő ingatlan. Annak ellenére, hogy a Microsoft nagymértékben javította az Office 2013 alkalmazottainak ablakot, ez továbbra is fájdalom a legtöbb felhasználó számára. Szerencsére nagyon egyszerűvé tették a kikapcsolást. E-mail módban keresse meg a Nézet szalagot, majd kattintson a gombraPeople Pane> Off (Ki), hogy leállítsa a rendetlenséget az olvasóablak alján. Ha valaha is szüksége van rá, most már tudja, hol található a bekapcsoló gomb, mivel ugyanazon a helyen található.

8. Kapcsolja ki az Üzenet-előnézeteket a mappák panelen
A legtöbb e-mailhez elegendő a tárgy és a feladótudni, hogy szeretné-e megnyitni, és el tudja olvasni. Az üzenetek előnézeteinek letiltása akár 50% -kal több helyet biztosít a Beérkező levelek mappában felsorolt ​​e-mailek megtekintéséhez, vagyis gyorsabban átjuthat rajta, és visszatérhet valami eredményesebb munkához. Ezek letiltásához menjen a Nézet szalagra, majd kattintson az Üzenet előnézete> Ki gombra.

9. Nyaralás (emlékeztető irodán kívül)
Ha az Outlookot használja munkához, akkor ez anem-agy. A legjobb módja annak, hogy az ügyfelek és a kollégák értesítsék, hogy távol tartózkodnak a városban, és ami különféle dühös csőcselékré válhat, azon tűnődve, hogy miért nem küldte be pénteken a TPS jelentéseket Ennek néhány módja van. Az egyik magában foglalja egy ülés emlékeztetőként történő felállítását. Másik lehetőség az, hogy hasonló szabályt állítson be, mint amely az alábbi képernyőképen látható. Azonban a legtöbb ember az „Office of Assistant” elnevezést használja, és megköveteli, hogy e-mailjeit egy Exchange kiszolgálón tárolják.

10. Mentsd el magukat a véletlen ResponToAll e-mail horroroktól
Még ha hangos hasmenés miatt is szórakoztatjáka legkevesebb aggodalmadat, még mindig van sok dolog, ami valószínűleg csak néhány bevitt mappájába marad. Ez a tipp egy olyan Outlook plugin telepítését foglalja magában, amely megakadályozza vagy legalábbis figyelmezteti Önt, ha e-mailt küld a válaszlistában szereplőknek, szemben az egyénekkel. A plugin itt letölthető a Microsoft.com webhelyről. Csak futtassa a .msi fájlt, és a telepítés nagyon egyszerű.