10 neophodnih savjeta za Outlook

Da li izvlačite maksimum iz programa kadakoristite Outlook? Outlook klijent klijenta je raj za korisnike napajanja s više značajki od švicarskog vojnog noža, a nesretna je istina da mnogi ljudi to na kraju preplave. To ne morate biti vi! Iako postoje stotine prijedloga i trikova za korištenje ove velike aplikacije za e-poštu, skratili smo je i sastavili popis najboljih 10 koji su najkorisniji i često zanemareni. Pomoću ovih savjeta možete biti sigurniji, učinkovitiji i manje sramotno bilo da radite na poslu ili upravljate e-poštom s osobnog računala.

1. Brzi pregled svakog odjeljka programa Outlook
Treba li vam brzi pregled kalendara? Možda trebate brzo vidjeti što je ostalo na vašem popisu zadataka i pronaći nekoga iz vaše kontaktne knjige. U sustavu Office 2013 uvedena je značajka "pregledavanja unaprijed" koja vam omogućuje brzi sažetak kartice Kalendar, Ljudi i zadaci tako da pokažite pokazivač miša iznad njih na dnu Outlooka.

2. Brzi koraci
Mnogo ste vremena provodili u Outlooku radećiponavljajući zadaci? Olakšajte svoj tijek rada dodavanjem nekoliko brzih koraka koji mogu učiniti vaš posao. Svaki se gumb može postaviti tako da automatski odgovara s tekstom u konzerviranom obliku, prosljeđuje e-poštu, kopira e-poštu u mape, kreira obveze i još mnogo toga. U početku se mogu činiti kompliciranim za postavljanje kratkih koraka, ali ne brinite da smo vas prekrili lako nastavnim vodičem o toj temi. Zaista vrijedi odvojiti vrijeme da naučite kako ih koristiti ako svakodnevno koristite Outlook.

3. Omogući prikaz razgovora
Mrzite ga ili volite, otkad je Gmail napravioljudi mainstream ideja su zakačeni za čitanje e-poruka na popisima razgovora. Što je još bolje, ovaj prikaz omogućava vam da lako zanemarite čitave tokove e-poruka ako se nađete u grupnom razgovoru koji radije ne biste imali. Promjena je jednostavna poput kvačice za potvrdni okvir na kartici Prikaži vrpce e-pošte.

4. Pri čitanju e-pošte dodajte novi kontakt
Ručno pisanje na kontakt adrese e-pošte je tako2003. U novijim verzijama programa Outlook (2007-2013.) Možete dodati ljude na svoj popis kontakata kada čitate e-poštu ako u zaglavlju kliknete njihovu adresu.

5. Napravite nepročitanu e-poštu
Zadane boje i fontovi u programu Microsoft Officemože vas ostaviti u želji puno više. Iako ne mogu predložiti određeni skup boja za koji se mogu složiti svi vani, mogu vam reći da je prilagođavanje vašeg nadohvat ruke. Posjetite vrpcu za pregled> Postavke prikaza> Ostale postavke i uvjetno oblikovanje. Unutar svakog prozora možete promijeniti ne samo boju, već i font, veličinu i stil svakog odjeljka teksta u programu Outlook. Više detalja na narančastoj vezi iznad.

6. Odgoda isporuke
Jeste li ikad poslali e-poštu samo da biste imali„Oh CRAP! Zašto sam poslao taj trenutak? Odmah nakon toga? Već godinama koristim ovu značajku i ne mogu vam reći koliko je puta spasilo slaninu i sprečilo izbacivanje loših poruka e-pošte. Iako bi to moglo biti važno u korporativnom uredu, posebno je važno kada imate posla s klijentima da e-poruke budu točne i izbjegnu slučajne pogreške. Dovoljno je odgoditi jednu poruku sa vrpce Opcije u prozoru sastava, ali za odgađanje sve pošte prema zadanom treba malo složenije Outlookovo pravilo, bolje opisano u ovom povezanom vodiču.

7. Isključite okno ljudi
To je ružno, glomazno je i skuplja vrijednozaslon nekretnina. Iako je Microsoft uvelike poboljšao okno ljudi u sustavu Office 2013, većina korisnika i dalje muči. Srećom što su ga isključili vrlo jednostavno. U načinu pošte posjetite vrpcu za pregled i klikniteOkno s ljudima> Isključeno da biste isključili nered na dnu prozora za čitanje. Ako vam je ikada potreban, sada znate i gdje ga možete uključiti jer se nalazi na istom mjestu.

8. Isključite preglede poruka u oknu mapa
Za većinu poruka e-pošte dovoljna je tema i pošiljateljznati da li ga želite otvoriti i pročitati. Onemogućavanje pregleda pregleda omogućuje vam do 50% više prostora za pregled e-poruka navedenih u vašem Inboxu, a to znači da možete brže proći kroz njih i vratite se na nešto produktivnije. Da biste ih onemogućili, idite na vrpcu za pregled i kliknite Pregled poruke> Isključeno.

9. Odmor (Podsjetnik izvan ureda)
Ako koristite Outlook za rad, onda je ovo ano-brainer. Obavijestiti klijente i kolege da ste izvan grada najbolji je način da izbjegnete ono što bi se u protivnom moglo pretvoriti u bijesnu rulju koja se pita zašto nikad niste poslali ta izvješća TPS-a u petak. Postoji nekoliko načina za to. Jedna uključuje uspostavljanje sastanka kao podsjetnik. Drugi je postavljanje pravila sličnog onom na slici ispod. Ali onaj koji većina koristi naziva se "van uredskog pomoćnika" i zahtijeva da se vaša pošta hostira na poslužitelju razmjene.

10. Spasite se od slučajnog odgovoraSve užase e-pošte
Čak i ako vas ismijava zbog zvučne dijarejenajmanje što vas brine, još uvijek je mnogo stvari koje su vjerojatno preostale samo u poštanskim sandučićima odabranih nekoliko. Ovaj savjet uključuje instaliranje dodatka za Outlook koji će vas spriječiti ili u najmanju ruku upozoriti ako želite poslati e-poštu svima na popisu odgovora nasuprot tome da ćete ih poslati pojedincu. Dodatak možete preuzeti ovdje s Microsofta. Samo pokrenite .msi datoteku i instalacija je povjetarac.