Guide pratique pour l'utilisation de composants rapides Autotext dans Office 2010

Avez-vous déjà travaillé dans Microsoft Word ouOutlook et constaté que vous utilisez souvent le même contenu dans plusieurs documents? Je sais personnellement s'il existe un moyen de gagner du temps et de faire moins de frappe, je joue. Dans Office 2010, nous pouvons utiliser l'insertion automatique et les parties rapides pour gagner du temps et saisir automatiquement du texte et des champs, ou même modifier les propriétés du document. C'est particulièrement idéal pour les vendeurs ou les techniciens qui envoient les mêmes 10 e-mails chaque jour! Nous allons jeter un coup d'oeil!

Qu'est-ce que l'insertion automatique?

AutoText est la plus grande partie de Quick Parts, et selon Microsoft:

En d'autres termes, l'insertion automatique n'est que des morceaux de contenu texte qui sont enregistrés afin que vous puissiez les insérer automatiquement dans vos documents, e-mails et projets en appuyant sur un bouton. Cela fait gagner beaucoup de temps!

Que sont les pièces rapides?

Selon Microsoft:

Nous examinerons plus en détail d'autres parties de Quick Parts plus tard, mais pour l'instant, concentrons-nous sur l'insertion automatique.

Comment créer une nouvelle entrée d'insertion automatique
Dans Word 2010, les entrées d'insertion automatique sont stockées en tant que blocs de construction. Pour créer une nouvelle entrée, utilisez le Créer un nouveau bloc de construction boite de dialogue.

1. Dans votre document, Sélectionner le contenu (texte) que vous souhaitez transformer en entrée d'insertion automatique.

2. Cliquez sur le Insérer ruban puis Cliquez sur le Pièces rapides bouton. Puis clique Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique.

3. Remplissez les informations dans le Créer un nouveau bloc de construction boite de dialogue:

• Nom: Tapez un nom unique pour l'entrée d'insertion automatique.
• Galerie: Sélectionnez le Texte automatique Galerie.
• Catégorie: Sélectionnez le Général catégorie ou créez une nouvelle catégorie.
• La description: Tapez une description du bloc de construction.
• Sauver dans: Cliquez sur le nom du modèle dans la liste déroulante. Par exemple, cliquez sur Normal.dotm

C'est tout ce qu'il faut pour créer des entrées d'insertion automatique. Bien sûr, vous pouvez créer différents ensembles pour divers projets et les enregistrer dans différents modèles de document (fichiers .dotm,) mais nous conserverons ce long How-To pour un autre article groovy.

Comment supprimer une entrée d'insertion automatique

4. Similaire à l'étape 2 ci-dessus, accédez à l'onglet Insertion et dans le menu Quick Parts> Autotext. Cette fois, cependant, vous Clic-droit un Entrée de texte automatique puis Sélectionner Organiser et supprimer.

5. Cliquez sur le Entrée de texte automatique que vous souhaitez supprimer, puis Cliquez sur le Effacer bouton.

Utilisation de l'insertion automatique dans Word 2010

6.a Commencez à taper du texte contenu dans une entrée de texte automatique, au fur et à mesure que vous saisissez le premier mot, vous verrez une petite fenêtre contextuelle vous informant que vous pouvez presse Entrer pour insérer l'entrée de texte automatique.

6.b Alternativement, vous pouvez simplement taper les deux premières lettres d'une entrée de texte automatique, puis presse F3 pour insérer l'entrée de texte automatique la plus similaire.

Quelle que soit la manière dont vous décidez d'utiliser l'insertion automatique, le résultat doit être le même. Votre entrée d'insertion automatique sera ajoutée au document de la manière par défaut spécifiée. Bien sûr, vous pouvez toujours utiliser le Pièces rapides> bouton Insertion automatique sur le Insérer ruban pour placer l'insertion automatique, mais cela nécessite toutes ces étapes supplémentaires.

Qu'est-ce qu'une partie rapide de propriété de document?

Les pièces rapides de propriété de document fournissentun accès facile aux propriétés des métadonnées de votre document. Bien que l'insertion automatique soit disponible dans Word et Outlook, les parties rapides de propriété de document ne sont disponibles que dans Word 2010; le reste de la suite est laissé de côté.

7. Il existe plusieurs façons d'accéder aux propriétés du document. Le plus rapide vient du Fichier> Info menu. Ici tu peux Cliquez sur le Propriétés pour afficher le panneau du document, ou vous pouvez accéder directement à la fenêtre des propriétés avancées du document.

8.a Si vous avez opté pour les propriétés du documentPanneau il apparaîtra comme une barre juste au-dessus de l'espace de travail du document. D'une part, cela vous donne un moyen rapide de modifier les métadonnées d'un document, mais cela a l'inconvénient de prendre BEAUCOUP d'espace à l'écran.

8.b Vous pouvez également accéder aux propriétés avancées du document à partir du panneau de document.

9. La fenêtre Propriétés avancées du document est la même que celle que vous verriez habituellement si vous Clic droit un fichier de document à partir de l'Explorateur Windows et Choisi Propriétés. dans le Sommaire , vous pouvez modifier toutes les méta-informations d'un document.

10. Vous pouvez entrer des parties rapides de propriété de document à partir du ruban Insérer dans Word. Une fois inséré dans un document, il utilisera toutes les données disponibles pour remplir automatiquement les informations demandées.

Notez que cela fonctionne comme une synchronisation de données. Si vous modifiez ces informations saisies, cette modification se trouve également dans les propriétés avancées de votre document.

Ça a l'air amusant? Essayez-le! Je dois aller jouer avec plus de nouvelles fonctionnalités d'Office 2010!