Comment créer et utiliser des entrées d'insertion automatique dans Microsoft Word

Êtes-vous fatigué de taper les mêmes blocs de texte à plusieurs reprises dans Word? Gagnez du temps avec les entrées d'insertion automatique dans Word. Stockez les blocs de texte courants que vous tapez à plusieurs reprises.

Êtes-vous fatigué de taper les mêmes blocs de texteà plusieurs reprises dans Word? Si vous saisissez souvent des éléments tels que le nom et l'adresse de votre société ou des paragraphes de texte communs à de nombreux types de documents créés, l'insertion automatique dans Word est votre ami.

Vous pouvez stocker des blocs de texte dans les entrées d'insertion automatiqueet les insérer dans n'importe quel document Word de plusieurs manières simples. Aujourd'hui, nous allons vous montrer comment créer, modifier et supprimer des entrées d'insertion automatique, ainsi que plusieurs façons de les insérer facilement dans tout document Word.

Afficher les marques de paragraphe dans votre document

Si vous voulez la mise en forme pour tous les paragraphes,y compris le dernier, stocké avec le texte dans l'entrée d'insertion automatique, sélectionnez la dernière marque de paragraphe. La marque de paragraphe à la fin de chaque paragraphe stocke la mise en forme de ce paragraphe. Si vous avez appliqué une mise en forme de caractères, telle que gras ou italique, elle est automatiquement stockée dans l’insertion automatique.

Si vous ne voyez pas les marques de paragraphe dans votre document, cliquez sur le bouton Accueil languette. dans le Paragraphe section, cliquez sur le symbole de paragraphe. Vous pouvez maintenant voir la dernière marque de paragraphe et la sélectionner.

Créer une nouvelle entrée d'insertion automatique

Pour créer une nouvelle entrée d'insertion automatique, sélectionnez le texte que vous souhaitez ajouter à votre collection d'entrées d'insertion automatique. Ou, si vous ne disposez pas du texte, saisissez-le dans un document, puis sélectionnez-le.

Sur le Insérer onglet, cliquez Pièces rapides dans le Texte section. Ensuite, déplacez votre souris sur l'insertion automatique et sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique du sous-menu.

Vous pouvez voir d'autres éléments dans la galerie d'insertion automatique, tels que les éléments que vous avez copiés dans Spike.

Comme les entrées d’insertion automatique sont des blocs de construction, la Créer un nouveau bloc de construction La boîte de dialogue s'affiche.

Entrez un unique Nom pour l'entrée d'insertion automatique. Nous verrons plus loin dans cet article comment entrer une insertion automatique dans votre document en saisissant quelques caractères. Pour ce faire, vous devez différencier le début du nom de votre insertion automatique des autres entrées automatiques. Si cela ressemble aux noms d’autres entrées, vous devrez taper plus de caractères pour que Word sache l’entrée que vous voulez insérer.

Assurez-vous que l'insertion automatique est sélectionnée dans la liste déroulante Galerie. Ce devrait être par défaut.

Général est sélectionné par défaut dans le Catégorie la liste déroulante. Au départ, c’est le seul choix et nous allons sélectionner le Général catégorie pour notre exemple. Mais vous pouvez créer une catégorie personnalisée en sélectionnant Créer une nouvelle catégorie du Catégorie la liste déroulante. Entrez un nom pour votre catégorie personnalisée sur le Créer une nouvelle catégorie boîte de dialogue et cliquez D'accord. La nouvelle catégorie est ajoutée et sélectionnée automatiquement dans Catégorie la liste déroulante.

Vous pouvez entrer un La description pour l’insertion automatique, s’il est utile de préciser son utilité. Si l'entrée est explicite, vous n'avez pas besoin de saisir de description.

Les entrées d'insertion automatique sont enregistrées dans des modèles et non dans des documents. De cette façon, ils sont disponibles dans n’importe quel document basé sur le modèle dans lequel ils ont été enregistrés. Ordinaire modèle est la sélection par défaut dans le Sauver en, sauver dans la liste déroulante. Vous pouvez enregistrer des entrées d'insertion automatique dans des modèles personnalisés, mais nous allons accepter la valeur par défaut pour enregistrer notre nouvelle entrée dans le modèle «Normal.dotm».

Enfin, il y a quelques Les options à choisir parmi:

• Pour insérer l’insertion automatique sur sa propre page d’un document, sélectionnez Insérer du contenu dans sa propre page. Cela désactivera le texte de l'insertion automatique du reste de votre document avec des sauts de page.
• Pour insérer l’insertion automatique dans son propre paragraphe, même si votre curseur est au milieu d’un paragraphe, sélectionnez Insérer le contenu dans son propre paragraphe.
• Pour tout autre contenu, sélectionnez Insérer uniquement du contenu.

Cliquez sur D'accord.

Lorsque vous fermez le dernier document Word ouvert, le document suivant peut s'afficher si vous avez l'option activée pour vous inviter à enregistrer le modèle Normal.

Cliquez sur sauver pour enregistrer le modèle «Normal.dotm» avec votre entrée d’insertion automatique ajoutée.

Si vous n'obtenez pas la boîte de dialogue ci-dessus et que vous souhaitez être invité à enregistrer le modèle Normal lorsque vous le modifiez, accédez à la section Fichier> Options> Avancé. dans le sauver section à droite, vérifiez la Demander avant d'enregistrer un modèle normal boîte. Cliquez sur D'accord.

Insérer une entrée d'insertion automatique à partir de l'onglet Insérer

Il existe plusieurs méthodes simples pour insérer une insertion automatique dans un document Word. Une façon utilise le Pièces rapides bouton.

dans le Texte section sur le Insérer onglet, cliquez Pièces rapides.

Déplacez votre souris sur l'insertion automatique dans le menu, puis cliquez sur l'entrée d'insertion automatique à insérer dans le sous-menu.

Insérer une entrée d'insertion automatique à l'aide de la saisie semi-automatique

Une autre façon d'insérer une entrée d'insertion automatique consiste à commencer à taper le nom de l'entrée d'insertion automatique. Une petite fenêtre contextuelle affiche une partie de l’insertion automatique correspondante et vous invite à appuyer sur Entrer insérer. presse Entrer pour insérer l'entrée dans votre document au curseur. Vous pouvez aussi appuyer sur F3 pour insérer l'entrée correspondante.

Le contenu de l'entrée d'insertion automatique est inséré dans votre document, y compris le formatage d'origine et les sauts de ligne.

Si la suggestion de saisie semi-automatique ne s'affiche pas lorsque vous commencez à taper le nom de votre entrée d'insertion automatique, l'option Afficher les suggestions de saisie semi-automatique n'est pas activée.

Pour activer cette option, allez à Fichier> Options> Avancé.

dans le Options d'édition section, vérifiez la Afficher les suggestions de saisie semi-automatique boîte.

Cliquez sur D'accord.

Vous devriez maintenant voir votre entrée d’insertion automatique s’ouvrir lorsque vous commencez à taper son nom. presse Entrer l'insérer.

Ajouter une insertion automatique à la barre d'outils Accès rapide

Vous pouvez rendre l'insertion d'insertion automatique plus rapide et plus facile en ajoutant le bouton Insertion automatique à la barre d'outils Accès rapide.

Cliquez sur la flèche vers le bas dans la barre d’accès rapide et sélectionnez Plus de commandes.

le Barre d'accès rapide l’écran s’affiche sur le Options Word boite de dialogue.

Sélectionner Toutes les commandes du Choisissez des commandes parmi la liste déroulante.

Ensuite, sélectionnez AutoText dans la liste de gauche et cliquez sur Ajouter pour ajouter le bouton Insertion automatique à la liste de droite.

Cliquez sur D'accord.

Pour insérer une entrée d'insertion automatique, cliquez sur le bouton Insertion automatique de la barre d'outils Accès rapide, puis cliquez sur une entrée du menu.

Créer un raccourci pour une entrée d'insertion automatique

Si vous préférez utiliser le clavier, vous pouvez ajouter un raccourci clavier pour l’insertion automatique que vous avez créée.

Cliquez avec le bouton droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban.

le Personnaliser le ruban écran sur le Options Word La boîte de dialogue s'affiche.

Au bas de la liste des commandes à gauche, cliquez sur Personnaliser à côté de Raccourcis clavier.

dans le Catégories boîte sur le Personnaliser le clavier boîte de dialogue, sélectionnez Blocs de construction.

Ensuite, sélectionnez votre insertion automatique dans la liste. Blocs de construction case à droite. Par exemple, nous sélectionnons notre entrée d’insertion automatique Mon adresse.

Placez votre curseur dans le Appuyez sur la nouvelle touche de raccourci et appuyez sur le raccourci clavier que vous souhaitez utiliser.

Cliquez sur Attribuer.

Votre raccourci est ajouté à la Clés actuelles boîte.

Cliquez sur proche.

Cliquez sur D'accord sur le Options Word boîte de dialogue pour le fermer.

Vous pouvez maintenant utiliser votre nouveau raccourci clavier pour insérer votre entrée d'insertion automatique.

Modifier le contenu d'une entrée d'insertion automatique

Que faire si vous devez modifier une entrée d'insertion automatique que vous avez créée? Peut-être avez-vous déménagé et devez-vous modifier votre saisie automatique de l'adresse?

Commencez par saisir l’entrée modifiée dans un document Word nouveau ou existant. Ensuite, sélectionnez-le avec la dernière marque de paragraphe si vous souhaitez conserver la mise en forme.

Sur le Insérer onglet, cliquez Pièces rapides dans le Texte section. Ensuite, déplacez votre souris sur l'insertion automatique et sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique à partir du bas du sous-menu.

Sur le Créer un nouveau bloc de construction boîte de dialogue, entrez le même nom dans le champ Nom zone en tant que texte automatique existant que vous souhaitez modifier.

Cliquez sur D'accord.

Cliquez sur Oui lorsqu'il vous est demandé si vous souhaitez redéfinir l'entrée du bloc de construction.

Désormais, vous pouvez insérer l'entrée automatique mise à jour dans tout document Word nouveau ou existant.

Modifier les propriétés d'une entrée d'insertion automatique existante

En plus de modifier le contenu d’une entrée automatique, vous pouvez également modifier les propriétés d’une entrée automatique, telles que sa catégorie et sa description, ainsi que le modèle dans lequel elle est enregistrée.

Pour modifier les propriétés d'une entrée d'insertion automatique, cliquez sur Pièces rapides dans le Texte section sur l'onglet Insérer et sélectionnez Organisateur de blocs de construction.

Sur le Organisateur de blocs de construction boîte de dialogue, vous verrez la liste complète de tous les blocs de construction disponibles avec Nom de chacun, et qui Galerie, Catégorie, et Modèle chacun est en. Ils sont listés par ordre alphabétique par Galerie, qui définit le type de chaque bloc de construction.

En haut de la liste, vous trouverez les entrées d'insertion automatique. Sélectionnez celui dont vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur Modifier les propriétés.

le Modifier le bloc de construction La boîte de dialogue affiche les mêmes options que Créer un nouveau bloc de construction boîte de dialogue utilisée pour créer l’insertion automatique.

Apportez les modifications souhaitées à la Galerie, Catégorie, La description, Sauver en, sauver dans, et Les options des champs. Consultez la section Créer une nouvelle entrée d'insertion automatique au début de cet article pour plus d'informations sur ces champs.

Cliquez sur D'accord.

Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation s’affiche pour enregistrer vos modifications et redéfinir l’insertion automatique.

Supprimer une entrée d'insertion automatique

Si vous décidez de ne plus avoir besoin ou si vous ne voulez plus d’insertion automatique, vous pouvez la supprimer.

Pour supprimer une insertion automatique de la liste des blocs de construction, cliquez sur Pièces rapides dans le Texte section sur le Insérer onglet puis sélectionnez Organisateur de blocs de construction.

Sélectionnez l’insertion automatique que vous souhaitez supprimer dans la liste. Blocs de construction liste.

Puis clique Effacer.

Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation pour supprimer l’entrée et la retirer de la liste des Blocs de construction.

Cliquez sur proche sur le Organisateur de blocs de construction boîte de dialogue pour revenir à votre document.

Économisez du temps et réduisez les erreurs avec l'insertion automatique

Les insertions automatiques sont un excellent moyen de gagner du temps et de réduire les erreurs lors de la frappe dans Word. Vous pouvez également automatiser des tâches dans Word à l'aide de macros pour gagner du temps et augmenter votre productivité.