Comment suivre les modifications dans les documents Microsoft Word

Si vous collaborez avec des membres de l'équipe sur des projets, la fonctionnalité de suivi des modifications dans Word 2016 est essentielle et désormais plus puissante. Voici comment ça fonctionne.

Si vous collaborez avec des membres de l'équipe sur des projetsou balisez les contrats avec des lignes rouges, le suivi des modifications dans Microsoft Word peut vous sauver la vie! Le suivi des modifications est une fonctionnalité intégrée à Microsoft Word qui apporte vraiment de la raison au processus. Même si vous ne travaillez pas sur des projets complexes tels que des acquisitions, des fusions, des contrats ou la création d'un best-seller, le suivi des modifications peut être tout aussi utile pour les projets en petits groupes, tels que les affectations scolaires.

Depuis la dernière fois que nous avons couvert cette fonctionnalité dans MicrosoftWord 2010, des améliorations significatives ont rendu le suivi des modifications encore plus puissant. Avec la disponibilité d'Office Online, les utilisateurs peuvent effectuer une collaboration en temps réel sur un document, et c'est l'une des nouvelles fonctionnalités intéressantes que nous examinons dans cet article.

Activer et utiliser le suivi des modifications dans Word 2016

Étape 1: démarrage du contenu

Vous devrez commencer avec du contenu dans le document sur lequel vous collaborez. Cette partie du document est en cours de rédaction par un autre utilisateur. Le premier paragraphe a été écrit par moi.

Étape 2: activer le suivi des modifications
Pour commencer à suivre les modifications, accédez au La revue onglet et cliquez Suivi des modifications dans le suivi groupe (vous pouvez également appuyer sur CTRL + MAJ + E.)

Lorsque le suivi des modifications est activé, vous verrez un ballon pour chaque auteur sur le côté droit de l'écran.

Étape 3: édition

Le suivi des modifications dans Word utilise la coordination des couleurs pour éviter toute confusion. Le premier auteur est bleu et le second est rouge. Lorsque d'autres auteurs apporteront des modifications, une couleur unique leur sera également attribuée.

Lorsque des modifications sont apportées au document, une ligne verticale apparaît à côté du paragraphe pour indiquer les modifications qui ont été apportées au document. Notez que le premier paragraphe n'a pas cela parce que Suivi des modifications n'a été activé que plus loin dans le document. Lorsque vous cliquez sur le Afficher le suivi des modifications barre, il active immédiatement un point culminant de tousles modifications apportées au document ainsi que leurs commentaires. Si vous le maintenez activé et que vous apportez des modifications, vous verrez les modifications en temps réel lorsque vous tapez et supprimez.

Étape 4: Commentaires, bulles et outils d'édition supplémentaires

Si vous souhaitez ajouter un commentaire sur un mot ou un paragraphe, mettez-le en surbrillance puis sélectionnez La revue onglet et cliquez Nouveau commentaire dans le commentaires groupe. Vos commentaires apparaîtront alors sur le côté droit du document lorsque le document sera finalisé; vous pouvez les désactiver.

L'une des choses que vous remarquerez lorsque vous appliquez des mises en forme spéciales telles que Gras, Italique ou Souligné, un commentaire est automatiquement ajouté aux modifications de piste appelé Formaté.

Vous pouvez également personnaliser la façon dont vous souhaitez que les bulles apparaissent sur le document. Par exemple, si vous souhaitez voir toutes les révisions qui ont été ajoutées au document par chaque auteur, cliquez sur La revue onglet> Afficher le balisage menu> des ballons > Affichez les révisions dans les bulles.

Révisions

Le volet de révision (La revue > Volet de révision) vous permet de revoir toutes les modifications de chaque auteur quivous pouvez visualiser verticalement ou horizontalement sur l'écran. Vous pouvez cliquer sur un mot ou un paragraphe dans le volet Révisions et il naviguera automatiquement vers cette partie du document.

Étape 5: accepter ou refuser les modifications apportées au document

Si vous êtes d'accord avec les modifications apportées au document, vous pouvez les accepter ou les refuser. Cliquez sur la barre Afficher le suivi des modifications pour mettre en évidence les modifications apportées par l'autre auteur, puis accédez au La revue onglet, cliquez sur le Acceptez pour confirmer.

Vous remarquerez maintenant que les modifications sont appliquées immédiatement.

Étape 6: comparer ou combiner des documents

Un autre auteur de fonctionnalité pratique peut profiterest la possibilité de suivre la version d'un document. Par exemple, si deux auteurs bifurquent les mêmes documents en deux exemplaires et continuent à travailler dessus séparément, ils peuvent ensuite comparer les deux versions et les combiner. Tant qu'ils sont de structure similaire, vous pouvez combiner les deux pour créer un document final.

Pour comparer et combiner les modifications, sélectionnez La revue onglet, cliquez Comparer puis sélectionnez le document d'origine dans la zone de champ, puis sélectionnez la version révisée, puis cliquez sur D'ACCORD.

Microsoft Word présentera ensuite un volet à trois voletsvue du document montrant l'écran principal en tant que document final avec un contenu combiné, et les copies originales et alternatives dans une mini fenêtre. Lorsque vous faites défiler, vous pouvez comparer les modifications. Cela se fait de préférence sur un écran avec une résolution d'écran suffisante.

Lorsque vous êtes prêt à combiner les documents en une copie finale, revenez à la La revue onglet clic Comparer puis clique Combiner sélectionnez le document d'origine dans le champ puis sélectionnez la version révisée puis cliquez sur D'ACCORD.

Vous verrez alors le document combiné avec les modifications apportées par d'autres auteurs dans une autre couleur.

Intégration avec Office Online

L'une des principales fonctionnalités de Google Apps aété ses outils de collaboration en temps réel. Microsoft a finalement rattrapé son retard grâce à sa suite Office Online qui propose une version Web de Word. Une nouvelle fonctionnalité de Word 2016 est la possibilité de partager et de voir qui travaille sur votre document. Pour ce faire, cliquez sur le Partager et enregistrez le document dans votre dossier OneDrive.

Le volet Partager révélera alors des informations supplémentairesoptions, avec la possibilité d'inviter des personnes à modifier le document avec différentes restrictions. Vous remarquerez également que les options Bloquer les auteurs et Limiter sont désormais activées dans le Protéger groupe. Si vous utilisez Office 365 dans un environnement d'entreprise, vous pouvez inviter des auteurs à collaborer.

Pour cet article, j'utiliserai le Obtenez un lien de partage que j'enverrai par e-mail à d'autres auteurs avec lesquels j'aimerais collaborer sur le document.

Lorsque vous ou l'autre auteur chargez Word Online et apportez des modifications, les autres personnes qui collaborent sur le document seront averties en temps réel.

Ici, vous pouvez voir les modifications enregistrées effectuées par l'autre auteur sont codées par couleur dans une surbrillance bleue.

Lorsqu'un auteur ne modifie plus le document, vous en serez informé dans Word 2016.

Comme vous pouvez le voir, le suivi des modifications est encore pluspuissant avec ses fonctionnalités de collaboration en temps réel. Que vous travailliez sur des projets petits ou grands, Word 2016 peut vous aider à garder tout le monde sur la même page. La coordination des couleurs, le partage, l'édition en temps réel et l'intégration dans le cloud avec OneDrive contribuent à une expérience convaincante.