Augmentez votre flux de production de productivité Outlook avec ces astuces

Pour le novice ou le pro, Microsoft Outlook comprendde nombreuses fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour augmenter votre productivité. Voici quelques-uns des conseils essentiels pour améliorer votre flux de travail et votre productivité à l'aide d'Outlook pour Mac, d'Office 365 ou des versions Web.

Règles de configuration

Les règles peuvent vous aider à automatiser la gestion de votremessages, qu'il s'agisse de bloquer le courrier indésirable ou de déplacer des messages spécifiques vers un dossier. Par exemple, vous pouvez déplacer tous les messages de votre patron vers un dossier particulier pour ne jamais les manquer. Avec la version complète d'Outlook, vous pouvez créer des règles assez complexes.

Voici une règle simple selon laquelle je déplace les messages du dossier des destinataires. Sélectionnez un message du destinataire puis cliquez sur le bouton Accueil onglet puis cliquez sur Règles> Créer une règle.

Cochez la case De destinataire puis vérifier Déplacez l'élément dans le dossier. » Choisissez un dossier existant ou créez-en un nouveau. Sélectionnez-le et cliquez sur OK. Vous pouvez exécuter la règle immédiatement ou ultérieurement. Il existe des règles que vous pouvez configurer pour recevoir une alerte lorsque vous recevez un e-mail d'un destinataire particulier ou des messages contenant certains mots. Découvrez comment déplacer les nouveaux messages vers un dossier spécifique.

En outre, des règles avancées ont été ajoutées à Outlook.com il y a quelques années.

Utiliser des catégories de couleurs et des drapeaux

Utilisez la fonction Couleur et catégories pour vous aiderpriorisez et concentrez-vous sur ce qui est important. Sélectionnez un message et cliquez sur le menu Catégoriser puis choisissez une couleur appropriée. Vous pouvez personnaliser ces couleurs avec une signification particulière. Cliquez sur Catégories> Toutes les catégories > sélectionnez une couleur puis Renommer. Des commandes clavier peuvent également être attribuées afin que vous puissiez marquer rapidement un message.

Le drapeau de suivi peut également vous aider à vous souvenirmessages que vous devez consulter lorsque vous en avez le temps Lorsque vous marquez un e-mail, il apparaîtra sur votre liste de tâches et vos listes de tâches afin que vous puissiez vous rappeler d'y assister.

Planifier à l'aide de la livraison différée

Outlook vous permet de retarder la livraison d'un e-mailà une heure particulière de la journée. Cette fonctionnalité est pratique si vous savez qu'un destinataire ne pourra accéder à votre message qu'à un moment donné. Si vous savez qu'un utilisateur consulte ses e-mails vers 3 heures du matin, créez un nouveau message, puis cliquez sur l'icône Retard de livraison bouton sous Les options. Apportez les modifications appropriées aux options de livraison telles que Ne pas livrer avant date et l'heure.

Créer un dossier de recherche

Un dossier de recherche est un moyen puissant de trier votremessages et apportez un peu de bon sens à votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez créer un dossier de recherche pour les e-mails que vous souhaitez suivre ou marquer les messages de personnes, groupes ou listes spécifiques.

Clique le Dossier onglet puis cliquez sur Nouveau dossier de recherche puis choisissez le type de dossier de recherche que vous souhaitezcréer à partir de l'un des groupes. Sélectionnez le dossier de messagerie et cliquez sur OK. Un dossier de recherche est créé dans le volet de navigation. Tous les messages que je choisis de suivre y seront disponibles lorsque j'en aurai besoin.

Définir le niveau de filtre de courrier indésirable

Le courrier indésirable peut ralentir la productivitédes e-mails auxquels vous pouvez accéder tout au long de la journée. En utilisant le filtre de courrier indésirable Outlooks, vous pouvez minimiser son impact. Cliquez sur l'onglet Accueil, puis sur le menu Courrier indésirable dans le groupe Supprimer, puis sur Options de courrier indésirable.

Je recommande de commencer par le paramètre Lowet voyez comment cela fonctionne pour vous. Si les messages indésirables sont trop agressifs, vous pouvez passer à une option supérieure. Au cas où le filtre signale par erreur un message important, je garderais l'option de suppression permanente décochée.

Créer des sauvegardes du fichier PST

Outlook est un système et il peut également échouer. Le maintien d'une sauvegarde saine de votre dossier personnel peut garantir une récupération en douceur en cas de corruption, de défaillance du système ou de tout autre problème imprévu.

Les fichiers de données Outlook (.pst) créés à l'aide d'Outlook 2013 ou Outlook 2016 sont enregistrés sur votre ordinateur dans le Dossier DocumentsOutlook Files. Si vous avez effectué une mise à niveau vers Outlook sur un PC ou un Mac qui contenait déjà des fichiers de données créés dans Outlook 2007 ou une version antérieure, ces fichiers sont enregistrés dans un emplacement différent dans un dossier masqué à C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

Le fichier de données Outlook hors connexion (.ost) est également enregistré dans C: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. La plupart des données restent sur le serveur; cependant, toutles éléments enregistrés localement doivent être sauvegardés. Par exemple, Calendrier, Contacts, Tâches et tout dossier marqué Local uniquement. Pour plus d'informations sur la création et la sauvegarde de dossiers PST, consultez les articles suivants:

• Comment créer un dossier PST dans Outlook 2016
• Créer un dossier PST dans Outlook 2013
• Que sont les dossiers Outlook PST et comment les utiliser
• Réparer le dossier PST corrompu dans Outlook

Vous voudrez peut-être également savoir comment trouver le dossier OLK temporaire d'Outlook.

Configurer les réponses d'absence du bureau

Si vous serez absent du bureau pendant la plupart desla journée ou en vacances pendant un mois, la configuration d'une réponse d'absence du bureau peut indiquer à vos contacts que vous n'êtes pas disponible. L'utilisation de l'Assistant Absence du bureau réduira beaucoup de bruit dans votre boîte de réception lorsqu'ils essaient de vous joindre sans réponse immédiate. Cela réduira également le travail de nettoyage de votre boîte de réception à votre retour. Cliquez sur Fichier> Info> Réponses automatiques.

Sélectionnez la case d'option Envoyer des réponses automatiques puisdéfinissez la période pendant laquelle vous souhaitez recevoir ce message particulier. Vous pouvez également envoyer ce message à des collègues à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation.

Si vous utilisez Outlook pour iOS, appuyez sur Paramètres, appuyez sur votre serveur Exchange, puis sur Réponses automatiques. Activez les réponses automatiques et saisissez un message personnalisé.

Gérer les notifications

Les notifications de bureau Outlook peuvent être accablanteset vous distraire. Une option que vous avez est de les désactiver. Pour les désactiver, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Outlook dans la zone de notification de la barre des tâches, puis cliquez sur Afficher l'alerte de nouveau courrier sur le bureau. Pour les anciennes versions d'Outlook, consultez notre article sur la désactivation des alertes de bureau Outlook.

Conseils Outlook Mobile

Si vous utilisez la version mobile d'Outlook, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour rester productif lors de vos déplacements.

Basculez entre les calendriers personnel et professionnel.

Appuyez sur l'onglet Calendrier, puis sur le menu hamburger, puis sur votre calendrier professionnel ou personnel.

Planifier un appel Skype avec Outlook pour iOS

Appuyez sur Calendrier, créez un nouveau même puis entrez un nom pour l'événement. Appuyez sur Contacts, puis ajoutez les personnes que vous souhaitez inviter. Balayez vers le bas et activez Appel Skype puis appuyez sur le lien Appel Skype, entrez une description, puis appuyez sur Terminé. Appuyez sur Enregistrer pour terminer.

Envoyer une disponibilité

Créez un nouveau message et appuyez sur Événement du calendrier.

Appuyez sur Envoyer la disponibilité, choisissez une heure appropriée, puis Terminé.

Envoyez votre message.

Les mises à jour récentes d'Outlook 2016 pour Mac en ont ajouténouvelles fonctionnalités. Consultez notre article pour plus d'informations sur la façon dont vous pouvez utiliser ces nouvelles fonctionnalités. Consultez également notre article avec une liste de commandes clavier Outlook pour les utilisateurs de Mac.