Kuinka salasanasuojata ja salata Office 2016 -asiakirjat

Jos käytät Microsoft Office 2016 -tuotteita, kutenWord, Excel ja PowerPoint arkaluonteisten tietojen valmistamiseksi; tiesitkö, että Office on sisäänrakennettu salausominaisuus? Katsotaanpa yksityiskohdat ja kuinka suojata asiakirjojasi.

Jos käytät Microsoft Office -tuotteita, kuten Word2016, Excel 2016 ja PowerPoint 2016 arkaluonteisten tietojen valmistamiseksi; tiesitkö, että on helppo lisätä salauskerros asiakirjoihin, laskentataulukoihin ja esityksiin? Ominaisuus on rakennettu suoraan Microsoft Office -sovellukseen, ja se on nopea ja helppo käyttää, kuten esitän alla. Niille teistä, jotka eivät ole vielä tehneet sijoitusta uusimpaan Office-ohjelmistopakettiin, olemme kattaneet nämä tiedot aiemmista Office-versioista, joten tutustukaa näihin ohjeisiin edellisessä artikkelissamme.

Kun suojaat asiakirjojasi salasanalla, muista tärkeät vinkit:

• Luo vahva salasana tai salasana, kun suojaat dokumentteja. Tunnuslause on mukava, koska se toivottavasti estää sinua unohtamasta salasanasi.
• Käytä ainutlaatuista salasanaa, älä käytä sitäsalasana, jolla kirjaudut sisään Windows PC: hen tai muuhun palveluun. Tämä on tärkeää vain siinä tapauksessa, että käyttäjätilisi vaarantuu, tiedostoillasi on ainakin suojatoivo.
• Jos aiot salata paljon toimistoasiakirjoja, harkitse salasanahallinnan käyttöä. Suosikki täällä groovyPostissa on 1Password.
• Oletuksena Office 2016 / O365 käyttää AES 256-bittiäsalaus, joka 99 prosentille meistä on riittävän hyvä. Jos haluat muuttaa oletusarvoa millään tavalla, kehotan sinua tarkistamaan tämä TechNet-artikkeli, jossa tarkastellaan salaustekniikan vaihtoehtoja yksityiskohtaisesti.

Suojaa Office 365- tai Office 2016-tiedostot salaamalla salasanalla

Menettely on vakiona useimmissa Office-ohjelmissasovelluksia, joten käytämme tämän artikkelin alkuun Microsoft Word 2016 -tapahtumaa. Avaa ensin suojattava Office-asiakirja. Napsauta Tiedosto-valikkoa, valitse Tiedot-välilehti ja valitse sitten Suojaa asiakirja painiketta. Klikkaus Salaa salasanalla.

Kirjoita salasanasi ja napsauta sitten OK.

Anna salasana uudelleen vahvistaaksesi sen ja napsauttamalla OK.

Microsoft Word osoittaa nyt, että asiakirja on suojattu. Aina kun avaat asiakirjan, sinua pyydetään antamaan salasanasi käyttääksesi sen sisältöä.

PowerPoint-esityksen suojaaminen toimii samalla tavalla.

Muun tyyppisiä Microsoft Office-tiedostoja suojaava salasana

Kun työskentelet muun tyyppisten Microsoft Office -sovellusten kanssatiedostoihin, kuten Microsoft Access -tietokantaan, on joitain vähäisiä vaatimuksia. Access 2016 edellyttää tietokannan avaamista vain ensin, ennen kuin voit suojata sen salasanalla. Napsauta Tiedosto> Avaa, valitse tietokantatiedostosi ja napsauta sitten vieressä olevaa nuolta Avata -painike ja napsauta sitten Avoin yksinoikeus.

Kirjoita ja vahvista salasanasi ja napsauta sitten kunnossa.

Suojaa Excel-työkirja kokonaan tai osittain

Microsoft Excel -työkirjoissa voit suojata koko työkirjan tai sen osan. Suorita se seuraavien ohjeiden avulla. Napsauta Tiedosto, valitse Tiedot -välilehti, napsauta Suojaa työkirja painiketta. Klikkaus Salaa salasanalla noudata sitten samoja ohjeita, joita käytettiin Word-asiakirjan suojaamiseen.

Suojaa arkki

Jos sinulla on jaettu työkirja, voit suojata tietyn arkin lukitsematta koko työkirjaa. Napsauta hiiren kakkospainikkeella arkkia ja napsauta sitten Suojaa arkki.

Jos on osa arkkia, jonka haluat suojata muokkauksilta, voit myös tehdä sen. Korosta ensin alue ja napsauta sitten Arvostelu välilehti. Klikkaus Salli käyttäjien muokata alueita

Napsauta Suojaa arkki.

Kirjoita salasana ja vahvista se.

Kun yrität tehdä muutoksia tähän alueeseen, saat seuraavan viestin:

Jos haluat tehdä muutoksia alueeseen tai tiettyyn soluun, valitse se, siirry kohtaan Arvostelu välilehti ja napsauta sitten Poista suojaus. Kirjoita salasanasi ja napsauta sitten OK

Se on se, ja Microsoft Office-tiedostosi ovatnyt vain silmällesi. Tutustu muihin artikkeleihimme, kuten BitLocker-aseman salauksen käyttöönotto ja kannettavien asemien salaaminen BitLocker Go -sovelluksen avulla tietoturvan lisäämiseksi.