10 välttämätöntä Outlook-vinkkiä

Saatko kaiken hyödyn ohjelmasta, kunkäytätkö Outlookia? Outlook-työpöytäohjelma on energiankäyttäjän paratiisi, jolla on enemmän ominaisuuksia kuin Sveitsin armeijan veitsi, ja valitettava totuus on, että monet ihmiset vain päätyvät sen uhriksi. Sen ei tarvitse olla sinä! Vaikka on olemassa satoja ehdotuksia ja temppuja tämän painavan sähköpostiohjelman käyttämiseen, pidasimme sen lyhyeksi ja kokomme luettelon kymmenestä parhaasta, jotka ovat hyödyllisimpiä ja usein unohdetaan. Näiden vinkkien avulla voit olla varmempi, tehokkaampi ja vähemmän hämmentynyt olitpa töissä vai hallinnoitko tietokoneesi sähköposteja.

1. Nopea esikatselu jokaiseen Outlook-osioon
Tarvitsetko nopean kuvan kalenterista? Ehkä sinun täytyy nopeasti nähdä mitä tehtäväluettelossasi on jäljellä ja löytää joku yhteystietosi. Office 2013: ssa esiteltiin "peek preview" -ominaisuus, jonka avulla voit nähdä nopean yhteenvedon Kalenteri, Ihmiset ja Tehtävät -välilehdestä viemällä niiden päälle Outlookin alaosaan.

2. Pikavaiheet
Onko paljon Outlookissa tekemäsi aikaatoistuvia tehtäviä? Helpota työnkulkua lisäämällä joitain nopeita vaiheita, jotka voivat tehdä työsi puolestasi. Jokainen painike voidaan asettaa vastaamaan automaattisesti säilötyllä tekstillä, lähettämään edelleen sähköposteja, kopioimaan sähköposteja kansioihin, luomaan tapaamisia ja paljon muuta. Pikavaiheiden asettaminen voi vaikuttaa aluksi monimutkaiselta, mutta ei hätää, koska olemme peittäneet helposti seuraavan oppaan aiheesta. On todella syytä ottaa aikaa oppia käyttämään niitä, jos käytät Outlookia päivittäin.

3. Ota keskustelunäkymä käyttöön
Vihata tai rakasta sitä siitä lähtien, kun Gmail tekiidea valtavirran ihmisiä on kiinnitetty lukemaan sähköpostia keskustelulistoissa. Mikä vielä parempaa, tämän näkymän avulla voit helposti sivuuttaa kokonaiset sähköpostivirrat, jos joudut ryhmäkeskusteluun, jota et halua käydä. Sen muuttaminen on yhtä helppoa kuin sen napsauttaminen valintaruudussa postinauhan Näytä-välilehdessä.

4. Lisää uusi yhteyshenkilö, kun luet sähköpostia
Yhteysosoitteiden kirjoittaminen manuaalisesti on niin2003. Uusimmissa Outlook-versioissa (2007-2013) voit lisätä ihmisiä yhteystietoluetteloosi lukeessasi sähköpostia, jos napsautat heidän osoitetta otsikossa.

5. Tee lukematon sähköpostin erottelu
Oletusvärit ja fontit Microsoft Office -sovelluksessavoi jättää sinut haluamaan paljon enemmän. Vaikka en voi ehdottaa tiettyä värisarjaa, josta kaikki siellä olevat voivat sopia, voin kertoa teille, että mukauttaminen on ulottuvillasi. Siirry Näytä-nauhaan> Näytä asetukset> Muut asetukset ja ehdollinen muotoilu. Kussakin ikkunassa voit muuttaa paitsi väriä myös Outlookin kunkin tekstiosan fontin, koon ja tyylin. Lisätietoja yllä olevasta oranssista linkistä.

6. Toimituksen lykkääminen
Oletko koskaan lähettänyt sähköpostia vain saadaksesi"VOIHAN NENÄ! Miksi lähetin sen hetken heti myöhemmin? Olen käyttänyt tätä ominaisuutta vuosia, enkä voi kertoa sinulle kuinka monta kertaa se on pelastanut pekoni ja estää huonoja sähköposteja menemästä ulos. Vaikka tämä saattaa olla tärkeä yritystoimistossa, se on erityisen tärkeää, kun käsittelet asiakkaita, jotta sähköpostit olisivat oikeita ja välttäisivät vahingossa tapahtuvaa väärinkäyttöä. On riittävän helppoa viivyttää yhtä viestiä valintanauhalla koostumusikkunassa, mutta kaiken postituksen viivästyminen edellyttää oletuksena hieman monimutkaisempaa Outlook-sääntöä, joka on kuvattu paremmin tässä linkitetyssä oppaassa.

7. Sammuta People-paneeli
Se on ruma, se on tilaa vievä, ja se on arvokasnäytön kiinteistöjä. Vaikka Microsoft paransi huomattavasti Office 2013: n ihmisruutua, se on edelleen tuskaa useimmille käyttäjille. Onneksi he tekivät sen sammuttamisen erittäin helpoksi. Siirry postitilassa Näytä-nauhaan ja napsautaHenkilöt-ruutu> Pois päältä, jotta suljetaan sekaisin lukemaikkunasi alareunassa. Jos tarvitset sitä takaisin, tiedät nyt myös mistä löytää sen päälle -painikkeen, koska se on samassa paikassa.

8. Sammuta viestin esikatselut kansioruudussa
Useimmissa sähköposteissa aihe ja lähettäjä riittävättietää, haluatko avata sen tai lukea sen. Viestin esikatselun poistaminen käytöstä antaa sinulle jopa 50% enemmän tilaa nähdä Saapuneet-kansiossa luetellut sähköpostiviestit. Se tarkoittaa, että voit käydä ne läpi nopeammin ja palata tekemään jotain tuottavampaa. Voit poistaa nämä käytöstä siirtymällä Näytä-nauhaan ja napsauttamalla Viestin esikatselu> Pois.

9. Loma (muistutus toimistosta)
Jos käytät Outlookia työhön, tämä on aitsestäänselvyys. Asiakkaiden ja kollegoiden tietäminen, että olet poissa kaupungista, on paras tapa välttää se, mikä muuten voi muuttua vihaiseksi väkijoukkoksi ihmetteleen, miksi et koskaan lähettänyt kyseisiä TPS-raportteja perjantaina. Voit tehdä tämän muutamalla tavalla. Yksi sisältää kokouksen perustamisen muistutukseksi. Toinen on asettaa sääntö, joka on samanlainen kuin alla olevassa kuvakaappauksessa. Mutta sitä, jota useimmat ihmiset käyttävät, kutsutaan ”ulkopuolella olevaksi avustajaksi”, ja se edellyttää, että sähköpostisi isännöidään vaihtopalvelimella.

10. Säästä itsesi vahingossa tapahtuvasta vastaamisesta kaikille sähköpostin kauheille
Vaikka ääni ripulia onkin hauskaa, se onvähiten huolenaiheitasi, on vielä paljon asioita, jotka todennäköisesti jäävät vain muutamien valittujen postilaatikoihin. Tämä vinkki sisältää Outlook-laajennuksen asentamisen, joka estää tai ainakin varoittaa sinua, jos aiot lähettää sähköpostia jokaiselle vastausluettelossa olevalle, kun lähetät sen vain henkilölle. Voit ladata laajennuksen täältä Microsoft.com-sivustosta. Suorita vain .msi-tiedosto ja asennus on helppoa.