Kuinka luoda ilmainen tukipalvelujärjestelmä IssueBurnerin ja Gmailin avulla
Lyhyesti sanottuna, miten IssueBurner toimii. Voit luoda tehtäviä tai kysymyksiä sähköpostitse issues@issueburner.com. Kun teet niin, IssueBurner luo automaattisesti ongelman, joka liittyy sähköpostiosoitteeseesi ja kaikkiin sähköpostiosoitteisiin, jotka on lueteltu vastaanottajana jotta: tai CC: ala. Voit aloittaa ongelmien luomisen allekirjoittamattaylöspäin, mutta kun luot tilin, voit tarkastella avoimia ongelmia ja kommentoida ongelmia. Tällä järjestelmällä on joitain tärkeitä etuja, jotka mielestäni todella toimivat yhteistyötiimille ja asiakastukipisteille:
- Se kaikki perustuu sähköpostiin. Aiheita voidaan luoda ja seurata yksinkertaisella CC: llä.
- Sinun ei tarvitse IssueBurner-tiliä osallistuaksesi. Tämä tarkoittaa, että KAIKKI asiakkaasi voivat päästä alukselle kävelemättä heitä kirjautumisprosessissa (joka on joka tapauksessa kuollut).
- Se on mobiiliystävällinen. Jos voit lähettää sähköpostia, voit polttaa ongelman.
- Se auttaa erottamaan seurantakohteet tavallisista sähköposteista.
- Se toimii minkä tahansa sähköpostialustan kanssa. Outlookin, Gmailin ja muiden sähköpostiohjelmien avulla voit muuntaa sähköpostit tehtäviksi, mutta IssueBurner antaa sinun jakaa ongelmat kaikkien sähköpostiympäristöjen kesken.
Saadaksesi parhaan mahdollisen kilometrimäärän IssueBurnerista,joudut käyttämään vähän luovuutta. Mutta yksi mielestäni ilmeinen sovellus on asiakaspalvelun luominen. IssueBurner -sovelluksella voit muuttaa saapuvat sähköpostit lipuiksi ja seurata tilaa ja kirjeenvaihtoa asiakkaan kanssa. Tapan kaksi lintua yhdellä kivellä osoittamalla sinulle kuinka IssueBurner toimii perustaessasi groovyPost “puhelinpalvelu" tukipalvelu. Päällä asiakas puoli (tai meidän tapauksessamme lukijat, koska meillä ei ole asiakkaita), se on yhtä yksinkertaista kuin sähköpostitse lähettäminen sähköpostitse tukipalveluun, jonka olen perustanut osoitteeseen jack+help@groovypost.com. Mutta vastaaja puolella, siinä on vähän asennusta.
Ensimmäinen askel
Tilaa IssueBurner. Sinun tarvitsee vain käydä IssueBurner.com ja klikkaus Kirjaudu. Anna heille nimesi ja sähköpostiosoitteesi, ja olet valmis.
Huomaa, että sinun ei tarvitse välttämättä käyttää sähköpostiosoitetta, jota käytät saapuvien tukipalvelujen pyyntöihin.
Vaihe toinen
Luo ryhmä IssueBurneriin. Voit todella ohittaa tämän vaiheen, jos aiot omistaa tämän tilin yhteen tarkoitukseen, mutta jos haluat käyttää IssueBurneria muihin organisaatioihin ja tehtäviin, ryhmä on hyvä idea. Klikkaus ryhmät oikeassa yläkulmassa ja klikkaus Luo ryhmä.
Kirjoita ryhmän nimi ja organisaatio. Tässä olen valinnut “auta”Ja“groovyPost.”
Huomaa, että tämä osoite ei ole näkyvissäjulkinen. Sen sijaan he lähettävät sähköpostitse yllä mainitun osoitteen, joka on ainoa osoite, jolla voidaan käsitellä ongelmia. Tämä lisää kerros roskapostisuojausta, mutta antaa myös ammattimaisemman ilmeen sisällyttämällä oma verkkotunnuksesi sähköpostiisi. Nyt huomaa, että olen asettanut sen, jotta ongelmat voivat ilmoittaa kukaan. Tämä on toistaiseksi välttämätöntä, jotta voimme tarkistaa Gmailin edelleenlähetyssäännön. Haluat ehkä tulla takaisin ja muuttaa sen Vain ryhmän jäsenet myöhemmin.
Klikkaus Luoda kun olet valmis.
Lisää seuraavaksi jäsenet, jotka voivat lisätä aiheita. Aion lisätä tarkoituksiamme jack+help@groovypost.com. Voit lisätä muita, jos haluat. Sanoisin, että voisin lisätä myös jerry+help@groovypost.com tai tammy+help@groovypost.com, jos haluaisin muiden pystyvän lähettämään myös apupyyntöjä kentälle (ja jos näitä ihmisiä todella olisi olemassa). Muista: Google-sovellukset verkkotunnuksille- ja Gmail-tileillä kaikki, jotka lisäät + -merkin jälkeen, jätetään huomioimatta, mutta niitä voidaan silti käyttää suodatustarkoituksiin. Lukea edellinen viestimme lisätietoja Muokatut Gmail-osoitteet.
Viimeinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä, on muuttaa vastausosoite. Tehdä niin, klikkaus ryhmät ja klikkaus hoitaa ryhmän nimen vieressä. Alla Ryhmäasetukset, klikkaus Muuttaa vieressä "Oletusosoite ja vastaussähköposti”. Näin tekemällä IssueBurner.com-sähköpostiosoitteesi pysyy yksityisenä.
Okei, nyt olemme kaikki asennettu IssueBurneriin. Siirrytään Gmailiin.
Vaihe kolme
Määritä edelleenlähetys Gmailissa. Tavoitteena on välittää kaikki sähköpostit, jotka lähetetään osoitteeseen jack+help@groovypost.com, osoitteeseen help.groovypost@issueburner.com. Tätä varten meidän on ensin varmistettava, että meillä on valtuudet välittää viimeksi mainittuun osoitteeseen. Gmailissa, klikkaus Asetukset ja valitse Huolinta ja POP / IMAP. Klikkaus Lisää edelleenlähetysosoite ja kirjoita help.groovypost@issueburner.com tai muu, jolla olet määrittänyt ryhmäsi IssueBurner-tilisi nimellä.
Tämän jälkeen Gmail lähettää sähköpostinIssueBurner-tili ja vahvistuslinkki. IssueBurner palauttaa tämän takaisin sinulle uutena numerona, joten sen pitäisi näkyä Gmail-postilaatikossa. Voit nähdä sen myös IssueBurner-tililläsi. Klikkaus se vahvistaa.
Vaihe neljä
Suodata mukautettuun Gmail-osoitteeseesi lähetetyt viestit. Klikkaus Asetukset ja valitse Suodattimet ja klikkaus Luo uusi suodatin. Kirjoita Vastaanottaja: -kenttään muokattu sähköpostiosoitteesi ja klikkaus Seuraava askel.
Voit asettaa nämä säännöt haluamallasi tavalla, mutta koska IssueBurner ilmoittaa joka tapauksessa uusista ongelmista, haluan valita Merkitse luetuksi ja Ohita Saapuneet-kansio. Tärkein vaihtoehto valita on valita Lähetä se edelleen: ja valitse ohje.groovypost@issueburner.com. Klikkaus Luo suodatin kun olet valmis.
Nyt olet valmis. Kokeillaan sitä.
Tehtävien luominen IssueBurnerilla
Nyt olemme luoneet Gmail-suodattimen jaJokaisella IssueBurner-ryhmällä kaikki sähköpostiviestit, jotka lähetetään osoitteeseen jack+help@groovypost.com, muuttuvat automaattisesti IssueBurner-ongelmaksi. Aiheen nimi on sähköpostin aihe, ja kuvaus on sähköpostin teksti. Oletetaan esimerkiksi, että joku lähetti minulle sähköpostitse kysymyksen siitä, kuinka voit poistaa Facebook-tilisi pysyvästi.
Kun yllä oleva sähköposti on lähetetty, tapahtuu kaksi asiaa:
- Aihe luodaan help.groovypost IssueBurner -ryhmään
- Saan sähköpostin, joka ilmoittaa minulle sellaisenaan.
Huomaa, että ongelman ilmestyminen voi viedä muutaman minuutin.
Ja tässä se on Gmailissa ...
Vastaaminen tehtäviin
Jos käyttäjällä ei ole IssueBurner-tiliä, hänellä on säilötty vastaus, joka ilmoittaa heille, että ongelma on vastaanotettu. Heidät kutsutaan myös ilmoittautumaan.
Joten sanotaan vastauksena tähän lukijalle, että haluan ohjata heidät viestiimme poistamalla Facebook-tilisi. Voin vastata sähköpostiin, jonka sain IssueBurnerilta lisätäksesi Kommentti. Riippumatta lukijan ilmoittautumisesta, he saavat ilmoituksen, että aihe on päivitetty kommentilla.
Jos he kirjautuvat sisään, he voivat seurata kaikkia kommenttejaan ja tilannettaan omalta IssueBurner-tililtään.
Lukija tai asiakas voi vastata sähköpostiinheidän kommenttinsa kanssa, ilmoittamalla, onko ratkaisusi korjattu vai ei. Tämä lisätään tehtävään kommenttina, jota voit tarkastella omasta IssueBurner-kojelaudasta.
Asioiden hallinta ja päättäminen
Voit lajitella ongelmia ryhmän tai tilan perusteella IssueBurner.com -sivustolla.
IssueBurner.com-sivustolla on myös erittäin mukava mobiilisivusto.
Kun ongelma on ratkaistu, voit yksinkertaisesti sulkea sen IssueBurner-hallintapaneelista. Kaikille liittyville käyttäjille ilmoitetaan sellaisinaan. Vaihtoehtoisesti voit merkitä sen nimellä ”Myöhemmin", Joka voi olla hyödyllinen, jos ratkaisu on vireillä ja haluat seurata, kun se on saatavilla.
Saatat myös huomata täällä, että olen lisännyt sisäinen kommentti. Vain ryhmän jäsenet ja järjestelmänvalvojat voivat nähdä ne. Joten esimerkiksi jos haluat soittaa asiakkaalle huijauksella tai kehottaa kaikkia jättämään huomiotta hänen pyyntönsä, voit tehdä sen sisäisellä kommentilla, ja he eivät ole viisaita.
johtopäätös
Kuten mainitsin, tämä on vain yksi hakemusIssueBurner. Voit käyttää sitä yhteistyöhön ryhmien kanssa tai seurataksesi tehtäviä itse. Esimerkiksi, jos haluat muistuttaa itseäsi seuraamaan yhteyttä, jos hän ei vastaa, mutta et välttämättä halua heidän näkevän IssueBurner-ongelmasi, voit lähettää osoitteeseen BCC issues@issueburner.com. Tai voit käyttää sitä seurataksesi laskuja ja laskuja CC'ing issues@issueburner.com aina sähköpostitse kirjanpito-osastollesi. Jos olet taitava ja järjestäytynyt, IssueBurner voi olla avuksi tuottavuudellesi.
Huomaa, että IssueBurner on tällä hetkellä vapaa, ja pysyy ilmaisena Beta-tilassa. Webyog, yritys, joka teki IssueBurnerin ja CloudMagicin, lupaa ilmoittaa ilmoittavansa sinulle 60 päivää ennen hinnoittelurakenteiden käyttöönottoa. He eivät tiedä miltä se voi näyttää tulevaisuudessa, mutta sillä on todennäköisesti ilmainen ja maksettu versio.
Loppusanat Luin todella tämän järjestelmän, joten jos sinulla on palavia kysymyksiä, lähetä sähköpostia meille jack+help@groovypost.com tai katso meidän foorumi.
Jätä kommentti