Τι είναι τα αρχεία PST του Outlook και γιατί τα χρησιμοποιούν ... ή όχι;

Σχεδόν ο καθένας που μιλάω με την εργασίαδιαμαρτύρονται για το μέγεθος του εταιρικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Κανονικά δεν είναι πρόβλημα (αλλά οι άνθρωποι εξακολουθούν να παραπονούνται) επειδή όταν ένα γραμματοκιβώτιο πλησιάζει το όριο του, οι περισσότεροι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως το Microsoft Exchange) θα προειδοποιήσουν τον χρήστη ώστε να καθαρίσουν το γραμματοκιβώτιο πριν από το διακομιστή επιβάλλει τα όρια μεγέθους τους περιορίζοντας την αποστολή / λήψη από το διακομιστή.

Τώρα, όλα αυτά είναι καλά και Dandy ΕΝΩ ... πάτε στις διακοπές για λίγες μέρες, αυτές οι προειδοποιήσεις μεγέθους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχονται και πάνε, και έπειτα KABOOM !!! Το γραμματοκιβώτιό σας είναι FULL και δεν μπορείτε πλέοννα στείλετε / λάβετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κινητό σας ή ακόμα και το OWA (Outlook Web Access) για αυτό το θέμα. Έλαβα την κλήση εκατομμύρια φορές. Το iPhone μου δεν μπορεί να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βοήθεια!

Τι πρέπει να κάνουμε λοιπόν;
Υπάρχει λύση σε αυτά τα γραμματοκιβώτια ανεπαρκούς μεγέθους;
Τι πρέπει να κάνω πριν πάω διακοπές;

Τώρα σας παρουσιάζω το περίφημο (σύμφωνα με το IT) Outlook PST αρχείο.

Τι είναι τα αρχεία .PST του Outlook;

Τα αρχεία δεδομένων του Outlook ή το Microsoft Outlook.Τα αρχεία PST (όπως είναι πιο γνωστά) μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook για να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε το Email και τα συνημμένα από τον λογαριασμό σας στο Mailbox Server στον τοπικό σας υπολογιστή. Ουσιαστικά, είναι ένα τοπικό αρχείο Αρχείου ή Αποθήκευσης που δημιουργείτε για την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένων στον σκληρό δίσκο, τη μονάδα USB ή το διακομιστή Share του υπολογιστή σας (ανάλογα με τον τόπο δημιουργίας και αποθήκευσης του).

Πόσα μπορείτε να αποθηκεύσετε σε αρχεία .PST του Outlook;

Πριν από το Outlook 2003/2007,.Τα αρχεία PST θα μπορούσαν να αποθηκεύσουν μόνο 2 Gigabytes ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένων. Με το Outlook 2003 και το Outlook 2007, η μορφή άλλαξε επιτρέποντας τα αρχεία .PST να αυξηθούν ανάλογα με τις ανάγκες σε μέγεθος άνω των 20 Gigabytes, εκτός αν τροποποιηθεί η προεπιλεγμένη ρύθμιση παραμέτρων.
Ειλικρινά, μην τους αφήνετε να πάρουν 20 συναυλίες. Είναι ένα πολύ καλύτερη ιδέα να κρατήσετε τα αρχεία σας .PST όχι μεγαλύτερα από μερικές συναυλίες. Αν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης, δημιουργήστε ένα νέο αρχείο .PST αντί να δημιουργήσετε τεράστιος .PST αρχεία. Όσο μεγαλύτερη είναι η.Τα αρχεία PST έχουν μεγαλύτερη πιθανότητα διαφθοράς και απώλειας δεδομένων (συν το πιο δύσκολο θα είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για τα κακά αγόρια.) Μπορείτε να επισυνάψετε σε πολλά αρχεία .PST στο πρόγραμμα-πελάτη του Outlook όπως χρειάζεστε, έτσι ώστε να διαχωρίζετε μόνοι σας το λογικό σας μήνυμα σε πολλαπλά .PST αρχεία εάν πρέπει να αποθηκεύσετε περισσότερα από μερικά GIG παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ - Εάν χρησιμοποιείτε αρχεία .PST για την αρχειοθέτηση παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα συμπιέστε αφού αντιγράψετε όλα τα παλιά δεδομένα σε αυτά. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συνήθως μόνο κείμενο, έτσι συμπιέζει ΠΟΛΥ όμορφα.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω αρχεία .PST του Outlook;

Είναι εύκολο, εδώ είναι μερικοί οδηγοί για τα Outlook 2007, 2013 και 2016.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε / δημιουργήσετε αρχεία .PST; Οφέλη;

Μέγεθος γραμματοκιβωτίου

Θυμάστε την πρώτη παράγραφο αυτού του άρθρου; Οι περισσότεροι διαχειριστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιορίζουν το μέγεθος των εταιρικών γραμματοκιβωτίων. Όσο μεγαλύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο, τόσο περισσότερος χώρος στο δίσκο χρειάζονται, τόσο περισσότερο χρειάζονται για να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας και όσο περισσότερο χρόνο χρειάζονται για να εκτελέσουν αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας.
Αν το email σας πακεταριστεί (όπως εγώ), ένα 200Το γραμματοκιβώτιο Megabyte απλά δεν θα το κόψει. Αυτό είναι όπου αρχεία. PST έρχονται μέσα Απλά δημιουργήστε ένα αρχείο. PST και σύρετε και αφήστε το email σας σε αυτό. Λειτουργούν ακριβώς όπως ένα κανονικό φάκελο γραμματοκιβωτίου στο Outlook. Σύρετε και ρίξτε. Είναι απλό! <Ενημερώστε μας αν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια. Απλά δημοσιεύστε τις ερωτήσεις σας στο φόρουμ μας>.
Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις των δεικτών αναζήτησης των Windowsτο γραμματοκιβώτιό σας και όλα τα τοπικά αρχεία .PST (configurable) που επιτρέπουν σχεδόν άμεση πρόσβαση σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω των δυνατοτήτων αναζήτησης ενσωματωμένων στο Microsoft Outlook.

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αποκατάσταση καταστροφών

Αν δεν έχετε (ή εμπιστεύεστε) ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείουο οποίος διαχειρίζεται κανονικά αντίγραφα ασφαλείας του διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και στη συνέχεια αντιγράφει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας (ναι, δεν χρειάζεται να μεταφέρετε μηνύματα σε αρχεία .PST, μπορείτε να τα αντιγράψετε επίσης) σε ένα τοπικό αρχείο .PST είναι μια γρήγορη και εύκολη μέθοδος για να διασφαλίσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο είναι ανακτήσιμο σε ένα σενάριο DR server.

Φορητότητα

Τα αρχεία .PST καθιστούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο φορητό. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα γραμματοκιβώτιο σε άλλο. Για παράδειγμα, ίσως να αλλάζετε τις δουλειές σας και θέλετε να φέρετε κάποια παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ή ίσως αλλάζετε παρόχους υποδοχής. Ή, ίσως θέλετε να αντιγράψετε το προσωπικό σας email και το email εργασίας σας σε ένα αρχείο .PST, να το κρατήσετε σε μια μικρή μονάδα USB και να το κρατήσετε μαζί σας ανά πάσα στιγμή. Όπως είπα, τα αρχεία .PST διατηρούν το μήνυμα πολύ φορητό. Και ναι, έτσι είναι ένας λογαριασμός GMAIL αλλά αυτό το άρθρο δεν αφορά GMAIL :)

Ασφάλεια

Γνωρίζατε ότι είναι σχεδόν αδύνατοπαρακολουθήστε / ελέγξτε κατά πόσον ο τύπος / τμήμα της επιχείρησής σας διαβάζει το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο; Η μετακίνηση του "ευαίσθητου" ή του "εμπιστευτικού" ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το διακομιστή Email / Exchange σε ένα τοπικό αρχείο .PST προσθέτει ένα επίπεδο ασφάλειας.
Σημείωση: Τα περισσότερα τμήματα πληροφορικής έχουν τη δυνατότητα να αρπάξουν το δικό σας.PST χωρίς να το γνωρίζετε σωστά από το σκληρό σας δίσκο κατά την εργασία. Εξαιτίας αυτού, η εφαρμογή πρόσθετης ασφάλειας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας είναι απαραίτητη. Θα γράψω ένα άρθρο σχετικά με αυτό το θέμα σύντομα, αλλά για τώρα, ρίξτε μια ματιά σε αυτό το άρθρο. Είναι λίγο "GEEKY" γι 'αυτό θα το ακολουθήσω σύντομα με ένα άρθρο το οποίο εξηγεί μερικές επιλογές για την ασφάλιση αρχείων .PST.

Ποια είναι τα μειονεκτήματα για τη χρήση αρχείων .PST;

Απομακρυσμένη πρόσβαση

Μόλις το μήνυμα είναι μετακινήθηκε μέσα σε .PST, δεν θα είναι πλέον διαθέσιμη στο διακομιστή χρησιμοποιώντας εφαρμογές απομακρυσμένης πρόσβασης όπως το OWA ή τα κινητά τηλέφωνα, τα οποία SYNC με το γραμματοκιβώτιό σας. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα αρχεία .PST, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα πλήρες πρόγραμμα-πελάτη Microsoft Outlook. Μια μικρή μονάδα USB μπορεί να βοηθήσει σε αυτές τις περιπτώσεις. Ωστόσο, εξακολουθεί να μην είναι τόσο βολικό όσο η αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διακομιστή.

Οι άνθρωποι δεν θα σας αρέσουν και είναι πιθανό να χάσετε τη δουλειά σας

.PST αρχεία με την πάροδο του χρόνου (ανάλογα με το πόσα e-mailλαμβάνετε / διατηρείτε) μπορεί να πάρει πολύ χώρο στον τοπικό υπολογιστή σας ή σε ένα Share Server, ανάλογα με το πού αποθηκεύετε. IT παιδιά μισούν τίποτα που τους κάνει να δουλέψουν σε οτιδήποτε εκτός αν κτίζει το βιογραφικό τους, τοποθετώντας έτσι πολλά δεδομένα κάπου που θα τους ζητήσουν να αγοράσουν περισσότερο χώρο στο δίσκο τους ανατρέπει.
Τα εταιρικά νομικά και τα περισσότερα τμήματα διαχείρισης αρχείων δεν συμπαθούν τα αρχεία .PST, καθώς σας επιτρέπουν στον τελικό χρήστη να αγνοεί εύκολα ή να παρακάμπτει τις πολιτικές διατήρησης / καταστροφής εταιρικών εγγράφων.
Οι εταιρίες για την ασφάλεια των πληροφοριών δεν το κάνουνόπως τα αρχεία .PST, επειδή εάν το Legal τους ζητήσει ποτέ να ανακτήσουν δεδομένα για μια αγωγή ή κλήτευση, τα αρχεία .PST μπορούν να εξαπατήσουν το κόστος και την προσπάθεια της ανάκτησης δεδομένων.

Σύστημα και απόδοση εγκεφάλου

Όσο περισσότερο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχετε, τόσο περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τόσο εσείς όσο και ο υπολογιστής σας πρέπει να παρακολουθείτε και να επεξεργάζεστε.
Επειδή περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα ευρετηριάζονται από την Αναζήτηση των Windows (ή κάποιο άλλο ευρετήριο email / συστήματος), το ευρετήριό σας θα είναι μεγαλύτερο και οι αναζητήσεις σας θα διαρκέσουν περισσότερο.

Ελπίζω λοιπόν, απάντησα σε όλες τις ερωτήσεις σαςσχετικά με τα αρχεία Microsoft Outlook .PST και κάλυψαν ορισμένα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα υψηλού επιπέδου. Σε περίπτωση που χάσω κάτι, μη διστάσετε να αφήσετε ένα σχόλιο ή να δημοσιεύσετε την ερώτησή σας στο φόρουμ μου.