Πώς να εγγράψετε και να εκτελέσετε μακροεντολές για να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες στο Word

Εκτελείτε τις ίδιες ενέργειες συχνά στο Word; Εξοικονομήστε χρόνο δημιουργώντας μια μακροεντολή για να εκτελέσετε πολλαπλές ενέργειες με ένα κλικ.

Οι μακροεντολές στο Microsoft Word σάς επιτρέπουν να καταγράψετε ένασειρά ενεργειών και στη συνέχεια να τις εκτελέσετε με ένα μόνο κλικ ενός κουμπιού. Οι μακροεντολές του Microsoft Word είναι σαν να χρησιμοποιείτε το Automator σε Mac. Μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο σε ενέργειες που εκτελείτε συχνά στο Word.

Για παράδειγμα, όταν γράφω άρθρα στο Word, εγώνα ορίζετε πάντοτε τα περιθώρια σε 0,5 ", να αλλάζετε την προβολή σε Web Layout και να διαμορφώνετε την πρώτη γραμμή ως Επικεφαλίδα 1. Σήμερα θα καλύψουμε την εγγραφή και τη λειτουργία μιας μακροεντολής στο Word χρησιμοποιώντας αυτό το παράδειγμα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι μακροεντολές είναι συγκεκριμένες για τα προγράμματα του Microsoft Office και δεν λειτουργούν εκτός αυτών.

Αυτοματοποιήστε τις εργασίες στο Microsoft Word καταγράφοντας τις ενέργειες σας σε μια μακροεντολή

Βήμα 1: Δημιουργία νέας μακροεντολής

Πριν καταγράψετε μια μακροεντολή, βεβαιωθείτε ότι ξέρετε τιτις ενέργειες που θέλετε να καταγράψετε. Οι μακροεντολές καταγράφουν κάθε ενέργεια που κάνετε, οπότε αν κάνετε κάτι λάθος, η μακροεντολή θα την καταγράψει. Ενδέχεται να θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα με τις ενέργειες που θέλετε να εκτελέσετε σε ένα αρχείο κειμένου για να σας θυμίσω.

Για να ξεκινήσετε την εγγραφή μιας μακροεντολής, κάντε κλικ στο Θέα αυτί. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο Μακροεντολές στο κουμπί Μακροεντολές και επιλέξτε Εγγραφή μακροεντολής.

Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής και να κάνετε κλικ στην επιλογή Εγγραφή μακροεντολής στο Κώδικας Ενότητα.

Στο Εγγραφή μακροεντολής , εισαγάγετε ένα όνομα στο Macro όνομα κουτί. Το όνομα δεν μπορεί να περιέχει κενά.

Θα προσθέσουμε τη μακροεντολή μας στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, οπότε κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί.

Βήμα 2: Προσθέστε τη μακροεντολή στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

ο Προσαρμόστε τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης οθόνη στην οθόνη Επιλογές λέξεων εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Επιλέξτε τη νέα μακροεντολή στη λίστα στα αριστερά και κάντε κλικ στο Προσθήκη.

Από προεπιλογή, το όνομα που έχετε αντιστοιχίσει στη μακροεντολή με το "Normal.NewMacros." Που προστέθηκε στην αρχή είναι αυτό που θα εμφανίζεται όταν μετακινείτε το ποντίκι σας πάνω από το κουμπί στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Ας αλλάξουμε το όνομα σε κάτι μικρότερο. Επιλέξτε τη μακροεντολή στη λίστα στα αριστερά και κάντε κλικ στο κουμπί Τροποποιώ.

Στο Τροποποίηση κουμπιού , εισαγάγετε ένα νέο όνομα για το κουμπί στο Εμφανιζόμενο όνομα κουτί. Αυτό το όνομα μπορεί να έχει κενά.

Αν θέλετε να αλλάξετε το εικονίδιο για το κουμπί, κάντε κλικ σε ένα νέο εικονίδιο στο Σύμβολο κουτί.

Κάντε κλικ Εντάξει.

Βήμα 3: Επιλέξτε Πού να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή

Έχετε επιστρέψει στο Εγγραφή μακροεντολής κουτί διαλόγου. Από προεπιλογή, η μακροεντολή αποθηκεύεται στο πρότυπο Normal, οπότε είναι διαθέσιμο σε όλα τα νέα έγγραφα βάσει του πρότυπου Normal (το οποίο είναι το προεπιλεγμένο πρότυπο). Εάν θέλετε η μακροεντολή να είναι διαθέσιμη μόνο στο τρέχον έγγραφο, επιλέξτε το όνομα του τρέχοντος εγγράφου στο Αποθήκευση μακροεντολής στη αναπτυσσόμενη λίστα.

Στο παράδειγμά μου, πρόκειται να αποδεχτώ την προεπιλογή και να αποθηκεύσω τη μακροεντολή στο πρότυπο Normal.

Βήμα 4: Προσθέστε μια περιγραφή στη μακροεντολή

Εισαγάγετε μια περιγραφή της μακροεντολής στο Περιγραφή , εάν θέλετε, και κάντε κλικ Εντάξει.

Πίσω στο Επιλογές λέξεων , κάντε κλικ στην επιλογή Εντάξει.

Βήμα 5: Καταγράψτε τις ενέργειές σας

Ο δρομέας έχει τώρα ένα εικονίδιο κασέτας συνδεδεμένο σε αυτό, που σημαίνει ότι βρίσκεστε σε κατάσταση μακροεντολής. Οποιεσδήποτε ενέργειες παίρνετε θα είναι μέρος της μακροεντολής.

Εκτελέστε τις ενέργειες που θέλετε να συμπεριληφθούν στη μακροεντολή.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Θυμηθείτε ότι όλες οι ενέργειες θα καταγραφούν, ακόμη καιαυτά που δεν θέλετε να κάνετε. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες ενέργειες θέλετε να κάνετε. Και πάλι, μπορεί να θέλετε να κάνετε μια λίστα με τα βήματα σε ένα αρχείο κειμένου στη μία πλευρά της οθόνης σας, για να αναφερθείτε στην εγγραφή της μακροεντολής σας.

Βήμα 6: Διακοπή καταγραφής των ενεργειών σας

Όταν ολοκληρώσετε την εγγραφή της μακροεντολής σας, επιστρέψτε στο Θέα κάντε κλικ στο κάτω βέλος στην καρτέλα Μακροεντολές και επιλέξτε Διακοπή εγγραφής.

Βήμα 7: Εκτελέστε τη μακροεντολή

Για να εκτελέσω τη μακροεντολή μου, ανοίγω ένα νέο αρχείο Word και κάνω κλικ στο Ρύθμιση άρθρου που είναι τώρα διαθέσιμο στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Οι ενέργειες που καταγράψαμε στη μακροεντολή μου εκτελούνται και το έγγραφό μου του Word έχει ρυθμιστεί τώρα με τον τρόπο που μου αρέσει.

Χρησιμοποιείτε μακροεντολές; Τι είδους μακροεντολές έχετε καταγράψει για να εξοικονομήσετε χρόνο; Ενημερώστε μας τις ιδέες και τις εμπειρίες σας στα σχόλια.