Tag kontrol over e-mail ved hjælp af prioritet og forstyrr ikke [Outlook Productivity Series]

Selvom få vil hævde, at e-mail er et uvurderligt værktøj for de fleste organisationer, viser flere og flere undersøgelser det for meget e-mail kan forårsage alvorlige produktivitetsproblemer for detsmedarbejdere. Husk for eksempel det dokument, du blev tildelt til at skrive, men det tog tre gange længere tid, end du forventede, fordi hver gang du fokuserede på det, vil en ny e-mail ankomme i din indbakke. I stedet for at ignorere det, følte du dig tvunget til at reagere og BANG !! Ti minutter var væk!

For mig sker dette hvert 5. minut ved mit skrivebord(hvorfor det tog 3 timer at skrive denne artikel), og jeg vil ikke blive overrasket, hvis 99% af jer derude har en lignende historie. Derfor var jeg spændt, da Microsoft frigav et nyt Outlook 2007-plugin, kaldet: E-mailprioritizer.

Microsoft Outlook Email Prioritizer er en Freeware-download fra Microsofts nye OfficeLabs <det var i det mindste da jeg skrev denne artikel>.

I deres ord:

Funktioner:

• Forstyrr ikke knappen - Stop med at modtage e-mail i den specificerede periode
• E-mail-prioriteter - E-mail er tildelt en prioritet baseret på out-of-the-box regler for at hjælpe med at finde relevante e-mails

Installationen var hurtig og nem:

Første gang du starter Outlook efter installationen af ​​den nye tilføjelse, skal du være parat til at vente et par minutter, mens den scanner gennem din e-mail og tildeler de forskellige prioriteter.

Når Outlook åbnes efter installationen, vil du bemærke en ny værktøjslinje øverst på din Microsoft Outlook

2007-klient. Indstillingerne er ret lige frem. Du kan konfigurere indstillingen "Forstyrr ikke" i 30-minutters intervaller op til 4 timer ELLER indtil det møde, du i øjeblikket er i, afsluttes (som planlagt i din Outlook-kalender.) På værktøjslinjen kan du også konfigurere, hvordan din Indbakke viser e-mail baseret på de prioriteter, der er tildelt til e-mails.

Du kan enten acceptere standardprioritetsreglerne eller tilpasse dem til dine præferencer ved at klikke på knappen Indstillinger i den nye e-mailprioriteringsværktøjslinje.

En gang her er det temmelig ligetil. Juster indstillingerne, og klik på OK for at gemme.

Jeg har brugt plug-in på arbejdet i nogle fådage nu. Så langt så godt. Jeg bruger en anden metode til at prioritere min indbakke MEN, funktionen "Forstyrr ikke" har allerede haft en meget positiv indflydelse på mine e-mail-læsning / deskTime-vaner! MEGET groovy faktisk!

25-08-08 Opdatering

I morges blev jeg bedt om en automatisk opdateringVærktøj til at opgradere Microsoft Email Prioritizer fra V1.0.818.0 til 1.0.820.0. I noterne nævnes opdateringen til brugere, der ikke har forbindelser til Exchange-servere: