Sådan spores ændringer i Microsoft Word-dokumenter

Hvis du samarbejder med teammedlemmer om projekter, er funktionen Sporændringer i Word 2016 vigtig og nu mere kraftfuld. Sådan fungerer det.

Hvis du samarbejder med teammedlemmer om projektereller markere kontrakter med redlines, sporing af ændringer i Microsoft Word kan være en livredder! Sporændringer er en indbygget funktion i Microsoft Word, der virkelig bringer fornuft til processen. Selv hvis du ikke arbejder på komplekse projekter som erhvervelser, fusioner, kontrakter eller forfatter af en bedst sælger - Sporændringer kan være lige så nyttige til smågruppeprojekter, såsom skoleopgaver.

Siden vi sidst dækkede denne funktion i MicrosoftWord 2010 er der sket væsentlige forbedringer, der gør sporændringer endnu mere magtfulde. Med tilgængeligheden af ​​Office Online kan brugere udføre realtidssamarbejde om et dokument, og det er en af ​​de spændende nye funktioner, vi ser på i denne artikel.

Aktivér og brug sporændringer i Word 2016

Trin 1: Start af indhold

Du skal starte med noget indhold i det dokument, du samarbejder om. Denne del af dokumentet bliver skrevet af en anden bruger. Det første afsnit blev skrevet af mig.

Trin 2: Aktivér sporændringer
For at starte sporing af ændringer skal du gå til Anmeldelse fane og klik Spor ændringer i Sporing gruppe (du kan også trykke på CTRL + SKIFT + E.)

Når Sporændringer er aktiveret, vil du se en ballon for hver forfatter i højre side af skærmen.

Trin 3: Redigering

Sporændringer i Word bruger farvekoordination for at undgå forvirring. Den første forfatter er blå og den anden er rød. Når yderligere forfattere foretager redigeringer, tildeles de også en unik farve.

Når der foretages redigeringer af dokumentet, vises en lodret linje ved siden af ​​afsnittet for at indikere de ændringer, der er foretaget i dokumentet. Bemærk, at det første afsnit ikke har dette, fordi Spor ændringer blev ikke aktiveret før længere ind i dokumentet. Når du klikker på Vis sporændringer bar, aktiverer det straks et højdepunkt for allede redigeringer, der er foretaget i dokumentet sammen med deres kommentar. Hvis du holder det aktiveret, og du foretager redigeringer, vil du se ændringerne i realtid, mens du skriver og sletter.

Trin 4: Kommentarer, balloner og yderligere redigeringsværktøjer

Hvis du vil tilføje en kommentar til et ord eller et afsnit, skal du fremhæve det og derefter vælge Anmeldelse fane og klik Ny kommentar i Kommentarer gruppe. Dine kommentarer vises derefter til højre for dokumentet, når dokumentet er færdigbehandlet; du kan slå dem fra.

En af de ting, du vil bemærke, når du anvender specielle formateringer som Fed, Kursiv eller Understreg, tilføjes en kommentar automatisk til sporændringerne kaldet Formateret.

Du kan også tilpasse, hvordan du ønsker, at balloner skal vises på dokumentet. Hvis du f.eks. Vil se alle de revisioner, der er føjet til dokumentet af hver forfatter, skal du klikke på Anmeldelse fane> Vis markering menu> Balloner > Vis revisioner i balloner.

revisioner

Gennemgangsruden (Anmeldelse > Gennemgang af ruden) giver dig mulighed for at gennemgå alle redigeringer fra hver forfatter, hvilkendu kan se lodret eller vandret på skærmen. Du kan klikke på et ord eller et afsnit i revisionsruden, og det navigerer automatisk til den del af dokumentet.

Trin 5: Accepter eller afvis ændringer foretaget på dokumentet

Hvis du er enig i de ændringer, der er foretaget i dokumentet, kan du acceptere eller afvise dem. Klik på linjen Vis sporændringer fremhæver ændringer foretaget af den anden forfatter, og gå derefter til Anmeldelse fanen, klik på Acceptere for at bekræfte.

Du vil nu bemærke, at ændringerne anvendes øjeblikkeligt.

Trin 6: Sammenlign eller kombiner dokumenter

En anden praktisk funktionsforfattere kan drage fordelaf er muligheden for at spore et dokument. For eksempel, hvis to forfattere samler de samme dokumenter i to kopier og fortsætter med at arbejde separat på dem, kan de senere sammenligne de to versioner og kombinere dem. Så længe de har lignende struktur, kan du kombinere de to oprette et slutdokument.

Vælg for at sammenligne og kombinere ændringer Anmeldelse fane, klik Sammenligne vælg derefter det originale dokument i feltboksen, vælg derefter den reviderede version, og klik derefter på OKAY.

Microsoft Word vil derefter præsentere en tre-rudevisning af dokumentet, der viser hovedskærmen som det endelige dokument med kombineret indhold, og de originale og alternative kopier i en mini-vinduesrude. Når du ruller igennem, kan du sammenligne ændringerne. Dette gøres fortrinsvis på en skærm med tilstrækkelig skærmopløsning.

Når du er klar til at kombinere dokumenterne i en endelig kopi, skal du gå tilbage til Anmeldelse klik på fanen Sammenligne klik derefter på Forene Vælg det originale dokument i feltboksen, vælg derefter den reviderede version og klik derefter på OKAY.

Du vil derefter se det kombinerede dokument sammen med ændringerne foretaget af andre forfattere i en anden farve.

Integration med Office Online

En af dræberfunktionerne i Google Apps harværet dens realtidssamarbejdsværktøjer. Microsoft har endelig fanget takket være sin Office Online-pakke, der indeholder en webbaseret version af Word. En ny funktion i Word 2016 er muligheden for at dele og se, hvem der arbejder på dit dokument. Klik på knappen for at gøre det Del og gem dokumentet i din OneDrive-mappe.

Delruden afslører derefter yderligereindstillinger med mulighed for at invitere personer til at redigere dokumentet med forskellige begrænsninger. Du vil også bemærke, at indstillingerne for blokeringsforfattere og begrænsning nu er aktiveret inden for Beskytte gruppe. Hvis du bruger Office 365 i en virksomhedsindstilling, kan du invitere forfattere til at samarbejde.

Til denne artikel vil jeg bruge Få et delingslink som jeg vil e-maile til yderligere forfattere, jeg gerne vil samarbejde med om dokumentet.

Når du eller den anden forfatter indlæser Word Online og foretager ændringer, vil andre personer, der samarbejder om dokumentet, blive underrettet i realtid.

Her kan du se gemte redigeringer foretaget af den anden forfatter er farvekodet i en blå fremhævning.

Når en forfatter ikke længere redigerer dokumentet, får du besked inden for Word 2016.

Som du kan se, er sporændringer endnu merekraftfuld med sine realtidssamarbejdsfunktioner. Uanset om du arbejder på store eller små projekter, kan Word 2016 gøre det nemt at holde alle på samme side. Farvekoordinering, deling, realtidsredigering og skyintegration med OneDrive tilføjer alle en overbevisende oplevelse.