Sådan spores ændringer i Word 2010

Hvis du nogensinde har brug for at redigere et dokument af enhver art, herunder en kontrakt eller aftale, og vil have dine ændringer og kommentarer til at skille sig ud, skal Spor ændringer funktion i Word 2010 har ingen lige ... Virkelig. Det er så godt. Hvis du er en advokat eller kontraktspecialist, ved du sandsynligvis allerede dette fra tidligere versioner af Word, men hvis ikke, skal du være meget opmærksom og lad mig introducere dig til sporændringsfunktionen i Word 2010, der findes på Gennemgå fane af båndet.

Trin 1 - Start af indhold

For at starte ud, har du brug for noget indhold. Dette kan være noget, du har skrevet, eller måske er du lærer, så tag et af dine studerendes papirer, du har brug for at redigere. Sporændringer vil se på ALLE ændringer udført i et dokument, så du kan være så kreativ som du vil med dit indhold.

Trin 2 - Aktivér sporændringer

Vælg det Anmeldelse fanen og derefter Klik Spor ændringer.

Trin 3 - Rediger

Start dine motorer! Nu kan du redigere dokumentet så meget du vil, og redigeringerne vises med en farvet markering. Disse redigeringer betragtes ikke som permanente på dette tidspunkt, men de gemmes sammen med dokumentet, indtil de er "Accepteret”Eller“afvist.”

Trin 4 - Kommentarer og yderligere redigeringsværktøjer

Tilføjelse kommentarer er en nem måde at kommunikere punkter, der har brug for afklaring eller bare en generel kommentar. Kommentarer vises på siden af ​​dokumentet, men vises ikke i det endelige udkast. Til Tilføje en kommentar, Vælg en del af dokumentet og derefter Klik Ny kommentar. * Der vises en boks i højre side, som du kan indtaste for at formidle en bestemt besked til redigering.

*Bemærk, at formatændringer som tilføjelse af fed, kursiv, understregning osv.… Resulterer i en automatisk oprettet kommentar mærket formateret.

Du kan også tilføje balloner, som er systemgenererede kommentarer, der viser redigeringshandlinger udført på hver del af dokumentet. At vise revisioner i balloner er min er faktisk min foretrukne metode til redigering og gennemgang af dokumenter. Disse balloner ændres afhængigt af om du ser "Final: Vis markup" eller den "Original: Vis markup”. At gøre dette Klik Vis markering> Balloons> Vis revisioner i Balloons.

Trin 5 - Rediger som en anden forfatter

Den farve, som markeringer vises, afhænger afhvilket forfatter (redaktør) nummer du er i dokumentet. Den første editor har rød markering, den anden har blå osv. Redaktørens identitet bestemmes af User Navn tilknyttet Office 2010-installationen. Du kan ændre dette, hvis du Klik Spor ændringer> Skift User Navn...

Hvis du redigerer et dokument og derefter ændrer dit egetbrugernavn, vil Word betragte dig som en helt anden forfatter, og du kan derefter redigere dokumentet ved hjælp af flere farvede markeringer. Hvis du gør dette, skal du huske det nøjagtige brugernavn, du brugte til hver farve, fordi du bruger noget andet bare oprette en ny forfatter (og farve).

Trin 6 - Accepter eller afvis ændringer

Med dokumentet fuldt redigeret er du klar til at begynde at acceptere eller afvise ændringer. Der er to forskellige steder at gøre dette; det Anmeldelse bånd Acceptere knappen eller Højreklik indstilling i kontekstmenu

Derudover kan du springe frem og fra båndet Accepter alle ændringer i DOKUMENTETS til fuldstændigt at øjeblikkeligt ændre dokumentet i henhold til al markeringen.

Trin 7 - Sammenlign eller kombiner dokumenter

Du kan bruge værktøjet Sammenlign til at se dokumenterside om side og se hvilke forskelle der er mellem dem. Dette vil fungere med ALLE to dokumenter, men det er kun rigtig nyttigt for dokumenter, der ligner eller er ændret. Nedenfor indlæste jeg både den originale version og den færdige reviderede version til sammenligning.

Sammenligningsvinduet er stort, men det viser enhver forskel og åbner automatisk Gennemgang af rude for at hjælpe dig med at spore ændringer lettere.

Konklusion

Det Anmeldelse bånd i Office 2010 er et nyttigt værktøj tilsamarbejde, skrivning og redigering. I Word 2010 er værktøjet Sporændringer især nyttigt og et must for enhver, der har brug for at redigere et dokument og spore ændringer / revisioner. Dens ændringssporing er kortfattet, let at se, forstå og anvende.