Co jsou soubory PST aplikace Outlook a proč je používat ... nebo ne?

Téměř každý, s kým mluvím v prácisi stěžuje na velikost svého firemního e-mailového účtu. Normálně to není problém (ale lidé si stále stěžují), protože když se poštovní schránka přiblíží k limitu, většina e-mailových serverů (jako je Microsoft Exchange) uživatele upozorní, aby mohl poštovní schránku před serverem vyčistit. prosazuje jejich omezení velikosti omezením odesílání / přijímání ze serveru.

Teď je to všechno v pořádku a Dandy, dokud ... na pár dní jdete na dovolenou, tato upozornění velikosti e-mailu přicházejí a odcházejí, a pak KABOOM !!! Vaše poštovní schránka je PLNÁ a vy již nemůžeteposlat / přijmout e-mail z vašeho mobilního telefonu nebo dokonce OWA (Outlook Web Access). Dostal jsem hovor milionkrát. Můj iPhone nemůže odesílat e-maily, pomoc!

• Tak co dělat?
• Existuje řešení těchto nedostatečně velkých poštovních schránek?
• Co mám dělat, než půjdu na dovolenou?

Teď vám představím neslavný (podle IT) Outlook PST soubor.

Co jsou soubory .PST aplikace Outlook?

• Datové soubory aplikace Outlook nebo Microsoft Outlook.Soubory PST (jak jsou známější) lze vytvořit pomocí aplikace Microsoft Outlook k přesunutí nebo kopírování e-mailů a příloh z účtu poštovní schránky serveru do místního počítače. V zásadě jde o místní soubor archivu nebo úložiště, který vytvoříte pro ukládání e-mailů a příloh na pevný disk počítače, jednotku USB nebo sdílení serveru (v závislosti na tom, kde je vytvoříte a uložíte).

Kolik můžete uložit do souborů .PST aplikace Outlook?

• Před aplikací Outlook 2003/2007.Soubory PST mohly ukládat pouze 2 gigabajty e-mailu a příloh. U aplikací Outlook 2003 a Outlook 2007 se změnil formát, takže soubory PST se mohou podle potřeby zvětšit na více než 20 GB, pokud nebude změněna výchozí konfigurace.
• Upřímně, nenechte je dostat 20 koncertů. To je hodně lepší nápad, aby vaše .PST soubory nebyly větší než několik koncertů. Pokud potřebujete více úložného prostoru, vytvořte místo vytvoření nového souboru .PST obrovský Archivy .PST. Čím větší je.Soubory PST mají větší šanci na poškození a ztrátu dat (plus těžší bude zálohování zlých chlapců.) K klientovi Outlook můžete připojit tolik souborů .PST, kolik potřebujete, takže logicky oddělte svůj e-mail od více .PST soubory, pokud potřebujete uložit více než několik GIG starých e-mailů.
• TIP - Pokud pro archivaci starého e-mailu používáte soubory .PST, komprimujte je poté, co do nich zkopírujete všechna stará data. E-mail je obvykle jen text, takže velmi dobře komprimuje.

Jak lze vytvořit soubory .PST aplikace Outlook?

• Je to SNADNÉ, zde je několik průvodců pro aplikaci Outlook 2007, 2013 a 2016.

Proč používat / vytvářet soubory .PST? Výhody?

Velikost poštovní schránky

• Pamatujete si první odstavec tohoto článku? Většina správců e-mailu omezuje velikost firemních poštovních schránek. Čím větší je poštovní schránka, tím více místa na disku potřebují, tím více potřebují zálohovat A tím více času potřebují k provedení těchto záloh.
• Pokud je váš e-mail packrat (jako já), 200Poštovní schránka megabajtu to prostě neřeže. Zde přicházejí soubory .PST. Vytvořte pouze soubor .PST a do něj přetáhněte svůj e-mail. Fungují stejně jako běžná složka poštovní schránky v aplikaci Outlook. Drag and Drop. Je to jednoduché! <Dejte mi vědět, pokud potřebujete další pomoc. Zadejte své dotazy do našeho fóra>.
• Nejnovější verze indexů Windows Searchpoštovní schránka A všechny místní soubory .PST (konfigurovatelné), které umožňují téměř okamžitý přístup ke všem e-mailům pomocí funkcí vyhledávání zabudovaných do aplikace Microsoft Outlook.

Zálohování a zotavení po katastrofě

• Pokud nemáte e-mail (nebo mu nedůvěřujete)správce, který pravidelně provádí zálohy vašeho e-mailového serveru, a poté zkopírujete svůj e-mail (ano, nemusíte přesouvat poštu do souborů .PST, můžete ji také zkopírovat) do místního souboru .PST je rychlá a snadná metoda, jak zajistit, váš e-mail je obnovitelný ve scénáři DR serveru.

Přenosnost

• Soubory .PST dělají e-mail přenosným. Řekněme například, že chcete přesunout e-mail z jedné poštovní schránky do druhé. Například vaše měnící se úkoly a chcete si přinést starý e-mail. Nebo možná měníte poskytovatele hostitele. NEBO, možná budete chtít zkopírovat svůj osobní a pracovní e-mail do souboru .PST, ponechat jej na malém USB disku a uchovávat jej vždy s sebou. Jak jsem řekl, soubory PST udržují poštu velmi přenosnou. A ano, je to také účet GMAIL, ale tento článek není o GMAIL :)

Bezpečnostní

• Věděli jste, že je téměř nemožnésledovat / audit, zda váš IT chlap / oddělení čte váš e-mail? Přesunutím „citlivého“ nebo „důvěrného“ e-mailu z e-mailového / Exchange serveru do místního souboru .PST se přidá vrstva zabezpečení.
• Poznámka: Většina IT oddělení je schopna vás chytit.PST soubory, aniž byste to věděli přímo z pevného disku v práci. Z tohoto důvodu je nezbytné zajistit další zabezpečení pevného disku počítače. Napíšu článek o tomto tématu krátce, ale prozatím se podívejme na tento článek. Je to trochu „GEEKY“, brzy se na to podívám s článkem, který vysvětluje několik možností zabezpečení souborů .PST.

Jaké jsou nevýhody používání souborů .PST?

Vzdálený přístup

• Jakmile je pošta přestěhoval do .Soubor PST již nebude na serveru k dispozici pomocí aplikací pro vzdálený přístup, jako jsou OWA nebo Mobilní telefony, které SYNC s vaší poštovní schránkou. Chcete-li získat přístup k e-mailu v souborech .PST, budete muset použít úplného klienta Microsoft Outlook. V těchto situacích může pomoci malý disk USB. Stále však není tak pohodlné, jako ponechat e-mail na serveru.

Lidé se vám nelíbili a je možné, že přijdete o práci

• Soubory .PST v průběhu času (v závislosti na tom, kolik e-mailů jeobdržíte / ponecháte) může zabrat spoustu místa na místním počítači nebo na serveru, v závislosti na tom, kde je uložíte. IT kluci nenávidí všechno, co je nutí, aby na něčem pracovali, ledaže by to stavělo jejich životopis, takže uvedení někde spousta dat, která budou vyžadovat, aby si koupili více místa na disku, je rozruší.
• Corporate Legal a většina oddělení správy záznamů nemají rádi soubory .PST, protože umožňují koncovému uživateli snadno ignorovat nebo obejít zásady uchovávání / ničení firemních dokumentů.
• Týmy Corporate Information Security také nejako soubory .PST, protože pokud je Legal někdy požádá o obnovení dat pro soudní řízení nebo předvolání, mohou soubory .PST podráždit náklady a úsilí na obnovu dat.

Výkon systému a mozku

• Čím více e-mailu máte, tím více e-mailu musíte vy i váš počítač sledovat a zpracovávat.
• Vzhledem k tomu, že Windows Search (nebo nějaký jiný e-mail / systémový indexátor) indexuje více e-mailů a příloh, bude váš index větší a vaše vyhledávání budou trvat déle.

Doufám tedy, že jsem odpověděl na všechny vaše otázkyo souborech Microsoft Outlook .PST a zahrnovalo některé výhody a nevýhody na vysoké úrovni. Ale v případě, že jsem něco zmeškal, neváhejte a napište komentář nebo napište svůj dotaz na mé fórum.