Jak chránit heslem a šifrovat dokumenty Office 2016

Používáte-li produkty Microsoft Office 2016, napříkladWord, Excel a PowerPoint pro přípravu citlivých informací; věděli jste, že Office má vestavěnou funkci šifrování? Podívejme se na podrobnosti a jak chránit vaše dokumenty.

Pokud používáte produkty sady Microsoft Office, například Word2016, Excel 2016 a PowerPoint 2016 pro přípravu citlivých informací; Věděli jste, že je jednoduché přidat do svých dokumentů, tabulek a prezentací vrstvu šifrování? Tato funkce je zabudována přímo do sady Microsoft Office a je rychlá a snadná na použití, jak vám ukážu níže. Pro ty z vás, kteří dosud neinvestovali do nejnovější sady Office, jsme tyto informace zahrnuli do předchozích verzí sady Office, takže si můžete v našem předchozím článku přečíst tyto pokyny.

Když heslo chrání vaše dokumenty, mějte na paměti některé základní tipy:

• Při ochraně svých dokumentů si vytvořte silné přístupové heslo nebo heslo. Přístupové fráze jsou hezké, protože snad vám zabrání zapomenout na heslo.
• Použijte jedinečné heslo, nepoužívejte jeheslo, které používáte k přihlášení do počítače se systémem Windows nebo jiné služby. To je důležité pouze v případě, že je váš uživatelský účet ohrožen, vaše soubory mají alespoň naději na ochranu.
• Pokud se chystáte zašifrovat mnoho kancelářských dokumentů, zvažte použití správce hesel. Naše nejoblíbenější zde na groovyPost je 1Password.
• Ve výchozím nastavení používá Office 2016 / O365 AES 256 bitůšifrování, které pro 99% z nás tam je dost dobré. Pokud chcete jakýmkoli způsobem změnit výchozí nastavení, doporučujeme vám podívat se na tento článek TechNet, který podrobně popisuje možnosti kryptografie.

Chraňte soubory Office 365 nebo Office 2016 pomocí šifrování pomocí hesla

Tento postup je standardní pro většinu kanceláříaplikací, takže pro tento článek použijeme Microsoft Word 2016 ke spuštění. Nejprve otevřete dokument Office, který chcete chránit. Klikněte na nabídku Soubor, vyberte kartu Informace a poté vyberte Chraňte dokument tlačítko. Klikněte na Šifrovat pomocí hesla.

Zadejte své heslo a klikněte na OK.

Zadejte heslo znovu pro potvrzení a klikněte na OK.

Microsoft Word nyní označí, že je dokument chráněn. Při každém otevření dokumentu budete vyzváni k zadání hesla pro přístup k jeho obsahu.

Ochrana prezentace PowerPoint funguje stejným způsobem.

Ochrana dalších typů souborů sady Microsoft Office heslem

Při práci s jinými typy sady Microsoft Officesoubory, jako je databáze Microsoft Access, existují některé menší požadavky. Aplikace Access 2016 vyžaduje otevření databáze výhradně dříve, než ji budete moci chránit heslem. Chcete-li tak učinit, klikněte na Soubor> Otevřít, vyberte svůj databázový soubor a poté klikněte na šipku vedle otevřeno klepněte na tlačítko Otevřete exkluzivně.

Zadejte a potvrďte své heslo a klikněte na OK.

Chraňte celý sešit Excel nebo jeho část

U sešitů aplikace Microsoft Excel můžete chránit všechny sešity nebo jejich části. Použijte následující pokyny. Klikněte na Soubor a vyberte Info klepněte na kartu Chraňte sešit tlačítko. Klikněte na Šifrovat pomocí hesla potom postupujte podle stejných pokynů jako při ochraně dokumentu Word.

Chraňte list

Pokud máte sdílený sešit, můžete chránit konkrétní list bez uzamčení celého sešitu. Klepněte pravým tlačítkem myši na list a potom klepněte na tlačítko Chraňte list.

Pokud existuje část listu, kterou chcete chránit před úpravami, můžete tak učinit také. Nejprve zvýrazněte rozsah a poté klikněte na Posouzení tab. Klikněte na Povolit uživatelům upravovat rozsahy

Klikněte na Chránit list.

Zadejte heslo a potvrďte jej.

Při pokusu o provedení změn v tomto rozsahu se zobrazí následující zpráva:

Chcete-li změnit rozsah nebo konkrétní buňku, vyberte ji a přejděte na Posouzení klepněte na Nechráňte. Zadejte heslo a klikněte na OK

To je vše a vaše soubory sady Microsoft Office jsounyní jen pro vaše oči. Podívejte se na naše další články, jako je například povolení šifrování BitLocker Drive a šifrování přenosných jednotek pomocí nástroje BitLocker Go Go pro zvýšení bezpečnosti.