Jak sledovat změny v dokumentech aplikace Microsoft Word

Pokud spolupracujete se členy týmu na projektech, je funkce Sledování změn v aplikaci Word 2016 nezbytná a nyní výkonnější. Takto to funguje.

Pokud spolupracujete se členy týmu na projektechnebo označte smlouvy pomocí redlines, sledování změn v aplikaci Microsoft Word může být zachránce! Sledování změn je integrovaná funkce v aplikaci Microsoft Word, která do procesu skutečně přináší zdravý rozum. I když nepracujete na složitých projektech, jako jsou akvizice, fúze, smlouvy nebo autorizujete nejlepšího prodejce - sledování změn může být stejně užitečné pro projekty malých skupin, jako jsou školní úkoly.

Od té doby, co jsme tuto funkci naposledy zahrnuli do společnosti MicrosoftWord 2010, došlo k významným vylepšením, díky nimž jsou sledování změn ještě silnější. Díky dostupnosti sady Office Online mohou uživatelé na dokumentu provádět spolupráci v reálném čase, což je jedna z vzrušujících nových funkcí, na které se v tomto článku díváme.

Povolit a používat sledování změn v aplikaci Word 2016

Krok 1: Spuštění obsahu

Budete muset začít s nějakým obsahem v dokumentu, se kterým spolupracujete. Tuto část dokumentu píše jiný uživatel. První odstavec jsem napsal.

Krok 2: Povolte sledování změn
Chcete-li začít sledovat změny, přejděte na Posouzení a klikněte na Sledujte změny v Sledování skupina (můžete také stisknout CTRL + SHIFT + E.)

Když je povoleno sledování změn, uvidíte na pravé straně obrazovky bublinu pro každého autora.

Krok 3: Úpravy

Sledování změn v aplikaci Word používá barevnou koordinaci, aby nedošlo k záměně. První autor je modrý a druhý červený. Když další autoři provedou úpravy, bude jim také přidělena jedinečná barva.

Při provádění úprav v dokumentu se vedle odstavce zobrazí svislá čára, která označuje změny, které byly v dokumentu provedeny. Všimněte si, že první odstavec toto nemá, protože Sledujte změny byl povolen až dále do dokumentu. Když kliknete na ikonu Zobrazit změny skladby lišta, okamžitě aktivuje zvýraznění všechúpravy provedené v dokumentu spolu s jejich komentářem. Pokud ji ponecháte povolenou a provedete úpravy, uvidíte při psaní a mazání změny v reálném čase.

Krok 4: Komentáře, balónky a další editační nástroje

Pokud chcete přidat komentář ke slovu nebo odstavci, zvýrazněte jej a poté vyberte Posouzení a klikněte na Nový komentář v Komentáře skupina. Po dokončení dokumentu se vaše komentáře objeví na pravé straně dokumentu; můžete je vypnout.

Jedna z věcí, které si všimnete při použití speciálních formátů, jako jsou tučné písmo, kurzíva nebo podtržení, se ke změnám skladby automaticky přidá komentář Formátováno.

Můžete také přizpůsobit, jak se mají v dokumentu objevit bubliny. Pokud například chcete vidět všechny revize, které do dokumentu přidal každý autor, klikněte na Posouzení karta> Zobrazit označení menu> Balónky > Zobrazit revize v bublinách.

Revize

Podokno revize (Posouzení > Podokno kontroly) umožňuje zkontrolovat všechny úpravy od každého autora, kterýmůžete na obrazovce zobrazit svisle nebo vodorovně. V podokně Revize můžete kliknout na slovo nebo odstavec a automaticky přejde do této části dokumentu.

Krok 5: Přijměte nebo odmítněte změny provedené v dokumentu

Pokud souhlasíte se změnami, které byly v dokumentu provedeny, můžete je přijmout nebo odmítnout. Kliknutím na pruh Zobrazit změny sledování zvýrazněte změny provedené jiným autorem a poté přejděte na Posouzení klepněte na kartu Akceptovat tlačítko pro potvrzení.

Nyní si všimnete, že změny se projeví okamžitě.

Krok 6: Porovnejte nebo kombinujte dokumenty

Další užiteční autoři funkcí mohou využítof je schopnost sledovat verzi dokumentu. Pokud například dva autoři rozvětvují stejné dokumenty do dvou kopií a nadále na nich pracují samostatně, mohou později porovnat obě verze a zkombinovat je. Pokud mají podobnou strukturu, můžete je kombinovat a vytvořit konečný dokument.

Chcete-li porovnat a kombinovat změny, vyberte Posouzení klikněte na Porovnejte poté v poli vyberte původní dokument, poté vyberte revidovanou verzi a klikněte na OK.

Microsoft Word pak zobrazí tři podoknopohled na dokument zobrazující hlavní obrazovku jako konečný dokument s kombinovaným obsahem a původní a alternativní kopie v podokně mini okna. Při procházení můžete porovnat změny. To se s výhodou provádí na obrazovce s dostatečným rozlišením obrazovky.

Až budete připraveni kombinovat dokumenty do konečné kopie, vraťte se zpět do Posouzení klepněte na kartu Porovnejte potom klikněte na Kombajn vyberte původní dokument do pole a poté vyberte revidovanou verzi a klikněte na OK.

Poté uvidíte kombinovaný dokument spolu se změnami provedenými jinými autory v jiné barvě.

Integrace s Office Online

Jedna z vražedných funkcí Google Apps mábyly jeho nástroji pro spolupráci v reálném čase. Microsoft konečně dohnal díky své sadě Office Online, která obsahuje webovou verzi aplikace Word. Novinkou v aplikaci Word 2016 je možnost sdílet a zobrazit, kdo na vašem dokumentu pracuje. Klikněte na ikonu Podíl a uložte dokument do složky OneDrive.

Podokno sdílení poté odhalí dalšímožnosti, s možností pozvat osoby k úpravě dokumentu s různými omezeními. Všimněte si také možnosti Blokovat autory a Omezení jsou nyní povoleny v rámci Chránit skupina. Pokud používáte Office 365 v podnikovém prostředí, můžete pozvat autory ke spolupráci.

Pro tento článek budu používat Získejte odkaz na sdílení se kterým pošlu e-mail dalším autorům, se kterými bych chtěl na dokumentu spolupracovat.

Když vy nebo jiný autor načtete Word Online a provedete změny, budou ostatní osoby spolupracující na dokumentu informovány v reálném čase.

Zde můžete vidět uložené úpravy provedené jiným autorem barevně označené modrou barvou.

Pokud autor již dokument neupravuje, budete upozorněni v aplikaci Word 2016.

Jak vidíte, sledování změn je ještě vícevýkonný díky funkcím spolupráce v reálném čase. Ať už pracujete na projektech velkých nebo malých, může aplikace Word 2016 usnadnit udržení každého na stejné stránce. Koordinace barev, sdílení, úpravy v reálném čase a integrace cloudů s OneDrive přispívají k působivému zážitku.