Какво представляват PST файлове на Outlook и защо ги използвам… или не?

Само за ВСЕКИ, с който говоря на работасе оплаква от размера на корпоративния си имейл акаунт. Обикновено не е проблем (но хората все още се оплакват), тъй като когато пощенска кутия се приближи до нейния лимит, повечето имейл сървъри (като Microsoft Exchange) ще предупреждават потребителя, за да могат да почистят пощенската кутия преди сървъра налага техните ограничения за размер чрез ограничаване на изпращане / получаване от сървъра.

Сега, това е всичко Fine and Dandy UNTIL ... отивате в почивка за няколко дни, тези предупреждения за размер на имейлите идват и си отиват, и след това Бум !!! Пощенската ви кутия е ПЪЛНА и вече не можетеизпращайте / получавайте имейла от вашия мобилен телефон или дори OWA (Outlook Web Access) по този въпрос. Получих обаждането милион пъти. Моят iPhone не може да изпраща имейли, помощ!

• И така, какво да правя?
• Има ли решение за тези недостатъчно оразмерени пощенски кутии?
• Какво трябва да направя, преди да отида на почивка?

Сега ви представям за скандалния (според ИТ) файл на Outlook PST.

Какво представляват Outlook .PST файлове?

• Файлове с данни на Outlook или Microsoft Outlook.PST файловете (тъй като те са по-известни) могат да бъдат създадени с помощта на Microsoft Outlook за преместване или копиране на имейл и прикачени файлове от вашия акаунт в пощенската кутия на сървъра към вашия локален компютър. По същество това е локален архивен или съхранетелен файл, който създавате, за да съхранявате електронна поща и прикачени файлове на твърдия диск на компютъра, USB устройството или сървърното споделяне (в зависимост от това къде го създавате и съхранявате).

Колко можете да съхранявате в .PST файлове на Outlook?

• Преди Outlook 2003/2007,.PST файловете могат да съхраняват само 2 гигабайта имейл и прикачени файлове. С Outlook 2003 и Outlook 2007 форматът се промени, позволявайки на .PST файловете да се увеличават при необходимост до над 20 гигабайта, освен ако конфигурацията по подразбиране не е променена.
• Честно казано, не им позволявайте да получават 20 концерта. Това е много по-добра идея да запазите .PST файловете си не по-големи от няколко концерта. Ако имате нужда от повече място за съхранение, тогава създайте нов .PST файл, вместо да създавате огромен .PST архиви. Колкото по-голям е.PST файловете получават по-голям шанс за корупция и загуба на данни (плюс по-трудното ще бъде да архивирате лошите момчета.) Можете да прикачите толкова много .PST файлове към вашия Outlook клиент, колкото ви е необходимо, така че просто отделете своя имейл логично от множество .PST файлове, ако трябва да съхранявате повече от няколко GIGs стар имейл.
• СЪВЕТ - Ако използвате .PST файлове за архивиране на стар имейл, компресирайте ги, след като копирате всички стари данни в тях. Имейлът обикновено е само текст, така че компресира МНОГО хубаво.

Как мога да създам .PST файлове на Outlook?

• Лесно е, ето няколко ръководства за Outlook 2007, 2013 и 2016.

Защо да използвате / създавате .PST файлове? Ползи?

Размер на пощенската кутия

• Спомняте ли си първия параграф на този член? Повечето имейл администратори ограничават размера на корпоративните пощенски кутии. Колкото по-голяма е пощенската кутия, толкова повече дисково пространство им е необходимо, толкова повече трябва да архивират И колкото повече време им трябва за извършване на тези резервни копия.
• Ако вашият имейл пакет (като мен), 200Мегабайтовата пощенска кутия просто няма да я отреже. Ето къде влизат .PST файлове. Просто създайте .PST файл и плъзнете и пуснете имейла си в него. Те работят точно като обикновена папка с пощенски кутии в Outlook. Дръпни и пусни. Просто е! <Кажете ми, ако имате нужда от повече помощ. Трябва само да публикувате въпросите си в нашия форум>.
• Най-новите версии на индексите за търсене на Windowsвашата пощенска кутия И всички локални .PST файлове (конфигурируеми), които позволяват почти незабавен достъп до всички имейли чрез функциите за търсене, вградени в Microsoft Outlook.

Архивиране и възстановяване при бедствия

• Ако нямате (или се доверявате) на имейладминистратор, който редовно извършва архивиране на вашия имейл сървър, след което копира имейла си (да, няма нужда да МОЖЕТЕ поща в .PST файлове, можете да го копирате и) в локален .PST файл е бърз и лесен метод за осигуряване вашият имейл може да бъде възстановен в сценарий на сървър DR.

преносимост

• .PST файловете правят електронна поща преносима. Например, да кажем, че искате да преместите имейл от една пощенска кутия в друга. Например, може би вашата смяна на работа и искате да донесете стар имейл. Или може би променяте доставчици на хост. ИЛИ, може би искате да копирате личния и работния си имейл във формат .PST, да го съхранявате на малко USB устройство и да го държите винаги при вас. Както казах .PST файловете поддържат пощата много преносима. И да, така е и с GMAIL акаунт, но тази статия не е за GMAIL :)

Сигурност

• Знаете ли, че е почти невъзможнопроследяване / одит дали вашият ИТ човек / отдел чете имейла ви? Преместването на „чувствителен“ или „поверителен“ имейл от имейл / Exchange сървъра към локален .PST файл добавя слой на сигурност.
• Забележка: Повечето ИТ отдели имат възможността да ви вземат.PST файлове, без да знаете това направо от твърдия ви диск. Поради това прилагането на допълнителна сигурност на твърдия диск на компютъра ви е от съществено значение. Ще напиша статия по този въпрос скоро, но засега вижте тази статия. Това е малко „GEEKY“, така че скоро ще го последвам със статия, която обяснява няколко опции за обезопасяване на .PST файлове.

Какви са недостатъците при използването на .PST файлове?

Отдалечен достъп

• Щом пощата е преместен в a.PST файл, той вече няма да бъде достъпен на сървъра, използвайки приложения за отдалечен достъп като OWA или мобилни телефони, които SYNC с вашата пощенска кутия. За достъп до имейла във .PST файловете, ще трябва да използвате пълен клиент на Microsoft Outlook. Малко USB устройство може да помогне в тези ситуации. Все още обаче не е толкова удобно, колкото оставянето на имейл на сървъра.

Хората няма да ви харесват и е възможно да загубите работата си

• .PST файлове във времето (в зависимост от това колко имейлполучавате / запазвате) може да заема много място на вашия локален компютър или сървър споделяне, в зависимост от това къде ги съхранявате. ИТ момчетата мразят всичко, което ги кара да работят върху каквото и да било, освен ако не изгражда автобиографията си, така че поставянето на много данни някъде, което ще изисква те да купят повече дисково пространство ги разстройва.
• Корпоративни правни и повечето отдели за управление на записи не харесват .PST файлове, тъй като те позволяват на крайния потребител лесно да игнорира или заобикаля правилата за задържане / унищожаване на корпоративни документи.
• Екипите за корпоративна информация за сигурност също няматкато .PST файлове, защото ако Legal изобщо поиска от тях да възстановят данни за съдебно дело или призовка, .PST файловете могат да увеличат разходите и усилията за възстановяване на данни.

Ефективност на системата и мозъка

• Колкото повече имейл имате, толкова повече имейл трябва да имате и вие, и компютърът ви, за да следите и обработвате.
• Тъй като повече имейли и прикачени файлове се индексират с Windows Search (или някакъв друг имейл / системен индекс), вашият индекс ще бъде по-голям и търсенията ви ще отнемат повече време.

Така че, надявам се, отговорих на всичките ви въпросиза .PST файлове на Microsoft Outlook и обхвана някои плюсове и минуси на високо ниво. Но в случай, че съм пропуснал нещо, моля не се колебайте да пуснете коментар или да публикувате въпроса си във форума ми.