Ръководство за употреба за използване на бързи части за автотекст в Office 2010

Работили ли сте някога в Microsoft Word илиПрогноза и открихте, че често използвате едно и също съдържание в множество документи? Аз лично знам дали има начин да спестите време и да правите по-малко да пишете, аз съм игра. В Office 2010 можем да използваме AutoText и Quick Parts, за да спестим време и автоматично да въведем текст и полета или дори да редактираме свойствата на документа. Той е особено идеален за вас, продавачи или момчета, които изпращат едни и същи 10 имейла всеки ден! Нека да разгледаме!

Какво е AutoText?

AutoText е най-голямата част от бързите части и според Microsoft:

Или с други думи, AutoText е просто парчета от текстово съдържание, което се запазва, за да можете автоматично да вмъквате вашите документи, имейли и проекти с едно натискане на бутон. Спестява много време!

Какво са бързи части?

Според Microsoft:

По-късно ще разгледаме други части на бързите части, но засега нека се съсредоточим върху AutoText.

Как да създадете нов запис за автотекст
В Word 2010 записите в AutoText се съхраняват като градивни елементи. За да създадете нов запис, използвайте Създайте нов строителен блок диалогов прозорец.

1. Във вашия документ Изберете на съдържание (текст), който искате да превърнете в запис за AutoText.

2. Кликнете на Insert панделка и след това Кликнете на Бързи части бутон. След това щракнете Запазване на селекцията в Галерия с автотекст.

3. Попълнете информацията в Създайте нов строителен блок диалогов прозорец:

• Име: Въведете уникално име за записа AutoText.
• Галерия: Изберете автотекст галерия.
• Категория: Изберете Общ категория или създайте нова категория.
• Описание: Въведете описание на строителния блок.
• Запазване в: Кликнете върху името на шаблона в падащия списък. Например, щракнете върху Normal.dotm

Това е всичко, което има за създаване на записи в AutoText. Разбира се, можете да създадете различни набори за различни проекти и да ги запишете в различни шаблони за документи (.dotm файлове,), но ще спестим този дълъг How-To за друга груба статия.

Как да изтриете запис от автотекст

4. Подобен към стъпка 2 по-горе, отидете на раздела Вмъкване и в менюто Бързи части> Автотекст. Този път обаче ще го направите Кликнете с десния бутон един Въвеждане на автотекст и тогава Изберете Организирайте и изтрийте.

5. Кликнете на Въвеждане на автотекст които бихте искали да премахнете и след това Кликнете на Изтрий бутон.

Използване на AutoText в Word 2010

6.а. Започнете да пишете текст, който се съдържа в запис за автотекст, когато получите първата дума или така въведена, ще видите малък изскачащ прозорец, който ви позволява да знаете, че можете Натиснете Въведете за да вмъкнете записа Автотекст.

6.b Като алтернатива можете просто да въведете първите няколко букви от запис в автотекст и след това Натиснете F3 за да вмъкнете най-сходния запис за автотекст.

Независимо по какъв начин решите да използвате AutoText, резултатът трябва да бъде същият. Вашият запис в AutoText ще бъде добавен към документа по указания по подразбиране начин. Разбира се, винаги можете да използвате Бързи части> Бутон Автотекст на Insert панделка за да поставите AutoText, но това изисква всички тези допълнителни стъпки.

Какво е бърза част от свойството на документа?

Документите за собственост на документа бързи части осигуряват бързо илесен достъп до свойствата на метаданните на вашия документ. Докато AutoText е наличен както в Word, така и в Outlook, бързите части за свойството на документа са достъпни само в Word 2010; останалата част от апартамента е оставена.

7. Има няколко различни начина за достъп до свойствата на документа. Най-бързият е от Файл> Информация меню. Тук можете Кликнете на Имоти бутон за показване на панела за документи или можете да отидете направо към прозореца за разширени свойства на документа.

8а Ако сте избрали свойствата на документаПанелът ще се показва като лента точно над работното пространство на документа. От една страна, това ви дава бърз начин за редактиране на метаданните на документ, но има недостатък на заемането на МНОГО пространство на екрана.

8.b Можете също така да получите достъп до разширените свойства на документа от панела с документи.

9. Прозорецът Advanced Document Properties е същият прозорец, който обикновено виждате, ако сте Кликнали файл с документи от Windows Explorer и подбран Имоти, В резюме раздела, можете да редактирате цялата мета информация на документ.

10. Можете да въведете бързи части за свойството на документа от лентата за вмъкване в Word. След като бъде поставен в документ, той ще използва каквито и да са данни, за да попълни автоматично исканата информация.

Обърнете внимание, че работи като синхронизиране на данни. Ако промените тази въведена информация, тази промяна е и във вашите разширени свойства на документа.

Звучи забавно? Пусни го! Трябва да играя с още нови функции на Office 2010!