ما هي ملفات Outlook PST ولماذا تستخدمها ... أم لا؟

فقط عن كل شخص أتحدث معه في العمليشكو من حجم حساب البريد الإلكتروني للشركات. عادة ليست مشكلة (ولكن لا يزال الناس يشكون) لأنه عندما تقترب علبة البريد من الحد المسموح به ، فإن معظم خوادم البريد الإلكتروني (مثل Microsoft Exchange) ستحذر المستخدم حتى يتمكنوا من تنظيف صندوق البريد قبل الخادم يفرض حدود حجمها عن طريق تقييد الإرسال / التلقي من الخادم.

الآن ، هذا كل شيء جيد و Dandy UNTIL ... تذهب في إجازة لبضعة أيام ، تأتي تحذيرات حجم البريد الإلكتروني هذه وتذهب ، ثم كابوم! صندوق البريد الخاص بك كامل ، ولم يعد بإمكانك ذلكإرسال / تلقي البريد الإلكتروني من هاتفك المحمول أو حتى OWA (Outlook Web Access) لهذه المسألة. لقد تلقيت المكالمة مليون مرة. لا يمكن لـ iPhone إرسال رسائل بريد إلكتروني أو مساعدة!

• اذا مالعمل؟
• هل يوجد حل لصناديق البريد غير ذات الحجم الكافي؟
• ماذا علي أن أفعل قبل أن أذهب في إجازة؟

الآن أنا أعرض لكم إلى ملف Outlook PST سيئة السمعة (وفقا لتكنولوجيا المعلومات).

ما هي ملفات Outlook .PST؟

• ملفات بيانات Outlook أو Microsoft Outlook.يمكن إنشاء ملفات PST (كما هي معروفة أكثر) باستخدام Microsoft Outlook لنقل أو نسخ البريد الإلكتروني والمرفقات من حساب خادم صندوق البريد الخاص بك إلى جهاز الكمبيوتر المحلي. بشكل أساسي ، إنه ملف أرشيف أو تخزين محلي تقوم بإنشائه لتخزين البريد الإلكتروني والمرفقات على محرك القرص الصلب بجهاز الكمبيوتر الخاص بك أو محرك أقراص USB أو مشاركة الخادم (بناءً على مكان إنشائه وتخزينه).

كم يمكنك تخزين في ملفات Outlook .PST؟

• قبل Outlook 2003/2007 ،.يمكن لملفات PST فقط تخزين 2 غيغابايت من البريد الإلكتروني والمرفقات. باستخدام Outlook 2003 و Outlook 2007 ، تم تغيير التنسيق مما يسمح بزيادة حجم ملفات .PST حسب الحاجة إلى أكثر من 20 غيغا بايت في الحجم ما لم يتم تعديل التكوين الافتراضي.
• بصراحة ، لا تدعهم يحصلون على 20 العربات. انه كثير فكرة أفضل أن تبقي ملفات .PST الخاصة بك أكبر من بضع العربات. إذا كنت بحاجة إلى مساحة تخزين أكبر ، فقم بإنشاء ملف .PST جديد بدلاً من إنشاء ضخم .STST المحفوظات. أكبر.تحصل ملفات PST على فرصة أكبر للفساد وفقدان البيانات (بالإضافة إلى أنه سيكون من الصعب إجراء نسخ احتياطي للأولاد السيئين.) يمكنك إرفاق أكبر عدد ممكن من ملفات .PST إلى عميل Outlook الخاص بك حسب حاجتك ، لذا قم فقط بفصل بريدك الإلكتروني منطقياً عبر عدة ملفات PST. الملفات إذا كنت بحاجة إلى تخزين أكثر من بضع GIGS من البريد الإلكتروني القديم.
• نصيحة - إذا كنت تستخدم ملفات .PST لأرشفة البريد الإلكتروني القديم ، فضغطها بعد نسخ جميع البيانات القديمة إليها. البريد الإلكتروني عادة ما يكون مجرد نص ، لذلك يضغط بشكل جيد للغاية.

كيف يمكنني إنشاء ملفات Outlook .PST؟

• إنه أمر سهل ، فيما يلي بعض الأدلة لبرنامج Outlook 2007 و 2013 و 2016.

لماذا استخدام / إنشاء ملفات PST؟ فوائد؟

حجم صندوق البريد

• تذكر الفقرة الأولى من هذه المادة؟ يحد معظم مسؤولي البريد الإلكتروني من حجم صناديق البريد الخاصة بالشركات. كلما زاد حجم صندوق البريد ، زادت مساحة القرص التي يحتاجون إليها ، زاد احتياجهم للنسخ الاحتياطي والمزيد من الوقت الذي يحتاجون إليه لإجراء هذه النسخ الاحتياطية.
• إذا كان لديك packrat البريد الإلكتروني (مثلي) ، و 200صندوق بريد ميغابايت لن يقطعه. هذا هو المكان الذي تأتي فيه ملفات .PST. فقط قم بإنشاء ملف .PST واسحب بريدك الإلكتروني وإفلاته فيه. إنها تعمل تمامًا مثل مجلد صندوق البريد العادي في Outlook. السحب والإسقاط. انه سهل! <اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة. ما عليك سوى نشر أسئلتك في منتدانا>.
• أحدث إصدارات Windows Search indexesصندوق البريد الخاص بك وجميع ملفات .PST المحلية (شكلي) التي تتيح الوصول الفوري تقريبًا إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني عبر ميزات البحث المضمنة في Microsoft Outlook.

النسخ الاحتياطي والاسترداد للكوارث

• إذا لم يكن لديك (أو تثق) رسالة بريد إلكترونييعد المسؤول الذي يقوم بعمل نسخ احتياطية من خادم البريد الإلكتروني الخاص بك بانتظام ، ثم نسخ البريد الإلكتروني الخاص بك (نعم ، لست بحاجة إلى نقل البريد إلى ملفات .PST ، يمكنك نسخه أيضًا) إلى ملف .PST محلي ، وهو طريقة سريعة وسهلة لضمان بريدك الإلكتروني قابل للاسترداد في سيناريو DR server.

قابلية التنقل

• .PST الملفات تجعل البريد الإلكتروني المحمولة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد نقل البريد الإلكتروني من صندوق بريد إلى آخر. على سبيل المثال ، ربما تغير وظائفك وتريد إحضار بعض البريد الإلكتروني القديم. أو ربما تقوم بتغيير مزودي الخدمة. أو ، ربما تريد نسخ بريدك الإلكتروني الشخصي والعمل إلى ملف .PST ، والاحتفاظ به على محرك أقراص USB صغير والاحتفاظ به معك في جميع الأوقات. كما قلت ، ملفات .PST تبقي البريد محمولة للغاية. ونعم ، هذا هو حساب GMAIL ولكن هذه المقالة ليست عن GMAIL :)

الأمان

• هل تعلم أنه من المستحيل تقريبًا القيام بذلكتتبع / تدقيق ما إذا كان شخص / قسم تكنولوجيا المعلومات لديك يقرأ بريدك الإلكتروني؟ يؤدي نقل البريد الإلكتروني "الحساسة" أو "السرية" من خادم البريد الإلكتروني / Exchange إلى ملف .PST محلي إلى إضافة طبقة من الأمان.
• ملحوظة: معظم أقسام تكنولوجيا المعلومات لديها القدرة على الاستيلاء على.PST الملفات دون أن تعرف ذلك مباشرة من القرص الصلب الخاص بك في العمل. لهذا السبب ، يعد تطبيق أمان إضافي على القرص الصلب بجهاز الكمبيوتر الخاص بك أمرًا ضروريًا. سأكتب مقالًا حول هذا الموضوع قريبًا ولكن الآن ، ألق نظرة على هذا المقال. إنها "GEEKY" قليلاً ، لذا سأتابعها قريبًا بمقال يوضح بعض الخيارات لتأمين ملفات .PST.

ما هي الجوانب السلبية لاستخدام ملفات .PST؟

الوصول عن بعد

• بمجرد البريد هو انتقل الى .ملف PST ، لن يكون متوفراً على الخادم باستخدام تطبيقات الوصول عن بُعد مثل OWA أو الهواتف المحمولة التي SYNC مع صندوق البريد الخاص بك. للوصول إلى البريد الإلكتروني في ملفات .PST ، ستحتاج إلى استخدام عميل Microsoft Outlook كامل. يمكن أن يساعد محرك USB صغير في هذه الحالات. ومع ذلك ، لا يزال عدم ملاءمة ترك البريد الإلكتروني على الخادم.

لن يحبك الأشخاص ، ومن الممكن أن تفقد وظيفتك

• ملفات PST. بمرور الوقت (حسب مقدار البريد الإلكترونييمكنك تلقي / الاحتفاظ) يمكن أن تشغل مساحة كبيرة على جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك أو مشاركة خادم ، وهذا يتوقف على المكان الذي تخزن فيه. يكره شباب تكنولوجيا المعلومات أي شيء يجعلهم يعملون على أي شيء إلا إذا كان يبني سيرتهم الذاتية ، لذا فإن وضع الكثير من البيانات في مكان ما يتطلب منهم شراء المزيد من مساحة القرص يزعجهم.
• لا تعجب أقسام إدارة الشركات القانونية ومعظم إدارات السجلات ملفات .PST لأنها تتيح لك للمستخدم النهائي أن يتجاهل بسهولة أو يتجاهل سياسات الاحتفاظ / إتلاف وثائق الشركة.
• فرق أمن معلومات الشركات أيضًا لا تفعل ذلكمثل ملفات .PST لأنه إذا طلب منها Legal من أي وقت مضى استرداد البيانات من أجل دعوى قضائية أو أمر استدعاء ، فيمكن لملفات .PST أن تبالغ في تكلفة ومجهود استرداد البيانات.

أداء النظام والدماغ

• كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني لديك ، زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها أنت وجهاز الكمبيوتر الخاص بك لتتبعها ومعالجتها.
• نظرًا لأن المزيد من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات تتم فهرستها بواسطة Windows Search (أو بعض مفهرس البريد الإلكتروني / النظام) ، سيكون فهرسك أكبر ، وستستغرق عمليات البحث وقتًا أطول.

لذلك ، أتمنى أن أجبت على جميع أسئلتكحول ملفات Microsoft Outlook .PST وتغطي بعض إيجابيات وسلبيات رفيعة المستوى. لكن في حال فاتني أي شيء ، فلا تتردد في ترك تعليق أو نشر سؤالك في منتدي.