Све што требате знати о почетку рада с Гоогле документима

Гоогле Доцс је бесплатна мрежна услуга која омогућавада креирате, уређујете и сарађујете на документима директно из вашег прегледача. Погледајмо детаљније функције и прегледајмо зашто волимо ову апликацију од Гоогле-а.

Некада давно био сам обожаватељ Мицрософт Ворд-а. Али на крају сам се уморио од плаћања нечег што је имало бесплатне алтернативе на мрежи. Покушао сам бесплатни ЛибреОффице, али кад ми се компјутер покварио, изгубио сам сав свој посао. Тада сам одлучио да испробам Гоогле документе засноване на облаку и од тада се нисам осврнуо.

Гоогле документи су једна од главних основаПонуде Гоогле-ове канцеларије и упркос Гооглеовој склоности да случајно угасе своје услуге, до сада су биле једна од оних које су и даље остале, јер их је Гоогле купио 2006. године. Уз прорачунске табеле, презентације, обрасце и цртеже, Гоогле је изградио је огроман и огроман производни ривал ривал Мицрософт-у који је владао овим углом ИТ индустрије са врло мало конкуренције да се говори.

По мом мишљењу, Гоогле документи имају две главне предности. Прво, то је огроман монолит компаније са универзалном препознатљивошћу бренда која неће вероватно банкротирати било када у следећем веку. Тако се људи осећају уверенима да су свој важни посао пренели у службу и оставили га тамо. Неће се пробудити једног јутра и пронаћи услугу изненада затворену.

Друго, Гоогле документи покрећу друге Гоогле услуге (преводе, претражују, фонтове, слике итд.). Све је једноставно интегрисано и може се користити заједно - све са једним налогом.

Али ти стварно знате све што треба знати о Гоогле документима? Ускоро ћемо сазнати.

Шта су Гоогле документи у дуљини

Када користите нешто попут Мицрософт Ворд-а илиЛибреОффице, датотеке које спремате спремају се само на рачунар на којем радите (осим ако их не сачувате у решењу за складиштење у облаку, као што је Дропбок). Плус све промјене које унесете изгубе се чим нешто промијените, а затим притиснете „сачувати“Дугме.

Сада упоредите ово са Гоогле документима. Гоогле документи су слична, смањена верзија Мицрософт Ворд-а, осим ако живи на мрежи. Ово значи:

• Сви ваши документи доступни су на мрежи где год постоји интернетска веза. Ако се рачунар пржи, можете једноставно отићи на други рачунар да бисте преузели датотеке. Ништа се не губи.
• Никада се не морате сјетити да било шта сачувате, јер било када се промијените било шта у документу - чак и ако само притиснете размакницу - Гоогле документи ће то аутоматски сачувати за вас у новој верзији.
• Нова верзија значи да ако желите да вратите свој документ на претходну верзију, то је буквално неколико кликова.
• Можете да инсталирате проширења и видгете да бисте олакшали свој посао. Многи од њих су повезани са другим Гоогле услугама.
• Можете да позовете људе са Гоогле налогом напридружите се документу и сви могу видети сваког другог посетиоца документа, укључујући било какво куцање / промене које изврше у реалном времену. Можете да уређујете измене других људи, остављате коментаре и ћаскате у оквиру за ћаскање. То чини сарадњу без напора.

Очигледно је да постоје и други производи који то чинечитава ствар у сарадњи, као што је Дропбок Папер. Мицрософт Ворд и ЛибреОффице такође вам омогућавају да остављате коментаре у документима. Ворд Онлине такође напредује на пољу коауторства и сарадње. Али, по мом мишљењу то је Гоогле који је успео да створи врхунски производ. Једноставно дјелује заиста добро.

Погледајмо сваку карактеристику заузврат.

Онлине где год постоји интернетска веза

Веома је модерно измамити зла која рачунају у облаку, али суочимо се са тим, постоји врло добар разлог зашто је облачно рачунање популарно. Наиме, то је повољно. Људи љубав погодност. Уз рачунарство у облаку, не требате да бринете о инсталирању софтвера на све своје уређаје или прављење резервних копија датотека.

Све што вам треба је снажна лозинка за заштиту вашег Цлоуд налога, заједно са двофакторном аутентификацијом.

Пролазак кроз предња врата

Постоје два начина за приступ Гоогле документима. Или директном везом - доцс.гоогле.цом - која ће вас овде довести:

Или преко везе на Гоогле диску - дриве.гоогле.цом - а затим кликните на плаву Идите на Гоогле диск дугме.

На следећем екрану кликните Ново> Гоогле документи.

Без обзира којим путем се одлучите кренути, биће вам понуђене две могућности - започните с празним документом или изаберите предложак.

Празан документ

Празан документ је врло једноставан. Само га изаберите, документу дајте наслов, а затим почните да куцате.

Као што сам рекао на почетку, Гоогле документи су веома добриодузета верзија програма Мицрософт Ворд. Дакле, постоји врло плитка кривуља учења и практично нема места за било какве катастрофе. Зато је тако популаран.

Сетите се изреке „... .то је једноставно, чак и моја бака то могла”? Па, то се односи и на Гоогле документе. Само почните да куцате. Као што сам рекао раније, то једноставно функционише.

Промена поставки странице

На располагању су разне опције за промену поставки странице на начин на који их желите.

Прво ако кренете Датотека> Подешавање странице, можете подићи ову кутију. Једном када направите промене, можете их сачувати као задане вредности за све будуће документе.

Постоје и они на горњој траци менија.

Једна на левој страни је поравнање текста / слике, а десна је размак линија.

Да бисте видели која су преостала подешавања, само пређите мишем преко њих и појавиће се алатка са називом функције, заједно са пречицом на тастатури.

Фонтови и како да добијете више

Помоћу фонтова добијате уобичајене попут њихАриал, Тимес Нев Роман, Вердана и тако даље. Али ако желите да се помало дивите својим фонтовима, онда можете да преузмете и инсталирате више путем Гоогле фонтова. Једноставно кликните на „Још фонтова"На врху менија фонта.

Овај оквир ће се приказати преко Гоогле фонтова. Изаберите фонтове које желите кликом на њих, а затим кликните на ок.

Сада ћете их видети у менију вашег фонта.

Предлошци

Понекад вам је потребна одређена врста документа, а не да је сами форматирате, можете одабрати један од унапред форматираних предложака које вам пружа Гоогле.

Ако је то начин којим желите да идете, одаберите "Из шаблона"Када се одлучите за креирање новог документа. Тада ће се појавити бесплатни предлошци.

Постоји много избора, као што су животописи,писма, извештаје, брошуре, белешке о предавањима, планове лекција, приручници, уговори и још много тога. Једноставно одаберите један и почните га прилагођавати вашим потребама.

Иако сам збуњен зашто псу треба наставак. Можда се пријавити за место пса чувара?

Аутоматско спремање сваке промене

Сећате се када сам вам рекао да Гоогле документи све спремају? Када почнете да куцате празан документ, погледајте горњу траку менија поред опције „Помоћ“. Видећете ово:

А онда ово:

Када видите речи, „Све промене сачуване у Диску", Никада се не морате бринути да ћете изгубити нешто што сте икада уписали у тај документ. Осим ако наравно не избришете документ.

Враћање на претходне верзије

Клик на ону „Све промјене су сачуване у погону“Линк ће вам приказати претходне верзије. Дакле, ако сте нешто променили, потпуно мрзели и желите да се вратите на старију верзију, то је потпуно без напора.

Након што кликнете на „Све промене спремљене у погону“ линк, видећете ово:

Она која је на врху је тренутна верзија. Оне испод које су старије верзије са временским жицама. Изаберите верзију коју желите да вратите кликом на њу са десне стране. Затим на врху странице кликните на „Врати ову верзију“.

Сада гледајте како се стара верзија магично враћа!

Додаци за више обогаћеног корисничког искуства

Гоогле документи имају пуно додатака које можете инсталирати како би вам олакшали искуство. Поред тога, програмери могу направити своје и послати их на разматрање Гооглеу.

Да бисте видели додатке, идите на мени Додаци на врху екрана и изаберите „Набавите додатке“. Сада ће се појавити оквир у коме ћете видети неке истакнуте додатке, као и поље за претрагу за проналазак других.

Ево мојих фаворита које користим стално. Када их отворите и употребите преко менија Додаци, они се отварају у десном бочном окну. Можете користити само један додатак истовремено.

Боље бројање речи

Проналажење броја речи је лако. Само треба да идеш Алати> Број речи. Али ако сте у току, заустављање да непрестано кликате на опције менија може бити јако иритантно. Ово је место где Боље бројање речи екцелс.

Након отварања, седи десно од вашег екрана. Онда чим започнете куцање, број речи ће се променити у реалном времену. Није потребно кликање.

ОнеЛоок Тхесаурус

Кад сте заузети куцањем, понекад и проналажењемтешко је смислити праву реч. Ту нам долази од помоћи ОнеЛоок Тезаурус. Уз синониме, можете добити и риме, придјеве, именице и још много тога.

Опенцлипарт

Цлипарт неки виде као лепљив, али једнак је број људи који то воле. Због тога, ако вам треба да се графикон укључи у ваш документ Гоогле докумената, Опенцлипарт је суштински додатак.

Након отварања отвориће се десна бочна трака са оквиром за претрагу. Потражите оно што тражите па кликните на њега. Аутоматски ће се уметнути у документ.

превести

Гоогле документи имају функцију за превођење целог документа (о томе више касније). Али такође можете превести мале делове документа са „превести" додати на.

Означите текст који желите превести, отворите додатак „Преведи“, одаберите циљни језик, а затим кликните „превести“Дугме.

Позовите људе на свој документ, коментар и ћаскање

Један од најбоље функције у Гоогле документима су функције колаборације у реалном времену. Без обзира где сте са колегама у свету, сви се можете окупити на истом документу, остављати коментаре, уређивати међусобно писање и ћаскати.

Пре Гоогле докумената, људи ће послати е-пошту најновијеверзија текста за обраду текста пријатељу или колеги. Што више верзија буде послано путем е-поште, то је већи ризик да ће доћи до забуне у вези са најновијом верзијом.

Али Гоогле документи уклања ту главобољу. Сада морате бити позвани на шифровани линк и видети најновију верзију испред ваших очију.

Позивање људи

Свако ко мора бити позван на Гоогле документ треба Гоогле налог. Ово може бити стандардни бесплатни Гмаил налог или плаћени Гоогле Аппс налог.

Сада кликните на плаво дугме „ДЕЛИ“ у горњем десном углу екрана докумената и оквир ће скочити горе.

Ако кликнете на „Набавите заједничку везу“, Имате могућност да направите везу гдесвако може да приступи документу, под условом да има везу. Такође можете да измените њихове дозволе за гледање, као што су њихова способност да уређују ваше дело или га само читају.

Или ако желите да позовете одређену особу, можете је копирати у е-пошту „Људи" одјељка, заједно с оним што им је допуштено да ураде у документу. Приложите и биљешку ако желите нешто да им кажете.

Ако у тој књизи контаката има људи који се налазе на тој адреси е-поште, а један од њих је особа коју желите да позовете, поље е-поште ће се аутоматски аутоматски попунити, штедећи вам мало времена.

Када особа прихвати вашу позивницу, видеће их у врху екрана, поред дугмета ДЕЛИ.

Такође ћете видети како се њихов курсор помера док се крећу кроз документ.

Треба истаћи да као документстваратеље, ти увек то контролишеш. Нико вас не може уклонити из документа. Али можете уклонити људе које позовете (само не дозволите да вам струја иде у главу!).

Ћаскање

Док куцате, сарађујете и тако даље, можете и разговарати једни са другима. Оквир за ћаскање се налази поред плавог дугмета СХАРЕ у врху екрана. Кликом на њега открит ће се оквир за чет.

Коментаришући

Коментирање било којег дијела документа је врло лако. Једноставно морате истакнути део текста на који желите да дате коментар. Затим ће се десно од странице појавити мали мјехурић говора.

Кликните на то и појавиће се одговарајући оквир за коментарисање. Сада можете написати своју мисију. Када завршите, означени текст пожуте и жути, а ваш коментар се налази на страници.

Власник документа сада добија обавештење е-поштом са вашим коментаром и они могу да одговоре или означе проблем „решеним“, због чега ће ваш коментар нестати.

Извоз из Гоогле докумената

Након што коначно завршите свој документ, вероватно ћете га морати извести из Гоогле докумената у одређеном формату.

Ако идете Датотека> Преузми као…., видећете различите расположиве опције.

Одаберите свој отров и гледајте како се датотека преузима.

Други цоол савети и трикови

Да ли желите још више савета и трикова у вези са Гоогле документима? Драго ми је што си рекао да имам још терета.

Отпремање скенираних докумената и других датотека

Гоогле жели да користите Гоогле документе као складиште за све ваше датотеке. Зато желе да додате друге датотеке (ПДФ, ДОЦ Кс, итд.) И сместите их у Доцс / Дриве.

Међутим, ако их задржите у тим форматима датотека,Гоогле вас кажњава преузимањем величине датотека са ограничења складиштења вашег Гоогле налога. Али ако датотеку претворите у „Гоогле датотеку“ (једна компатибилна са покретањем у Гоогле документима), одједном се смештање датотеке у Доцс / Дриве не може. Плус заузима мање простора за складиштење.

Ево ПДФ датотеке коју сам недавно учитао. Да бисте га претворили у Гоогле документ, кликните десним тастером миша на њега и изаберите „Отвори са “ и онда "Гоогле документи“.

Конверзија ће бити брза и тада можете отворити нову датотеку. Можете и избрисати стару датотеку ако желите, јер ће заузети непотребан простор.

Ако је датотека фотокопија документа, Гооглеможе претворити тај документ у текст који може уређивати помоћу технологије која се назива ОЦР (оптичко препознавање знакова). То је иста технологија коју Пројецт Гутенберг и Интернет Арцхиве користе за индексирање књига са јавним доменом.

Пронађи и замени текст

Ово очигледно није карактеристика искључиво за Гоогле документе (Мицрософт Ворд је то већ годинама), али можете пронаћи одређену реч или текст и аутоматски је заменити другом речју или текстом.

Као аутору фикције ово је непроцењиво за менеУвек мењам имена ликова. Могу се вратити, уписати име лика, а затим одредити у које име особа треба да се промени. Гоогле Документи раде остало.

Прво идите на Измени> Пронађи и замени.

Када се појави поље, откуцајте реч коју желите да унесете. Десно ће вам рећи колико примерака те речи има у документу. Затим испод наведите нову реч.

Можете их заменити један по један користећи "Заменити"Или сви одједном користећи"Замените“.

Уметни бројеве страница

Ако вам је потребан документ да има бројеве страница, то је такође лако.

Иди на Уметните> Заглавље и број странице> Број странице.

Одаберите који стил нумерирања желите. Након клика на њу, свака страница ће бити нумерисана на начин који сте навели.

Изградите лични речник како бисте запустили те погрешке при упису

Гоогле, у зависности од тога где се налазите у светуДокументи могу одлучити да је оно што куцате потпуно погрешно. На пример, на свом Гоогле налогу сам регистрован као енглески енглески језик, али ако укуцам чланак за америчког клијента на америчком енглеском језику, одједном се свака друга или трећа реч означи као погрешно написана.

Или ако напишем фантастични роман са именима као што суГенерал Зуугг онда ми Гоогле каже да Зуугг није реч (очигледно). Тако можете да искористите особину Гоогле Доц-овог личног речника да постанете Самуел Јохнсон и то буде реч!

Једноставно истакните реч подвучену црвеном бојом, кликните десним тастером миша и изаберите „Додај у лични речник“.

Црвена линија грешке ће нестати и више не бисте требали добити поруку о грешци за ту реч.

Тренутно преведите свој документ помоћу Гоогле преводиоца

Можете превести сав свој документ помоћу уграђене функције Гоогле Транслате. Ово је заиста корисно ако имате пријатеље, колеге или клијенте који говоре другим језиком.

Једноставно идите на Алати> Преведи документ.

Ту се појављује ово поље у којем се тражи да наведете преведени документ (копија ће бити направљена) као и језик на који желите да буде преведен.

Будући да сам био у Немачкој, изабрао сам немачки и ново преведена немачка верзија овог документа се магично појавила. Обликовање ипак оставља много тога за пожељно, са пуно речи сједињених заједно.

Уметните везе помоћу уграђене Гоогле претраге

Гоогле претраживач уграђен је директно у Гоогле документе. Ако желите да се нешто повежете, једноставно га означите, кликните десним тастером миша и изаберите „Линк“.

Алтернативно, означите текст који желите да повежете и кликните икону везе у горњој траци менија.

То отвара мени где су приказани горњи резултати претраге. Ако видите везу коју тражите, кликните на њу да би се веза аутоматски уметнула у ваш документ.

Ако не видите жељену везу, постоји „више"Опцију даље испод листе. Кликањем на то ће се отворити страница са резултатима Гоогле претраживача на десној бочној траци, а ваш је појам за претрагу већ унапред попуњен.

Користите Гоогле документе у покрету помоћу апликације за мобилне уређаје

Коначно, можете да креирате, прегледате и уређујете Гоогле документе помоћу сјајних бесплатних апликација за паметне телефоне. Ево верзије за Андроид и верзије за иОС.

Закључак

3.000 речи касније и имам једва огребао по површини шта могу Гоогле документиурадите. Има толико тога да сам био приморан да одустанем од себе да бих могао да осетим чланак који следи. Шта бисте желели да видите у другом делу? Столови? Фусноте? Садржај? Волео бих да вас чујем у коментарима испод.