Како створити бесплатан систем службе помоћи помоћу ИссуеБурнер и Гмаил-а

Управљање задацима на бази е-поште био је концепт који ме већ неко време занима, и увођењем нове услуге под називом ИссуеБурнер, можда је одличан тренутак да се озбиљно позабавитеразмислите о управљању задацима путем е-поште. Пре него што је ИссуеБурнер дошао заједно, играо сам се са идејом да нађем виртуелног помоћника (ВА) кога бих могао да БЦЦ на свим мојим мејловима који садрже задатак, подсетник или састанак и натерам га да то дода у мој календар, списак обавеза или шта имаш. То би сигурно била корисна употреба ВА-а, иако можда скупља него што вреди. ИссуеБурнер, међутим, ову функцију бесплатно аутоматизује (барем за сада). Мислим да ми се свиђа.

Укратко, ево како ИссуеБурнер функционише. Задаве или проблеме можете да креирате слањем е-маила иссуес@иссуебурнер.цом. Када то учините, ИссуеБурнер аутоматски ствара проблем повезан са вашом адресом е-поште и било којом адресом е-поште наведеном као примаоци у До: или ЦЦ: поље. Можете да креирате проблеме без потписивањагоре, али када направите налог, можете прегледати отворене проблеме и коментарисати их. Постоје неке кључне предности овог система за које мислим да ће заиста успети за колаборативне тимове и столове за корисничку подршку:

• Све је засновано на е-пошти. Проблеми се могу креирати и пратити све помоћу једноставног ЦЦ :.
• За учествовање вам није потребан ИссуеБурнер налог. То значи да СВИ ваши купци и клијенти могу ући на брод, а да их не прођу кроз процес пријаве (који је ионако мртав једноставан).
• То је пријатељски према мобилним уређајима. Ако можете да пошаљете е-пошту, можете да решите проблем.
• Помаже одвајање предмета праћења од уобичајених порука е-поште.
• Ради са било којом платформом за е-пошту. Оутлоок, Гмаил и други клијенти е-поште омогућавају вам претварање е-порука у задатке, али ИссуеБурнер омогућава дељење проблема између свих платформи за е-пошту.

Да бисте максимално искористили километражу од ИссуеБурнер-а,мораћете да примените мало креативности. Али једна очигледна апликација која ми пада на памет је стварање службе за помоћ. Помоћу ИссуеБурнер можете долазне поруке е-поште претворити у „улазнице“ и пратити статус и преписку са купцем. Убићу две птице једним каменом показујући вам како функционише ИссуеБурнер док постављам гроовиПост “врућа линија" шалтер за информације. На купац страна (или у нашем случају читаоци, јер немамо купаца), то ће бити тако једноставно као слање е-поште служби за помоћ, коју сам поставио на јацк+хелп@гроовипост.цом. Али на тужени са стране, укључено је мало подешавања.

Први корак

Пријавите се за ИссуеБурнер. Све што треба да урадите је да посетите IssueBurner.com и кликни Пријави се. Дајте им своје име и адресу е-поште и готови сте.

Имајте на уму да не морате нужно да користите адресу е-поште коју ћете користити за поље долазних захтева службе за помоћ.

Корак други

Креирајте групу у ИссуеБурнер-у. Овај корак би заправо могли прескочити ако планирате посветити овом рачуну једној јединој сврси, али ако ИссуеБурнер желите користити за друге организације и задатке, група је добра идеја. Кликните на Групе у горњем десном углу и кликни Створити групу.

Унесите назив групе и организацију. Ево, изабрао сам „Помоћ" и "гроовиПост. "

Имајте на уму да та адреса неће бити видљивајавни. Уместо тога, они ће послати адресу коју сам горе споменуо, а то ће бити једина адреса која може да решава проблеме. То додаје слој заштите од нежељене поште, али и даје професионалнији изглед укључивањем властитог имена домена у е-пошту. Сада, приметите да сам га поставио, тако да се могу пријавити проблеми Било ко. То је за сада потребно, тако да можемо да проверимо Гмаил правило за прослеђивање. Можда бисте желели да се вратите и промените у Само за чланове групе касније.

Кликните на Креирај када завршите.

Затим додајте чланове који могу да додају проблеме. У наше сврхе додаћу јацк+хелп@гроовипост.цом. Ако желите, можете додати и друге. Рецимо, могу додати и јерри+хелп@гроовипост.цом или тамми+хелп@гроовипост.цом, ако желим да и други могу да поднесу захтеве за помоћ (и ако су ти људи заиста постојали). Запамтите: уз Гоогле Аппс за домене и Гмаил налоге, све што додате након знака + се игнорише, али се и даље може користити у сврхе филтрирања. читати наш претходни пост за више информација о Прилагођене адресе Гмаил-а.

Још једна ствар коју треба да урадите је да промените адресу одговора. Урадити тако, кликни Групе и кликни Управљати поред имена групе. Под Подешавања групе, кликни Промена поред "Подразумевано од е-поште и одговарања на е-пошту“. Тако ћете задржати приватну адресу е-поште ИссуеБурнер.цом.

Ок, сада смо сви постављени на ИссуеБурнер. Идемо на Гмаил.

Трећи корак

Подесите прослеђивање у Гмаил-у. Циљ је овде проследити сву е-пошту послану на јацк+хелп@гроовипост.цом на хелп.гроовипост@иссуебурнер.цом. Да бисмо то постигли, прво морамо да проверимо да ли смо овлашћени да проследимо на последњу адресу. У Гмаил-у, кликните Подешавања и изабери Прослеђивање и ПОП / ИМАП. Кликните на Додајте адресу за прослеђивање и унесите хелп.гроовипост@иссуебурнер.цом или било шта што сте поставили за свој групни ИссуеБурнер рачун.

Након тога, Гмаил ће послати е-поштуИссуеБурнер налог са везом за потврду. ИссуеБурнер ће вам узвратити као ново издање, тако да би требало да се појави у вашој Гмаил пошти. Можете је видети и на свом ИссуеБурнер налогу. Кликните на да потврди.

Корак четврти

Филтрирајте поруке послане на вашу прилагођену Гмаил адресу. Кликните на Подешавања и изабери Филтери и кликни Креирајте нови филтер. У поље За: унесите своју прилагођену адресу е-поште и кликни Следећи корак.

Ова правила можете поставити по жељи, али пошто ће вас ИссуеБурнер ионако обавештавати о новим проблемима, волим да одаберем Означи као прочитано и Прескочите Инбок. Најважнија опција за избор је избор Проследи на: и изаберите хелп.гроовипост@иссуебурнер.цом. Кликните на Креирајте филтер када завршите.

Сад сте готови. Хајде да испробамо.

Израда задатака са ИссуеБурнер-ом

Сада, са Гмаил филтером смо поставили иГрупа ИссуеБурнер коју имамо, било која е-пошта послана на јацк+хелп@гроовипост.цом аутоматски ће се претворити у проблем ИссуеБурнер. Име издања биће предмет е-поште, а опис ће бити тело е-поште. На пример, рецимо да ми је неко послао е-поштом питање о томе како трајно избрисати свој Фацебоок налог.

Једном када се пошаље горе наведени емаил, догађају се две ствари:

1. Проблем се ствара у хелп.гроовипост ИссуеБурнер групи
2. Примам мејл са обавештењем као таквим.

Имајте на уму да може проћи неколико минута да се проблем појави.

А ево га у Гмаилу ...

Одговарање задацима

Ако корисник нема налог ИссуеБурнер, добит ће одговор у конзервираном обавештавању да је проблем примљен. Они ће такође бити позвани да се пријаве.

Рецимо, као одговор овом читаоцу, желим да их усмерим у наш пост о брисању вашег Фацебоок налога. Могао бих да одговорим на е-пошту коју сам добио од ИссуеБурнер да додам адресу Коментирај. Без обзира да ли се читалац пријавио, добит ће обавештење да је издање ажурирано коментаром.

Ако се региструју, могу пратити све коментаре и статус своје емисије из сопственог ИссуеБурнер налога.

Читалац или купац може да одговори на е-поштууз њихов коментар, обавестећи да ли је ваше решење то фиксирало или не. То се додаје задатку као коментар, који можете видети са сопствене ИссуеБурнер контролне табле.

Управљање и закључивање проблема

Проблеме можете сортирати по групи или статусу на ИссуеБурнер.цом.

ИссуеБурнер.цом такође има веома леп мобилни сајт.

Након што је проблем решен, једноставно га можете затворити са надзорне плоче ИссуеБурнер. Сви придружени корисници биће обавештени као такви. Алтернативно, можете то означити као „Касније“Што може бити корисно ако је решење у току и желите да наставите када је доступно.

Такође, овде ћете приметити да сам додао / ла Интерни коментар. То ће моћи видети само чланови групе и администратори. Тако, на пример, ако желите да назовете купца дрогом или кажете свима да игноришу његове захтеве, то можете учинити интерним коментаром и они неће бити ништа мудрији.

Закључак

Као што сам напоменуо, ово је само једна пријаваИссуеБурнер. Можете га користити за сарадњу са групама или за праћење задатака за себе. На пример, ако желите да подсетите да контактирате контакт ако не одговоре, али не желе да и они виде ваше проблеме ИссуеБурнер, можете да контактирате БЦЦ иссуес@иссуебурнер.цом. Или можете да га употребљавате за праћење рачуна и рачуна путем ЦЦ´инг иссуес@иссуебурнер.цом кад год пошаљете пошту свом рачуноводственом одељењу. Ако сте паметни и организовани, ИссуеБурнер може бити предност за вашу продуктивност.

Имајте на уму да ИссуеБурнер јесте тренутно бесплатнои остаће слободан док је у бета верзији. Вебиог, компанија која је направила ИссуеБурнер и ЦлоудМагиц, обећава да ће вам дати отказ 60 дана пре увођења било које структуре цена. Они не знају како би то могло изгледати у будућности, али вероватно ће имати бесплатну и плаћену верзију.

П.С. Стварно сам створио овај систем, па ако имате горућа питања, пишите ми на адресу јацк+хелп@гроовипост.цом или погледајте наше форум.