Ako pridať rozbaľovacie zoznamy a overenie údajov do tabuľky programu Excel 2010

V Excelu 2010 a 2007 je užitočná funkcia, ktorú používam všetkyčas počas rozpočtovej sezóny je funkcia overenia údajov, ktorá vám umožňuje vytvoriť rozbaľovací zoznam v bunke pre vyplnené polia. Keďže niektorí z nás pracujú na rozpočte spoločne, pomocou rozbaľovacích zoznamov dokážem udržať normalizované údaje a ušetriť mi a mojim spolupracovníkom veľa času počas a na konci procesu. Toto je len jeden príklad, ale hádam, že to pochopíte. Ak nie, otvorte program Excel 2010 alebo 2007 a sledujte kúzlo rozbaľovacích zoznamov programu Excel!

Aj keď za normálnych okolností pridám rozbaľovaciu ponuku na overenie údajovzoznamy do celých stĺpcov, môžete tiež pridať rozbaľovaciu ponuku do jednotlivých buniek. V nasledujúcom príklade budem zostavovať rozbaľovaciu ponuku do celého stĺpca, aby mi pomohol zostaviť kategóriu žánru mojej hudobnej zbierky.

Krok 1 - Vyberte bunky, do ktorých chcete pridať overenie

Kliknutím na stĺpec zvýrazníte celý stĺpec.

Krok 2 - dátová páska

Teraz, keď máte vybraté požadované bunky, kliknite na údaje na páse a potom kliknite na Overovanie dát nástroj.

Krok 3 - Overovacie kritériá

Z nastavenie Tab, kliknite rozbaľovací zoznam Povoliť a kliknite zoznam.

Krok 4 - Rozbaľovací zoznam

V Source box existujú dve rôzne možnosti.

1. Ak už máte v zozname niekoľko riadkovúdaje, stačí tieto polia vybrať. To je dôvod, prečo obvykle robím IE: používam skrytý stĺpec niekde v mojej tabuľke, ale aby to nebolo jednoduché, navrhujem pre toto cvičenie č. 2.
2. Ručné zadajte údaje pre rozbaľovaciu ponuku o písanie na stroji a oddeľte ich čiarkou.

kliknite OK zachrániť.

Krok 5 - Nepovinné: Zadajte správu + chybové hlásenie

Ak chcete, môžete použiť dve ďalšie karty Overenie údajov. Prvý z nich je Vstupná správa, táto karta vám umožní priradiť malú rozbaľovaciu správu, ktorá sa zobrazí vždy, keď niekto vyberie bunku s týmto priradeným overením údajov. Druhým je Chybové upozornenie, toto vám umožní nastaviť správu, keď sa niekto pokúsi vložiť do bunky informácie, ktoré sa nezhodujú s tým, čo ste vložili do Zdroja.

Hotový!

Teraz budú všetky bunky, ktoré ste pôvodne vybralimať funkciu rozbaľovacej ponuky so zoznamom, z ktorého si môžete pre bunku vybrať. Tieto bunky budú teraz tiež moderované / normalizované overením údajov, takže do bunky budete môcť zadať iba jednu z možností zdroja. Ak používateľ urobí rozbaľovaciu ponuku a vyberie, žiadny problém. Ak to napíšu, žiadny problém. Ak zadajú NESPRÁVNE údaje, zobrazí sa chybové hlásenie, ako bolo nakonfigurované vyššie v kroku 5 (ak ste nakonfigurovali chybové hlásenie atď.).

záver

Ako som už spomínal v úvode, používam drop downzoznamy neustále v práci a doma pri koordinácii článkov tu na groovyPost. Služba Dokumenty Google tiež podporuje túto funkciu, takže o niekoľko dní budete naladený na tento návod.