10 tipov programu Microsoft Excel, ktoré by mal každý používateľ vedieť

Učiť sa laná programu Microsoft Excel je rovnakérovnako dôležité ako osvojenie základov programov Word a Outlook. Tieto základné tipy vám pomôžu pri pokuse o využitie potenciálu programu Excel na drhnutie údajov.

Microsoft Outlook, Microsoft Word a MicrosoftExcel sú tri ťažké váhy balíka Microsoft Office. Nedávno sme vám ukázali niektoré z najlepších funkcií, ktoré by mal každý používateľ programu Microsoft Word poznať, a niekoľko tipov na zvýšenie produktivity programu Outlook. V rovnakom duchu teraz preberieme základné tipy programu Microsoft Excel, ktoré by mal každý používateľ poznať.

Program Microsoft Excel je priemyselným štandardomtabuľková aplikácia. Microsoft Excel 2016 je rozsiahla hojnosť nástrojov, ktoré vám umožňujú manipulovať, organizovať, analyzovať a formátovať údaje v tabuľke. Aj keď je Excel životnou silou mnohých firemných kancelárií, výskumných firiem a finančných spoločností, môže byť pre všetkých používateľov rovnako šikovný a výkonný. Či už ste domáci užívateľ spravujúci rozpočet domácnosti, majiteľ malej firmy spravujúci inventár alebo učiteľ školy, ktorý denne navštevuje, Excel vám uľahčí život, ak sa ho naučíte používať. Pozrime sa na tieto tipy.

Základné tipy pre program Microsoft Excel 2016

1. Zmena veľkosti stĺpcov a riadkov

Predvolená výška a šírka bunky programu Excel je sotvajedna veľkosť pre všetkých. Pravdepodobne budete musieť upraviť šírku stĺpca a výšku riadku, aby vyhovoval vašim údajom. Ak to chcete urobiť, kliknite na stĺpec alebo riadok a vyberte ikonu Domov kliknite na kartu formát tlačidlo v rámci bunky skupina. Vyberte, či chcete upraviť výšku alebo šírku.

Zadajte sumu a kliknite na tlačidlo OK. Stĺpec alebo riadok by sa mal prispôsobiť presnému meraniu.

Môžete tiež manuálne zmeniť veľkosť stĺpcov a riadkovpomocou myši. Umiestnite kurzor myši medzi stĺpec alebo riadok, kliknite na ľavé tlačidlo myši, sledujte plávajúci balónik, potom potiahnite a roztiahnite, kým sa nedosiahne požadovaná veľkosť.

A tu je užitočný tip: stačí dvakrát kliknúť na pravý okraj stĺpca a automaticky sa prispôsobí šírka údajov.

2. Pridajte alebo odstráňte stĺpce, riadky alebo bunky

Ak potrebujete ďalší stĺpec, riadok alebo bunku, môžete ich jednoducho vložiť pomocou príkazov Vložiť a odstrániť bunky. Kliknite na ikonu insert tlačidlo v rámci bunky skupinu, potom vyberte príslušnú možnosť.

Stĺpec môžete tiež odstrániť z tej istej skupiny; kliknite na ponuku Odstrániť a potom vyberte príslušnú akciu.

Rovnakú akciu je možné vykonať kliknutím pravým tlačidlom myši na stĺpec alebo riadok bunky.

Prečítajte si viac informácií o odstraňovaní prázdnych buniek v programe Microsoft Excel.

3. Zamrznite tabule

Ak chcete listovať v tabuľkebez straty zamerania na konkrétnu časť listu alebo údajov je funkcia Freeze Panes perfektným spôsobom. V hárku vyberte riadok alebo stĺpec, kde sa údaje začínajú.

Vyberte ikonu vyhliadka kliknite na kartu Zmrazovacie tabule kliknite na Zmrazovacie tabule.

Pri posúvaní zostanú vaše nadpisy alebo stĺpce viditeľné.

4. Zmeňte zarovnanie textu v bunkách

Ak potrebujete vytvoriť register alebo štítky, vymôžete použiť dialógové okno Formát buniek na úpravu zarovnania textu v bunkách. Vyberte bunky, na ktoré chcete použiť formátovanie, kliknite pravým tlačidlom myši na výber a potom kliknite na položku Formátovať bunky ....

Kliknite na ikonu zarovnanie potom pomocou myši zmeňte orientáciu textu alebo zadajte hodnotu. Ak ste spokojní, kliknite na tlačidlo OK.

Text v bunkách bude teraz vyzerať šikmo.

5. Pomocou ochrany buniek zabránite úpravám oblasti tabuľky

Ak zošit zdieľate s ostatnými používateľmi, je todôležité na zabránenie náhodným úpravám. Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete chrániť hárok, ale ak chcete chrániť iba skupinu buniek, postupujte takto. Najprv musíte zapnúť Chráňte hárok, Kliknite na ponuku Formát a potom na tlačidlo Chráňte hárok, Vyberte typ úprav, ktoré chcete zabrániť iným používateľom v ich vykonávaní. Zadajte svoje heslo, kliknite na OK a potom na OK na potvrdenie.

Vyberte riadky alebo stĺpce, ktoré chcete zabrániť iným používateľom v úprave.

Kliknite na ikonu formát kliknite na Zamknúť bunku.

Kedykoľvek sa používateľ pokúša vykonať úpravy; dostanú nasledujúcu chybovú správu.

Ak chcete chrániť celú tabuľku, prečítajte si v našom článku pokyny na používanie šifrovania a hesiel na vaše tabuľky Excel a súbory balíka Office.

6. Použite špeciálne formátovanie na čísla a meny v bunkách

Ak potrebujete použiť konkrétnu hodnotu meny alebo určiť desatinné miesto pre čísla v tabuľke, môžete použiť čísla kartu v rámci Formálne bunky dialógové okno. Vyberte čísla, ktoré chcete formátovať, kliknite pravým tlačidlom myši na výber a potom vyberte kartu Čísla. V zozname Kategória vyberte Mena a potom vyberte počet desatinných miest a formát meny.

7. Päť základných funkcií programu Excel, ktoré by ste mali vedieť - súčet, priemer, maximálny počet, minimálny počet a počet

Excelentná skutočná sila programu Excel spočíva v jeho funkciách aformule. Základné funkcie vám umožňujú vykonávať rýchle matematické operácie, zatiaľ čo pokročilé funkcie vám umožňujú rozbiť niektoré vážne čísla a vykonať komplexnú analýzu. Rovnako ako každý by mal poznať formátovacie laná v programe Word, mali by ste poznať aj najobľúbenejšie funkcie v programe Excel.

súčet - vypočíta celkový rozsah buniek.

priemerný - vypočíta priemer z radu buniek.

Max - vypočíta maximálnu hodnotu v rozsahu buniek.

min - vypočíta minimálnu hodnotu rozsahu buniek.

počítať - vypočíta počet hodnôt v rozsahu buniek, pričom sa vyhne prázdnym alebo bunkám bez číselných údajov.

Takto používate funkciu. Zadajte štítky pre čísla, pre ktoré chcete vykonať výpočet. Vyberte ikonu funkcie kliknite na kategóriu funkcie, ktorú chcete použiť. cvaknutie Vložte funkciu tlačidlo v rámci Knižnica funkcií skupinu alebo stlačte Shift + F3 na klávesnici. Vyberte funkciu, ktorú potrebujete, alebo použite funkciu Hľadať funkciu a potom kliknite na tlačidlo OK.

Keď nájdete funkciu, vyberte ju a potom kliknite na OK.

Vykonajte všetky vhodné úpravy rozsahu, ktorý vypočítavate, a potom kliknutím na tlačidlo OK funkciu aplikujte.

8. Vytvárajte a manipulujte s grafmi

Charakteristickým rysom programu Microsoft Excel, vytváraniegrafy vám umožňujú vizuálne prezentovať vaše dobre naformátované údaje. Excel robí tento proces veľmi ľahkým; označte v hárku rozsah údajov, vyberte kartu Vložiť a potom kliknite na ikonu Zobraziť všetky grafy Tlačidlo.

Kliknite na ikonu Všetky grafy potom prejdite zoznamom štýlov grafu.

Môžete tiež umiestniť kurzor myši na vzorku a zobraziť ukážku toho, ako bude graf vyzerať. Keď budete spokojní, kliknite na tlačidlo OK OK vložiť graf do tabuľky. Ak ju chcete uložiť na samostatnom hárku, vyberte graf a kliknite na Presunúť graf, vyberte Nový hárok a kliknite na OK.

9. Odhaľte vzorce

Ak chcete overiť výpočty v zošite, odhalenie vzorcov je spôsob, ako to urobiť.

Vyberte ikonu vzorca kliknite na Zobraziť vzorce sa nachádza v Vzorcový audit skupina.

Teraz môžete ľahko skontrolovať vzorce použité vo vašom hárku a tiež ich vytlačiť. Je to skvelý spôsob, ako nájsť chyby alebo jednoducho pochopiť, odkiaľ čísla pochádzajú.

10. Maximalizujte možnosti tlače pri tlači veľkých zošitov

Tabuľky fungujú skvele na veľkej širokouhlej obrazovkemonitorov, ale niekedy je potrebné vytlačiť zošit. Ak si nebudete dávať pozor, môžete nakoniec premrhať veľa papiera na niečo, čo je väčšinou nečitateľné. Excel sa o to postará pomocou možností tlače Backstage, ktoré vám umožňujú upraviť veľkosť a orientáciu strany. Tabuľky sa najlepšie tlačia na papier veľkosti Legal s orientáciou na šírku.

Ak potrebujete upraviť okraje tak, aby sa pri tlači zmestili ďalšie informácie na jeden list, kliknite na tlačidlo Zobraziť okraje v pravom rohu karty tlače v zákulisí.

Potom môžete pomocou okrajov upraviť stĺpce tak, aby vyhovovali akýmkoľvek údajom, ktoré by sa mohli preniesť na inú stránku.

Ak nemôžete získať všetky údaje na jednej stránke, použitedialógové okno Page Setup (Nastavenie strany) na vykonanie ďalších úprav. Menu mierky vám môže pomôcť zmenšiť veľkosť textu, aby sa lepšie prispôsobilo. Pokúste sa mierku príliš nemeniť, pretože chcete zachovať čitateľnosť textu.

Rovnakým dialógovým oknom môžete tiež upraviť svoju tabuľku záhlavím a pätou, ak je to potrebné.

Preto sa pozrieme na základné informácie každého používateľa programu Excelmal by si vedieť. Ak by ste chceli prejsť na niektoré pokročilé témy, prečítajte si naše predchádzajúce články o používaní funkcií, ako je funkcia VLOOKUP, kontingenčné tabuľky, pridanie vodoznaku do vašich zošitov alebo pomocou vstavanej kalkulačky. Máte v Exceli obľúbenú funkciu alebo šetriče času? Povedzte nám to v komentároch.