Tot ceea ce trebuie să știți despre a începe cu Google Docs

Google Docs este un serviciu online gratuit care permitetu creezi, editezi și colaborezi la documente, chiar din browserul tău. Să aruncăm o privire mai atentă asupra funcțiilor și să analizăm de ce ne place această aplicație de la Google.

A fost odată un fan Microsoft Word. Dar până la urmă, m-am săturat să plătesc ceva ce avea alternative gratuite online. Așa că am încercat LibreOffice gratuit, dar când computerul meu s-a apucat, mi-am pierdut toată munca. Atunci am decis să încerc Google Docs bazat pe cloud și nu am mai privit în urmă.

Google Docs este una dintre pietrele de temelie aleOfertele Google Office și, în ciuda încântării Google pentru închiderea serviciilor lor, întotdeauna a fost una dintre cele rămase în picioare, de când a fost cumpărată de Google în 2006. Alături de foi de calcul, diapozitive, formulare și desene, Google are a construit o rivală uriașă și formidabilă suită de productivitate pentru Microsoft, care obișnuia să conducă acest colț al industriei IT cu o foarte mică concurență despre care să vorbească.

În opinia mea, Google Docs are două atuuri principale. Primul, este un monolit uriaș al unei companii cu recunoaștere universală a mărcii, care nu este probabil să intre în faliment oricând în secolul următor. Așadar, oamenii se simt liniștiți cu privire la transferul activității lor importante în serviciu și la lăsarea lor acolo. Nu se vor trezi într-o dimineață pentru a găsi serviciul închis brusc.

În al doilea rând, Google Docs este alimentat de celelalte servicii Google (traducere, căutare, fonturi, imagini etc.). Totul este integrat perfect și poate fi folosit împreună - toate cu un singur cont.

Dar tu într-adevăr știți tot ce trebuie să știți despre Google Docs? Vom afla în curând.

Ce este Google Docs în concluzie

Când utilizați ceva de genul Microsoft Word sauLibreOffice, fișierele pe care le salvați sunt salvate doar pe computerul pe care lucrați (cu excepția cazului în care le salvați pe o soluție de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox). În plus, toate modificările pe care le faceți se pierd imediat ce schimbați ceva și apoi apăsați pe „SalvațiButon ”.

Acum comparați acest lucru cu Google Docs. Google Docs este o versiune similară, redusă a Microsoft Word, cu excepția cazului în care locuiește online. Asta înseamnă:

• Toate documentele dvs. sunt disponibile online oriunde există o conexiune la Internet. Dacă computerul dvs. este prăjit, puteți pur și simplu să mergeți la un alt computer pentru a vă obține fișierele. Nimic nu se pierde.
• Nu trebuie să vă amintiți niciodată pentru a salva nimic, deoarece oricând vă schimbați orice. în document - chiar dacă ați lovit doar bara de spațiu - Google Docs îl salvează automat pentru dvs. într-o nouă versiune.
• O nouă versiune înseamnă că, dacă doriți să redați documentul într-o versiune anterioară, este literalmente la câteva clicuri.
• Puteți instala extensii și widgeturi pentru a vă face munca mai ușoară. Multe dintre ele sunt legate de alte servicii Google.
• Puteți invita persoane cu un cont Google săalăturați-vă documentului și toată lumea poate vedea fiecare vizitator al documentului, inclusiv orice dactilografiere / modificări pe care le fac în timp real. Puteți edita modificările altor persoane, puteți lăsa comentarii și discuta într-o casetă de chat. Acest lucru face colaborarea fără efort.

Evident, există și alte produse care fac acest lucruLucru întreg de colaborare, cum ar fi Dropbox Paper. Microsoft Word și LibreOffice vă permit, de asemenea, să lăsați comentarii în documente. Word Online face, de asemenea, pași în domeniul coautorizării și colaborării. Dar, Google este cel care, după părerea mea, a reușit să creeze un produs mai superior. Doar funcționează foarte bine.

Să aruncăm o privire asupra fiecărei funcții pe rând.

Online Oriunde există o conexiune la Internet

Este foarte la modă să ne ferim de relele cloud computing, dar să ne confruntăm, există un motiv foarte bun pentru care cloud computing-ul este popular. Anume, este convenabil. Oamenii dragoste comoditate. În ceea ce privește calcularea în cloud, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la instalarea software-ului pe toate dispozitivele sau la copierea de rezervă a fișierelor.

Tot ce ai nevoie este o parolă puternică pentru a-ți proteja contul cloud, împreună cu autentificarea cu doi factori.

Trecând prin ușa din față

Există două moduri de a accesa Google Docs. Fie prin linkul direct - docs.google.com - care vă va aduce aici:

Sau prin linkul Google Drive - drive.google.com - apoi faceți clic pe albastru Accesați Google Drive buton.

Pe ecranul următor, faceți clic pe Nou> Documente Google.

Indiferent de ruta pe care alegeți să o parcurgeți, vi se va prezenta două opțiuni - începeți cu un document gol sau alegeți un șablon.

Documentul gol

Documentul necompletat este foarte simplu. Alegeți-l, dați un titlu documentului, apoi începeți să tastați.

După cum am spus la început, Google Docs este foarteversiunea în versiune de Microsoft Word. Așadar, există o curbă de învățare foarte superficială și practic nu există loc pentru nicio catastrofă. De aceea este atât de popular.

Amintiți-vă zicala „... atât de simplu, chiar și bunica mea ar putea să o facă„? Ei bine, asta se aplică Google Docs. Începeți să tastați. Așa cum am spus mai devreme, doar funcționează.

Modificarea setărilor paginii

Există diferite opțiuni disponibile pentru modificarea setărilor paginii în modul în care le doriți.

În primul rând, dacă mergi la File> Setare pagină, puteți aduce această casetă. După ce efectuați modificări, le puteți salva ca valori implicite pentru toate documentele viitoare.

Există, de asemenea, în bara de meniu de sus.

Cel din stânga este alinierea textului / imaginii, iar cea din dreapta este distanțarea liniei.

Pentru a vedea care sunt restul setărilor, faceți mouse-ul peste ele și va apărea o foaie de instrumente cu numele funcției, împreună cu comanda rapidă a tastaturii.

Fonturi și cum să obțineți mai multe

Cu ajutorul fonturilor, veți obține cele comune, cum ar fiArial, Times New Roman, Verdana și altele. Dar dacă doriți să vă obțineți un pic sălbatic cu fonturile dvs., atunci puteți descărca și instala mai multe, prin fonturile Google. Pur și simplu faceți clic pe „Mai multe fonturi”În partea de sus a meniului font.

Această casetă va apărea prin intermediul fonturilor Google. Alegeți fonturile dorite făcând clic pe ele, apoi faceți clic pe O.K.

Acum le veți vedea în meniul de fonturi.

Șabloane

Uneori, aveți nevoie de un tip de document specific și, mai degrabă decât să îl formatați singur, puteți alege doar unul dintre șabloanele preformatate furnizate de Google.

Dacă acesta este modul în care doriți să mergeți, alegeți „Dintr-un șablon”Atunci când optați pentru a crea un document nou. Atunci vor apărea șabloanele gratuite.

Există o mulțime de alegeri, cum ar fi CV-uri,anteturi, rapoarte, broșuri, note de clasă, planuri de lecții, manuale, contracte și multe altele. Pur și simplu alegeți una și începeți să o personalizați pentru a se potrivi nevoilor dvs.

Deși sunt consternat de ce un câine are nevoie de un CV. Poate să aplici pentru postul de câine de pază?

Salvarea automată a fiecărei schimbări

Vă amintiți când v-am spus că Google Docs salvează automat totul? Când începeți să introduceți documentul necompletat, priviți bara de meniu de lângă opțiunea „Ajutor”. Vei vedea acest lucru:

Și atunci aceasta:

Când vedeți cuvintele, „Toate modificările salvate în Drive”, Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la pierderea a ceea ce ați introdus vreodată în documentul respectiv. Cu excepția cazului în care ștergeți documentul, desigur.

Înapoi la versiunile anterioare

Făcând clic pe „Toate modificările salvate în unitateLinkul vă va arăta versiunile anterioare. Deci, dacă ați schimbat ceva, îl urați total și doriți să reveniți la o versiune mai veche, este complet fără efort.

După ce faceți clic pe butonul „Toate modificările salvate în unitate” link, veți vedea acest lucru:

Cea din partea de sus este versiunea curentă. Cele de mai jos sunt versiunile mai vechi cu timestamps. Alegeți la ce versiune doriți să reveniți, făcând clic pe ea din dreapta. Apoi, în partea de sus a paginii, faceți clic pe „Restaurați această versiune“.

Acum urmăriți versiunea veche întoarcerea magică!

Componente suplimentare pentru o experiență de utilizator mai îmbogățită

Google Docs are o mulțime de suplimente pe care le puteți instala pentru a vă face experiența mult mai ușoară. În plus, dezvoltatorii își pot face singuri și le pot trimite pentru examinarea Google.

Pentru a vedea suplimentele, accesați meniul Completelor din partea de sus a ecranului și alegeți „Obțineți suplimente“. O casetă va apărea acum în care veți vedea unele suplimente evidențiate, precum și o casetă de căutare pentru a găsi altele.

Iată preferatele mele pe care le folosesc tot timpul. Când le deschizi și le folosești prin meniul Completare, acestea se deschid într-un panou lateral din dreapta. Puteți utiliza un singur supliment la rând.

Un număr mai bun de cuvinte

Găsirea numărului de cuvinte este ușoară. Trebuie doar să mergi la Instrumente> Număr de cuvinte. Dar dacă vă aflați în flux, oprirea de a face clic constant pe opțiunile meniului poate fi cu adevărat iritantă. Aici e locul Un număr mai bun de cuvinte excelează.

După deschiderea acestuia, se așează în dreapta ecranului. Apoi, imediat ce începeți să scrieți, numărul dvs. de cuvinte se va schimba în timp real. Nu este nevoie de niciun clic.

Tezaur OneLook

Când ești ocupat să scrii, uneori găseșticuvântul potrivit este greu de gândit. Acolo tezaurul OneLook vine la îndemână. Pe lângă sinonime, puteți obține, de asemenea, rime, adjective, substantive și multe altele.

Openclipart

Unii clipați sunt considerați de unii atrăgători, dar există un număr egal de oameni care le plac. De aceea, dacă aveți nevoie de clipart în documentul Google Docs, Openclipart este un supliment esențial.

După deschiderea acesteia, bara laterală din dreapta se va deschide cu o casetă de căutare. Căutați ceea ce căutați, apoi faceți clic pe el. Acesta va fi automat introdus în document.

Traduceți

Google Docs are o funcție de traducere a întregului document (mai multe despre asta mai târziu). Puteți traduce, de asemenea, fragmente mici ale documentului cu „Traduceți" add-on.

Evidențiați textul pe care doriți să îl traduceți, deschideți suplimentul „Traduceți”, alegeți limba țintă, apoi faceți clic pe „TraducețiButon ”.

Invitați oamenii la documentul, comentariul și chatul dvs.

Unul dintre cele mai bune funcții din Google Docs sunt funcțiile de colaborare în timp real. Indiferent unde vă aflați și colegii dvs. în lume, puteți să vă reuniți pe același document, să lăsați comentarii, să editați reciproc scrisul și să discutați.

Înainte de Google Docs, oamenii ar fi trimis prin e-mail cel mai recentversiunea unui document de procesare a textului unui prieten sau coleg. Cu cât mai multe versiuni au fost trimise prin e-mail, cu atât există un risc mai mare de a exista confuzii cu privire la care este cea mai recentă versiune.

Dar Google Docs elimină acea durere de cap. Acum trebuie doar să fiți invitat la linkul criptat și să vedeți cea mai recentă versiune chiar în fața ochilor.

Invitarea oamenilor

Oricine trebuie să fie invitat la un document Google are nevoie de un cont Google. Acesta poate fi fie un cont Gmail gratuit sau un cont Google Apps plătit.

Acum faceți clic pe butonul albastru „SHARE” din colțul din dreapta sus al ecranului Docs și o casetă va sări în sus.

Dacă faceți clic pe „Obțineți un link partajabil”, Aveți opțiunea de a crea un link undeoricine poate accesa documentul, cu condiția să aibă linkul. Puteți, de asemenea, să editați permisiunile de vizualizare, cum ar fi capacitatea lor de a edita lucrarea dvs. sau doar să o citiți.

Sau dacă preferați să invitați o anumită persoană, puteți copia e-mailul în „Oameni" secțiune, împreună cu ceea ce li se permite să facă în document. Atașați și o notă dacă doriți să le spuneți ceva.

Dacă aveți persoane în agenda dvs. de contacte pentru acea adresă de e-mail și una dintre ele este persoana pe care doriți să o invitați, câmpul de e-mail se va auto-popula automat, economisindu-vă un pic de timp.

Când persoana acceptă invitația dvs., le veți vedea în partea de sus a ecranului, lângă butonul SHARE.

Și veți vedea, de asemenea, cursorul lor mișcându-se în timp ce se deplasează prin document.

Trebuie subliniat faptul că, în calitate de documentcreator, rămâi mereu sub controlul acesteia. Nimeni nu te poate scoate din document. Dar puteți elimina persoanele pe care le invitați (pur și simplu nu lăsați puterea să vă fie în cap!).

Chatting

Pe măsură ce tastați, colaborați și așa mai departe, puteți, de asemenea, să discutați unul cu altul. Caseta de chat se află lângă butonul albastru SHARE din partea de sus a ecranului. Dacă faceți clic pe aceasta, veți afișa caseta de chat.

comentând

Comentariul cu privire la orice parte a documentului este foarte ușor. Pur și simplu trebuie să evidențiați partea din text pe care doriți să le faceți un comentariu. Apoi va apărea o mică bulă de vorbire în dreapta paginii.

Faceți clic pe asta și apare o casetă de comentarii corespunzătoare. Acum puteți să vă scrieți misivul. După ce ați terminat, textul evidențiat devine galben și comentariul dvs. se află pe pagină.

Proprietarul documentului primește acum o notificare prin e-mail cu comentariul dvs. și poate răspunde sau marca problema ca „rezolvată” ceea ce face ca comentariul dvs. să dispară.

Exportul din documente Google

După ce ați terminat documentul în cele din urmă, va trebui să îl exportați din Google Docs într-un anumit format.

Dacă mergi la Fișier> Descărcare ca ...., veți vedea diferitele opțiuni disponibile.

Alege-ți otrava și urmărește descărcarea fișierului tău.

Alte sfaturi și trucuri misto

Doriți și mai multe sfaturi și trucuri cu privire la Google Docs? Mă bucur că ai spus da pentru că am mai multe încărcături.

Încărcați documente scanate și alte fișiere

Google dorește să utilizați Google Docs ca depozit pentru toate fișierele dvs. Prin urmare, ei doresc să încărcați celelalte fișiere (PDF, DOC X, etc) și să le stocați în Docs / Drive.

Cu toate acestea, dacă le păstrați în acele formate de fișiere,Google vă sancționează luând dimensiunea fișierelor din limita de stocare a contului dvs. Google. Dar dacă convertiți fișierul într-un „fișier Google” (unul compatibil cu rularea în Google Docs), stocarea brusc a fișier în Docs / Drive este gratuită. În plus, necesită mai puțin spațiu de stocare.

Iată un fișier PDF pe care l-am încărcat recent. Pentru a-l transforma într-un document Google, faceți clic dreapta pe el și alegeți „Deschis cu" și apoi "documente Google“.

Conversia va fi rapidă și apoi puteți deschide noul fișier. Puteți șterge și fișierul vechi dacă doriți, deoarece va ocupa spațiul inutil.

Dacă fișierul este o fotocopie a unui document, Googlepoate converti acel document în text editabil folosind o tehnologie numită OCR (Optical Character Recognition). Aceasta este aceeași tehnologie pe care Project Gutenberg și The Internet Archive o folosesc pentru indexarea cărților de domeniu public.

Găsiți și înlocuiți text

În mod evident, aceasta nu este o caracteristică exclusivă pentru Google Docs (Microsoft Word a avut-o de vârstă), dar puteți găsi un anumit cuvânt sau text și să-l înlocuiți automat cu un alt cuvânt sau text.

Ca autor de ficțiune, acest lucru este de neprețuit pentru mineÎntotdeauna schimb numele personajelor. Pot să mă întorc, să tastați numele personajului și apoi să specificați la ce nume trebuie să fie schimbată persoana. Google Docs face restul.

În primul rând, mergeți la Editare> Găsire și înlocuire.

Când apare caseta, tastați cuvântul pe care doriți să-l nuanțați. În dreapta, vă va spune câte cazuri de acest cuvânt există în document. Apoi dedesubt, specificați noul cuvânt.

Le puteți înlocui pe rând folosind "A inlocui”Sau toate dintr-o dată folosind„Înlocuiește-le pe toate“.

Introduceți numere de pagină

Dacă aveți nevoie ca documentul dvs. să conțină numere de pagină, este ușor.

Mergi la Inserați> antetul și numărul paginii> numărul paginii.

Alegeți ce stil de numerotare doriți. După ce faceți clic pe ea, fiecare pagină va fi numerotată așa cum ați specificat.

Construiți un dicționar personal pentru a crea acele tipuri

În funcție de locul în care vă aflați în lume, GoogleDocumentele Google pot decide că ceea ce tastați este greșit. De exemplu, sunt înregistrat în contul meu Google ca engleză britanică, dar dacă scriu un articol pentru un client american în engleza americană, dintr-o dată fiecare al doilea sau al treilea cuvânt este marcat ca scris greșit.

Sau dacă scriu un roman fantezist cu nume precumGeneral Zuugg, apoi Google îmi spune că Zuugg nu este un cuvânt (evident). Așadar, puteți profita de funcția Dicționar personal Google Google pentru a deveni Samuel Johnson și a face un cuvânt!

Pur și simplu evidențiați cuvântul subliniat cu roșu, faceți clic dreapta și alegeți „Adăugați în dicționarul personal“.

Linia roșie de eroare va dispărea și nu ar trebui să primiți din nou mesajul de eroare pentru acel cuvânt.

Traduceți instantaneu documentul dvs. folosind Google Translate

Puteți traduce întregul document folosind funcția încorporată Google Translate. Acest lucru este foarte util dacă aveți prieteni, colegi sau clienți care vorbesc o altă limbă.

Pur și simplu mergeți la Instrumente> Traduceți documentul.

Aceasta afișează această casetă care vă solicită să denumiți documentul tradus (o copie va fi făcută), precum și limba în care doriți să fie tradus.

Fiind în Germania, am ales limba germană și a apărut magic o versiune germană recent tradusă a acestui document. Cu toate acestea, formatarea lasă de dorit, cu multe cuvinte înghesuite.

Inserați legături utilizând Căutarea Google încorporată

Motorul de căutare Google este încorporat chiar în Google Docs. Dacă doriți să faceți legătura cu ceva, pur și simplu evidențiați-l, faceți clic dreapta și alegeți „Legătură“.

Alternativ, evidențiați textul pe care doriți să îl conectați și faceți clic pe pictograma link-ului din bara de meniu de sus.

Acesta deschide un meniu în care sunt afișate rezultatele de căutare de sus. Dacă vedeți linkul pe care îl căutați, faceți clic pe el pentru ca linkul să fie inserat automat în document.

Dacă nu vedeți linkul dorit, există un „Mai MultOpțiune ”în josul listei. Dacă faceți clic pe butonul pentru a deschide o pagină de rezultate a motorului de căutare Google în bara laterală dreaptă, cu termenul de căutare deja pre-populat

Utilizați documente Google în continuare cu aplicația mobilă

În cele din urmă, puteți crea, vizualiza și edita Google Docs folosind aplicațiile excelente pentru smartphone-uri gratuite. Iată versiunea Android și, de asemenea, versiunea iOS.

Concluzie

3.000 de cuvinte mai târziu și am de abia a zgâriat suprafața în ceea ce privește Google Docsdo. Există doar atât de multe, încât am fost forțat să părăsesc afară, încât pot simți un articol care urmează. Ce ai vrea să vezi în partea a doua? Mese? Note de subsol? Cuprins? Mi-ar plăcea să aud de la dvs. în comentariile de mai jos.