Ce sunt fișierele PST Outlook și de ce le folosesc ... sau nu?

Cam cu TOTUL cu care vorbesc la serviciuse plânge de dimensiunea contului lor de e-mail corporativ. În mod normal, nu este o problemă (dar oamenii încă se plâng), deoarece atunci când o cutie poștală se apropie de limita ei, majoritatea serverelor de e-mail (cum ar fi Microsoft Exchange) îl avertizează pe utilizator astfel încât să poată curăța căsuța poștală înainte de server. impune limitele lor de mărime prin restricționarea trimiterii / primirii de la server.

Acum, totul este în regulă și Dandy Până la… plecați în concediu pentru câteva zile, aceste avertismente privind dimensiunea e-mailului vin și pleacă, apoi KABOOM !!! Căsuța dvs. poștală este PLINĂ și nu mai putețitrimite / primi e-mailul de la telefonul mobil sau chiar de la OWA (Outlook Web Access) pentru această problemă. Am primit apelul de un milion de ori. IPhone-ul meu nu poate trimite e-mailuri, ajutor!

• Deci ce să fac?
• Există o soluție la aceste căsuțe poștale cu dimensiuni insuficiente?
• Ce ar trebui să fac înainte să plec în vacanță?

Acum vă prezint fișierul PST Outlook infam (potrivit IT).

Ce sunt fișierele .PST Outlook?

• Fișiere de date Outlook sau Microsoft Outlook.Fișierele PST (întrucât sunt mai cunoscute) pot fi create folosind Microsoft Outlook pentru a muta sau copia e-mail și atașamente din contul căsuței poștale a serverului pe computerul local. În esență, este un fișier local de arhivă sau de stocare pe care îl creezi pentru a stoca e-mail și atașamente pe hard disk-ul, unitatea USB sau partajarea serverului computerului (în funcție de locul în care îl creezi și îl depozitezi).

Cât puteți stoca în fișierele Outlook .PST?

• Înainte de Outlook 2003/2007,.Fișierele PST nu puteau stoca decât 2 Gigabite de e-mail și atașamente. Cu Outlook 2003 și Outlook 2007, formatul s-a schimbat permițând fișierelor .PST să crească, după cum este necesar, la peste 20 de gigabyte în dimensiune, dacă nu este modificată configurația implicită.
• Sincer, nu le lăsa să obțină 20 de concerte. E o mult o idee mai bună să vă păstrați fișierele .PST nu mai mari decât câteva concerte. Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare, creați un nou fișier .PST în loc să creați imens .PST arhive. Cu cât este mai mare.Fișierele PST au o șansă mai mare de corupție și pierdere de date (plus cu atât va fi mai greu să faceți backup copiilor răi.) Puteți atașa cât mai multe fișiere .PST la clientul dvs. Outlook, așa cum aveți nevoie, trebuie doar să separați e-mailul dvs. în mai multe .PST dacă trebuie să stocați mai multe GIG-uri de e-mailuri vechi.
• SFAT - Dacă utilizați fișiere .PST pentru arhivarea e-mailurilor vechi, comprimați-le după ce copiați toate datele vechi în ele. De obicei, e-mailul este doar text, deci comprimă FOARTE frumos.

Cum pot crea fișiere .PST Outlook?

• Este ușor, iată câteva ghiduri pentru Outlook 2007, 2013 și 2016.

De ce să folosești / să creezi fișiere .PST? Beneficii?

Dimensiunea căsuței poștale

• Vă amintiți primul paragraf al acestui articol? Majoritatea administratorilor de e-mailuri limitează dimensiunea căsuțelor poștale Corporate. Cu cât este mai mare Cutia poștală, cu atât mai mult spațiu pe disc au nevoie, cu atât mai mult trebuie să facă backup și cu atât mai mult timp trebuie să efectueze aceste copii de rezervă.
• Dacă aveți un pachet de e-mail (ca mine), un 200Cutia poștală megabyte doar nu a tăiat-o. Acolo intră fișiere .PST. Creează doar un fișier .PST și trageți și aruncați e-mailul în el. Funcționează la fel ca un folder cu cutii poștale obișnuite din Outlook. Tragere și plasare. E simplu! <Spune-mi dacă ai nevoie de mai mult ajutor. Postează-ți întrebările în forumul nostru>.
• Ultimele versiuni de indexuri de căutare Windowscăsuța dvs. poștală ȘI toate fișierele .PST locale (configurabile) care permit accesul aproape instantaneu la toate e-mailurile prin intermediul funcțiilor de căutare încorporate în Microsoft Outlook.

Backup și recuperare în caz de dezastre

• Dacă nu aveți (sau nu aveți încredere) un e-mailadministrator care efectuează în mod regulat copii de rezervă ale serverului dvs. de e-mail, apoi copiază e-mailul dvs. (da, nu este necesar să transferați e-mail în fișiere .PST, puteți să-l copiați și pe acesta) într-un fișier .PST local este o metodă rapidă și ușoară pentru a vă asigura e-mailul dvs. este recuperabil într-un scenariu DR server.

portabilitate

• Fișierele .PST fac ca e-mailul să fie portabil. De exemplu, să spunem că doriți să mutați e-mailurile de la o cutie poștală la alta. De exemplu, probabil locurile de muncă în schimbare și doriți să aduceți un e-mail vechi. Sau poate că schimbați furnizorii de gazdă. Sau, poate doriți să copiați e-mailul personal și de lucru într-un fișier .PST, să îl țineți pe o unitate USB mică și să îl țineți în permanență cu dvs.. Așa cum am spus, fișierele .PST păstrează mailul foarte portabil. Și da, așa este un cont GMAIL, dar acest articol nu este despre GMAIL :)

Securitate

• Știați că este aproape imposibilurmărește / verifică dacă tipul / departamentul dvs. IT îți citește e-mailul? Mutarea e-mailului „Sensibil” sau „Confidențial” de pe serverul de e-mail / Exchange într-un fișier .PST local adaugă un nivel de securitate.
• Notă: Majoritatea departamentelor IT au capacitatea de a vă apucaFișiere .PST fără ca dvs. să îl știți chiar de pe hard disk-ul dvs. la locul de muncă. Din acest motiv, aplicarea securității suplimentare pe hard disk-ul computerului este esențială. Voi scrie un articol pe acest subiect în scurt timp, dar deocamdată aruncați o privire la acest articol. Este un pic „GEEKY” așa că îl voi urmări în curând cu un articol care explică câteva opțiuni pentru securizarea fișierelor .PST.

Care sunt dezavantajele folosirii fișierelor .PST?

Acces de la distanță

• Odată ce e-mail-ul este mutat intr-o .Fișierul PST, acesta nu va mai fi disponibil pe server folosind aplicații de acces de la distanță, cum ar fi OWA sau telefoane mobile care SYNC cu căsuța poștală. Pentru a accesa e-mailul în fișierele .PST, va trebui să utilizați un client Microsoft Outlook complet. O mică unitate USB vă poate ajuta în aceste situații. Cu toate acestea, încă nu este la fel de convenabil ca lăsarea e-mailului pe server.

Oamenii nu vă vor plăcea și este posibil să vă pierdeți locul de muncă

• Fișiere .PST în timp (în funcție de cât de e-mailprimiți / păstrați) poate ocupa o mulțime de spațiu pe computerul local sau pe un server de partajare, în funcție de locul în care le depozitați. Tipii IT urăsc orice le face să lucreze la orice, cu excepția cazului în care își construiește CV-ul, astfel încât să pună o mulțime de date undeva, care le va cere să cumpere mai mult spațiu pe disc.
• Compania juridică și majoritatea departamentelor de gestionare a înregistrărilor nu le plac fișierele .PST, deoarece vă permit utilizatorului final să ignore sau să ocolească cu ușurință politicile de păstrare / distrugere a documentelor corporative.
• Echipele de securitate a informațiilor corporative nu sunt de asemenea dispusecum ar fi fișiere .PST, deoarece dacă Legal le cere vreodată să recupereze datele pentru un proces sau o citație, fișierele .PST pot exaspera costurile și efortul de recuperare a datelor.

Performanța sistemului și creierului

• Cu cât aveți mai multe e-mailuri, cu atât e-mailul dvs., cât și computerul trebuie să țineți evidența și să procesați.
• Deoarece mai multe e-mailuri și atașamente sunt indexate de căutarea Windows (sau de un alt indexator de e-mail / sistem), indexul dvs. va fi mai mare, iar căutările dvs. vor dura mai mult.

Deci, sper, am răspuns la toate întrebările taledespre fișierele Microsoft Outlook .PST și au acoperit unele pro și contra la nivel înalt. Dar în caz că am ratat ceva, vă rugăm să nu ezitați să lăsați un comentariu sau să postați întrebarea dvs. pe forumul meu.