Cum să urmăriți modificările documentelor Microsoft Word

Dacă colaborezi cu membrii echipei la proiecte, caracteristica Urmărirea Urmăririi în Word 2016 este esențială și acum este mai puternică. Iată cum funcționează.

Dacă colaborezi cu membrii echipei la proiectesau marcați contracte cu redline, urmărirea modificărilor în Microsoft Word poate fi salvatoare! Track Changes este o caracteristică încorporată în Microsoft Word, care aduce cu adevărat sănătate în acest proces. Chiar dacă nu lucrați la proiecte complexe, cum ar fi achiziții, fuziuni, contracte sau autorizarea unui cel mai bun vânzător - Urmărirea modificărilor poate fi la fel de utilă pentru proiecte de grup mic, cum ar fi misiunile școlare.

De când am acoperit ultima dată această caracteristică în MicrosoftCuvântul 2010, au fost îmbunătățiri semnificative care fac schimbările de urmărire și mai puternice. Cu disponibilitatea Office Online, utilizatorii pot efectua colaborarea în timp real pe un document, iar aceasta este una dintre noile funcții interesante pe care le analizăm în acest articol.

Activați și utilizați modificările de urmărire în Word 2016

Pasul 1: Pornirea conținutului

Va trebui să începeți cu ceva conținut din documentul la care colaborați. Această parte a documentului este scrisă de un utilizator diferit. Primul paragraf a fost scris de mine.

Pasul 2: Activați modificările traseului
Pentru a începe urmărirea modificărilor, accesați secțiunea Revizuire tab și faceți clic pe Urmareste schimbarile în Urmărirea grup (puteți de asemenea să apăsați CTRL + SHIFT + E.)

Când Track Changes este activat, veți vedea un balon pentru fiecare autor în partea dreaptă a ecranului.

Pasul 3: Editare

Urmărirea modificărilor în Word folosește coordonarea culorii pentru a evita confuzia. Primul autor este albastru, iar al doilea roșu. Când autori suplimentari realizează modificări, li se va atribui și o culoare unică.

Când modificările sunt făcute în document, apare o linie verticală lângă paragraf pentru a indica modificările aduse documentului. Observați primul paragraf nu are acest lucru deoarece Urmareste schimbarile nu a fost activat până în continuare în document. Când faceți clic pe butonul Afișați modificările traseului bara, activează imediat o evidențiere a tuturormodificările care au fost făcute în document împreună cu comentariile lor. Dacă îl mențineți activat și efectuați modificări, veți vedea modificările în timp real pe măsură ce tastați și ștergeți.

Pasul 4: Comentarii, baloane și instrumente suplimentare de editare

Dacă doriți să adăugați un comentariu la un cuvânt sau paragraf, evidențiați-l, apoi selectați Revizuire tab și faceți clic pe Comentariu nou în Comentarii grup. Comentariile dvs. vor apărea apoi în partea dreaptă a documentului atunci când documentul este finalizat; le puteți dezactiva.

Unul dintre aspectele pe care le veți observa atunci când aplicați formatări speciale, cum ar fi Bold, Italic sau Underline, se adaugă automat un comentariu la modificările piesei numite Formatted.

De asemenea, puteți personaliza modul în care doriți să apară baloane pe document. De exemplu, dacă doriți să vedeți toate revizuirile care au fost adăugate la document de fiecare autor, faceți clic Revizuire fila> Afișare marcaj meniu> baloane > Afișați recenzii în baloane.

revizuiri

Panoul de recenzie (Revizuire > Panoul de revizuire) vă permite să examinați toate modificările fiecărui autor careputeți vizualiza pe verticală sau pe orizontală pe ecran. Puteți face clic pe un cuvânt sau paragraf în panoul Revizuiri și acesta va naviga automat către acea parte a documentului.

Pasul 5: Acceptați sau respingeți modificările aduse documentului

Dacă sunteți de acord cu modificările aduse documentului, le puteți accepta sau respinge. Faceți clic pe bara Afișare modificări ale urmăririi modificărilor făcute de celălalt autor, apoi accesați Revizuire faceți clic pe fila Accept buton pentru confirmare.

Acum veți observa că modificările sunt aplicate imediat.

Pasul 6: Comparați sau combinați documente

O altă caracteristică la îndemână, autorii pot profitaof este capacitatea de a urmări versiunea unui document. De exemplu, dacă doi autori furcă aceleași documente în două exemplare și continuă să lucreze la ele separat, pot compara ulterior cele două versiuni și le pot combina. Atâta timp cât acestea sunt similare în structură, puteți combina cele două pentru a crea un document final.

Pentru a compara și combina modificări, selectați Revizuire fila, faceți clic pe Comparaţie apoi selectați documentul original în caseta de câmp, apoi selectați versiunea revizuită, apoi faceți clic pe O.K.

Microsoft Word va prezenta apoi un panou cu trei panourivizualizarea documentului care arată ecranul principal ca document final cu conținut combinat și copii originale și alternative într-un mini fereastră. Când parcurgeți, puteți compara modificările. Acest lucru se face de preferință pe un ecran cu rezoluție suficientă a ecranului.

Când sunteți gata să combinați documentele într-o copie finală, reveniți la Revizuire faceți clic pe fila Comparaţie apoi apasa Combina selectați documentul original în caseta de câmp, apoi selectați versiunea revizuită, apoi faceți clic pe O.K.

Veți vedea apoi documentul combinat împreună cu modificările aduse de alți autori într-o altă culoare.

Integrare cu Office Online

Una dintre caracteristicile ucigătoare ale Google Apps area fost instrumentele sale de colaborare în timp real. În cele din urmă, Microsoft a prins mulțumită suitei sale Office Online care oferă o versiune Web bazată pe Web. O nouă caracteristică în Word 2016 este posibilitatea de a Partaja și vizualiza cine lucrează la documentul dvs. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Acțiune buton și salvați documentul în folderul OneDrive.

Panoul Partajare va dezvălui apoi alteopțiuni, cu posibilitatea de a invita persoanele să editeze documentul cu diferite restricții. Veți observa, de asemenea, că opțiunile de blocare și restricțiile sunt acum activate în cadrul Proteja grup. Dacă utilizați Office 365 într-o setare de întreprindere, puteți invita autorii să colaboreze.

Pentru acest articol, voi folosi Obțineți un link de partajare cu care voi trimite un e-mail către autori suplimentari cu care aș dori să colaborez la document.

Când dvs. sau celălalt autor încărcați Word Online și faceți modificări, atunci alte persoane care colaborează la document vor fi notificate în timp real.

Aici puteți vedea modificările salvate făcute de celălalt autor care sunt codate color într-o evidențiere albastră.

Când un autor nu mai editează documentul, veți fi anunțat în cadrul Word 2016.

După cum vedeți, Track Changes este și mai multputernic cu caracteristicile sale de colaborare în timp real. Indiferent dacă lucrați la proiecte mari sau mici, Word 2016 vă poate facilita menținerea tuturor pe aceeași pagină. Coordonarea culorilor, partajarea, editarea în timp real și integrarea în cloud cu OneDrive se adaugă la o experiență convingătoare.