10 sfaturi indispensabile pentru Outlook

Beneficiezi cât mai mult de program cândutilizați Outlook? Clientul de desktop Outlook este un paradis pentru utilizatorii de putere, cu mai multe caracteristici decât un cuțit elvețian al armatei, iar adevărul nefericit este că o mulțime de oameni doar sfârșesc copleșiți de acesta. Nu trebuie să fii tu! Deși există sute de sugestii și trucuri pentru utilizarea acestei greutăți a unei aplicații de e-mail, am păstrat-o scurtă și am întocmit o listă cu primele 10 care sunt cele mai utile și frecvent trecute cu vederea. Cu aceste sfaturi, puteți fi mai încrezător, mai eficient și mai puțin stânjenit, indiferent dacă sunteți pe locul de muncă sau gestionați e-mailurile de pe computerul personal.

1. Previzualizare rapidă a fiecărei secțiuni a Outlook
Aveți nevoie de o vizualizare rapidă a calendarului? Poate că trebuie să vezi rapid ce a mai rămas în lista de sarcini și să găsești pe cineva din agenda ta de contact. În Office 2013 a fost introdusă funcția „previzualizare peek” care vă permite să vedeți un rezumat rapid al filei Calendar, Persoane și Sarcini, trecând peste ele în partea de jos a Outlook.

2. Pași Rapizi
Este mult timp petrecut în Outlooksarcini repetitive? Eficientizează-ți fluxul de lucru prin adăugarea unor pași rapizi care îți pot face munca pentru tine. Fiecare buton poate fi configurat pentru a răspunde automat cu text din conservă, e-mailuri înainte, copiere e-mailuri în dosare, creare de întâlniri și multe altele. Pașii rapide ar putea părea complicat de instalat la început, dar să nu vă faceți griji, vă oferim un tutorial ușor de urmărit pe această temă. Chiar merită să-ți faci timp să înveți cum să le folosești dacă folosești Outlook de zi cu zi.

3. Activați vizualizarea conversațiilor
Urați-l sau iubiți-l, încă de când Gmail a făcutideii mainstream au fost agățați să citească e-mailurile din listele de conversații. Ce este și mai bine, această vizualizare vă permite să ignorați cu ușurință fluxuri întregi de e-mailuri dacă vă aflați într-o conversație de grup pe care nu o puteți avea. Modificarea acesteia este la fel de simplă ca să faceți clic pe o casetă de selectare pentru aceasta în fila Vizualizare a panglicii de e-mail.

4. Adăugați un nou contact când citiți e-mailul
Scrierea manuală în adresele de e-mail de contact este așa2003. În versiunile mai recente ale Outlook (2007-2013) puteți adăuga persoane pe lista de contacte atunci când citiți un e-mail dacă faceți clic pe adresa lor din antet.

5. Creează e-mail netrecut
Culorile și fonturile implicite din Microsoft Officete poate lasa dorind mult mai mult. Deși nu pot sugera un anumit set de culori pe care toată lumea poate fi de acord, vă pot spune că personalizarea dvs. este la îndemână. Accesați panglica Vizualizare> Setări vizualizare> Alte setări și formatare condiționată. În fiecare fereastră puteți modifica nu numai culoarea, ci și fontul, dimensiunea și stilul fiecărei secțiuni de text din Outlook. Mai multe detalii în linkul portocaliu de mai sus.

6. Livrare amânată
Ați trimis vreodată un e-mail doar pentru a avea un"OH LA NAIBA! De ce am trimis acel moment ”imediat după aceea? Folosesc această caracteristică de ani buni și nu vă pot spune de câte ori mi-a salvat slănina și am evitat să ieși e-mailuri proaste. Deși acest lucru ar putea fi important într-un birou corporativ, este deosebit de important atunci când aveți de-a face cu clienții pentru ca e-mailurile să fie corecte și să evitați comunicările greșite. Este destul de ușor să întârziați un singur mesaj din panglica Opțiuni din fereastra compoziției, dar pentru a întârzia toate mesajele în mod implicit este necesară o regulă Outlook ceva mai complicată descrisă mai bine în acest ghid legat.

7. Opriți Panoul Oamenilor
Este urât, este voluminos și este foarte importantecran imobiliare. Chiar dacă Microsoft a îmbunătățit foarte mult panoul pentru oameni în Office 2013, este în continuare o durere pentru majoritatea utilizatorilor. Din fericire au făcut-o să devină super ușoară. În modul poștal, accesați panglica Vizualizați și faceți clic pePanou Persoane> Oprit pentru a opri dezordinea din partea de jos a ferestrei dvs. de citire. Dacă aveți vreodată nevoie înapoi, știți, de asemenea, unde puteți găsi butonul de accesare, deoarece este în același loc.

8. Dezactivați Previzualizări de mesaje în panoul folderului
Pentru majoritatea e-mailurilor subiectul și expeditorul sunt suficientepentru a ști dacă doriți sau nu să o deschideți și să o citiți. Dezactivarea previzualizărilor de mesaje vă oferă până la 50% mai mult spațiu pentru a vedea e-mailurile listate în Inbox, iar asta înseamnă că puteți trece prin ele mai repede și să vă întoarceți să faceți ceva mai productiv. Pentru a le dezactiva, accesați panglica Vizualizare și faceți clic pe Previzualizare mesaje> Oprit.

9. Vacanță (Memento din oficiu)
Dacă utilizați Outlook pentru lucru, acesta este unla mintea cocosului. Permiterea clienților și colegilor să știe că sunteți în afara orașului este cea mai bună modalitate de a evita ceea ce altfel s-ar putea transforma într-o gloată supărată întrebându-vă de ce nu ați trimis vineri în acele rapoarte TPS. Există câteva moduri de a face acest lucru. Unul presupune instituirea unei reuniuni ca un memento. Altă este să setați o regulă similară cu cea din imaginea de mai jos. Dar cea pe care o folosesc majoritatea oamenilor se numește „Asistent în afara biroului” și necesită ca poșta dvs. să fie găzduită pe un server de schimb.

10. Salvați-vă de la orizonturi de răspunsuri accidentale
Chiar dacă este amuzant pentru diaree sonică estecea mai mică dintre grijile tale, există încă o mulțime de lucruri rămase probabil doar în casetele primite ale câtorva. Acest sfat implică instalarea unui plugin Outlook care vă va preveni sau cel puțin vă va avertiza dacă sunteți pe punctul de a trimite un e-mail tuturor celor de pe o listă de răspuns, comparativ cu trimiterea acestuia către o persoană. Puteți descărca pluginul aici de pe Microsoft.com. Doar rulați fișierul .msi și instalarea este o adiere.