De fem sikkerhetskopieringsstrategiene du allerede har laget

Selv om de fleste av oss vet viktigheten av et produktsikkerhetskopiløsning for å forhindre tap av data, ikke alle sikkerhetskopiene våre er pålitelige. Jada, vi satte det opp på et tidspunkt. Problemet er at "sett det og glem det" tilnærmingen ofte fører til datatap. Men litt planlegging og testing kan hjelpe deg med å identifisere sikkerhetskopieringsproblemer før det allerede er for sent.

Foto av Mark Bonica

I et nøtteskall:

Feil nr. 1: Du har glemt passordet ditt.
Løsning: Registrer passordet ditt og oppbevar det på et trygt sted.

Feil nr. 2: Den gratis prøveversjonen av programvaren eller tjenesten for prøveversjonen har gått ut.
Løsning: Les vilkår nøye og kjøp programvaren; oppdatere kredittkortinformasjon for automatiske fornyelser.

Feil nr. 3: Du tar ikke sikkerhetskopi av det som betyr noe.
Løsning: Ikke stol på standardinnstillingene; gå gjennom de sikkerhetskopierte filene dine, og sørg for at viktige filer er der.

Feil 4: Du skjønner ikke begrensningene i sikkerhetskopieringsløsningen din.
Løsning: Ikke bare sikkerhetskopier dine personlige dokumenter. ta sikkerhetskopi av installatører, serielle nøkler og alt annet du trenger for å gjenopprette systemet til fungerende tilstand.

Feil 5: Du har aldri testet sikkerhetskopien din.
Løsning: Kjør en sikkerhetskopi en eller to ganger i året (synkroniser med sommertid) for å sikre at sikkerhetskopien din virkelig fungerer.

1. Passord og beskyttede sikkerhetskopier låst for alltid

En sikkerhetskopi er en annen kopi av dataene dine avdefinisjon. For å holde dataene trygge, spesielt når de er online, trenger du et passord. Det passordet er helst unikt, slik at du er beskyttet når databaser blir hacket. Du kan til og med ha tofaktorautentisering (2FA) aktivert (jeg har den satt opp på min).

Foto av JD Hancock

Når du går for å gjenopprette dataene dine, vil du dethusker du passordet? Hvis du konfigurerte det for lenge siden og ikke tok det opp, vil ikke sikkerhetskopien gjøre deg så mye bra. Et godt eksempel på dette problemet er Apples Time Machine-sikkerhetskopi. Hvis harddisken din er kryptert, er sannsynligvis din Time Machine kryptert. Apple lagrer alle disse passordene i nøkkelringen. Hvis harddisken din dør, vil du miste den nøkkelringen. Når du prøver å komme tilbake til sikkerhetskopidataene, trenger du det passordet du stolte på Mac-en for å huske. Mange tredjepartsprogrammer fungerer på samme måte.

Vente! Hvis det er en online sikkerhetskopi, er alt du trenger å gjøre å fortelle dem at du har glemt passordet ditt, og de vil sende deg linken, ikke sant? Det vil fungere, med mindre du har endret e-postadressen din siden du konfigurerte den. Jeg ser dette hele tiden. Den gamle e-postadressen kunne ha vært hos en arbeidsgiver, skole eller Internett-leverandør. Med alle e-postadressene kan det hende du til og med har blitt låst utenfor adressen. Gjett hva? Du er også låst fra sikkerhetskopiene dine.

Løsning

Oppbevar backup-passordet og kontoinformasjonenoppdatert. Lagre passordet ditt på et trygt sted, noen ganger bokstavelig. Jeg holder min i en brannsikker safe. Hvis det er en online sikkerhetskopi, logg deg på og sørg for at informasjonen din er aktuell. Mens du er der, sjekk om de tilbyr 2FA og aktiver det.

2. Sikkerhetskopikontoen din er utløpt

Når du konfigurerte sikkerhetskopien, var alt detfungerer bra. Du skrev passordet ditt, så du unngikk det gotcha ovenfor. Du har til og med testet det for å sikre at det fungerte - i det minste den første gangen.

Foto av kermitfrosch

Spol frem til i dag, og det visste du ikkeat medfølgende programvare var en begrenset prøveversjon. Oops. Den sikkerhetskopien sluttet å fungere for måneder eller år siden. Programmet kan ha gitt deg en varsling i systemstatusfeltet. Du lovet deg selv at du ville komme til det, men det gjorde du aldri.

Eller la oss si at det er en online sikkerhetskopitjeneste, ogdu hadde satt det til automatisk fornyelse på kredittkortet ditt. Men så utløp kredittkortet ditt, og du glemte å oppdatere det med sikkerhetskopiselskapet. Oppdaterer noen disse tingene proaktivt? Nettselskapet sendte deg sannsynligvis mange ganger. Enten havnet det i spamfilteret ditt, eller så gikk det glipp av alle markedsføringsemailene (dette er grunnen til at jeg foretrekker det papirfakturering). Dette skjedde med meg nylig. Jeg lette etter en e-post og la merke til at jeg hadde blitt advart om et utløpt kredittkort. Jeg gikk glipp av det. Selv om jeg ikke hadde noe tap av data i løpet av gapet, er andre ikke like heldige

Løsning

Hvis du har installert backup-programvare, kan du lesevilkår nøye. Noen ganger er programvaren bare en begrenset prøveperiode. Hvis det er en prøve, kan du kjøpe programvaren eller ikke installere den. Forplikt deg til en sikkerhetskopiløsning og hold deg til den. Hvis du bruker en online sikkerhetskopitjeneste, er det kontoen som skal oppdateres når du får et nytt kort. Jeg vil også sette en påminnelse når det er duket for fornyelse. Det er da jeg også ser etter avtaler om fornyelser. Sett den i kalenderen eller bruk en app som Bobby for å hjelpe deg med å minne deg på.

3. Du sikkerhetskopierer ikke riktig ting

Sikkerhetskopiene dine går ikke ut, og det kan du ogsåkomme inn på dem, men det er ikke de eneste innstillingene du bør vurdere. For å spare plass og båndbredde kan det hende at sikkerhetskopieringsløsningen ikke takler alt. For eksempel kan det ekskludere store filer eller eksterne stasjoner.

Foto av chrisbb@prodigy.net

Et flott eksempel på dette problemet er Quickbooks 'tendens til å lagre datafilene sine i den offentlige mappen på en PC. Den typiske backup-programvaren tar sikkerhetskopi av brukermappen og savner de offentlige områdene. Et annet eksempel er programinnstillinger. De er lagret enten i systemkatalogen eller applikasjonen direkte - begge blir ofte hoppet over av standardinnstillingene for sikkerhetskopieringsprogrammer.

Hvis du bruker kloningsprogramvare på en PC eller Mac, du har det sikkert bra. Dette problemet presenteres oftere med online backup-løsninger. Selv om du prøver å merke disse mappene, vil noen online tjenester ikke gjøre det. Det er en grunn til å ha både en lokal klonet sikkerhetskopi og en online sikkerhetskopi.

Løsning

Gå inn på innstillingene for sikkerhetskopien din oggjennomgå hva den sikkerhetskopierer. Gå gjennom hva som er i mappene det ikke sikkerhetskopierer, og se om noe er der inne av betydning. Ikke gjør dette til en engangs ting heller. Kontroller konsekvent hva dine online eller lokale sikkerhetskopier inkluderer. Vi vil snakke om testing senere, men en del av testen er å se om programvaren din endret noe. Da online-programvaren min ble oppdatert og jeg installerte på nytt, ble innstillingene mine tilbakestilt. Jeg visste ikke før testingen at den ekskluderte .iso- og .dmg-filer. For de fleste er det ikke noe problem. Jeg har et enormt arkivert programvarebibliotek for testing, så jeg trenger disse filene. De er vanskeligst å finne hvis katastrofe skulle inntreffe. Du vil bli overrasket over hvor vanskelig det er å finne Windows for Workgroups 3.11.

4. Du skjønner ikke grensene for sikkerhetskopieringsløsningen din

Målet med et backup-program er å beskytte dittting. Tingene dine er de tingene du oppretter. Med mindre du jobber for Microsoft eller Apple, opprettet du ikke operativsystemet ditt. Men i mange tilfeller vil du også ha det operativsystemet sikkerhetskopiert. Eller så vil du i det minste ha muligheten til å lovlig installere operativsystemet og alle applikasjonene dine igjen. I en katastrofe får du enten en ny datamaskin eller installerer operativsystemet ditt på nytt.

De fleste tar opp dette problemet ved å bruke en klonetbackup-system. En fullstendig klonet sikkerhetskopi inkluderer operativsystemet og alle installerte programmer. De fleste andre løsninger bare sikkerhetskopierer dataene dine - tingene du gjort. Ting som bilder og dokumenter.

Foto av BotheredByBees

Men selv om du har en klonet løsning, programmerkan oppdage endringer i operativsystemet eller maskinvaren din og be om et serienummer eller passord. Denne bekreftelsen er en form for kopibeskyttelse. Hva ville hindre deg i å klone den dyre programvareinstallasjonen til flere datamaskiner? Hvis harddisken din dør, får du enten en ny eller en ny datamaskin. Begge scenariene kan utløse en bekreftelse.

Sikkerhetskopiere installatører og programmer legger tilstørrelsen på sikkerhetskopisettet, noe som hever en annen begrensning av sikkerhetskopien: hvor lang tid det tar å gjenopprette dataene. Et problem med online løsninger er tiden det tar å laste ned en fullstendig gjenoppretting. Først må online-selskapet klargjøre gjenoppretting. Jo mer data, jo mer tid tar det. Nylig gjorde jeg noen tester (se nedenfor om testing), og min 100 gb-fil tok omtrent 6 timer før de snurret opp. Så tok det en drøy dag å laste den ned. Hvis jeg trengte de tingene for å komme i gang, ville det være en uakseptabel forsinkelse. Noen selskaper, som Backblaze og CrashPlan, vil gi deg dataene over natten til en heftig pris.

Løsning

Først må du følge med på serienumrene til alle programmene dine. Jeg holder min inne 1Password, men til og med et enkelt regneark vil være nok. Det regnearket kan være i datamappen din med sikkerhetskopiløsningen. I begge tilfeller må du registrere plasseringen av programvaren. Noen ganger må du installere det på nytt. Hvis programvaren er lokalisert på nettet, trenger du, vent på passordene dine. Hvis du glemmer passordene, kan du være i samme dilemma som det første problemet. Tilbakestilling av passord fungerer bare hvis du kan huske og ha tilgang til de gamle e-postkontoer. Jeg holder .iso- og .dmg-bilder av alle installatørene mine. I mappen eller kommentarene til filen er serienummeret som skal installeres på nytt. Disse mappene blir da sikkerhetskopiert, med mindre jeg savner standardverdiene som forrige eksempel jeg ga.

Hvis du ikke kloner stasjonen, må du sørge for detha installatører for all programvaren din. Du trenger verken fysiske kopier eller elektroniske bilder. Sammen med disse er det noen måte å installere operativsystemet på nytt. Vi har behandlet måter å laste ned et bilde av Windows 10 og eldre versjon av Windows i tillegg til Mac os.

Hvis du bruker et online sikkerhetskopisystem, kan du vurdere en lokal klonet sikkerhetskopi av og til. Da trenger du bare å laste ned de endrede filene.

5. Den utilgivelige feilen: Ikke tester sikkerhetskopiene dine

Alle disse eksemplene fører til viktigheten avtesting. Hvis du tester sikkerhetskopiene regelmessig, vil du unngå alle disse problemene. Du vet hva som sikkerhetskopierer og hvordan du kommer til det. Du får problemer med passord, standardverdier og begrensninger når du gjør en test. Jeg liker å gjøre test når klokkene endres. Du sjekker røykvarslerne dine den gangen. Røykvarslere beskytter huset ditt mot å brenne til bakken. Sikkerhetskopi forhindrer at dataene dine brenner ned til bakken, eller i det minste forsvinner.

Foto av Camdiluv ♥

Løsning

Lag en sjekkliste over de viktigste tingene dine. Det er de tingene du vil betale datautviklingsselskaper tusenvis av dollar for å få tilbake. For meg ville det være bildene mine og Quickbooks-filen. Jeg kan ikke teste gjenoppretting av alle bildene mine, men jeg kan gjøre et tilfeldig utvalg av bilder. Jeg plukker vanligvis noen få dusin og gjenoppretter dem. Tankene mine er at hvis det ble noen av bildene mine, fikk sikkerhetskopien dem alle. Denne testingen er den gangen jeg også lager et fullstendig klonet bilde av stasjonen min. På den måten i en katastrofe jeg er oppe og går. Jeg sjekker 1-passordet mitt og sørger for at serienumrene og koblingene til programvaren min ligger der. Total tid: 15 minutter.

Er det ikke 15 minutter verdt å lagre data om år eller tiår? Du kan miste en time på sommertid. Det er vondt. Se for deg at du taper hele tiden uten en pålitelig sikkerhetskopi.

Har du en skrekkhistorie om sikkerhetskopieringsstrategi? Del det i kommentarene og hjelp andre til å unngå den samme feilen!

Bonustips: Synkronisering er ikke det samme som en sikkerhetskopi

Som en påminnelse, synkroniseringstjenester på nettet somDropbox, Box og SugarSync kan ikke kvalifiseres som sikkerhetskopi. De synkroniserer bare dataene i de respektive mappene. Hvis det er utenfor de synkroniserte mappene, er det i fare. Selv om du oppbevarer alle viktige ting i en synkronisert løsning, er det ikke en ekte sikkerhetskopi. En synkronisert løsning kan føre til datatap. Du sletter den fra en mappe, og den slettes fra alle enhetene dine. Disse tjenestene tilbyr begrenset arkivering, noe som betyr at du kan få dataene tilbake. Problemet er at du må innse det før arkiverings- / versjonsgrensen. Hvis du savner det utenfor den perioden, blir dataene dine borte. Hvis kontoen din blir hacket og noen sletter alle tingene dine fra alle datamaskinene dine, har du problemer med å få det tilbake. Siden synkronisering kan ødelegge data i boken min, er det ikke en sikkerhetskopiløsning.