Alt du trenger å vite om hvordan du kommer i gang med Google Dokumenter

Google Docs er en gratis online tjeneste som tillater detdeg for å opprette, redigere og samarbeide om dokumenter, rett fra nettleseren din. La oss se nærmere på funksjonene og se hvorfor vi elsker denne appen fra Google.

En gang i tiden var jeg Microsoft Word-fan. Men etter hvert ble jeg lei av å betale for noe som hadde gratisalternativer på nettet. Så jeg prøvde gratis LibreOffice, men da datamaskinen min klarte seg selv, mistet jeg alt arbeidet. Det var da jeg bestemte meg for å prøve de skybaserte Google Docs, og jeg så ikke tilbake siden.

Google Docs er en av hjørnesteinene iGoogles Office-tilbud, og til tross for Googles forkjærlighet for å tilfeldigvis avslutte tjenestene sine, har det så langt vært et av de som fremdeles ble stående, siden det ble kjøpt av Google i 2006. Sammen med regneark, lysbilder, skjemaer og tegninger, har Google bygget en enorm og formidabel produktivitetssuival med Microsoft som pleide å styre dette hjørnet av IT-bransjen med veldig liten konkurranse å snakke om.

Etter mitt syn har Google Dokumenter to hovedstyrker. For det første er det en enorm monolitt av et selskap med universell merkevare anerkjennelse som sannsynligvis ikke vil gå konkurs når som helst i det neste århundre. Så folk føler seg trygge på å overføre sitt viktige arbeid til tjenesten og la det være der. De våkner ikke en morgen for å finne at tjenesten plutselig ble lukket.

For det andre drives Google Docs av ​​de andre Google-tjenestene (oversett, søk, skrifter, bilder osv.). Alt er sømløst integrert og kan brukes sammen - alt sammen med en enkelt konto.

Men gjør du det egentlig vet du alt det er å vite om Google Dokumenter? Vi finner snart ut av det.

Hva Google Docs er i et nøtteskall

Når du bruker noe som Microsoft Word ellerLibreOffice lagres filene du lagrer bare på datamaskinen du jobber med (med mindre du lagrer dem i en skylagringsløsning som Dropbox). Pluss at endringer du gjør går tapt så snart du endrer noe og deretter trykker på “lagre”-Knappen.

Nå kan du sammenligne dette med Google Dokumenter. Google Docs er en lignende, nedskalert versjon av Microsoft Word, bortsett fra at den ligger på nettet. Dette betyr:

• Alle dokumentene dine er tilgjengelige online hvor enn det er en internettforbindelse. Hvis datamaskinen blir stekt, kan du ganske enkelt gå til en annen datamaskin for å hente filene dine. Ingenting er tapt.
• Du trenger aldri å huske å spare noe fordi når du endrer deg hva som helst i dokumentet - selv om du bare trykker på mellomromstasten - lagrer Google Dokumenter det automatisk for deg i en ny versjon.
• En ny versjon betyr at hvis du vil rulle tilbake dokumentet til en tidligere versjon, er det bokstavelig talt et par klikk unna.
• Du kan installere utvidelser og widgets for å gjøre arbeidet ditt enklere å gjøre. Mange av dem er koblet til andre Google-tjenester.
• Du kan invitere folk med en Google-konto tilbli med i dokumentet, og alle kan se alle andre besøkende på dokumentet inkludert inntasting / endring de gjør i sanntid. Du kan redigere andre menneskers redigeringer, legge igjen kommentarer og chatte i en chatboks. Dette gjør samarbeid uanstrengt.

Det er klart det er andre produkter som gjør dethele samarbeidet som Dropbox Paper. Microsoft Word og LibreOffice lar deg også legge igjen kommentarer i dokumenter. Word Online gjør også fremskritt innen medforfatter og samarbeid. Men det er Google som etter min mening har klart å lage det mer overlegne produktet. Det fungerer bare veldig bra.

La oss se på hver funksjon etter tur.

Online hvor det er internettforbindelse

Det er veldig fasjonabelt å skinne mot ondskapsnivået i sky computing, men la oss innse det, det er en veldig god grunn til at cloud computing er populær. Nemlig, det er det beleilig. Mennesker kjærlighet bekvemmelighet. Med cloud computing trenger du ikke å bekymre deg for å installere programvare på alle enhetene dine eller sikkerhetskopiere filene dine.

Alt du trenger er et sterkt passord for å beskytte skykontoen din, sammen med tofaktorautentisering.

Passerer inngangsdøren

Det er to måter å få tilgang til Google Dokumenter. Enten gjennom sin direkte lenke - docs.google.com - som vil bringe deg hit:

Eller gjennom koblingen Google Drive - drive.google.com - klikk deretter på det blå Gå til Google Disk knapp.

Klikk på neste skjermbilde Ny> Google Dokumenter.

Uansett hvilken rute du velger å gå, vil du få to alternativer - start med et tomt dokument eller velg en mal.

Det tomme dokumentet

Det tomme dokumentet er veldig greit. Bare velg det, gi dokumentet en tittel og begynn å skrive.

Som jeg sa i begynnelsen, Google Docs er veldigstrippet ned versjonen av Microsoft Word. Så det er en veldig grunne læringskurve og praktisk talt ikke rom for noen katastrofer. Derfor er det så populært.

Husk ordtaket “... så enkelt til og med min bestemor kunne gjøre det“? Vel, det gjelder Google Dokumenter. Bare begynn å skrive. Som jeg sa tidligere, det fungerer bare.

Endre sideinnstillinger

Det er forskjellige alternativer for å endre sideinnstillingene slik du vil ha dem.

For det første, hvis du går til Fil> Sideoppsett, kan du ta denne boksen opp. Når du har gjort endringer, kan du lagre dem som standardverdier for alle fremtidige dokumenter.

Det er også disse på den øverste menylinjen.

Den til venstre er teksten / bildet på linje, og den til høyre er linjeavstanden.

For å se hva resten av innstillingene er, bare med musa over dem, og en verktøytips vil dukke opp med navnet på funksjonen, sammen med tastatursnarveien.

Skrifter og hvordan få mer

Med skrifttypene får du de vanlige som f.eksArial, Times New Roman, Verdana, og så videre. Men hvis du vil bli litt vill med skriftene dine, kan du laste ned og installere mer, via Google Font. Bare klikk på “Flere skrifter”Øverst på skriftmenyen.

Denne boksen vises via Google Font. Velg skriftene du ønsker ved å klikke på dem, og klikk deretter OK.

Du vil nå se dem i fontmenyen.

Malene

Noen ganger trenger du en spesifikk dokumenttype, og i stedet for å formatere den selv, kan du bare velge en av de forhåndsformaterte malene som er levert av Google.

Hvis dette er veien du vil gå, velger du “Fra en mal”Når du velger å opprette et nytt dokument. Da vises gratismalene.

Det er mye å velge mellom, for eksempel gjenoppta,brevhoder, rapporter, brosjyrer, klassesedler, leksjonsplaner, håndbøker, kontrakter og mye mer. Bare velg en og begynn å tilpasse den til dine behov.

Selv om jeg er forvirret over hvorfor en hund trenger CV. Kanskje å søke på stillingen som vakthund?

Lagre hver eneste endring automatisk

Husker du da jeg fortalte deg at Google Dokumenter automatisk lagrer alt? Når du begynner å skrive i det tomme dokumentet, kan du se på den øverste menylinjen ved siden av "Hjelp" -alternativet. Du vil se dette:

Og så dette:

Når du ser ordene, “Alle endringer lagret i Disk”, Trenger du aldri bekymre deg for å miste noe du noen gang har skrevet i det dokumentet. Med mindre du selvfølgelig sletter dokumentet.

Rulling tilbake til tidligere versjoner

Ved å klikke på det “Alle endringer som er lagret i stasjonen”-Koblingen viser de tidligere versjonene. Så hvis du forandret noe, hatet det helt og ønsker å gå tilbake til en eldre versjon, er det helt uanstrengt.

Etter å ha klikket på “Alle endringer lagret i stasjonen” lenke, vil du se dette:

Den øverst er den gjeldende versjonen. De nedenfor er eldre versjoner med tidsstempler. Velg hvilken versjon du vil gå tilbake til ved å klikke på den til høyre. Klikk på “øverst på siden”Gjenopprett denne versjonen”.

Nå kan du se den gamle versjonen på magisk vis!

Tillegg for en mer beriket brukeropplevelse

Google Docs har mange tilleggsprogrammer du kan installere for å gjøre opplevelsen din mye enklere. I tillegg kan utviklere lage sine egne og sende dem inn for Googles vurdering.

For å se tilleggene, gå til Tilleggs-menyen øverst på skjermen og velg “Få tillegg”. Det vises nå en boks der du vil se noen uthevede tilleggsprogrammer, samt en søkeboks for å finne andre.

Her er favorittene mine som jeg bruker hele tiden. Når du åpner dem og bruker dem via Tilleggs-menyen, åpnes de i en høyre sidefeltrute. Du kan bare bruke ett tillegg av gangen.

Bedre Word Count

Det er enkelt å finne ordtellingen din. Du må bare gå til Verktøy> Word Count. Men hvis du er i flyt, kan det være irriterende å stoppe for å stadig klikke på menyalternativer. Dette er hvor Bedre Word Count utmerker seg.

Etter å ha åpnet den, sitter den til høyre for skjermen. Så så snart du begynner å skrive, vil ordtellingen endres i sanntid. Ingen klikk unna kreves.

OneLook Tesaurus

Når du er opptatt med å skrive bort, noen ganger å finnedet rette ordet er vanskelig å tenke på. Det er her OneLook Thesaurus kommer godt med. I tillegg til synonymer, kan du også få rim, adjektiv, substantiv og mye mer.

OpenClipart

Utklipp blir sett av noen som klebrig, men det er et like stort antall mennesker som liker det. Derfor er Openclipart et viktig tillegg hvis du trenger utklipp for å bli inkludert i Google Docs-dokumentet.

Etter å ha åpnet den, åpnes høyre sidefelt med en søkeboks. Søk etter det du leter etter, og klikk deretter på det. Det blir automatisk satt inn i dokumentet.

Oversette

Google Docs har en funksjon for å oversette hele dokumentet (mer om det senere). Men du kan også oversette små biter av dokumentet med "Oversette" tillegg.

Uthev teksten du vil oversette, åpne "Oversett" -tillegget, velg målspråket og klikk deretter på "Oversette”-Knappen.

Inviter folk til dokumentet, kommentaren og chatten

En av de beste funksjonene i Google Dokumenter er sanntids samarbeidsfunksjoner. Uansett hvor du og kollegaene dine er i verden, kan du alle sammen være sammen om det samme dokumentet, legge igjen kommentarer, redigere hverandres skriving og chatte.

Før Google Dokumenter, vil folk sende det sisteversjon av et tekstbehandlingsdokument til en venn eller kollega. Jo flere versjoner som ble sendt ut, jo større risiko var det for at det skulle være forvirring om hvilken som var den nyeste versjonen.

Men Google Docs fjerner den hodepinen. Nå må du bare bli invitert til den ene krypterte lenken og se den nyeste versjonen rett foran øynene dine.

Inviterer folk

Alle som trenger å bli invitert til et Google-dokument trenger en Google-konto. Dette kan enten være en standard gratis Gmail-konto eller en betalt Google Apps-konto.

Nå klikker du på den blå "DEL" -knappen øverst til høyre i Docs-skjermen, og en boks hopper opp.

Hvis du klikker på “Få delbar lenke”, Har du muligheten til å lage en kobling derhvem som helst kan få tilgang til dokumentet, forutsatt at de har lenken. Du kan også redigere visningstillatelsene deres, for eksempel deres evne til å redigere arbeidet ditt eller bare lese det.

Eller hvis du foretrekker å invitere en bestemt person, kan du kopiere e-posten hans til "Mennesker" delen, sammen med hva de har lov til å gjøre i dokumentet. Legg ved en lapp også hvis det er noe du vil fortelle dem.

Hvis du har folk i kontaktlisten din for den e-postadressen, og en av dem er personen du ønsker å invitere, vil e-postfeltet automatisk fylles ut automatisk, noe som sparer litt tid.

Når personen godtar invitasjonen din, vil du se dem øverst på skjermen ved siden av DEL-knappen.

Og du vil også se markøren deres bevege seg når de beveger seg gjennom dokumentet.

Det skal påpekes at som dokumentetskaperen, du har kontroll over det til enhver tid. Ingen kan fjerne deg fra dokumentet. Men du kan fjerne menneskene du inviterer (bare ikke la kraften gå på hodet!).

chatting

Når du skriver, samarbeider og så videre, kan du også chatte med hverandre. Chatboksen sitter ved siden av den blå DEL-knappen øverst på skjermen. Hvis du klikker på den, vises chatboksen.

kommenterer

Det er veldig enkelt å kommentere hvilken som helst del av dokumentet. Du må ganske enkelt markere den delen av teksten du vil kommentere. En liten taleboble vises deretter til høyre på siden.

Klikk på det og en riktig kommentarboks vises. Du kan nå skrive din missive. Når du er ferdig, blir den uthevede teksten gul og kommentaren din sitter på siden.

Dokumentseieren får nå en e-postvarsel med kommentaren din, og de kan svare eller merke problemet som "løst", noe som gjør at kommentaren din forsvinner.

Eksporterer fra Google Dokumenter

Når du endelig er ferdig med dokumentet, vil du sannsynligvis trenge å eksportere det fra Google Dokumenter i et bestemt format.

Hvis du går til Fil> Last ned som…., vil du se de forskjellige tilgjengelige alternativene.

Velg din gift og se på filen blir lastet ned.

Andre kule tips og triks

Ønsker du enda flere tips og triks angående Google Dokumenter? Glad for at du sa ja fordi jeg har mye mer.

Last opp skannede dokumenter og andre filer

Google vil at du skal bruke Google Dokumenter som depot for alle filene dine. Så de vil at du skal laste opp de andre filene dine (PDF, DOC X, osv.) Og lagre dem i Docs / Drive.

Hvis du imidlertid oppbevarer dem i filformatene,Google straffer deg ved å ta størrelsen på filene fra lagringsgrensen for Google-kontoen. Men hvis du konverterer filen til en "Google-fil" (en som er kompatibel med å kjøre i Google Docs), er det plutselig gratis å lagre filen i Docs / Drive. I tillegg tar det mindre lagringsplass.

Her er en PDF-fil jeg nylig lastet opp. For å gjøre det om til et Google-dokument, høyreklikker du på det og velger "Åpne med" og så "google Dokumenter”.

Konverteringen vil være rask, og da kan du åpne den nye filen. Du kan også slette den gamle filen hvis du vil, da den vil ta unødvendig plass.

Hvis filen er en kopi av et dokument, Googlekan konvertere dokumentet til redigerbar tekst ved hjelp av en teknologi som heter OCR (Optical Character Recognition). Dette er den samme teknologien som Project Gutenberg og Internet Archive bruker for å indeksere bøker som tilhører public domain.

Finn & erstatt tekst

Dette er tydeligvis ikke en funksjon som er eksklusiv for Google Dokumenter (Microsoft Word har hatt det i evigheter), men du kan finne et bestemt ord eller tekst og få det automatisk erstattet av et annet ord eller tekst.

Som skjønnlitterær forfatter er dette uvurderlig for meg somJeg skifter alltid karakternavn. Jeg kan gå tilbake, skrive inn karakterens navn og deretter spesifisere hvilket navn personen trenger å bli endret til. Google Dokumenter gjør resten.

Gå først til Rediger> Finn og erstatt.

Når boksen vises, skriver du inn ordet du vil klype. Til høyre vil den fortelle deg hvor mange forekomster av det ordet som er i dokumentet. Angi deretter det nye ordet under.

Du kan enten bytte ut dem én om gangen ved å bruke "Erstatte”Eller alle på en gang ved å bruke“Bytt ut alle”.

Sett inn sidetall

Hvis du trenger at dokumentet ditt skal ha sidetall, er det også enkelt.

Gå til Sett inn> Header & Page Number> Page Number.

Velg hvilken nummereringsstil du vil ha. Når du har klikket på den, blir hver side nummerert slik du spesifiserte.

Bygg en personlig ordbok for å tappe disse skrivefeilene

Avhengig av hvor du er i verden, GoogleDokumenter kan bestemme at det du skriver er galt. For eksempel er jeg registrert på Google-kontoen min som engelsk engelsk, men hvis jeg skriver en artikkel for en amerikansk klient på amerikansk engelsk, blir plutselig hvert andre eller tredje ord markert som feilstavet.

Eller hvis jeg skriver en fantasy-roman med navn somGeneral Zuugg, så forteller Google meg at Zuugg ikke er et ord (tydeligvis). Så du kan dra nytte av Google Docs Personal Dictionary-funksjon for å bli Samuel Johnson og gjøre det til et ord!

Bare merk ordet understreket i rødt, høyreklikk og velg “Legg til personlig ordbok”.

Den røde feillinjen vil da forsvinne, og du bør ikke få feilmeldingen igjen for det ordet.

Oversett dokumentet ditt umiddelbart ved hjelp av Google Translate

Du kan oversette alt dokumentet ditt ved hjelp av den innebygde Google Translate-funksjonen. Dette er veldig nyttig hvis du har venner, kolleger eller klienter som snakker et annet språk.

Bare gå til Verktøy> Oversett dokument.

Dette viser denne boksen som ber deg om å navngi det oversatte dokumentet (en kopi vil bli laget), så vel som språket du vil at det skal oversettes til.

Da jeg var i Tyskland, valgte jeg tysk, og en nylig oversatt tysk versjon av dette dokumentet dukket opp magisk. Formateringen overlater imidlertid mye å være ønsket med mange ord stappet sammen.

Sett inn lenker ved hjelp av det innebygde Google-søket

Google-søkemotoren er innebygd i Google Docs. Hvis du vil koble til noe, markerer du det, høyreklikker og velger “link”.

Alternativt kan du markere teksten du vil koble til, og klikke koblingsikonet i den øverste menylinjen.

Det åpner en meny der de øverste søkeresultatene vises. Hvis du ser lenken du leter etter, klikker du på den for at lenken automatisk skal settes inn i dokumentet.

Hvis du ikke ser ønsket kobling, er det enmer”Alternativet lenger nede på listen. Ved å klikke på det åpnes en resultatside for Googles søkemotor i høyre sidefelt med søkeordet allerede forhåndsutfylt.

Bruk Google Dokumenter mens du er på farten med mobilappen

Til slutt kan du opprette, se og redigere Google Docs ved hjelp av de flotte gratis smarttelefonappene. Her er Android-versjonen og også iOS-versjonen.

Konklusjon

3000 ord senere, og det har jeg så vidt riper på overflaten om hva Google Docs kangjøre. Det er bare så mye at jeg ble tvunget til å utelate at jeg kan føle en oppfølgingsartikkel komme. Hva vil du se i del to? Tabeller? Fotnoter? Innholdsfortegnelse? Jeg vil gjerne høre fra deg i kommentarene nedenfor.